► Xem thêm: Vòng quay hàng tồn kho là gì? Cách tính vòng quay hàng tồn kho chính xác nhất

Quản lý hàng tồn kho và những khó khăn

Các cách quản lý kho truyền thống không còn phù hợp

Tưởng chừng quản lý tồn kho là công việc đơn giản nhưng thực tế lại không phải vậy. Nó chỉ đơn giản khi danh mục hàng hóa trong kho chỉ có một vài loại hàng. Với những doanh nghiệp quy mô rộng, hàng hóa lên đến con số hàng trăm. Lúc này, việc quản lý không còn đơn giản là ghi chép trong sổ hay sử dụng Excel nữa; mà cần một phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp. Bởi công việc quản lý kho lúc này sẽ là một quy trình khá rườm rà; ngốn nhiều ngân sách và gặp không ít khó khăn.

Nguyên nhân

Có rất nhiều lý do khiến cách quản lý kho bằng các cách truyền thống gây khó khăn doanh nghiệp:

• ✔ Số lượng hàng hóa trong kho không thể nắm chính xác nếu chỉ dùng các phương pháp thông thường (ghi chép trong sổ sách, excel). Đặc biệt khi chủng loại hàng lên đến con số hàng trăm; thì việc công việc thống kê lại càng không hề dễ dàng và chính xác
• ✔ Công việc cân đối hàng tồn không hiệu quả do khó tìm ra được phương pháp quản lý phù hợp; bởi vì mức tiêu thụ của mỗi loại hàng là khác nhau. Việc ghi chép bán hàng rời rạc khiến doanh nghiệp khó ứng phó nhanh nhạy. Khiến một số hàng thì thiếu, số khác lại dư
• ✔ Địa điểm lưu hàng không truy xuất chính xác được: doanh nghiệp càng có nhiều kho bãi, nhiều địa điểm kho; thì việc truy xuất và xác định vị trí cũng như số lượng của hàng hóa hiện đang có càng trở nên khó khăn
• ✔ Chất lượng hàng hóa bị giảm sút nghiêm trọng: hàng tồn quá lâu và không được luân chuyển kịp thời sẽ khiến chất lượng hàng hóa bị ảnh hưởng. Nhiều khi doanh nghiệp sẽ phải tiêu hủy hàng, do hàng đã không thể sử dụng được nữa. Chi phí vì thế cũng đội lên khá nhiều
• ✔ Hàng hóa bị thất thoát, hao phí: không được kiểm kê nghiêm ngặt, hàng hóa dễ bị tuồn hàng, nhầm lẫn hoặc thậm chí là mất,…
• …

Trên đây chỉ là những vấn đề căn bản nhất. Trên thực tế còn chồng chất những khó khăn mà nhà quản lý phải đối diện.

► Xem thêm: Tìm hiểu nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa và phương pháp quản lý hàng hóa hiệu quả

Ứng dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho ASOFT và lợi ích mang lại

1. Quản lý hệ thống kho với bộ mã vật tư, hàng hóa thống nhất, linh hoạt

Phần mềm quản lý hàng tồn kho của phần mềm ASOFT – ERP được phân chia đa cấp độ. Với điểm khởi đầu là nhà máy, công ty cho đến từng kho trong nội bộ hệ thống. Phân nhánh chi tiết hơn nữa là cấp quản lý các khu vực và vị trí trong kho; tùy theo nhu cầu của người sử dụng.

Thực tế, chức năng này vô cùng có lợi cho các doanh nghiệp đang sở hữu nhiều chi nhánh. Khi vị trí của các kho hàng cách xa nhau. Thì việc xác định vị trí của hàng hóa, số lượng hàng hiện đang có là khá quan trọng. Vì nó góp phần tối ưu chi phí của cả một quy trình làm việc: giao hàng, bán hàng và quản lý đơn hàng.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho ASOFT – ERP được thiết kế đầy đủ các tính năng; để có thể linh động khai báo các bộ mã của vật tư và hàng hóa. Người dùng có thể chủ động định nghĩa các cấu trúc mã có nhiều phân đoạn và kiểu dữ liệu khác nhau.

2. Khả năng lưu trữ lượng lớn thông tin của vật tư, hàng hóa

Trong hệ thống quản lý của phần mềm quản lý hàng tồn kho, thông tin của hàng hóa được chi tiết và hợp lý, bao gồm các thông tin về trọng lượng, thể tích, kích thước; thời gian tiến hành mua hàng, thời gian nhận hàng, hàng hóa có cần phải kiểm nghiệm hay không; các mốc thời gian sản xuất và thời hạn sử dụng, số lô hàng hóa,…Ngoài ra người dùng còn có thể mở rộng một số vùng trong hệ thống; để khai báo thêm các thông tin cần quản lý theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp. Nhờ đó mà doanh nghiệp dễ dàng xác định được tình trạng hàng hóa một cách nhanh chóng; mà ra kế hoạch sắp xếp hợp lý.

3. Giao dịch kho nhanh, tính lượng và giá trị chính xác bằng phần mềm quản lý hàng tồn kho

Trong phần mềm ERP, định nghĩa về mọi giao dịch kho đều được tiêu chuẩn hóa. Chưa kể là mọi nghiệp vụ phát sinh ngoài lề đều được ghi nhận ngay lập tức vào hệ thống. Nên không mất nhiều thời cho việc ghi nhận, và truyền tải thông tin đến các bộ phận liên quan. Nhờ vậy mà doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát các giao dịch nhập và xuất. Tất cả đều dựa trên một hệ thống cụ thể.

Ví dụ cụ thể là việc nhập kho mua hàng: Hệ thống sẽ ghi nhận thông tin từ đơn hàng và thực hiện ghi nhận việc nhập kho dựa theo các thông tin đó. Việc này giúp doanh nghiệp giảm công nhập liệu, mà vẫn tăng hiệu quả chính xác cho thông tin. Và một điểm đáng chú ý là vì các giao dịch xuất nhập kho đều đi kèm số lượng cụ thể và giá trị. Nên khi sử dụng hệ thống quản lý này; doanh nghiệp có thể nắm được số lượng hàng tồn và giá trị hàng bất cứ lúc nào mà không gặp trở ngại gì.

► Xem thêm: Tối ưu hiệu suất quản lý với phần mềm quản lý xuất nhập kho

4. Phần mềm quản lý hàng tồn kho sử dụng nhiều phương pháp tính giá

Phần mềm quản lý hàng tồn kho còn cung cấp rất nhiều lựa chọn về cách tính giá tồn kho. Do mô hình và đặc điểm kinh doanh của mỗi công ty là hoàn toàn khác nhau. Ví dụ như cách tính FIFO, LIFO, tính bình quân gia quyền hay bình quân gia quyền liên hoàn,… Khi các cách tính giá đã được thiết lập vào hệ thống; thì doanh nghiệp có thể dễ dàng tính được giá vật tư, hàng hóa; nhờ hệ thống tự động tính theo phương pháp đã thiết lập và chọn trước đó. Nhờ hệ thống quản lý kho thông minh này, mà bất lúc nào, doanh nghiệp cũng nắm được chính xác con số về giá trị tồn kho của mình.

5. Cảnh báo hạn mức tối thiểu của kho hàng

Hàng hóa tồn trữ trong kho được hệ thống quản lý và cho phép người quản lý thiết lập các chính sách. Lấy ví dụ: nhờ vào hệ thống mà doanh nghiệp có thể thực hiện các chính sách tồn kho ở mức tối thiểu hoặc tối đa. Áp dụng tốt cho cho vật tư/nguyên liệu phụ; hoặc các sản phẩm có giá trị nhỏ không cần giám sát chặt chẽ. Khi hàng tồn trong kho thấp dưới mức tối thiểu theo chính sách; các cảnh báo từ phần mềm quản lý hàng tồn kho sẽ được thông báo cho người quản lý. Từ đó người quản lý có thể linh động đề xuất thêm các yêu cầu mua hàng. Còn riêng đối với nguyên liệu nhập khẩu; người quản lý hoàn toàn có thể áp dụng các chính sách về điểm tối ưu đặt hàng.

6. Dữ liệu được tự đồng bộ với bộ phận kế toán

Giống với các phân hệ khác trong phần mềm ERP; các hệ thống trong phần mềm quản lý hàng tồn kho cũng liên kết chặt chẽ với bộ phận kế toán. Mọi giao dịch phát sinh đều được bộ phận kế toán xếp vào các tài khoản hạch toán đính kèm. Do đó, khi thực hiện các thao tác nhập/xuất bằng phần mềm quản lý kho; người dùng chỉ cần chọn chính xác giao dịch cần ghi nhận là được. Lúc này hệ thống sẽ tự động hình thành các định khoản tương ứng cực kỳ chuẩn xác.

Giải pháp phần mềm quản lý hàng tồn kho của ASOFT

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là một trong những yêu cầu tất yếu để các doanh nghiệp phát triển bền vững. Vì hàng tồn kho chính là một trong những tài sản lớn nhất của doanh nghiệp. Với gần 2 thập kỷ có kinh nghiệm triển khai các phần mềm quản lý cho gần 3.000 doanh nghiệp; ASOFT cam kết mang lại một hệ thống quản lý kho tối ưu và hiệu quả nhất; đồng hành cùng mọi doanh nghiệp trong các công tác quản lý doanh nghiệp nói chung và quản lý kho nói riêng; để doanh nghiệp ngày càng phát triển bền vững và tối ưu nguồn doanh thu.

Để nhận tư vấn miễn phí về Giải pháp quản lý kho đặc thù ngành. Đăng ký ngay hoặc Liên hệ đến Phòng Tư vấn Công ty ASOFT: 1900 6123

► Xem thêm: 7 Bước xây dựng nghiệp vụ quản lý kho hàng hiệu quả cho chuỗi cửa hàng bán lẻ

Ban Biên Tập ASOFT.