6 nhóm chi phí ẩn mà doanh nghiệp cần cắt giảm ngay

Tối đa hóa lợi nhuận luôn là mục tiêu mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng hướng tới. Nhưng để thực hiện được điều này, doanh nghiệp cần phải tối đa hóa chi phí trước. Trong đó, 6 nhóm chi phí ẩn mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng mắc phải. 

 

Bối cảnh nền kinh tế hiện nay vừa có dấu hiệu phục hồi sau khủng hoảng đại dịch Covid-19, đẩy các doanh nghiệp vào những tình huống thắt lưng buộc bụng; và đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải nhìn lại và tối ưu các hoạt động kinh doanh của mình. Một công cuộc tối ưu mạnh mẽ nhất thời điểm này, chính là tối ưu chi phí. Cuộc truy lùng và cắt giảm lãng phí bắt đầu được dò soát. Trong đó, bạn đừng bỏ sót qua 6 nhóm chi phí ẩn sau. 

Chi phí ẩn là gì?

Chi phí ẩn (Hidden cost) là những khoản chi phí phát sinh nhưng không nhận thấy rõ ràng; hoặc không được ghi nhận như là một khoản chi để báo cáo. Có thể hiểu, chi phí ẩn giống như một dạng chi phí đánh đổi; mà khi bạn cắt giảm nó, bạn sẽ có nhiều nguồn lực hơn. 

Giống như phần chìm của tảng băng, chi phí ẩn nên được phát hiện và cắt giảm sớm; nếu không xử lý kịp thời sẽ trở thành một gánh nặng cho doanh thu – lợi nhuận sụt giảm nghiêm trọng. Kéo theo đó là các hệ lụy của tiền đề quản lý yếu kém và suy giảm. 

► Xem thêm: Tối ưu hiệu suất công việc với công cụ quản lý
► Xem thêm: Làm thế nào để cắt giảm các hao phí ẩn trong doanh nghiệp

Các loại chi phí ẩn trong doanh nghiệp

1- Chi phí họp hành. 

Những cuộc họp là một hoạt động quen thuộc và cần thiết đối với mọi doanh nghiệp. Nơi mọi người cùng ngồi lại để giải quyết các vấn đề hoặc ra quyết định quan trọng nào đó. Đặc trưng của họp, chính là hoạt động có sự tham gia của nhiều người. Thời gian trong một cuộc họp khi nhân với số lượng và giá trị lao động của người tham dự sẽ phản ánh sự đầu tư vào cuộc họp đó. 

Đó cũng là nguồn gốc của những hao phí ẩn. Hàng loạt vấn đề tiêu cực được đưa ra xung quanh những cuộc họp vô nghĩa; như: Lãng phí thời gian, nguồn lực; hủy hoại tinh thần và cảm hứng làm việc của nhân viên. Sự lãng phí này được Doodle ghi nhận vào năm 2019 dành cho các cuộc họp, đó là 58 tỷ đô ở Anh; và 499 tỷ đô ở Mỹ. Nếu ở Việt Nam, con số ấy sẽ là bao nhiêu?

Những cuộc họp vô nghĩa hoặc kéo dài cũng là dấu hiệu của cách quản lý và quy trình với nhiều nút thắt và mâu thuẫn. 

Chi phí cho những cuộc họp không hiệu quả là rất đáng kể
Chi phí cho những cuộc họp không hiệu quả là rất đáng kể

2- Chi phí làm thêm giờ.

Khi nhân viên nán lại văn phòng và tiếp tục công việc, đó có vẻ là một dấu hiệu đáng mừng; cho thấy sự nỗ lực, chăm chỉ và trách nhiệm hoàn thành công việc.

Tuy nhiên, việc làm thêm giờ này kéo dài là dấu hiệu của một sự bất ổn nào đó.

Có 4 lý do điển hình khi nhân viên làm ngoài giờ. Có thể là do khối lượng công việc nặng; năng suất nhân viên thấp; hoặc quy trình làm việc chưa hiệu quả. 

Thêm vào đó, việc làm thêm giờ kéo dài sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe, tinh thần của nhân viên. Ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc những ngày tiếp theo; khi họ không có đủ thời gian để nghỉ ngơi khoa học.

Không chỉ thế. Một số nhân viên có thể lợi dụng việc làm ngoài giờ này để làm việc riêng; được tính thêm lương tăng ca; hoặc lợi dụng tài nguyên công ty cho các mục đích riêng. 

chi phí làm ngoài giờ là một dạng chi phí quen thuộc ở các doanh nghiệp. Mang đến nhiều rủi ro hơn là lợi ích. Chính vì thế, bạn nên nhận ra vấn đề sớm, tìm hiểu nguyên nhân và cách để khắc phục; cải thiện môi trường làm việc hiệu quả hơn 

► Xem thêm: 4 lý do nhân viên làm thêm giờ và những điều quản lý nhân sự có thể giúp

3- Chi phí nhàn rỗi.

Đây là một dạng chi phí rất khó nhận ra ở các doanh nghiệp. Tài nguyên nhàn rỗi ở đây có thể là thiết bị, hoặc nhân lực. 

Nhân lực nhàn rỗi được hiểu là doanh nghiệp chưa khai thác được tối ưu khả năng làm việc của nhân viên. Thay vào đó, họ đang bị cuốn vào các công việc tay chân, lặp lại máy móc. Thiếu tính chính xác, lãng phí và ảnh hưởng đến tâm lý, khả năng phát huy trong công việc của nhân viên. 

Bên cạnh đó, Thiết bị nhàn rỗi, không được sử dụng đúng công suất sẽ là hao phí các chi phí khấu hao và bảo trì.

Mặc dù không hề tiêu thụ tài nguyên công ty, nhưng chúng vẫn là tài sản. Số lượng tài nguyên nhàn rỗi phản ánh hiệu quả sử dụng tài nguyên của các doanh nghiệp; đặc biệt là nhân lực. 

► Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc – Liều thuốc thúc đẩy tính chủ động của nhân viên

4- Chi phí cho việc sắp xếp sai vị trí. 

Chi phí này là những hao phí khi giao việc không phù hợp với các kỹ năng, thế mạnh của các nhân viên. Khiến nhiều hệ lụy xấu sẽ nảy sinh theo đó. Bên cạnh những ảnh hưởng khiến hiệu suất làm việc giảm sút công việc không hoàn thành, mà còn kéo theo ảnh hưởng đến tâm lý nhân viên, khiến họ có thể ra quyết định nghỉ việc.

Theo một nghiên cứu của Hiệp hội quản lý nguồn lực, chi phí trung bình để thay thế một nhân viên cũ khi họ rời đi là 6-9 tháng lương. Trong đó bao gồm các chi phí tuyển dụng, đào tạo,…

Điều quan trọng là nhà quản lý phải xác định điểm mạnh và điểm yếu của đội ngũ nhân viên và đặt họ vào phạm vi công việc phù hợp. Việc đánh giá nhân viên lúc này là tối quan trọng.

Phân công công việc không phù hợp gây ra nhiều hao phí hơn bạn nghĩ
Phân công công việc không phù hợp gây ra nhiều hao phí hơn bạn nghĩ

5- Chi phí do quy trình không hiệu quả

Mỗi doanh nghiệp luôn có một quy trình xử lý công việc riêng; bao gồm các hướng dẫn về thứ tự xử lý công việc, phân công phối hợp giữa các bộ phận,.. Nhằm tạo ra kết quả đầu ra hiệu quả và hiệu suất.

Khi quy mô doanh nghiệp mở rộng; đồng nghĩa với bộ máy nhân sự và phân cấp phòng ban sẽ phức tạp hơn; và cả khối lượng công việc cần xử lý cũng đa dạng và lớn hơn trước. Nếu các quy trình trong doanh nghiệp không được hợp lý hóa, các thao tác không cần thiết vẫn phát sinh; lãng phí nhân lực và gây ra xung đột trong các công đoạn. Đây chính là lý do tiềm tàng tạo nên nhiều khoản hao phí

6- Chi phí từ các bộ phận “khó kiểm soát”

Những bộ phận đóng vai trò quan trọng trong quy trình công việc của doanh nghiệp; nhưng lại khó kiểm soát, vì thiếu các chỉ số đo lường như KPI/OKR – Đó là admin; hay back-office tại nhiều doanh nghiệp.

Những vấn đề tiêu cực dễ xảy ra làm công việc tại các bộ phận khác cũng bị trì trệ; kéo theo đó là một lượng chi phí đáng kể mà tổ chức khó nhận ra để kiểm soát.

Trong doanh nghiệp mặc dù các vị trí này đều chiếm vị trí rất quan trọng; nhưng các tổ chức thường chỉ quy định đầu việc chứ không thiết kế một quy trình làm việc nhất định cho mỗi nhiệm vụ. Từ đó là nguyên nhân sinh ra nhiều loại chi phí ẩn.

Kết

Khi nói đến việc tối ưu chi phí kinh doanh, hầu hết các nhà lãnh đạo nghĩ đến những gì xảy ra trước mắt như tìm nhà cung cấp rẻ hơn; giảm chi phí nhân công hay thuê văn phòng giá thấp hơn. Nhưng thật ra hao phí đang tồn tại và gây ảnh hưởng rất nhiều từ chính quy trình làm việc kém hiệu quả.

Hy vọng qua bài viết trên sẽ giúp các doanh nghiệp nhận ra các chi phí ẩn đang tồn tại trong doanh nghiệp mình; và có những cải thiện để cắt giảm và tối ưu chi phí hiệu quả.

Bạn đang tìm hiểu một giải pháp để cắt giảm chi phí, nâng cao năng lực và sức bật doanh nghiệp bằng đòn bẩy Hệ thống!
Đăng ký ngay, hoặc liên hệ đến Phòng tư vấn Công ty ASOFT qua hotline: 1900 6123

 Tìm hiểu thêm về các Giải pháp phần mềm của ASOFT