Thế nào là quản lý đơn hàng?
Đây là một quá trình duyệt thông tin của khách hàng từ các nhà bán lẻ đến nhà phân phối và ngược lại nhằm mục đích phục vụ cho nhà cung cấp và nhà sản xuất. Các thông tin về giao hàng, sản phẩm thay thế và những đơn hàng thực hiện trước đó cũng được thể hiện trong mục này.
Chuỗi cung ứng ngày càng trở nên quan trọng và phức tạp hơn. Hiện nay, các công ty luôn phải đối mặt với các vấn đề lựa chọn các nhà cung cấp, hoặc thuê các đối tác cung cấp bên ngoài và những đối tác phân phối. Tính phức tạp này cũng làm thay đổi cách phản ứng với những sản phẩm được bán ra, gia tăng kỳ vọng phục vụ khách hàng và thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng nhu cầu của thị trương mới.

Với các cách quản lý đơn hàng truyền thống gây tôn nhiều thời gian và hoạt động chồng chéo. Đó là vì cách lưu chuyển thông tin qua từng bộ phận bị chậm trễ. Sự di chuyển này có thể sẽ không có vấn đề gì với chuỗi cung ứng đơn giản, nhưng khi chuỗi cung ứng phức tạp hơn thì cần những biện pháp khác hiệu quả hơn.

Dưới đây là 4 nguyên tắc giúp các doanh nghiệp quản lý đơn hàng hiệu quả.

1. Chỉ cần nhập dữ liệu một và chỉ một lần cho đơn hàng:

Dữ liệu được sao chép bằng các thiết bị điện tử có liên quan đến nguồn dữ liệu để tránh tình trạng nhập lại dữ liệu bằng tay vì cần chuẩn xác để lưu thông suốt chuỗi cung ứng.

Trong trường hợp thông thường, cách hiệu quả và đơn giản nhất là để khách hàng tự nhập các đơn hàng vào hệ thống công ty, sau đó hệ thống này sẽ truyền dữ liệu đến các hệ thống khác có liên quan đến các đối tượng tham gia vào chuỗi cung ứng như nhân viên quản lý kho hàng, nhà cung cấp,…

2. Xử lý đơn hàng bằng cách tự động hóa

Để đảm bảo tính linh hoạt cho công việc, thì quá trình quản lý đơn hàng ngày tại doanh nghiệp cần được tự động hóa. Mục đihcs là để đối phó với các trường hợp xảy ea lỗi đơn hàng, tránh tình trạn chồng chéo chức năng và trách nhiệm giữa các bộ phận có vai trò tiếp thị và bán hàng khi xử lý sự số bất ngờ. Quá trình xử lý bằng tay nên được giảm thiểu tối đa.

Ngoài ra, hệ thống nên có chức năng gửi dữ liệu cần thiết cho những người ở những bộ phận liên quan do việc xử lý trường hợp ngoại lệ (lỗi đơn hàng, hủy đơn, …) sẽ yêu cầu xác định những đơn hàng có vấn đề để những người có liên quan có thể tham gia giải quyết.

3. Đơn hàng luôn ở trạng thái sẵn sàng giao cho khách

Khách hàng rất hài lòng khi họ có quyền theo dõi tình trạng đơn hàng từ lúc đặt cho đến lúc nhận được hàng. Điều này giúp cho doanh nghiệp nâng cao tính chuyên nghiệp, sự hài lòng trong dịch vụ mà lại không gây mát nhiều thời gian và chi phí.

Ngoài ra, các bên có liên quan cúng có quyền theo dõi tình hình đơn hàng sát sao. Khi mà đơn hàng có xảy ra bất kì vấn đề gì thì doanh nghiệp có thể lấy thông tin đơn hàng đó để làm việc với các nhà cung ứng.

4. Duy trì tính toàn vẹn cho dữ liệu bằng cách tích hợp hệ thống đặt hàng với các hệ thống liên quan

Đây là hệ thống cần đảm bảo các thông tin trên sản phẩm được tích hợp và đồng nhất với các dữ liệu đặt hàng trong hệ thống, doanh thu, thông tin và tình trạng tồn kho, kế hoạch phân phối, … Khi khách hàng tiến hành đặt hàng, dữ liệu này phải được tự động cập nhật vào hệ thống kịp thời và chính xác.

 Ban biên tập ASOFT.