Tổng quan tình hình quản lý doanh nghiệp mùa dịch

Đại dịch Covid-19 bắt đầu từ cuối năm 2019 và lan rộng trên toàn cầu. Bên cạnh những tác động nghiêm trọng đến con người và xã hội; COVID-19 cũng là nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng gián đoạn trong kinh doanh và tiêu dùng. Không chỉ ảnh hưởng đến vấn đề sức khoẻ và an toàn; mà dưới góc nhìn kinh tế, tác động của cơn đại dịch này tạo nên làn sóng khủng hoảng chưa từng có ở nhiều quốc gia; và Việt Nam không nằm ngoài ảnh hưởng ấy. Rất khó để dự đoán cuộc khủng hoảng này sẽ kéo dài trong bao lâu; và hậu quả tàn dư mà nó để lại sẽ làm thay đổi cuộc chơi trên thị trường đến như thế nào?

Và trong đại dịch, xu hướng chuyển đổi số đã nổi lên như một cứu cánh; giúp doanh nghiệp vẫn có thể duy trì vận hành, vừa có thể sống sót và thích ứng với môi trường kinh doanh mới. Nhưng không ít doanh nghiệp rơi vào khó khăn; khi chưa chuẩn bị sẵn sàng về nền tảng và con người để ứng phó.

Quản lý doanh nghiệp từ xa

Xu hướng làm việc từ xa – Work From home đang ngày càng trở nên phổ biến; thì song song đó là các thách thức trong vấn đề quản lý doanh nghiệp từ xa cũng tăng lên. Mặc dù làm việc từ xa được thế giới đánh giá là xu hướng chuyển đổi hiệu quả; giúp tăng năng suất làm việc và tiết kiệm chi phí xã hội. Tuy nhiên, trong tình huống chưa có nhiều sự chuẩn bị và đào tạo nhân sự như hiện nay ở các doanh nghiệp; đây chính là một thách thức đầy trắc trở.

Những vấn đề khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải khi quản lý từ xa đến từ:

• - Thiếu nền tảng vận hành đồng nhất
• - Thiếu sự tương tác giữa các thành viên
• - Giảm khả năng tiếp cận với thông tin và dữ liệu
• - Có nguy cớ làm giảm hiệu suất, do nhân sự chưa được đào tạo về văn hoá

Bên cạnh đó, doanh nghiệp vẫn chưa có các cơ sở và nền tảng để giao việc, hướng dẫn và đánh giá kết quả. Tạo nên gánh nặng đối với các cập quản lý trong việc kiểm soát hiệu suất và vận hành thông suốt của doanh nghiệp

Quy trình vận hành doanh nghiệp gián đoạn

Đây chính là thách thức to lớn nhất của vấn đề quản lý doanh nghiệp mùa dịch. Khi vận chuyển và lưu thông hàng hoá, con người bị gián đoạn; chính là tử huyệt gây ra những gián đoạn lớn ảnh hưởng đến vận hành của các doanh nghiệp. Những doanh nghiệp sản xuất- thương mại bị dứt gãy chuỗi cung ứng. Khiến nguyên liệu không thể đến nhà máy; mà hàng hoá thành phẩm không thể lưu thông trong thị trường. Các doanh nghiệp dịch vụ phải hạn chế hoạt động hoặc buộc phải đóng cửa. Doanh nghiệp phân phối lao đao vì các chính sách thay đổi mỗi ngày,…

Đối tác lẫn khách hàng đều ngưng hoạt động, doanh nghiệp cũng không thể tự mình vận hành được. Nhưng các khoản chi phí vẫn phát sinh theo thời gian – chính là điều khiến nhà quản lý doanh nghiệp luôn như ngồi trên đống lửa.

Quản lý doanh nghiệp mùa dịch: Giai đoạn vàng để kiến tạo nền tảng số

Những khó khăn trên đã nảy sinh là một vấn đề lớn: Doanh nghiệp hết việc?

Nhiều doanh nghiệp hiện nay rơi vào tình trạng hết việc để làm, vì mọi thứ đã bị đình trệ. Mọi hoạt động đang giãn ra, doanh nghiệp có nhiều quỹ thời gian, nguồn nhân lực hơn. Song song, thị trường và các doanh nghiệp đối thủ cũng đang đóng băng hoạt động vận hành. Đây chính là cơ hội vàng để doanh nghiệp tập trung xây dựng nền tảng số và bắt kịp xu hướng chuyển đổi số của thị trường.

Trong quá trình chuyển đổi số, giai đoạn kiến tạo nền tảng số đóng vai trò quyết định vô cùng quan trọng. Đến 80% kết quả chuyển đổi số thành công hay thất bại phụ thuộc vào việc; doanh nghiệp có xây dựng nền tảng số vững chắc hay không. Và đến 50% công đoạn và thời gian trong quá trình chuyển đổi số nằm ở giai đoạn chuẩn bị nền tảng nội bộ này.

Và còn thời điểm nào hoàn hảo hơn thời điểm hiện tại. Khi doanh nghiệp có quỹ thời gian và nhân lực sẵn sàng, cộng với việc các hoạt động kinh doanh đã nới lỏng. Việc tái cấu trúc, xây dựng nền tảng sẽ dễ dàng được thực thi mà không ảnh hưởng đến vận hành chung của doanh nghiệp. Ở giai đoạn này, các doanh nghiệp cần thực hiện:

• - Tái cấu trúc và chuẩn hoá quy trình vận hành trong doanh nghiệp
• - Chuẩn bị dữ liệu và thông tin trên nền tảng số

► Xem thêm: Quản lý công việc hiệu quả xuyên dịch với giải pháp văn phòng điện tử

Các bước kiến tạo nền tảng số quan trọng cần thực hiện ngay trong mùa dịch

Rà soát lại quy tình vận hành

Quy trình vận hành chính là nguyên tắc để thiết kế chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Bởi hệ thống phần mềm sẽ được thiết kế nhằm tối ưu các bước trong quy trình vận hành. Chính vì thế, điều đầu tiên khi kiến tạo nền tảng số, đó là bắt đầu tối ưu từ quy trình vận hành. Cụ thể từng ngành nghề và đặc thù doanh nghiệp, mà quy trình sẽ khác nhau.

Nhà quản lý có thể đánh giá lại quy trình vận hành của doanh nghiệp mình thông qua một số câu hỏi:

• Quy trình vận hành đã được thể hiện cụ thể dưới dạng tài liệu (văn bản, hình vẽ,..) hay chưa?
• Quy trình vận hành có được thống nhất và đồng bộ giữa các phòng ban/bộ phận trong doanh nghiệp?
• Liệu các bước thực hiện có dư thừa, trùng lặp không cần thiết hay không?
• Có chi phí ẩn nào phát sinh trong quá trình thực hiện quy trình không?
• …..

Nên lưu ý rằng, quy trình vận hành được xây dựng để nhân viên thực hiện. Nên nó cần được thể hiện dễ hiểu, trực quan và chi tiết. Để một nhân viên mới vào cũng có thể nắm bắt và thực hiện chính xác.

Xây dựng quy trình làm việc

Quy trình làm việc là điều mà mọi nhà quản lý đều lưu ý cố gắng và bỏ công sức để thực hiện. Bởi nó sẽ giúp luồng công việc được vận hành một cách tự động và trơn tru hơn.

Những điều mà nhà quản lý doanh nghiệp có thể thực hiện ngay trong giai đoạn này:

• - Nếu chưa có quy trình, đây chính là lúc hoàn hảo để bắt tay vạch nên quy trình từng bước. Cách mà các thành viên trong đội nhóm của bạn sẽ xử lý công việc và phối hợp với nhau như thế nào?
• - Nếu đã có quy trình sẵn, hãy review lại xem các bước thực hiện đã tinh gọn hay chưa? Cắt giảm các bước cồng kềnh, khó khăn và dư thừa. Bôi trơn cho quy trình hiệu quả và tối ưu hơn.

Số hoá dữ liệu

Số hoá là bước đầu tiên cần có trong quy trình chuyển đổi số. Vì nguyên liệu để hệ thống phần mềm vận hành được đó là dữ liệu. Doanh nghiệp cần tập trung dữ liệu, lưu trữ thống nhất thông tin trong doanh nghiệp. Đó được xem là gợi ý hợp lý và hoàn hảo trong giai đoạn giãn cách và xu hướng làm việc từ xa hiện nay:

• Xây dựng mẫu dữ liệu lưu trữ, để các dữ liêu được lưu với cùng định dạng nội dung, cách thức -> Dễ dàng trong việc truy xuất, tổng hợp,..
• Xây dựng cách thức dữ liệu lưu và truyền trong nội bộ. Ví dụ công cụ lưu trữ, cách thức phân cấp nội dung, tính phân quyền, chia sẻ,..

► Xem thêm: 5 Phương pháp giúp doanh nghiệp chuyển đổi số hiệu quả

Lựa chọn ứng dụng công nghệ trong quản lý và vận hành doanh nghiệp

Việc tìm hiểu và lựa chọn các phương án/giải pháp phần mềm từ các nhà cung cấp nên được thực hiện sớm. Bởi để lựa chọn đúng, bản thân doanh nghiệp cũng cần những kinh nghiệm và sự từng trải. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp có thể ứng dụng một số phần mềm từ các nhà cung cấp khác nhau; để xem xét về tính thích hợp và hiệu quả để đưa ra lựa chọn phần mềm/giải pháp đúng đắn.

Trong giai đoạn hiện tại là thời điểm vàng cho việc ứng dụng công nghệ và chuyển đổi số trong doanh nghiệp, khi:
– Dễ dàng ứng dụng và thực hành, mà không ảnh hưởng lớn đến vận hành
– Dễ quan sát hiệu quả, đánh giá tính năng và lợi ích mà phần mềm mang lại
– Giảm rủi ro từ việc lựa chọn sai lầm
– ….

Lập kế hoạch vận hành và phát triển sau dịch

Sau cùng, đây chính là giai đoạn để chủ doanh nghiệp bắt tay chuẩn bị cho tương lai
LẬP KẾ HOẠCH VẬN HÀNH VÀ PHÁT TRIỂN SAU DỊCH

Không bị động ngay khi cơ hội đến, doanh nghiệp hãy sẵn sàng với kế hoạch kinh doanh trở lại và kế hoạch chuyển đổi số để tăng tốc tăng trưởng cho doanh nghiệp mình.

► Xem thêm: Hướng dẫn 9 cách lập kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp

Tạm kết

Sự lây lan rộng rãi của đại dịch COVID-19 và những bất ổn kinh tế – xã hội đã và đang liên tục mang đến nhiều khó khăn lẫn thách thức trên toàn thế giới. Những khó khăn ấy đang tạo nên áp lực nặng nề trong quản lý doanh nghiệp; nhất là với những doanh nghiệp chưa chuyển đổi số để chuẩn bị sẵn sàng với biến động. Các nhà quản lý doanh nghiệp luôn lo lắng với các câu hỏi: Làm sao để doanh nghiệp có thể thích ứng với những biến chuyển trong và sau tàn dư dịch? Doanh nghiệp cần làm gì trong giai đoạn giãn cách này; và cần chuẩn bị gì để trở lại hoạt động kinh doanh sau dịch?

Hy vọng các doanh nghiệp có thể tranh thủ cơ hội trong giai đoạn “rảnh” này; lên kế hoạch cho chuyển đổi số để trở lại khởi động kinh doanh hiệu quả.

Để được tư vấn về các giải pháp công nghệ ứng dụng trong quản trị doanh nghiệp và chuyển đổi số. Đăng ký ngay, hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123

► Xem thêm: 9 hướng tiếp cận công nghệ chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Ban Biên Tập ASOFT.