KHÁI QUÁT VỀ TÍNH NĂNG

ASOFT-ERP là một hệ thống phần mềm quy mô, tập hợp nhiều nghìn tính năng và báo biểu, giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát toàn bộ các hoạt động như: kinh doanh, sản xuất,  kho, vật tư, hàng hóa,  nhân sự,  kế toán, tài chính,… Do đó trong giới hạn của phần mô tả này, chúng tôi chỉ có thể trình bày một cách tổng quan nhất về sơ đồ luồng nghiệp vụ chính của toàn bộ hệ thống, trong đó có trình bày một cách khái quát về các tính năng xương sống của từng phân hệ nghiệp vụ có trong hệ thống. Chắc chắn cách trình bày này là không đầy đủ và có thể gây khó khăn trong việc tìm hiểu, đánh giá về hệ thống ASOFT-ERP...

 

Sơ đồ tổng quát công ty sản xuất.


Sơ đồ tổng quát công ty thương mại.
 

Màn hình lập đơn hàng bán (SO)

Đây là phân hệ kế toán doanh nghiệp hoàn chỉnh của hệ thống phần mềm ASOFT-ERP, Phân hệ ASOFT-T được thiết kế thành một thể thống nhất chứa đựng đầy đủ các phần hành kế toán, các nghiệp vụ kế toán như: Vốn bằng tiền, Quản lý công nợ, Mua hàng, Bán hàng, Tổng hợp,… một cách chi tiết theo thực tế phát sinh tại doanh nghiệp.

Màn hình chính của phân hệ.

 

Vốn bằng tiền

Thực hiện các nghiệp vụ thông thường về kế toán vốn bằng tiền, bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Tỷ giá được cập nhật hàng ngày, tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan đều được truy xuất tỷ giá theo ngày. Việc ghi nhận các bút toán đặc thù như: chuyển tiền, gửi tiền vào ngân hàng, rút tiền,... hết sức đơn giản. Công việc xử lý chênh lệch tỷ giá được thực hiện hoàn toàn tự động. Cung cấp các báo cáo Phiếu thu, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Sổ quỹ tiền mặt, nhật ký thu – chi phục vụ công tác kế toán vốn bằng tiền. Tất cả các bút toán của phân hệ này đều kết xuất lên sổ cái và phản ánh công nợ, doanh thu (tuỳ theo bút toán phản ánh nghiệp vụ).

 

Mua hàng

Màn hình nhập liệu mua hàng được thiết kế khoa học và tiện dụng. Có thể thực hiện nhiều phương thức mua hàng khác nhau (mua nội địa, nhập khẩu trực tiếp, nhập khẩu ủy thác), cho phép theo dõi tình hình mua hàng theo đơn hàng. Trường hợp có Thuế nhập khẩu và Chi phí mua hàng, ASOFT-T sẽ quản lý các chi phí phát sinh kèm theo hoá đơn hàng mua. Cho phép người dùng thực hiện các bút toán đa dạng: mua hàng hóa, mua dịch vụ, mua hàng bán thẳng, chuyển thẳng sản xuất hoặc mua hàng nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ được thiết kế hoàn toàn tự động thích hợp với hoá đơn mua hàng.

Việc xử lý thuế GTGT hoàn toàn tự động, dữ liệu tự động kết xuất lên bảng hàng hoá dịch vụ mua vào. Các báo cáo phân tích doanh số hàng mua theo loại mặt hàng, đối tượng đa dạng phục vụ công tác quản trị.

 

Màn hình nhập liệu mua hàng
 

Ngoài việc cung cấp tính năng bán hàng thông thường, ASOFT-T còn cung cấp tính năng bán hàng theo bộ, nhằm đáp ứng sự tiện nghi cho các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng mà quản lý hàng tồn kho chi tiết thành phần nhưng quản lý doanh thu theo mặt hàng (bộ). 

Công nợ

Gồm có công nợ phải thu và công nợ phải trả. Nợ phải thu quản lý tất cả các khoản phải thu như Phải thu tiền hàng, tạm ứng, thuế đầu vào được khấu trừ, các khoản phải thu khác,…Nợ phải trả quản lý các loại nợ phải trả, từ các khoản vay ngắn hạn như phải trả người bán, phải trả nhân viên, bảo hiểm xã hội, thuế GTGT phải nộp, các khoản phải trả khác; cho đến các khoản nợ và vay dài hạn. Quản lý chi tiết công nợ theo từng hóa đơn, cho phép thực hiện việc giải trừ công nợ. Quản lý công nợ theo nhiều tiêu thức, bao gồm: đối tượng, nguyên tệ, tài khoản và khoản mục. Người dùng có thể lập các bảng kê nợ phải thu, phải trả dưới dạng tổng hợp hay chi tiết theo các yếu tố nói trên.

Báo cáo công nợ rất đa dạng sẽ giúp người dùng nhìn số liệu dưới nhiều góc độ từ tổng hợp đến chi tiết. Giải trừ tự động sẽ giúp cho kế toán công nợ theo dõi đích danh các khoản nợ theo từng hoá đơn một cách đơn giản. Chương trình sẽ tự động thanh toán cho các khoản nợ trước - trả trước (nguyên tắc FIFO).
 

Quản trị tài chính

Ngoài những tính năng căn bản, ASOFT-T còn cung cấp các chức năng nhằm quản trị tài chính cao cấp.
 

Lập ngân sách và chỉ tiêu

Thông qua ASOFT-T , ta có thể lập các ngân sách về các khoản chi phí. Ngân sách có thể lập theo tháng, quý, năm,… chi tiết cho từng yếu tố chi phí, từng phòng ban và bộ phận. Và chúng ta cũng có thể lập và quản lý các chỉ tiêu về doanh thu. Việc này sẽ giúp ích rất tốt cho lãnh đạo công ty ra quyết định.
 

Tính lãi phạt và tiền thưởng

Phần mềm ASOFT-T  tự động tính toán và phân tích các khoản công nợ theo phương thức quản lý của doanh nghiệp. Từ đó có thể tính toán các khoản lãi phạt cho nợ quá hạn và các khoản tiền thưởng cho việc thanh toán sớm hạn.

 

Truy vấn số liệu

Việc truy vấn số liệu được thiết kế rất linh động. ASOFT-T cung cấp các phương thức truy vấn dữ liệu chuẩn như: Truy vấn để xem các phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho có trong hệ thống theo nhiều tiêu thức truy vấn khác nhau. Với công cụ tìm kiếm tiên tiến và tiện dụng, người dùng có thể thực hiện việc truy vấn các nghiệp vụ trong hệ thống rất tiện lợi và nhanh chóng. 

Hệ thống báo cáo đa dạng, phong phú

Sổ kế toán

Các sổ sách kế toán được cung cấp đầy đủ, theo các chế độ, chuẩn mực kế toán hiện hành: Bảng cân đối số phát sinh, Sổ cái, Nhật ký sổ cái, Nhật ký chung (hoặc chứng từ ghi sổ).

 

Báo cáo tài chính

ASOFT-T cung cấp đầy đủ các báo cáo tài chính gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng lưu chuyển tiền tệ,…

 

Báo cáo thuế

ASOFT-T cung cấp các báo cáo thuế, gồm: Bảng kê hàng hoá dịch vụ mua vào, Bảng kê hàng hoá dịch vụ bán ra, Báo cáo nhập xuất tồn, Tờ khai thuế,…

 

Báo cáo chi tiết

ASOFT-T cung cấp hệ thống các báo cáo chi tiết rất đầy đủ và có thể tùy biến theo yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp. Các báo cáo chi tiết điển hình: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ chi tiết công nợ, Sổ chi tiết vật tư, Sổ chi tiết hàng mua,…

Đặc biệt, ASOFT-T cung cấp cho người dùng một công cụ Thiết lập rất mạnh để thiết lập các báo cáo phức tạp như: Bảng kê hàng hoá dịch vụ mua vào, Bảng kê hàng hoá dịch vụ bán ra, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Lưu chuyển tiền tệ, Báo cáo phân tích chi phí, Báo cáo phân tích  doanh thu, ….Qua đó người dùng có thể tùy biến các báo cáo nhằm đáp ứng nhu cầu về quản trị hoặc khi có sự thay đổi trong chế độ, chuẩn mực kế toán.

 

Báo cáo phân tích tài chính

Đây là loại báo cáo độc đáo nhất của ASOFT-T. Với thiết kế vô cùng linh động và hoàn toàn mở, người dùng có thể tự thiết lập cho mình những báo cáo quản trị phục vụ cho việc phân tích số liệu kế toán để ra quyết định vô cùng hiệu quả.

 

Thiết lập bảng kê thuế GTGT

Theo quy định của Bộ Tài Chính, doanh nghiệp có 03 loại bảng kê đó là: Bảng kê hàng hoá dịch vụ mua vào có hoá đơn , Bảng kê hàng hoá dịch vụ mua vào không có hoá đơn GTGT , Bảng kê hàng hoá dịch vụ bán ra ,… ASOFT-T cho phép bạn thiết lập cách thức lấy dữ liệu các loại bảng kê này.

 

Thiết lập báo cáo tài chính

Các báo cáo tài chính như: Bảng cân đối kế toán, Kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ,... được thiết kế hết sức linh động cho phép người dùng can thiệp và điều chỉnh các chỉ tiêu. Nhờ vậy, các thay đổi hệ thống tài khoản cũng như mẫu biểu báo cáo đều có thể được người dùng thiết lập lại kịp thời mà không cần phải yêu cầu đến nhà cung cấp phần mềm sửa lại chương trình.

 

Màn hình thiết lập “Bảng cân đối kế toán”
 

Màn hình nhập kho
 

7. ASOFT-FA: PHÂN HỆ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
 

Được thiết kế để quản lý chi tiết các nghiệp vụ phát sinh của tài sản cố định. Cho phép quản lý TSCĐ theo nguồn hình thành, tính khấu hao tự động, phân bổ khấu hao theo nhiều nguồn hình thành. Đặc biệt, có thể theo dõi lịch sử hình thành và quá trình sử dụng TSCĐ.
 

Màn hình chính của phân hệ
 

Màn hình chính của phân hệ
 

Màn hình thiết lập phương pháp phân bổ
 

 

9. ASOFT-HRM: PHÂN HỆ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ-TIỀN LƯƠNG

Phân hệ Quản Trị Nhân Sự & Tiền Lương ASOFT-HRM, như tên gọi của nó, là một phân hệ chuyên sâu gồm hao phần: Quản trị nhân sự và Tính lương. Phân hệ này có thể sử dụng ở: phòng hành chính, phòng tổ chức, phòng nhân sự hay các phân xưởng sản xuất nhiều công nhân,...

Màn hình chính của phân hệ
 

 

10. ASOFT-CS : PHÂN HỆ QUẢN LÝ DỊCH VỤ BẢO HÀNH-BẢO TRÌ
 

Phân hệ Quản lý khách hàng ASOFT- CS là một phân hệ mở rộng thuộc hệ thống ASOFT-ERP, nội dung nghiệp vụ chuyên sâu của phần này nhằm tập trung quản lý, theo dõi và xử lý các dịch vụ như bảo hành, bảo trì, hồ sơ theo dõi chăm sóc khách hàng,… 
 

Màn hình chính của phân hệ
 

 

11. ASOFT-CRM : PHÂN HỆ QUẢN LÝ QUAN HỆ KHÁCH HÀNG

Hệ  thống cung cấp cơ chế  cho phép  quản lý xuyên suốt từ  hoạt động Marketing,  hoạt động kinh doanh tư vấn bán hàng, thực hiện hợp đồng và chăm sóc khách hàng. Với việc triển khai áp dụng giải pháp  ASOFT-CRM, mọi hoạt động quản lý, tương tác  với khách hàng luôn  trong tầm tay của bạn. Hệ thống chạy trên nền web, giúp bạn có thể sử dụng ở bất kỳ nơi đâu có internet. 
 

Màn hình chính của phân hệ

Giải pháp  ASOFT-CRM  được áp dụng một cách linh hoạt, mềm dẻo, đồng nhất dữ  liệu giữa các bộ phận và chức năng với nhau. 

Dữ  liệu được tổ  chức một cách khoa học, cho phép tổng hợp, phân tích dữ  liệu, cung cấp các báo cáo trợ giúp nhà quản lý kiểm soát được hoạt động trong doanh nghiệp và ra quyết định quản trị một cách chính xác, khách quan..
- Đánh giá và kiểm soát được các hoạt động Marketing, kế hoạch và phương án thực hiện hoạt động Marketing tiếp theo.
- Đánh giá và kiểm soát được các hoạt động kinh doanh,  hiện thực hóa doanh số/doanh thu. Phân công, chia sẽ  các cơ hội và đầu mối  kinh doanh cho nhân viên kinh doanh một  cách hợp lý, kiểm soát được khối lượng công việc và tiến trình công việc của từng nhân viên
- Điều phối và kiểm soát các hoạt động  tư vấn, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ  của doanh nghiệp đến khách hàng từ  đội ngũ nhân viên kinh doanh. Các nội dung làm việc được ghi nhận vào hệ  thống (Hệ  thống là cuốn sổ  tay  và  là người nhắc lịch    làm việc của nhân viên) và được báo cáo đến nhà quản trị, dữ  kiện của toàn bộ  quá trình tiếp cận khách hàng sẽ được ghi nhận và là cơ sở cho việc phân tích đánh giá cho các bước tiếp theo
- Khi một cơ hội kinh doanh được thương lượng thành công, một dự  án được thành lập và tiến hành thực hiện. Hệ  thống cho phép chuyển tiếp một cơ hội kinh doanh thành một dự  án thực thi, phân công công việc cho thành viên trong dự án, cập nhật báo cáo tiến độ thực hiện dự án.
- Hệ  thống cung cấp công cụ  cho phép  đội ngũ dự  án quản lý công việc chính xác, cập nhật và báo cáo tiến độ lên cấp trên kịp thời. Hệ thống cung cấp báo cáo tổng hợp cho phép  nhà quản lý nắm bắt tình hình các dự  án một cách đầy  đủ, có góc nhìn tương quan giữa các dự án, điều này cho phép xem xét các quyết định điều phối hợp lý

- Hỗ  trợ  chăm sóc khách hàng tiềm năng, khách hàng đã và đang sử  dụng dịch vụ, với hình thức gởi mails, nhắn SMS,  hoặc cho phép lọc danh sách khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau  cung cấp dữ  liệu đầu vào cho bộ  phận Chăm sóc khách hàng thực hiện các chiến lược đặc trưng của mình.