ERP Blogs

Tất tần tật về ERP - The ABCs of ERP (Phần 2)

Thời đại công nghệ ngày càng phát triển. Nhu cầu ứng dụng phần mềm trong các hoạt động doanh nghiệp cũng ngày càng tăng cao. Song, để hiểu được tầm quan trọng cũng như các tính năng chủ chốt mà phần mềm ERP mang lại. ASOFT – với hơn 18 năm kinh nghiệm “lăn xả” trong lĩnh vực phần mềm điện tử; đã tổng hợp được một số điểm cốt yếu quan trọng của ERP. Bài viết được chia làm 2 phần với các nội dung như sau:

Phần 1:
1. Tổng quan về phần mềm ERP
2. Phần mềm ERP giúp ích được gì cho doanh nghiệp?
3. Các tín năng chủ chốt của phần mềm ERP
Phần 2:
4. Tổng chi phí phải trả cho một phần mềm ERP
5. Thời gian triển khai phần mềm ERP là bao lâu?
6. Các rắc rối có thể gặp trong giai đoạn triển khai ERP
7. Kinh nghiệm vận hành hệ thống ERP
8. Thông tin về bảo trì hệ thống ERP

► Xem lại phần 1 tại: Tất tần tật về ERP – The ABCs Of ERP

4. Tổng chi phí phải trả cho một phần mềm ERP

Khác với các phần mềm quản trị riêng lẻ từng hoạt động; phần mềm ERP là phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp với nhiều phân hệ, tính năng tích hợp. Vì vậy, chi phí triển khai ERP đương nhiên cũng khá cao.

4.1. Chi phí trung bình cho phần mềm ERP

Tùy thuộc vào lựa chọn của doanh nghiệp, mà chi phí triển khai có thể giao động từ mức giá vài nghìn, vài chục nghìn, và trăm nghìn,… và đôi khi có thể lên đến con số hàng triệu USD.

Nghe thì có vẻ khá đắt đỏ. Song, doanh nghiệp nên hiểu rằng vấn đề triển khai ERP dựa theo đặc thù doanh nghiệp là một vấn đề khó giải quyết. Ngoài ra, với các doanh nghiệp có quy mô chi nhánh rộng khắp các tỉnh; quy mô nhân sự lên đến hàng trăm hàng nghìn người;… Hoạt động phòng ban và khối lượng công việc nhiều vô số kể thì ép buộc phải có một “cây cổ thụ” công nghệ thông tin mới vận hành kịp thời, chính xác.

*Chi phí triển khai ERP phụ thuộc nhiều vào nhu cầu từng doanh nghiệp*

✔ Cụ thể

Dựa trên bảng báo giá của các nhà cung cấp trong nước, ở thời điểm hiện nay; trung bình các phần mềm ERP được triển khai với mức giá từ khoảng 6.000 – 75.000 USD. Thường được đầu tư triển khai nhất là ở khoảng giá hơn 40.000 USD. Bao gồm 100% chi phí cho bản quyền và mức tùy chỉnh tùy theo từng doanh nghiệp. Đối với phần mềm ERP cao cấp mang tính quốc tế; chi phí triển khai lại còn đắt đỏ hơn rất nhiều so với các nhà cung cấp trong nước. Bởi các loại chi phí như bản quyền, phí dịch vụ, tư vấn, phí đi lại,… mà phần mềm ERP cao cấp quốc tế có khi còn lên đến mức giá cả triệu USD.

Tuy nhiên, nhưng mức giá triển khai ERP vẫn có thể được điều chỉnh tùy theo nhu cầu và quy mô đầu tư của doanh nghiệp. Vì vậy, mức giá phía trên chủ yếu chỉ mang tính chất tham khảo; không thể đo lường chính xác mức giá của triển khai cho từng doanh nghiệp.

4.2. Doanh nghiệp ở quy mô nào thì nên đầu tư ERP?

Nhìn chung, với mức giá triển khai khá cao và hệ thống làm việc mang tính đặc thù cao. Nên phần mềm ERP thường phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn; cần phải vận hành một khối lượng công việc đồ sộ với số lượng nhân sự đông đảo và quy trình rối ren.

Các doanh nghiệp có thể xem xét sử dụng ERP nếu gặp một trong những vấn đề sau đây:

– Quy mô nhân sự lớn, từ vài chục, vài trăm đến vài nghìn người
– Đặc thù doanh nghiệp rắc rối, khó kiểm soát
– Số lượng đơn hàng, nhập xuất kho nhiều
– Quy trình chồng chéo, khó vận hành
– …

Ngược lại, nếu doanh nghiệp bạn có quy mô ít hơn 15 người; hãy cân nhắc sử dụng các phần mềm có chi phí triển khai thấp hơn nhưng vẫn đảm bảo các tính năng vận hành như:

– SME: Phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ
– Cloud-ERP: Dạng hình thức khác của ERP, hoạt động bằng cách lưu trữ thông tin dữ liệu trên đám mây…

► Xem thêm: 9 Lý do doanh nghiệp cần tự động hóa chi phí với giải pháp phần mềm quản lý

5. Thời gian triển khai phần mềm ERP là bao lâu?

Ngoài vấn đề chi phí cao; thì thời gian triển khai ERP cũng là một vấn đề khá nan giải đổi với hoạt động chung của doanh nghiệp.

Thông thường, thời gian triển khai ERP thường rơi vào khoảng 6 tháng đến 1 năm. Đối với các doanh nghiệp có quy mô “khủng” hoặc đặc thù hệ thống quá rắc rối; việc triển khai ERP có thể còn tốn kém nhiều thời gian hơn nữa. Song, nếu có kế hoạch chắc chắn và bám sát kế hoạch ngay từ những bước đầu thực hiện thì việc kiểm soát thời gian triển khai ERP không còn là vấn đề quá khó khăn.

Để đảm bảo thời gian triển khai như ý muốn; doanh nghiệp cần thống nhất chắc chắn với phía nhà cung cấp ngay từ đầu. Và đặc biệt, hạn chế tùy chỉnh trong quá trình triển khai phần mềm. Hãy xác định rõ mong muốn của mình ngay từ khi lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm. Sau đó lập kế hoạch chi tiết, chặt chẽ; nhằm tránh hao tốn chi phí và thời gian cho việc triển khai ERP.

6. Các rắc rối có thể gặp trong giai đoạn triển khai ERP

Dù làm điều gì, chúng ta đều sẽ găp những khó khăn trước khi tiến đến thành công. Tuy nhiên, để hạn chế những rắc rối và nhanh chóng đưa ra các giải pháp giải quyết rắc rối phát sinh trong quá trình triển khai phần mềm. Doanh nghiệp có thể tham khảo những vấn đề tồn đọng mà ASOFT khảo sát được trong suốt hành trình 18 năm “chinh chiến” như sau:

*Rắc rối trong quá trình triển khai phần mềm ERP*

6.1. Vấn đề từ phía nhà cung cấp

✔ Nhà cung cấp “thần thánh hóa” phần mềm ERP

“Thần thánh hóa” phần mềm được biết là một trong những thủ thuật thường thấy của các nhân viên tư vấn phần mềm ERP. Bằng thủ thuật này, hệ thống nhân viên tư vấn đã đem về cho công ty chủ quản một khối lượng lớn hợp đồng. Song, họ lại không thể đảm bảo hiệu năng của ERP có thể đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng. Điều này dẫn đến nhiều hệ lụy lớn về sau như:

– Ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp
– Không giải quyết được cán vấn đề rắc rối tồn đọng của doanh nghiệp
– Tiến trình triển khai không theo sát kế hoạch, thường xuyên phải dừng lại để hiệu chỉnh trong quá trình triển khai ERP
– Gây tốn kém nhiều chi phí phát sinh
– …

Doanh nghiệp cần phải “chọn mặt gửi vàng”, nắm chắc khả năng của nhà cung cấp trước khi chính thức ký kết hợp đồng; nhằm tránh các trường hợp rắc rối về sau. Để làm được điều này, doanh nghiệp nên tìm hiểu sâu về giải pháp phần mềm. Đặc biệt, khi trao đổi với nhà cung cấp về các vấn đề tồn đọng; doanh nghiệp nên gặn hỏi về giải pháp cụ thể của phía nhà cung cấp; cũng như những ví dụ, thực tế doanh nghiệp gặp vấn đề tương tự mà nhà cung cấp đã tham gia triển khai. Từ đó đánh giá, so sánh các nhà cung cấp và đưa ra lựa chọn sáng suốt nhất.

✔ Nhà cung cấp thiếu kinh nghiệm triển khai

Hãy nghĩ xem, nếu bạn hợp tác với một doanh nghiệp chưa đủ kinh nghiệm triển khai phần mềm thì sẽ xảy ra những rủi ro gì? Thử điểm qua một số vấn đề thường gặp như:

– Kéo dài thời gian triển khai: Do nhà cung cấp thiếu năng lực chuyên môn, các vấn đề thường xuyên xảy ra lỗi hoặc hiệu chỉnh dẫn đến thời gian bị kéo dài vô hạn.
– Tiêu tốn tiền của, nhân lực: Thời gian kéo dài ảnh hưởng sâu sắc đến các chi phí tiềm ẩn trong quá trình triển khai như chi phí điện, lương nhân viên, bảo trì máy tính,… và tốn khá nhiều nhân lực cũng như thời gian của doanh nghiệp.
– Ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh: Mất quá nhiều thời gian và nhân lực vào quá trình triển khai gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh chung của doanh nghiệp. Lâu dần, còn dẫn đến những hệ quả nghiêm trọng như: tụt giảm doanh thu, đứt đoạn quá trình hoạt động,…
– Mất dữ liệu, tài liệu: Nghiêm trọng nhất của hệ quả mà các nhà cung cấp yếu kém tạo ra đó là gây mất dữ liệu, tài liệu quan trọng của doanh nghiệp. Trong tiến trình triển khai phần mềm, do thiếu sót về kinh nghiệm chuyên nôn
– …

Để đảm bảo phần mềm ERP được triển khai nhanh chóng và tối ưu nhất; chủ doanh nghiệp cần phải nắm chắc được kinh nghiệm triển khai của các nhà cung cấp. Tuy nhiên, việc tìm hiểu, so sánh hay lựa chọn không phải là vấn đề dễ dàng. Mà phải có một sự chuẩn bị về mặt chuyên môn, kiến thức rõ ràng.

6.2. Vấn đề từ phía doanh nghiệp

Sẽ thật sai lầm nếu bạn cho rằng trách nhiệm của việc triển khai phần mềm ERP nằm tất cả nơi nhà cung cấp. Bởi, nhà cung cấp chỉ có chuyên môn cao về lập trình và đưa ra hướng giải quyết cho doanh nghiệp. Còn các vấn đề rắc rối nội bộ, dữ liệu chuyển giao,… thì phản cần đến sự quan tâm của nhà quản lý và toàn thể nhân viên. Một số vấn đề tồn đọng trong doanh nghiệp có thể kể đến như:

✔ Nhà quản lý không quan tâm đến quá trình triển khai ERP

Nhiều doanh nghiệp đã phải trả giá đắc cho việc thờ ơ trong quá trình triển khai ERP. Một số hậu quả nghiêm trọng ảnh hưởng đến toàn bộ tiến trình triển khai nói riêng và cả hệ thống hoạt động của doanh nghiệp nói chung như:

– Phần mềm triển khai sơ sài, hiệu năng kém: Vì thiếu sự quản tâm của ban quản trị, nhiều nhà cung cấp đã lợi dụng điều này để đẩy nhanh tiến độ lập trình phần mềm. Dẫn đến chất lượng yếu kém, không được đảm bảo hoàn chỉnh.
– Không kịp phê duyệt, xử lý các vấn đề sai sót: Khi nhà quản trị không theo dõi sát sao tiến trình mà chỉ xem báo cáo qua loa; sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến thời gian triển khai, chất lượng triển khai dự án. Bởi các vấn đề phát sinh, tồn đọng không được giải quyết kịp thời.
– Ảnh hưởng đến tinh thần nhân viên: Quan trọng nhất, sự thiếu quan tâm đến dự án của ban quản trị còn gây ảnh hưởng lớn đến tinh thần làm việc của nhân viên. Khiến nhân viên chán nản, lười biếng vì cho rằng triển khai ERP là một việc vốn không hề quan trọng.
– …

Tóm lại, bất kì một dự án hay công việc nào, cũng cần phải có sự quan tâm, theo dõi của ban lãnh đạo. Vì vậy, để tiến trình công việc được thuận lợi và hoàn thiện nhanh chóng nhất; phía nhà lãnh đạo phải luôn theo dõi sát sao dự án, kịp thời đưa ra các phương án sửa chữa nếu gặp vấn đề rắc rối.

✔ Nhân viên không hợp tác tham gia triển khai ERP

Vấn đề tồn đọng thường xuyên xảy ra nhất khiến việc triển khai ERP đi vào đình trệ, khó khăn đó là: Nhân viên không hợp tác. Bởi nhiều lý do khiến nhân viên không nhận thấy tầm quan trọng của ERP và cật lực phản đối; để lại các hiệu quả nghiêm trọng.

Một số lý do thường thấy như:

– Nhân viên không hiểu rõ hiệu năng của ERP: Bởi vì thiếu hiểu biết về các lợi ích mà phần mềm ERP mang lại. Nhiều nhân viên không hợp tác triển khai ERP vì cho rằng đây là vấn đề thừa thãi.
– Nhân viên lo lắng đến quyền lợi cá nhân: Việc triển khai ERP ít nhiều gây ảnh hưởng và thay đổi vị trí của một số bộ phận nhân viên. Điều này khiến nhân viên lo lắng cho vị thế công việc; và không ủng hộ triển khai ERP.
– Nhân viên cố tình phản đối nhằm che dấu gian lận: Đây là vấn đề quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần lưu tâm. Bởi một số bộ phận nhân viên “không an phận” có thể mượn cớ phản đối ERP để che dấu những gian lận trong quá trình thực hiện công việc của mình. Điều này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến bộ máy chung và tính thương hiệu của doanh nghiệp.

Nhìn chung, doanh nghiệp cần tạo ra các buổi họp, buổi hội thảo training để giúp nhân viên hiểu rõ hơn về tính chất phần mềm ERP. Tránh các trường hợp phản đối, gây cản trở đến quá trình triển khai. Đối với các cá nhân cố tình gây ảnh hưởng đến tiến trình công việc vì mục đích riêng, ban quản trị cũng nên có những biện pháp xử phạt thích đáng.

6.3. Vấn đề từ máy móc triển khai

Việc triển khai phần mềm ERP yêu cầu doanh nghiệp phải có một hệ thống cơ sở hạ tầng và cấu trúc mạng đảm bảo hoạt động tối ưu. Cụ thể là:

✔ Cơ sở hạ tầng

Một vấn đề tối quan trọng khi triển khai ERP đó là doanh nghiệp cần phải xem xét kĩ lưỡng về khả năng vận hành và mở rộng nâng cấp của nền tảng hạ tầng trong doanh nghiệp hiện tại. Nhằm đảm bảo tiến trình triển khai phần mềm ERP không bị gián đoạn, doanh nghiệp phải luôn đảm bảo rằng cơ sở hạ tầng hiện hành luôn phù hợp với hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu. Một số nhà cung cấp cơ sở hạ tầng mà doanh nghiệp có thể tham khảo như: IBM, Microsoft,…

✔ Cấu trúc mạng

Ngoài vấn đề cơ sở hạ tầng; các vấn đề về cấu trúc liên kết mạng và thiết kế mạng chi tiết giữa thành phần Client – Server cùng với các máy in cũng là một vấn đề tối quan trọng cần lưu tâm khi triển phai phần mềm ERP. Một số trường hợp thực tế cho thấy vấn đề hạ tầng mạng quá tải và ngưng hoạt động do có quá nhiều Client truy xuất và nhập liệu cùng lúc.

► Xem thêm: 10 thách thức phổ biến trong quy trình triển khai ERP

7. Kinh nghiệm vận hành hệ thống ERP

Sau khi phần mềm ERP được lập trình hoàn thiện và đưa vào ứng dụng thực tiễn; doanh nghiệp nên xem xét những điều sau để đảm bảo quá trình vận hành trơn tru, tối ưu hiệu suất nhất.

7.1. Đảm bảo toàn bộ nhân viên liên quan đều có thể sử dụng thành thạo ERP

Hãy đảm bảo toàn bộ nhân viên các ban ngành liên quan đều có thể sử dụng thành thạo phần mềm ERP. Để training nhân sự thành công, ban quản trị có thể tham khảo một số phương pháp như sau:

✔ Tổ chức các buổi hội thảo

Tổ chức hướng dẫn nhân sự tập trung là điều đầu tiên mà nhà quản lý nên nghĩ đến. Ở những buổi tập huấn này, toàn bộ nhân sự có thể hiểu sơ lược về phần mềm ERP và thực hành một số bước cơ bản.

Mặt khác, việc tổ chức các buổi hội thảo, tập huấn chung còn giúp chủ doanh nghiệp lựa chọn được những cá nhân có khả năng tiếp thu và nắm bắt hoạt động phần mềm nhanh chóng. Từ đó lựa chọn và training sâu hơn, tránh phụ thuộc quá nhiều vào nhà cung cấp.

✔ Training sâu cho nhóm nhân sự chủ chốt

Từ những buổi hội thảo, hoặc từ quá trình triển khai phần mềm; nhà quản trị có thể lựa chọn ra một nhóm nhân sự chủ chốt, thông thạo công nghệ thông tin để tìm hiểu sâu hơn về phần mềm.

Nhóm này sẽ có nhiệm vụ trung gian, trực tiếp liên lạc với phía nhà cung cấp để học hỏi và nắm rõ các tính năng, hiệu ích cũng như quy trình sử dụng phần mềm. Sau đó, đội ngũ có thể chia ra để phổ biến đến toàn thể nhân viên, phòng ban, chuyên ngành,…

Trainning nhân sự chủ chốt là phương pháp giúp doanh nghiệp hạn chế phụ thuộc vào phía nhà cung cấp. Lại còn sở hữu hội đội quân “tinh nhuệ”, luôn luôn thường trực tại doanh nghiệp khi có vấn đề sự cố xảy ra.

✔ Tích hợp chương trình hướng dẫn sử dụng vào phần mềm

Ngoài hai phương pháp trên, doanh nghiệp cũng cần tích hợp chương trình hướng dẫn sử dụng trực tiếp vào phần mềm ERP. Phương pháp này giúp ban quản trị và đội ngũ phụ trách tiết kiệm thời gian trong quá trình hướng dẫn, training trực tiếp.

Đặc biệt là đối với nhân sự mới, nhân sự vào sau khi phần mềm ERP đã đựng ứng dụng hoàn chỉnh. Lúc này, họ chỉ cần tự xem xét bản hướng dẫn và thao tác trực tiếp trên phần mềm, hạn chế tra hỏi và tiết kiệm thời gian chung cho doanh nghiệp.

7.2. Hiệu chỉnh phần mềm ERP sau khi lập trình hoàn tất

Nhiều doanh nghiệp vì thiếu kinh nghiệm và quá gấp gáp nên đã lập những kế hoạch ERP không bám sát chương trình thực tế. Điều này thường được họ phát hiện trong quá trình triển khai. Song, vì lo lắng và vội vàng, một vài doanh nghiệp thường bắt đầu hiệu chỉnh phần mềm ngay trong quá trình triển khai mà không có một kế hoạch cụ thể. Điều này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến thời gian, chi phí và cả hoạt động chung của toàn thể doanh nghiệp.

Để tránh những trường hợp rắc rối ảnh hưởng trực tiếp đến tiến trình triển khai ERP. Doanh nghiệp nên ghi chú lại những vấn đề lỗi, khó kiểm soát của phần mềm; thông qua ý kiến của hệ thống nhân viên các phòng ban. Sau đó lập thành một kế hoạch chi tiết, hoàn chỉnh; và bắt đầu tiến hành hiệu chỉnh phần mềm ERP. Khoảng sau thời gian triển khai ERP từ 3 đến 6 tháng là thời gian tốt nhất để doanh nghiệp phát hiện ra toàn bộ sai sót và bắt đầu hiệu chỉnh ERP.

7.3. Giữ liên lạc với nhà cung cấp ngay cả khi phần mềm ERP đã vận hành ổn định

Ngay cả khi phần mềm ERP đã đi vào hoạt động ổn định; nhà quản trị cũng nên giữ lại thông tin liên lạc với nhà cung cấp. Bởi, dù một phần mềm tốt đến đâu thì cũng sẽ có lúc nó cần được chăm sóc và bảo trì.

Việc bảo trì và chỉnh sửa lỗi hệ thống này không xảy ra thường xuyên. Tuy nhiên, trong khoảng từ 1 đến 2 năm hoạt động. Chủ doanh nghiệp cũng nên kiểm tra toàn bộ hệ thống. Chỉnh sửa hoặc nâng cấp hệ thống; để phù hợp với nhu cầu thị trường đang thay đổi theo từng ngày.

► Xem thêm: Bảo trì phần mềm là gì? Tại sao cần bảo trì phần mềm ERP?