Phần mềm ERP là gì?

Phần mềm ERP không còn là cái tên xa lạ đối với các nhà quản trị doanh nghiệp. Vậy phần mềm ERP là gì? Cùng ASOFT tìm hiểu qua bài viết dưới đây
 

Phần mềm ERP là gì?

ERP – Viết tắt của Enterprise Resource Planning – đề cập đến một loại phần mềm được các tổ chức/ doanh nghiệp sử dụng để quản lý hoạt động kinh doanh hàng ngày như:. Kế toán; quản lý dự án; quản lý rủi ro; hoạt động đồng bộ với chuỗi cung ứng; kho hàng; nhân sự… Một hệ thống ERP hoàn chỉnh sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu suất hoạt động; lập kế hoạch ngân sách; dự báo và báo cáo kết quả kinh doanh của tổ chức.

Bằng việc kết nối vô số quy trình kinh doanh với nhau trên một nền tảng thống nhất; thông tin dữ liệu được phép lưu chuyển và kế thừa giữa các phòng ban; hệ thống ERP loại bỏ sự trùng lặp dữ liệu; và cung cấp tính chính xác, nguyên bản từ một nguồn trung thực duy nhất. 

Những lợi ích mà phần mềm ERP mang đến đã khiến ERP nên quan trọng và cần thiết với mọi doanh nghiệp; tương tự như sự quan trọng của nguồn điện để thắp sáng vậy

► Xem thêm: Tất tần tật về ERP! The ABCs of ERP

Các chức năng chính của hệ thống ERP

Hệ thống ERP được thiết kế từ một cấu trúc dữ liệu xác định; duy nhất với một cơ sở dữ liệu chung. Dữ liệu được chuẩn hóa đảm bảo tính duy nhất; chính xác của thông tin khi truyền từ phòng ban này sang phòng ban khác. Cấu trúc này kết nối các quy trình kinh doanh được thúc đẩy bởi quy trình làm việc từ các bộ phận phòng ban khác nhau. Ví dụ: Tài chính; nhân sự; kỹ thuật; tiếp thị marketing; vận hành,.., kết nối hệ thống và những người sử dụng chúng. Một cách đơn giản, phần mềm ERP là phương tiện để tích hợp con người; quy trình công nghệ trong một doanh nghiệp hiện đại.

► Xem thêm: Ưu nhược điểm của phần mềm ERP? ERP sẽ phù hợp với những doanh nghiệp nào?

Ví dụ:

Đối với một công ty sản xuất ô tô; bằng cách mua các bộ phận và linh kiện điện tử từ nhiều nhà cung cấp. Trên hệ thống ERP, các yêu cầu mua hàng luôn được kiểm soát; và đảm bảo rằng mỗi thành phần trong toàn bộ quy trình mua hàng phải sử dụng dữ liệu thống nhất và sạch sẽ; được kết nối với quy trình công việc, quy trình kinh doanh, báo cáo và phân tích của doanh nghiệp.

Với phần mềm ERP; một bộ phận, chẳng hạn như “cần gạt nước” được xác định thống nhất theo tên bộ phận; kích thước; vật liệu, nguồn; số lô; số bộ phận của nhà cung cấp, số seri; chi phí cũng như các đặc điểm kỹ thuật khác; cùng hàng chục mục mô tả liên quan khác. Phần mềm ERP sẽ thu thập, phân tích và phân phối thông tin này dễ dàng và chính xác hơn đến cho những cá nhân/ phòng ban cần nó; để hoàn thành tốt nhất vai trò và trách nhiệm của họ.

Một nguyên tắc chính của ERP là tập trung dữ liệu để phân phối rộng rãi. Với kho lưu trữ dữ liệu tập trung và an toàn; mọi người trong tổ chức có thể tự tin rằng dữ liệu là chính xác, cập nhật và đầy đủ. Tính toàn vẹn của dữ liệu được đảm bảo cho mọi nhiệm vụ được thực hiện trong toàn tổ chức; từ báo cáo tài chính hàng quý đến báo cáo khoản phải thu chưa thanh toán; mà không cần dựa vào bảng tính dễ xảy ra lỗi.

Phần mềm ERP giúp thống nhất thông tin giữa các phòng ban
Phần mềm ERP giúp thống nhất thông tin giữa các phòng ban

Lợi ích của phần mềm ERP với doanh nghiệp

Tác động của ERP trong thế giới kinh doanh ngày nay là không thể không nhắc đến. Khi dữ liệu và quy trình được chuyển vào hệ thống ERP, các doanh nghiệp có thể sắp xếp các phòng ban riêng biệt và cải thiện quy trình làm việc. Từ đó tiết kiệm đáng kể chi phí, tăng lợi nhuận. Các lợi ích kinh doanh cụ thể có thể kể đến như:

  • - Dữ liệu thống nhất và chi tiết theo thời gian thực
  • - Giảm chi phí hoạt động thông qua các quy trình kinh doanh hợp lý và các phương pháp hay nhất
  • - Kết hợp nhuần nhuyễn và hiệu quả từ các phòng ban 
  • - Cải thiện hiệu quả thông qua trải nghiệm người dùng chung trên nhiều chức năng kinh doanh và quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng
  • - Cơ sở hạ tầng nhất quán từ văn phòng sau đến văn phòng trước; với tất cả các hoạt động kinh doanh đều có giao diện giống nhau
  • - Tỷ lệ chấp nhận người dùng cao hơn từ trải nghiệm người dùng và thiết kế chung
  • - Giảm rủi ro thông qua cải thiện tính toàn vẹn của dữ liệu và kiểm soát tài chính
  • - Giảm chi phí quản lý và vận hành thông qua các hệ thống thống nhất và tích hợp

Lịch sử của ERP

Trong quá khứ: Từ giấy tờ đến thiết bị di động

Lịch sử của ERP đã có từ hơn 100 năm trước. Năm 1913, kỹ sư Ford Whitman Harris đã phát triển mô hình số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ); một hệ thống sản xuất dựa trên giấy để lập kế hoạch sản xuất. Trong nhiều thập kỷ, EOQ là tiêu chuẩn cho sản xuất. Toolmaker Black and Decker đã thay đổi trò chơi vào năm 1964. Khi trở thành công ty đầu tiên áp dụng giải pháp lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP); kết hợp các khái niệm EOQ với một máy tính lớn.

MRP vẫn là tiêu chuẩn sản xuất cho đến khi hoạch định nguồn lực sản xuất (được gọi là MRP II) được phát triển vào năm 1983. MRP II đặc trưng “mô-đun” như một thành phần kiến ​​trúc phần mềm chính; và các thành phần sản xuất cốt lõi được tích hợp. Bao gồm mua hàng, hóa đơn nguyên vật liệu, lập kế hoạch và quản lý hợp đồng. Lần đầu tiên, các nhiệm vụ sản xuất khác nhau được tích hợp vào một hệ thống chung. MRP II cũng cung cấp một tầm nhìn hấp dẫn về cách các tổ chức có thể tận dụng phần mềm để chia sẻ và tích hợp dữ liệu doanh nghiệp. Đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động với việc lập kế hoạch sản xuất tốt hơn; giảm hàng tồn kho và ít chất thải hơn (phế liệu).

Khi công nghệ máy tính phát triển trong những năm 1970 và 1980, các khái niệm tương tự như MRP II cũng đã được phát triển. Nhằm xử lý các hoạt động kinh doanh ngoài sản xuất; kết hợp tài chính; quản lý quan hệ khách hàng và dữ liệu nguồn nhân lực.

Đến năm 1990, các nhà phân tích công nghệ đã đặt tên cho loại phần mềm quản lý kinh doanh mới này – hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.

Những năm 1990 đến Thiên niên kỷ Mới: Từ On-premises đến đám mây Cloud

Từ những năm 1990 cho đến đầu thế kỷ XXI, việc áp dụng ERP đã phát triển nhanh chóng. Đồng thời, chi phí triển khai hệ thống ERP bắt đầu tăng cao. Phần cứng cần thiết để chạy phần mềm thường được đặt trong khuôn viên công ty; với các máy lớn trong phòng máy chủ. Cả giấy phép phần cứng và phần mềm đều yêu cầu đầu tư vốn và khấu hao trong vòng 5 đến 10 năm. Ngoài ra, các tổ chức gần như luôn muốn tùy chỉnh hệ thống ERP của họ; để phù hợp với nhu cầu cụ thể; dẫn đến việc tốn thêm chi phí đào tạo và tư vấn phần mềm.

Trong khi đó, công nghệ ERP đang phát triển để nắm bắt internet; với các tính năng và chức năng mới như phân tích nhúng. Theo thời gian, nhiều tổ chức phát hiện ra rằng hệ thống ERP tại chỗ của họ không thể bắt kịp các nhu cầu bảo mật hiện đại; hoặc các công nghệ mới nổi như điện thoại thông minh.

Ngày nay: Mô hình phân phối ERP mới – Phần mềm như một dịch vụ (SaaS)

Đến với đám mây Cloud – cụ thể là mô hình phân phối phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) cho ERP. Khi phần mềm ERP được phân phối dưới dạng dịch vụ trên đám mây, phần mềm này sẽ chạy trên mạng các máy chủ từ xa; thay vì bên trong phòng máy chủ của công ty như trước đây. Nhà cung cấp dịch vụ đám mây vá lỗi, quản lý và cập nhật phần mềm nhiều lần trong năm; thay vì nâng cấp tốn kém từ 5 đến 10 năm một lần với hệ thống tại chỗ.

Đám mây có thể giảm cả chi phí hoạt động (OpEx) và chi phí vốn (CapEx); vì nó loại bỏ nhu cầu của các công ty phải mua phần mềm và phần cứng; hoặc thuê thêm nhân viên CNTT. Thay vào đó, các nguồn lực này có thể được đầu tư vào các cơ hội kinh doanh mới; và tổ chức luôn cập nhật phần mềm ERP mới nhất. Nhân viên có thể chuyển trọng tâm của họ; từ quản lý CNTT sang các nhiệm vụ giá trị gia tăng hơn như đổi mới và tăng trưởng.

► Xem thêm: Cloud ERP là gì? Những lợi ích của Cloud ERP mang lại cho doanh nghiệp

Bắt đầu với ASOFT ERP

Nhà cung cấp ERP của bạn có đang đầu tư vào các công nghệ mới nổi không?

Phần mềm quản trị tổng thể ASOFT-ERP
Phần mềm quản trị tổng thể ASOFT-ERP

Một trong những lợi ích của mô hình SaaS là ​​phần mềm được cập nhật các tính năng; chức năng mới nhất và các phương pháp hay nhất. Các nhà cung cấp ERP đám mây thường sẽ triển khai các bản cập nhật thường xuyên. Điều này có nghĩa là các công nghệ mới nổi mang tính cách mạng và mới nhất; chẳng hạn như AI, trợ lý kỹ thuật số; học máy; blockchain; thực tế tăng cường và Internet of Things (IoT); sẽ có sẵn cho những người đăng ký theo nhịp độ thường xuyên.

Với quyền truy cập vào các công nghệ mới này, các tổ chức có thể nhanh chóng cải thiện các phương pháp kinh doanh tốt nhất của họ khi phần mềm ERP phát triển. Họ có thể tự động hóa các quy trình – từng đòi hỏi sự can thiệp thủ công nặng nề, chẳng hạn như điều chỉnh các tài khoản tài chính. Ngoài ra, người dùng có được sự hiểu biết toàn diện, theo thời gian thực về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; không chỉ ở văn phòng chính mà còn trong nhà kho; trên tầng nhà máy và mọi nơi khác trên toàn doanh nghiệp. Kiến thức này sau đó luôn sẵn sàng cho mọi nhân viên thích hợp trên thiết bị di động của họ; bao gồm cả điện thoại thông minh và máy tính bảng.

Kết

Với cương vị là một người dẫn dắt doanh nghiệp tiến bước vào kỷ nguyên 4.0, bạn đã sẵn sàng cho một cú nhảy vọt cùng ASOFT chưa?

Công ty Cổ phần ASOFT – Với 17 năm kinh nghiệm cung cấp các giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản lý và tối ưu hóa nguồn lực.

Năng lực triển khai cho 2.800 doanh nghiệp trong đa dạng ngành nghề:. Từ Thương mại – Dịch vụ, Khách sạn – Nhà hàng,.. Đến các ngành sản xuất: Cơ khí, Dệt may, Gia công, Gỗ,.. Với 40% doanh nghiệp FDI đến từ Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc,.. ASOFT sẽ là đối tác đáng tin cậy, đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trong chăng đường phát triển bền vững

Đăng ký ngay hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn Công ty ASOFT theo hotline: 1900 6123 để được tư vấn và Demo miễn phí.

Ban Biên tập ASOFT.