5 Tiêu chí đánh giá và lựa chọn hệ thống ERP tốt nhất

Nhắc tới ERP, các doanh nghiệp tỏ vẻ khá thận trọng; vì với họ, ERP chẳng khác nào một mê cung; không có biển chỉ đường để dẫn đến thành công. Cùng lựa chọn hệ thống ERP để sử dụng, nhưng Nestle nhận trái ngọt còn Hershey’s phải hứng lấy trái đắng; vì sao lại như vậy?


► Xem thêm: Câu chuyện triển khai ERP của Nestle – USA

Đơn vị cung cấp ERP chính là một trong những yếu tố chính quyết định kết quả của cả quá trình triển khai và áp dụng ERP. Cho dù bạn đang tìm đến ERP vì mục đích và nhu cầu gì đi chăng nữa; thì bài viết này cũng sẽ đem đến cho bạn những tiêu chí đánh giá; mà thông qua đó bạn có thể lựa chọn hệ thống ERP phù hợp trong tương lai. Trước khi bắt đầu xem danh sách các nhà cung cấp; doanh nghiệp cần phải xây dựng trước một bảng các tiêu chí để quyết định sẽ lựa chọn doanh nghiệp nào. Trong bài này có 5 tiêu chí cơ bản để công ty đưa ra quyết định phù hợp.

Lựa chọn hệ thống ERP phù hợp nhất
Lựa chọn hệ thống ERP phù hợp nhất

1. Lựa chọn hệ thống ERP dựa trên nhu cầu công ty

Điều mà tất cả doanh nghiệp phải đặt lên trước nhất khi tiến hành lựa chọn hệ thống ERP; đó chính là liệu nhà cung cấp có đáp ứng được nhu cầu hiện tại của công ty không. Do vậy, doanh nghiệp cần làm ra một danh sách các nhu cầu của mình về hệ thống; thông qua đó, các đơn vị triển khai ERP có thể trình bày cách mà phần mềm ERP của họ đáp ứng cho doanh nghiệp: đáp ứng như thế nào? Đáp ứng ở mức độ nào? Liệu nhà cung cấp có hiểu thị trường, đặc tính ngành và khách hàng của doanh nghiệp?

Nhà cung cấp chỉ biết được các khó khăn của doanh nghiệp khi họ thật sự hiểu được đặc tính ngành nghề; và nhóm khách hàng mà doanh nghiệp đang hướng đến. Nếu đã có kinh nghiệm làm việc với những ngành nghề tương tự trước đó; nhà cung cấp sẽ tìm ra giải pháp tốt và phù hợp nhất cho hệ thống công ty của bạn.

2. Lựa chọn hệ thống ERP dựa trên công nghệ

Bộ phận IT trong công ty sẽ xem xét và quyết định việc định hướng công nghệ của phần mềm ERP. Công nghệ chính là tiêu chí vòng loại trong việc lựa chọn hệ thống ERP ; vì các phần mềm bắt buộc phải phù hợp với hướng đi công nghệ của công ty. Chúng tôi khuyên các doanh nghiệp soạn trước ‘kịch bản demo’ để đưa cho mỗi nhà cung cấp. Sau khi đã chuẩn bị xong; doanh nghiệp nên gửi đến nhà cung cấp để chắc rằng họ hiểu rõ danh sách yêu cầu, kịch bản demo và quy trình đánh giá.

Điều cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng cần phải cân nhắc là khả năng tích hợp của giải pháp ERP với bên thứ 3. Bởi vì sự phức tạp của việc kinh doanh; mà dù muốn hay không doanh nghiệp cũng sẽ cần đến sự hỗ trợ của bên thứ ba. Không chỉ một mà là nhiều bên. Nếu hệ thống bên thứ ba không thể tương tác trơn tru với phần mềm ERP; thì chắc chắn một điều là sẽ có rắc rối trong tương lai.

► Xem thêm: Giới thiệu Asoft Super Apps – Siêu ứng dụng tiện lợi và mạnh mẽ – quản trị doanh nghiệp trong lòng bàn tay

3. Lựa chọn hệ thống ERP dựa trên đặc điểm của công ty cung cấp

Một cuộc điều tra nho nhỏ về công ty của nhà cung cấp là không bao giờ thừa cả. Cuộc điều tra nên bao gồm các vấn đề sau: báo cáo tài chính được công bố; định hướng của công ty và đội ngũ quản lý của họ. Bằng cách so sánh các kết quả điều tra; bạn sẽ có được một cái nhìn rõ ràng về danh sách các nhà cung cấp; và lựa chọn hệ thống ERP mạnh nhất.

4. Lựa chọn hệ thống ERP dựa trên khả năng hỗ trợ

Khả năng hỗ trợ của nhà cung cấp ERP sẽ trải trên nhiều mặt. Bắt đầu với việc hỗ trợ phương pháp thực hiện; công cụ hỗ trợ; các công cụ tài liệu quy trình; trang web dựa trên các công cụ hỗ trợ; các nhóm người sử dụng hoặc các cuộc khảo sát sự hài lòng của khách hàng. Tuy nhiên, 2 mục sau đây cần được quan tâm hỗ trợ nhiều nhất khi doanh nghiệp muốn lựa chọn hệ thống ERP phù hợp.

Xem xét mức độ phù hợp và khả năng hỗ trợ của đơn vị cung cấp ERP
Xem xét mức độ phù hợp và khả năng hỗ trợ của đơn vị cung cấp ERP

Về mặt địa lý, hỗ trợ có thể linh hoạt đến mức nào?

Một nhà cung cấp phù hợp có thể hỗ trợ doanh nghiệp ở mọi khu vực trong nước; và thậm chí là toàn cầu khi các doanh nghiệp mở rộng. Nếu sự hỗ trợ bị rào cản địa lý; thì chứng tỏ nhà cung cấp ERP đó hoàn toàn thiếu năng lực. Và tất nhiên, doanh nghiệp không nên lựa chọn hệ thống ERP này.

Nhà cung cấp có hỗ trợ các khóa huấn luyện nhân viên công ty (nhóm và cá nhân) không?

Dù hệ thống ERP tốt đến mức nào đi nữa; nhưng nếu nằm trong tay người không biết sử dụng thì cũng sẽ trở nên vô dụng. Vì vậy việc đào tạo sử dụng là bắt buộc; và các nhà cung cấp tốt nên hỗ trợ đào tạo sử dụng chuyên sâu. Nếu các nhà cung cấp ERP chỉ cung cấp một hệ thống hấp dẫn mà không có gì liên quan đến đào tạo; thì tốt nhất nên loại họ ngay ra khỏi danh sách cân nhắc.

5. Lựa chọn hệ thống ERP dựa trên chi phí và rủi ro

Doanh nghiệp cần biết rõ toàn bộ những loại chi phí mình sẽ phải đối mặt trong quá trình triển khai dự án: chi phí phần cứng; chi phí thực hiện (tùy công thức tính); chi phí cho phần mềm; chi phí hỗ trợ hàng năm (sẽ tăng). Và song song với chi phí, thì cũng sẽ luôn có những rủi ro tiềm ẩn. Vì thế, cần đặt câu hỏi với nhà cung cấp về các vấn đề này khi tiến hành phân tích để lựa chọn hệ thống ERP tốt cho doanh nghiệp.

 Rủi ro và chi phí của hệ thống ERP
Rủi ro và chi phí của hệ thống ERP

Một nhà cung cấp ERP đã có kinh nghiệm làm việc với các công ty tương tự; sẽ luôn nắm được những ích lợi, rủi ro và những cạm bẫy trong quá trình triển khai dự án. Một nhà cung cấp tốt; sẽ luôn thành thật về những nhược điểm của hệ thống; vì họ xem bạn và họ cùng đứng trên một chiếc thuyền; cùng nhau hướng tới một mục đích chung.

Doanh nghiệp cần xem nhà cung cấp có lập ra deadline cho dự án, xác định mục tiêu rõ ràng và chuẩn mực; đồng thời cam kết các điều khoản nếu dự án không đạt được kết quả tốt không? Đây là yếu tố giúp đánh giá mức độ chuyên nghiệp và tinh thần trách nhiệm của nhà cung cấp.

Tổng kết

Sau khi 2 bên họp để nhà cung cấp trình bày về hệ thống và giải pháp của mình; việc của doanh nghiệp bây giờ là hoàn thành bảng so sánh đã nói đến ở đầu bài. Việc này giúp doanh nghiệp có cái nhìn cân bằng và trung lập về chức năng, thế mạnh và hạn chế của từng nhà cung cấp. Thông qua đó, doanh nghiệp dễ dàng xác định các phần mềm phù hợp nhất, lựa chọn hệ thống ERP phù hợp nhất.

Chọn đúng nhà cung cấp sẽ giúp công ty chuẩn bị phần nền tảng tốt, giảm thiểu những rủi ro gặp phải, và 2 bên sẽ luôn đồng hành cùng nhau cho đến khi quá trình chuyển đổi hoàn tất. Khi lựa chọn đúng nhà cung cấp phù hợp để đi cùng doanh nghiệp, doanh nghiệp đã đi được nửa chặng đường đi đến thành công ERP. 

► Xem thêm: So sánh các phần mềm ERP: Ưu nhược điểm giữa ERP nội và ngoại

Ban Biên Tập ASOFT