► Xem thêm: Tìm hiểu nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa và phương pháp quản lý hàng hóa hiệu quả

1. Phần mềm quản lý kho mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Lưu trữ hàng tồn kho được xem là một xu hướng đầu tư khôn ngoan để mở rộng phát triển kinh doanh cho các doanh nghiệp bán lẻ. Tuy nhiên, để đảm bảo lợi nhuận được duy trì ổn định; các doanh nghiệp cần phải đảm bảo công tác quản lý và lưu trữ hàng tồn kho luôn được thực hiện ở mức độ tốt nhất. Và đương nhiên, một phần mềm quản lý hàng tồn kho hiện đại và chuyên nghiệp chắc chắn sẽ là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng hóa hiệu quả.

► Xem thêm: Phần mềm quản lý hàng tồn kho – Công cụ gỡ rối bài toán kho bãi chuyên nghiệp

1.1. Phần mềm quản lý kho giúp nắm chắc số lượng tồn kho

Phần mềm quản lý kho hàng cho phép bạn nắm chắc số lượng hàng tồn kho chuẩn xác. Giúp bạn nắm bắt rõ các chi tiết và tình trạng hàng hóa; mà không phải tốn nhiều công sức để trực tiếp đến kho kiểm tra hàng. Điều này được thực hiện nhờ có hệ thống lưu trữ thông tin của phần mềm quản lý kho; giúp bạn lưu trữ tất cả các dữ liệu thông tin sản phẩm của sản phẩm chỉ với 1 lần nhập liệu.

Trong đó, doanh nghiệp có thể thiết lập lưu trữ các thông tin trên phần mềm như: Số lượng sản phẩm; kiểu cách; thông số kỹ thuật; màu sắc; kích thước; hạn sử dụng; tình trạng hàng hóa; ngày nhập kho;… Để kiểm tra thông tin, người dùng chỉ cần chọn lọc theo các yêu cầu mong muốn trên phần mềm; và kết quả sẽ nhanh chóng xuất hiện chỉ sau vài giây.

Nhờ ứng dụng phần mềm quản lý kho và quy trình quản lý hàng hóa; doanh nghiệp có thể giảm thiểu một khối lượng thời gian lớn để vào kho kiểm đếm, hay tra cứu sổ sách, excel,.. Có thể nói, phần mềm quản lý kho là một công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa tối ưu và hiệu quả.

1.2. Phần mềm quản lý kho giúp chủ động nhập hàng và hạn chế hết hàng

Khi doanh nghiệp đã có thể quản lý và truy xuất tình trạng hàng hóa tốt hơn; vấn đề đặt lệnh nhập hàng cũng đơn giản và nhanh chóng hơn. Điều này giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt số lượng hàng hóa; châm hàng đều mà không phải gặp tình trạng tắt nghẽn hàng hóa như trước kia.

Ngoài ra, hệ thống phần mềm xuất nhập kho cũng cho phép doanh nghiệp đưa ra hạn mức sản phẩm tối thiểu. Cũng như đặt lệnh cảnh báo cho sản phẩm khi số lượng hàng đã đạt đến ngưỡng tối thiểu. Từ đó nhanh chóng lên kế hoạch nhập hàng mới.

Nhiều nghiên cứu đã cho thấy rằng, có đến 61,3% doanh nghiệp cho rằng báo cáo kho là tính năng trọng yếu nhất của một sản phẩm phần mềm quản lý kho bán lẻ. Bởi vì, báo cáo và phân tích khối lượng tồn kho là con số chính xác nhất giúp doanh nghiệp xác định được xu hướng tiêu thụ của thị trường; và nhanh chóng đưa ra quyết định lựa chọn nhập hàng phù hợp với nhu cầu tiêu thụ.

1.3. Phần mềm quản lý kho giúp tạo chương trình ưu đãi phù hợp

Cũng nhờ có báo cáo tự động, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi số lượng sản phẩm tồn kho vượt mức quy định. Mà nguyên nhân dẫn đến có thể là do nhập hàng quá nhiều, mẫu mã lỗi thời, hàng cận date,… Từ đó, nhà quản lý có thể tổng hợp các sản phẩm này lại và sử dụng chúng cho các trương trình ưu đãi, giảm giá hoặc tặng kèm với sản phẩm.

Có thể nói, phương pháp chăm sóc khách hàng này tuy khá đơn giản; song, nó luôn mang lại cho các doanh nghiệp những lợi ích lớn. Giúp doanh nghiệp triệt giảm thất thoát; tăng cao lợi nhuận; và tăng cao trải nghiệm khách hàng.

2. Phần mềm quản lý kho có chức năng gì?

Để đảm bảo hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho bãi tối ưu; phần mềm quản lý kho cần phải đảm bảo tích hợp đầy đủ các tính năng như:

► Xem thêm: Tối ưu hiệu suất quản lý với phần mềm quản lý xuất nhập kho

2.1. Nhận diện thông tin sản phẩm nhanh chóng qua file Excel

Hầu hết các doanh nghiệp, trước khi ứng dụng phần mềm xuất nhập kho vào quy trình quản lý hàng hóa; đều quản lý hàng hóa bằng công cụ truyền thống Excel. Vì vậy, khi chuyển đổi ứng dụng quản trị; đòi hỏi phần mềm phải có chức năng tự động nhận diện thông tin bằng qua phương pháp tải file Excel trực tiếp lên hệ thống. Nhằm đảm bảo tiết kiệm thời gian và nhân công nhập liệu.

Mặt khác, khi số lượng mặt hàng nhập về tại kho bãi lên đến hàng trăm, hàng nghìn sản phẩm; thì việc tối ưu hóa file Excel vào hệ thống sẽ giúp bạn tiết kiệm một khối lượng lớn thời gian và công sức. Thay vì phải thêm thủ công từng sản phẩm riêng lẻ.

Nhờ có tính năng tải lên file Excel sản phẩm trực tiếp vào phần mềm; bạn có thể dễ dàng theo dõi sản phẩm với các trường thông tin như: tên sản phẩm, mã vạch, mã SKU,… một cách đơn giản và nhanh chóng.

2.2. Quản lý số lượng và thông tin xuất/ nhập/ tồn kho

Như đã phân tích ở các phần trên, phần mềm xuất nhập kho cho phép người dùng theo dõi khối lượng tồn kho một cách nhanh chóng qua những truy xuất theo yêu cầu. Vì vậy, người dùng có thể nhanh chóng kiểm định thông tin xuất/ nhập và tồn kho; cũng như số lượng sản phẩm, màu sắc, và tất cả mọi thông tin chi tiết nhất đều có thể dễ dàng tìm kiếm mà không phải tốn nhiều thời gian – công sức lục tìm tại kho hàng.

Tuy nhiên, để kết quả tìm kiếm luôn chuẩn xác nhất. Người dùng cần phải đảm bảo khai báo trung thực các thông tin trên phần mềm; cũng như thường xuyên thực hiện kiểm kê hàng tồn kho. Nhằm đẩy mạnh tính minh bạch và chuẩn xác của vấn đề quản lý kho bãi.

► Xem thêm: 10 Sai lầm nghiêm trọng trong kiểm kê hàng tồn kho mà doanh nghiệp cần lưu ý

2.3. Quản lý kho bãi dựa theo biến thể của sản phẩm

Phần mềm quản lý kho cho phép doanh nghiệp nhanh chóng nhận diện mẫu mã hàng hóa thông qua những thông tin chi tiết tại phần mềm.

Cụ thể như, cùng 1 mẫu áo khoác; nhưng sản phẩm lại có đến 3 size S – M – L; và 5 màu xanh, đỏ, tím, vàng, hồng; thì chỉ với 1 mẫu áo khoác đã có đến 45 biến thể sản phẩm khác nhau. Nhưng đó chỉ mới là mẫu áo khoắc. Nếu doanh nghiệp bạn có một hệ thống hàng hóa đa dạng với nhiều dạng sản phẩm như: áo, quần, đầm, váy, giày dép, mũ nón,… Thì chỉ với 45 biến thể cho một sản phẩm; thì con số sản phẩm mà doanh nghiệp cần quan lý đã phải lên đến hàng trăm, hàng nghìn, và thậm chí và vài chục nghìn nếu bạn kinh doanh chuỗi cửa hàng bán lẻ.

Lúc này, nếu chỉ quản lý bằng các công cụ truyền thống thì việc quản lý hàng hóa sẽ trở nên nan giải và khó kiểm soát hơn bao giờ hết. Vì vậy, ứng dụng phần mềm quản lý kho là điều vô cùng thiết yếu.

2.4. Quản lý kho bãi bằng mã SKU

Mã SKU cho phép nhà quản lý dễ dàng nắm bắt và quy định thông tin sản phẩm. Bằng phương pháp này, nhân viên có thể dễ dàng phân loại sản phẩm chỉ với một cái “liếc mắt”; bởi tất cả sản phẩm đều đã được phân loại và mã hóa thông tin bằng mã SKU được quy định khác.

Mặt khác, khi thanh toán hoặc tra xuất thông tin; nhân viên cũng chỉ cần dùng máy để quét mã vạch của sản phẩm là đã có thể nhanh chóng thực hiện công việc mà không lo vấn đề sai sót xảy ra.

Đối với phần mềm quản lý kho ASOFT-WM; không chỉ tích hợp và tự động hóa mã SKU. Mà phần mềm còn có khả năng quản lý hàng hóa tối ưu dựa trên phương pháp mã hóa sản phẩn theo: series, IMEI, barcode,.. Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

► Xem thêm: SKU là gì? Doanh nghiệp có biết cách đặt mã SKU để tối ưu hiệu quả quản lý kho?

2.5. Tạo lập các chương trình khuyến mãi

Cũng như đã phân tích ở trên; phần mềm xuất nhập kho cho phép người dùng tạo lập các khuyến mãi tùy theo định hướng Marketing. Cụ thể, phần mềm cho phép doanh nghiệp dễ dàng lên kế hoạch giảm giá bán; tạo lập ưu đãi hay các chương trình tặng kèm sản phẩm,… với những mặt hàng tồn kho quá lâu hoặc quá nhiều. Với tính năng này, doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo ra một chương trình khuyến mãi tự động với các thiết lập sẵn có thề thời gian, số lượng, nhu cầu,…

Nếu không xử lý hàng tồn kho hay thực hiện các chiến lược xả hàng kịp thời; những sản phẩm tồn kho lâu ngày có khả năng sẽ trở nên hết hạn, hết mốt,… Gây ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận kinh doanh; và về lâu dài sẽ làm sụt giảm một khoảng hao phí nghiêm trọng cho doanh nghiệp.

Tạm Kết

Tóm lại, phần mềm quản lý kho là một công cụ cần thiết đối với mọi doanh nghiệp. Nhờ tính tiện lợi, chính xác và nhanh chóng; cũng như tích hợp công nghệ phân tích thông minh giúp doanh nghiệp cảnh báo, dự toán, quản lý và hoạch định kế hoạch tối ưu. Phần mềm quản lý kho đã nhanh chóng trở nên phổ biến trong thị trường thương mại ngày nay.

Và nếu bạn đang tìm kiếm một Phần mềm quản lý Kho tốt nhất hiện nay; giúp bạn quản lý hiệu quả theo đặc thù doanh nghiệp mình. Mời bạn Đăng ký ngay hoặc liên hệ ASOFT qua Hotline: 1900 6123 để được tư vấn và Demo miễn phí.

► Xem thêm: TOP 10 phần mềm quản lý kho hàng tốt nhất Việt Nam năm 2021

Ban Biên tập ASOFT.