4 Hạn chế của phần mềm ERP thường gặp khi triển khai

Hạn chế của phần mềm ERP là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào – trước khi triển khai đều cần quan tâm chú trọng. Những hạn chế đó là gì? Làm sao để loại bỏ những hạn chế này cho sự phát triển của doanh nghiệp? Điều này sẽ được hé lộ qua bài viết sau.

► Xem thêm: 5 Dấu hiệu nhận biết nhu cầu ứng dụng hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP

Phần mềm ERP mang đến những lợi ích không bàn cãi đối với doanh nghiệp như: Quản lý tập trung; kết nối dữ liệu; nâng cao năng suất; tối ưu chi phí vận hành;… Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích, phần mềm ERP cũng tồn tại những hạn chế nhất định. Gây ảnh hưởng gián tiếp hay trực tiếp đến doanh nghiệp. Đó là gì?

1. Hạn chế của phần mềm ERP về chi phí triển khai

Điều đầu tiên phải kể đến là vấn đề chi phí. Chi phí sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định lựa chọn và triển khai phần mềm ERP của doanh nghiệp. Tuy nhiên, tùy thuộc vào lựa chọn của doanh nghiệp mà các khoảng chi phí có thể phát sinh từ:

• Chi phí bản quyền (Dạng chi phí thường thấy khi doanh nghiệp lựa chọn các nhà cung cấp ERP từ nước ngoài. Như SAP, Info, Oracle,…)
• Chi phí tư vấn và triển khai phần mềm
• Chi phí bảo trì định kỳ
• Chi phí lắp đặt/ cài đặt. Đối với phần mềm On-premise ERP cài đặt tại chỗ
• Chi phí đào tạo vận hành
• Chi phí nâng cấp
• …

Với mỗi lựa chọn và nhà cung cấp khác nhau mà khoảng chi phí có thể giao động từ vài triệu, chục triệu, cho đến vài trăm, tỷ đồng. Song, doanh nghiệp cần tỉnh táo khi lựa chọn giải pháp ERP. Không hẳn là càng đắt đỏ càng tốt; mà điều quan trọng nhất phải ưu tiên tính phù hợp với doanh nghiệp mình.

► Xem thêm: Lựa chọn công ty gia công phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp

2. Hạn chế của phần mềm ERP về thời gian triển khai

Hạn chế này sẽ thường xảy ra với những doanh nghiệp lựa chọn phần mềm ERP Customize. Bởi phần mềm ERP Customize bao giờ cũng sát với nhu cầu và thực trạng doanh nghiệp hơn những phần mềm đóng gói đại trà. Nhưng lại bị hạn chế bởi thời gian triển khai lâu.

Tùy thuộc vào mức độ điều chỉnh, khả năng của nhà cung cấp và các yếu tố ngoại cảnh,… Thời gian triển khai phần mềm ERP customize có thể kéo dài từ 3 tháng cho đến 3 năm. Hoặc hơn nữa.

Theo thống kê, có đến hơn 70% doanh nghiệp triển khai phần mềm ERP bị trễ tiến độ so với kế hoạch. Để kiểm soát tốt vấn đề thời gian, doanh nghiệp cần xác định và lên kế hoạch lộ trình chặt chẽ. Kiểm định kĩ các rủi ro có thể xảy ra để chuẩn bị trước các phương án xử lý ngay. Bên cạnh đó, chính doanh nghiệp cần xác định rõ kỳ vọng và mong muốn của mình; để hạn chế tối đa những sai sót trên chặn đường triển khai.

3. Hạn chế của phần mềm ERP từ vấn đề nhân sự

Nhiều doanh nghiệp thường không chú trọng đến vấn đề này. Tuy nhiên đây lại là nguyên nhân chính dẫn đến việc thất bại của các dự án triển khai ERP. Vậy những hạn chế này đến từ đâu và tác động như thế nào?

3.1. Những vấn đề từ ban lãnh đạo

Cấp lãnh đạo là những người sẽ xác định con đường và phương hướng cho doanh nghiệp khi triển khai phần mềm ERP. Dự án sẽ đi về đâu – nếu cấp lãnh đạo cũng lan man trong những mong muốn mỗi lúc mỗi thay đổi. Hoặc ngó lơ các đề xuất, kế hoạch từ các bộ phận liên quan.

Không chỉ dự án triển khai ERP thất bại; doanh nghiệp còn tiêu tốn vô số nguồn lực từ những thất bại này.

3.2. Những vấn đề từ nhân viên công ty

Xét cho cùng, phần mềm cũng chỉ là công cụ hỗ trợ; và yếu tố đóng vai trò quan trọng nhất đến hiệu quả ứng dụng đó chính là con người. Chính vì thế, nhân viên công ty – những người trực tiếp sử dụng phần mềm là yếu tố mà doanh nghiệp cần chú trọng. Ngay từ những bước đầu tiên của dự án triển khai phần mềm ERP.

Doanh nghiệp cần xác định những thay đổi và phản ứng của nhân viên khi phần mềm được ứng dụng. Đó có thể là phản ứng từ chối khi phần mềm sẽ làm thay đổi thói quen công việc của họ; hay tiêu cực khi tác động đến quyền lợi; hoặc có thể là bất hợp tác khi không hiểu được những lợi ích mà phần mềm sẽ mang đến. Tất tần tật những lý do này nên được dự đoán và chuẩn bị cho các phương án ngăn chặn.

Xem thêm: Tại sao nhân viên của bạn không sẵn sàng tham gia hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP

4. Hạn chế của giao diện phần mềm ERP

Trong quá khứ, các ứng dụng quản lý doanh nghiệp như phần mềm ERP thường có giao diện khô cứng và thao tác phức tạp; gây nhiều khó khăn cho người dùng thông thường. Nhất là những người không có chuyên môn sâu về hệ thống công nghệ thông tin (CNTT). Một số tác hại có thể kể đến như:

• Tiêu tốn nhiều thời gian và chi phí cho việc đào tạo một nhân viên có thể sử dụng thành thạo phần mềm
• Dễ gây nhầm lẫn khi giao diện không rõ ràng và trực quan
• Còn nhiều quy trình nghiệp vụ khó hiểu với những người không có chuyên môn về CNTT
• …

Giao diện người dùng đặc trưng của ERP thế hệ cũ là những màn hình dày đặc các trình đơn và con số. Thông tin được trình bày theo hướng “đẩy” (push) thay vì theo nhu cầu người dùng (pull).  Kết quả là doanh nghiệp khó có thể tận dụng tối đa tiềm năng của những ứng dụng này. 

Hiện nay, các nhà cung cấp ERP đã nỗ lực hơn trong việc cải thiện giao diện người dùng và trải nghiệm người dùng. Nhằm làm cho ứng dụng phần mềm ERP thân thiện, thông minh, trực quan và dễ sử dụng hơn. Ngoài ra, báo cáo là một thế mạnh lớn của ERP – cũng được tập trung cải tiến. Các bảng biểu, biểu đồ, chart được tích hợp giúp các doanh nghiệp nhanh chóng nhìn nhận vấn đề hơn. Và ngày càng được nâng cấp để phù hợp với nhu cầu báo biểu đa dạng.

Tạm kết

Phần mềm ERP là đích đến mà các doanh nghiệp trong thời đại 4.0 đều hướng đến; vì những lợi ích của nó mang lại cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, bất cứ lựa chọn nào cũng có những mặt hạn chế nhất định. Hiểu về các hạn chế đó để lựa chọn và lên kế hoạch cho dự án triển khai phần mềm ERP là việc doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng.

Để được tư vấn và ứng dụng phần mềm ERP thành công trong doanh nghiệp. ĐĂNG KÝ NGAY, hoặc liên hệ Hotline: 1900 6123.

► Xem thêm: Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ASOFT-ERP)

Ban Biên tập ASOFT