► Xem thêm: Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả với mô hình BPM

Công cụ Gantt đối với quản lý dự án

Sơ đồ Gantt là gì?

Từ hơn 100 năm trước, sơ đồ Gantt đã được xây dựng; và cho đến hôm nay, nó vẫn được ứng dụng trong hầu hết các dự án; đặc biệt các dự án quản lý tầm trung trở xuống. Bởi tính ứng dụng cao, dễ dàng xây dựng chỉ với các bảng tính; công cụ Gantt được xem là “chiếc la bàn” giúp quản lý dự án hiệu quả.

Sơ đồ Gantt (Gantt Chart) là sơ đồ dùng để trình bày các công việc, sự kiện trên trục thời gian. Sơ đồ sẽ gồm 2 phần chính: Trục tung thể hiện tên các công việc, sự kiện; và trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho những công việc ấy. Nhìn vào một sơ đồ Gantt, bạn sẽ dễ dàng nắm bắt được các thông tin trình tự của từng đầu công việc và của cả dự án.

Vai trò của công cụ Gantt với quản lý dự án

Sơ đồ Gantt là một lựa chọn tốt nếu như bạn cần các tính năng sau:

✔ Trực quan vạch ra lộ trình dự án theo thời gian:
Sơ đồ Gantt rất tốt trong việc hiển thị ra những công việc sẽ được thực hiện; thời gian thực hiện và theo trình tự như thế nào. Cung cấp góc nhìn tổng quát lẫn chi tiết. Từ đó tạo ra sự rõ ràng trong kế hoạch và thời gian của dự án.

✔ Phối hợp và hợp tác bởi nhiều bên liên quan:
Thông thường, một dự án sẽ có nhiều nhân sự tham gia trên các phần khác nhau cũng một lúc. Sơ đồ Gantt sẽ cung cấp cho bạn góc nhìn về tất cả các bộ phận chuyển động tại bất kỳ thời điểm cụ thể nào; và khi nào nên chuyển tiếp công việc cho người tiếp theo của giai đoạn tiếp theo.

✔ Ước tính thời gian và khối lượng công việc:
Sơ đồ Gantt cho phép bao quát được thời gian và nguồn nhân sự cần thiết để thực hiện dự án. Nên cho dù làm việc một mình hay cùng tập thể; công cụ quản lý dự án này sẽ hỗ trợ bạn phân bổ tài nguyên và sắp xếp thời hạn phù hợp.

✔ Xây dựng lịch trình dự án thoe hình thức đơn giản nhất:
Gantt chart là công cụ phù hợp nếu bạn muốn cung cấp cho nhân viên và đối tác một bản tóm tắt tổng thể về lịch trình quản lý dự án. Hình thức mô tả của Gantt cũng rất thông dụng mà không kén chọn người xem.

Ưu và nhược điểm của công cụ Gantt trong quản lý dự án

Ưu điểm của công cụ Gantt trong quản lý dự án

Sơ đồ Gantt được xem là công cụ hoàn hảo giúp doanh nghiệp lập kế hoạch cho các dự án. Phù hợp với những công việc đơn giản, ít chồng chéo với nhau; dễ dàng xây dựng và làm cho người đọc dễ nhận biết công việc và thời gian cho việc thực hiện các công việc ấy.

  ✔ Quản lý cùng lúc nhiều thông tin

Chỉ với cách thức trình bày đơn giản bao gồm 2 trục tọa độ chính; Gantt chart giúp bạn nắm được rõ các thông tin cần thiết của một dự án:

• – Ai là người chịu trách nhiệm thực thi từng công việc.
• – Thời điểm bắt đầu và thời hạn hoàn thành của công việc đó
• – Mối quan hệ giữa một công việc với toàn bộ tiến độ của dự án.
• – …

Nhờ cách thể hiện trực quan và đơn giản; nhưng rất dễ hiểu và nhanh chóng nắm được các thông tin chính quan trọng; mà Gantt Chart trở nên phổ biến và được yêu thích bởi các nhà quản lý dự án tầm trung.

  ✔ Nâng cao năng suất thực hiện

Các thông tin về người thực hiện công việc, hay tiến độ thực hiện công việc được công bố công khai. Hỗ trợ từng cá nhân hiểu được sự quan trọng của từng mắt xích trong một dự án. Việc này giúp các thành viên chủ động hoàn thành công việc được giao; bởi họ sẽ hiểu rằng, sự chậm trễ của mình chắc chắn sẽ ảnh hưởng ít nhiều tới tiến độ thực hiện của thành viên khác và của cả dự án.

Sơ đồ Gantt giúp nâng cao sự chủ động trong công việc của từng nhân sự tham gia; Thúc đẩy họ hoàn thành công việc với tinh thần trách nhiệm cao. Đây chính là yếu tố gia tăng năng suất cá nhân mà các nhà quản lý dự án đang tìm kiếm.

✔ Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả

Sơ đồ Gantt cung cấp cho người quản lý dự án, người lập kế hoạch dự án có một cái nhìn tổng quan. Điều này giúp cho họ biết phân phối công việc cho nguồn nhân lực sao cho hiệu quả; đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng hợp lý và tối ưu nhất.

Sơ đồ Gantt là công cụ để nhà quản lý dự án phân bổ, sắp xếp; và khai thác nguồn nhân lực hiệu quả. Tránh tình trạng quá tải và dồn ép trong công việc.

► Xem thêm: Quản lý nguồn nhân lực hiệu quả trong môi trường làm việc công bằng

Nhược điểm của công cụ Gantt trong quản lý dự án

✔ Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia đã được xây dựng sẵn

Trong thực tế, khi các nhà quản lý cố gắng tạo cấu trúc phân chia công việc cùng lúc với việc tạo Gantt chart; họ có nguy cơ phải làm lại toàn bộ lịch biểu của dự án. Đặc biệt khi có gì đó bị bỏ sót, thời lượng bị ước tính sai lệch; hoặc một sai lầm nào đó khó tính toán được đến xảy ra.

Một sự thật là để thay đổi và điều chỉnh trong Gantt chart không phải là điều dễ dàng; và đồi hỏi nhiều sự tập trung cao độ, cũng như sự thông hiểu về dự án. Điều này khiến Gantt chart trở nên hơi cứng nhắc; nhất là khi một dự án khó khi nào diễn ra đúng như kế hoạch ban đầu.

✔ Là công cụ chỉ hoạt động tốt với các quản lý dự án nhỏ và vừa

Khi thời lượng và tác vụ kéo dài qua một trang, rõ ràng Gantt chart bắt đầu mất dần lợi thế; vì sẽ rất khó để xem một dự án tổng quan trên màn hình máy tính mà phải kéo. Đồng thời việc phải cập nhật thường xuyên cũng khiến nhà quản lý sẽ mất nhiều thời gian để sắp xếp lại; đặc biệt với những dự án lên đến hàng trăm đầu việc.

Hơn nữa, biểu đồ Gantt không làm tốt trong việc mô tả sự phức tạp của dự án. Ví dụ: nếu một cột mốc có nhiều nhiệm vụ chính cần thiết để hoàn thành; và mỗi nhiệm vụ đó có các nhiệm vụ nhỏ phụ, biểu đồ Gantt không thể thể hiện được điều này rõ ràng. Vì lý do này, các nhà quản lý dự án không nên chỉ dựa vào biểu đồ Gantt để giải quyết nhu cầu quản lý dự án.

✔ Công cụ Gantt không làm tốt với việc quản lý các ràng buộc của dự án

Điều này là do trọng tâm chính của sơ đồ Gantt là phụ thuộc vào thời gian.

Có 3 ràng buộc cơ bản trong một dự án, đó là: Thời gian, chi phí và phạm vi. Chi phí và phạm vi đầy đủ sẽ không thể mô tả được trên một sơ đồ Gantt đơn thuần. Đồng thời cũng khó nhận biết được cần phải ưu tiên thực hiện công việc nào trước. Nếu như sơ đồ có quá nhiều các công việc đan xen, liên tiếp và phụ thuộc nhau.  

Cách tạo một công cụ sơ đồ Gantt trong quản lý dự án

Sơ đồ Gantt truyền thống trước kia được tạo bằng cách vẽ tay rất công phu; mỗi khi dự án có thay đổi thì cũng cần được sửa đổi hoặc phải vẽ lại. Điều này đã tạo nên một hạn chế vô cùng lớn đối với việc ứng dụng của Gantt chart. Tuy nhiên với sự ra đời của máy tính và các phần mềm thông minh; biểu đồ Gantt ngày nay có thể được khởi tạo, cập nhật và in ấn một cách dễ dàng hơn.

Dù với bất kỳ công cụ khởi tạo nào, để xây dựng công cụ sơ đồ Gantt trong quản lý dự án; sau đây sẽ là các bước mà bạn cần quan tâm:

Bước 1: Xác định các đầu mục công việc cần thiết trong dự án

Việc đầu tiên mà bạn cần làm đó là liệt kê tất cả các đầu mục công việc cần thiết và quan trọng để thực hiện dự án. Để xác định được các đầu mục công việc ấy; hãy suy nghĩ về mục tiêu mà dự án bạn cần đạt được. Nhờ vậy kế hoạch mới thực sự mang lại hiệu quả.

Sau khi có danh sách các công việc; bạn hãy xác định thời gian sớm nhất bắt đầu dự án; và ước tính thời gian để thực hiện và hoàn tất dự án. Hay được gọi là thời gian bắt đầu và kết thúc dự án.

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc trong dự án

Một trong những lợi ích của sơ đồ Gantt là nó thể hiện được mối quan hệ giữa các công việc. Sau khi có đầu mục công việc và khoảng thời gian thực hiện; hãy xác định xem công việc nào cần phải hoàn thành mới có thể thực hiện được công việc kia; tức là xem xét tính phụ thuộc của các công việc ấy. Những hoạt động phụ thuộc này còn được gọi là những công việc “tuần tự” hoặc “tuyến tính”. 

Những công việc khác sẽ là “song song”; nghĩa là chúng có thể được thực hiện cùng lúc với những công việc khác. Càng nhiều các công việc song song thì tiến độ dự án của bạn càng được rút ngắn về thời gian.

Xác định những nhiệm vụ công việc song song và tuần tự trong dự án. Trường hợp nhiệm vụ này phụ thuộc nhiệm vụ khác, hãy lưu ý về mối quan hệ giữa chúng. Nó giúp bạn có nắm bắt sâu sắc hơn về cách tổ chức của dự án; và giúp ích khi bắt đầu mô tả lịch trình hoạt động trên biểu đồ thời gian.

Trong biểu đồ Gantt, có ba mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ tuần tự sau:

• ✔ Finish to Start (FS) – Nhiệm vụ FS sẽ không thể bắt đầu trước khi nhiệm vụ trước đó (và liên quan) kết thúc. Chúng sẽ bắt đầu sau.
• ✔ Start to Start (SS) – Nhiệm vụ SS sẽ không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó bắt đầu. Chúng sẽ bắt đầu sau.
• ✔ Finish to Finish (FF) – Nhiệm vụ FF sẽ không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ  trước kết thúc. Chúng sẽ kết thúc sau.
• ✔ Start to Finish (SF) – Đây là nhiệm vụ rất hiếm gặp.

Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt

Vậy là bạn đã xác định các dữ liệu cần thiết. Giờ là lúc biểu diễn sơ đồ Gantt thành dạng bảng. Bạn có thể vẽ biểu đồ Gantt bằng tay, công cụ Excel hoặc sử dụng các phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp như: Gantto, Microsoft Project, ASOFT-OO…

Ngoài ra có một số công cụ được thiết kế dựa trên điện toán đám mây; có nghĩa là bạn và nhóm có thể truy cập tài liệu từ bất kỳ vị trí địa lý nào, và bất kỳ thời điểm nào. Nó giúp ích rất nhiều khi thảo luận, tối ưu hoá và báo cáo dự án liên tục.

Bước 4: Liên tục cập nhật tiến độ dự án

Khi dự án của bạn di chuyển dọc theo biểu đồ, có nghĩa là nó đang tiến triển. Tuy nhiên trong thời gian triển khai dự án, sẽ có xảy ra rất nhiều sự thay đổi. Ví dụ như công việc A cần hoàn thành để công việc B được triển khai; thế nhưng công việc A lại chưa xong thoe tiến độ. Vậy phải điều chỉnh tiến độ ra sao để đảm bảo chúng không ảnh hưởng đến các công việc khác và toàn bộ dự án.

Thường xuyên phải theo dõi và cập nhật các thay đổi; để bạn có những điều chỉnh kịp thời và phù hợp nhất. Điều này còn giúp bạn cập nhật thông tin về kế hoạch cho nhóm của mình, các bên liên quan và nhà tài trợ.

Tạm kết

Biểu đồ Gantt là một trong những công cụ chuyên dụng và phổ biến nhất trong quản lý dự án. Bên cạnh những ưu điểm vượt trội; vẫn có các hạn chế nhất định.

Để quản lý dự án hiệu quả, nhà quản lý cần nhiều hơn một công cụ là sơ đồ Gantt. Mà với Phần mềm Quản lý Công việc – Dự án ASOFT-OO; nhà quản lý dự án có thể phân bổ, theo dõi và quản lý dự án trên một ứng dụng thông minh duy nhất

Ngoài việc tự động hiển thị công việc dưới sơ đồ Gantt; nhà quản lý sẽ có thể theo dõi dự án dưới nhiều góc nhìn khác như Kanban, Checklist,… Mỗi góc nhìn lại có những ưu nhược điểm khác nhau, thể hiện được nhiều insight khác nhau.

Không chỉ thế, với công nghệ hiện đại kết hợp nhuần nhuyễn giữa Web và App của ASOFT; người dùng có thể làm việc ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào và trên bất kỳ thiết bị nào một cách linh hoạt

Tìm hiểu thêm về Phần mềm Quản lý Công việc – Dự án ASOFT-OO tại đây.

Để được tư vấn và Demo trải nghiệm trực tiếp phần mềm ASOFT-OO; Đăng ký ngay Hoặc liên hệ Hotline: 1900 6123

► Xem thêm: Case-study 3 tình huống quản lý dự án thất bại và bài học kinh nghiệm dành cho các nhà quản lý mới

Ban Biên tập ASOFT