Ngành Bán lẻ - Chuỗi Cửa hàng

Ngành bán lẻ hiện nay nắm vai trò sứ mệnh trong giao thương tại thị trường Việt Nam, là ngành có mức độ cạnh tranh khốc liệt trên thị trường. Không chỉ yêu cầu về TỐC ĐỘ, tính CHÍNH XÁC và CHẤT LƯỢNG, sự lớn mạnh của ngành bán lẻ đang tạo nên nhiều thách thức trong công tác quản trị và vận hành:

• - Khó khăn khi đồng bộ về thông tin, dữ liệu xuyên suốt tất cả các cửa hàng chi nhánh trên một phạm vi rộng lớn, bao gồm: Thông tin khách hàng, thẻ hội viên; lịch sử giao dịch của khách hàng; các chương trình ưu đãi, khuyến mãi, thay đổi giá bán, dịch vụ kèm theo,… nhanh chóng kịp thời và chính xác. Ngoài ra, khách hàng hiện nay có thể giao dịch từ tất cả các kênh online, offline vì vậy việc đồng bộ, kết nối thông tin đa kênh cũng vô cùng quan trọng trong việc gia tăng trải nghiệm khách hàng.
• - Quản lý tài chính không hiệu quả: Khi càng mở rộng quy mô, quản lý tài chính không chặt chẽ và tối ưu thường dẫn đến thâm hụt cho doanh nghiệp. Quản lý lãi lỗ, quản lý tài sản – hiệu quả đầu tư, quản lý dòng tiền là 3 chỉ số tài chính mà các nhà bán lẻ phải đau đầu giải quyết.
• - Đồng bộ về chất lượng sản phẩm lẫn dịch vụ: Với số lượng, danh mục và đặc tính hàng hóa khổng lồ, cùng quá trình luân chuyển hàng hóa phức tạp, doanh nghiệp khó kiểm soát được chất lượng hàng hóa.
• - Khó khăn trong quản lý nhân sự: khi khoảng cách giữa các cửa hàng khiến các nhà quản lý không thể sát sao tất cả nhân viên trên toàn hệ thống cửa hàng. Vì thế, nhiều cửa hàng phải đối mặt với vấn đề nhân viên thiếu trung thực, gây thất thoát lớn cho doanh nghiệp, hoặc cung cấp dịch vụ không đồng bộ.

Trước những khó khăn ấy, hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ASOFT-ERP dành cho ngành Bán lẻ – Chuỗi cửa hàng là công cụ trợ giúp đắc lực cho doanh nghiệp hoạch định nguồn lực của mình, kiểm soát các quy trình và cải thiện hoạt động kinh doanh.

Được thiết kế và xây dựng nhằm giải quyết tốt các khó khăn mà các doanh nghiệp sở hữu chuỗi Bán lẻ đang gặp phải, cũng như nâng cao khả năng quản trị chuỗi cửa hàng lớn của nhà điều hành, hệ thống ASOFT-ERP đặc thù ngành Bán lẻ – Chuỗi cửa hàng được tích hợp hơn 20 phân hệ nghiệp vụ cốt lõi để giải quyết các nhu cầu điều hành hiện tại và tương lai, giúp gia tăng tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp và cải thiện trải nghiệm khách hàng như: Quản lý chuỗi bán lẻ (ASOFT-POS); Quản lý mua hàng (ASOFT-PO); Quản lý kho (ASOFT-WM); Quản lý Tài chính-Kế toán (ASOFT-T), Quản lý quan hệ khách hàng (ASOFT-CRM), Văn phòng điện tử (ASOFT-OO),…

Chi tiết quản lý nghiệp vụ theo quy trình

1/ Quản lý đặc thù ngành Bán lẻ

Mô hình chuỗi cửa hàng

Sơ đồ quy trình Bán lẻ – Chuỗi cửa hàng

 

– Quản lý bán hàng tại cửa hàng thuộc chuỗi:

• + Quản lý chính sách giá bán, chương trình khuyến mãi theo từng cửa hàng.
• + Quản lý bán hàng, đổi trả, trả góp…
• + Quản lý hàng hóa nhập/xuất/tồn tại từng cửa hàng, tra cứu tồn kho tại cửa hàng hoặc toàn hệ thống.
• + Quản lý nhân sự tại từng cửa hàng và tính huê hồng cho bán hàng, thu ngân, kho,…
• + Kết nối kênh online và điều phối đơn hàng/yêu cầu về offline.
• …

– Quản lý dịch vụ giao hàng – lắp đặt, bảo hành, bảo trì và sửa chữa

• + Tiếp nhận đơn hàng hoặc yêu cầu dịch vụ từ khách hàng.
• + Điều phối giao hàng, hoặc thực hiện hiện dịch vụ, theo dõi lộ trình và thực tế giao hàng thông qua GPS và hình ảnh được chụp tại hiện trường.
• + Quản lý kết quả giao hàng, dịch vụ và tiền COD (nếu có).
• + Tính huê hồng cho nhân viên giao hàng, dịch vụ, kỹ thuật.
• …

– Quản lý hội viên/khách hàng thân thiết thuộc chuỗi

• + Quản lý và đồng bộ thông tin, lịch sử mua hàng của từng khách hàng/hội viên xuyên suốt trên hệ thống chuỗi của hàng.
• + Chăm sóc khách hàng thông qua nhiều hình thức: thẻ hội viên, tích lũy điểm, thẻ quà tặng, email, tổng đài,…
•  

2/ Quản lý Quan hệ Khách hàng - Quản lý tiếp thị và bán hàng theo mô hình 5 Ways hiện đại. - Quản lý thống nhất thông tin đầu mối, cơ hội tới khách hàng, tích hợp bán hàng đa kênh. - Hỗ trợ lập dự toán dự án và tạo báo giá tự động từ dự toán. - Theo dõi yêu cầu, báo giá, đàm phán, chốt hợp đồng/ đơn hàng và chuyển giao thực hiện. - Quản lý lịch sử giao dịch với từng khách hàng bao gồm tất cả giao dịch và các thông tin kèm theo như ghi âm cuộc gọi, email, tệp dữ liệu và thông tin tương tác (news feed). - Quản lý định mức tiếp khách từng sales. - Quản lý huê hồng dự án đích danh từng cá nhân theo hợp đồng/ đơn hàng/dự án.

 

3/ Quản lý Bán hàng - Quản lý thông tin đại lý/ khách hàng: Thông tin cơ bản, đặc điểm, thiết lập chính sách bán hàng: Khuyến mãi, giảm giá, chiết khấu, hoa hồng,… - Quản lý hoạt động chào giá, lập đơn hàng, viếng thăm của nhân viên thị trường bằng ứng dụng phần mềm trên điện thoại: Phân chia danh sách viếng thăm, lên kế hoạch viếng thăm; chi tiết viếng thăm, đánh giá, chụp hình trưng bày, check-in/check-out. - Quản lý toàn bộ đơn hàng bán, tình trạng đơn hàng, tình trạng giao hàng, duyệt báo giá/đơn hàng online. - Kế thừa, đồng bộ thông tin ngay lập tức đến các bộ phận: Kế toán, Kho, Giao hàng để tiến hành xử lý đơn hàng.

 

 

4/ Quản lý Mua hàng - Quản lý thông tin nhà cung cấp: Thông tin cơ bản, đặc điểm, chính sách mua hàng, chiết khấu riêng từng nhà cung cấp,.. - Quản lý yêu cầu mua hàng, kế thừa từ dự đoán hàng tồn kho cần thiết. - Quản lý báo giá và so sánh lựa chọn nhà cung cấp. - Quản lý tình trạng hàng mua: kế hoạch nhận hàng, tình trạng giao hàng, tình trạng đơn hàng,… - Kế thừa tự động thông tin đơn hàng đến các bộ phận: Kế toán, Kho, Giao-nhận,.. - Duyệt yêu cầu mua, đơn hàng, nhập kho online.

 

► Xem thêm: Câu chuyện thành công - Thang máy Thiên Nam chuyển đổi số nâng cao hiệu quả quản lý sản xuất và kiểm soát chất lượng   

 

5/ Quản lý Hàng hóa và Kho - Quản lý hoạt động xuất/nhập/tồn và luân chuyển NPL/ thành phẩm giữa các chi nhánh, kho, nhà cung cấp và khách hàng. - Quản lý hàng hóa đặc thù theo barcode, imei/serie, theo lot, theo hạn sử dụng, theo vị trí, theo đặc điểm (thành phẩm, bán thành phẩm, phế liệu,..) - Quản lý kế hoạch giao-nhận, tình hình luân chuyển hàng hóa giữa các kho và đối tác (hàng đi thẳng, hàng qua kho). - Quản lý không giới hạn mặt hàng, số kho và có thể phân quyền dữ liệu theo hàng hóa, theo kho. - Kiểm kê hàng hóa định kỳ theo kho, theo hàng, theo lot…. - Đồng bộ thông tin, dữ liệu với đơn hàng bán/mua, kế toán theo thời gian thực.

 

6/ Quản lý Tài chính – Kế toán - Quản lý hoạt động thu/chi. - Quản lý hóa đơn bán hàng/mua hàng, nợ phải thu/trả. - Quản lý doanh thu, chi phí, phân bổ, chênh lệch tỷ giá,… - Phân tích chi phí theo phân loại: Định phí, biến phí; Chi phí trực tiếp, gián tiếp; Chi phí nguyên vật liệu, Nhân công, nhà xưởng, thiết bị. - Phân tích chi phí theo đối tượng tính giá thành: Nhóm sản phẩm, sản phẩm, bán thành phẩm; Công trình, dự án, hợp đồng,.. - Phân tích lãi lỗ theo ngành hàng, khu vực, nhà cung cấp, nhóm khách hàng, chi nhánh và toàn đơn vị…. - Hệ thống báo cáo thuế theo quy định nhà nước. - Hệ thống báo cáo quản trị, phân tích về tài chính, lãi lỗ, linh hoạt, đa dạng.

7/ Quản trị Nhân sự – Tính lương - Quản lý hồ sơ nhân viên: Quản lý thông tin cơ bản; quản lý thông tin kèm theo (như: tai nạn lao động, thai sản, khen thưởng, kỷ luật,..); quản lý và nhắc hạn hợp đồng lao động,.. - Chấm công và tính lương: Định nghĩa bảng phân ca; Kết nối với các loại máy chấm công/app mobile lấy xử lý dữ liệu chấm công hoặc import trực tiếp bằng file excel; Chấm công chi tiết (theo ngày/tháng).  - Tính lương: Thiết lập hồ sơ lương; Định nghĩa các khoản thu nhập và giảm trừ theo từng vị trí; Định nghĩa phương pháp tính lương.

8/ Quản lý Công việc – Khối Văn phòng Công ty - Quản lý quy trình Công việc – Dự án: Thiết lập trạng thái, khai báo quy trình, khai báo công việc theo mẫu: mô tả, checklist, định mức thời gian thực hiện,.. - Quản lý Công việc: Quản lý giao việc, theo dõi trạng thái công việc, theo dõi các vấn đề phát sinh.  - Quản lý Dự án: Thiết lập dự án, định mức dự án; Quản lý công việc liên quan dự án và các vấn đề phát sinh trong dự án.

 

 

 

► Xem thêm: Giải pháp phần mềm ASOFT-ERP đặc thù cho doanh nghiệp ngành Dệt may