► Xem thêm: Phần mềm văn phòng điện tử – Liều thuốc thúc đẩy tinh thần chủ động cho nhân viên

Quản lý công việc hiệu quả với văn phòng điện tử – phần mềm được quan tâm nhất

Dịch Covid nổ ra có chăng là hồi chuông cảnh tỉnh các chủ doanh nghiệp, rằng là phải luôn có biện pháp dự trù cho những tình huống mà không ai ngờ tới. Quả thật vậy, dịch bùng dịch, giãn các xã hội ngày càng siết chặt trên diện rộng. Ảnh hưởng không biết bao nhiêu là kế hoạch, quy trình làm việc thường ngày của doanh nghiệp. Đối mặt với làn sóng dịch lần thứ 4 này; không ít doanh nghiệp đã gấp rút tìm hiểu và áp dụng văn phòng điện tử vào quy trình làm việc của nhân viên. 

Chưa kể đến những ưu điểm về tính năng chuyên môn; thì văn phòng điện tử là phần mềm quản lý công việc hiệu quả đã rất nổi trội trong việc giải quyết vấn đề nhanh chóng; mà không cần người phụ trách phải có mặt tại công ty. Tránh được việc tụ tập đông người, tiếp xúc nhiều người. Hạn chế gây lây nhiễm dịch Covid 19 trong cộng đồng.

Văn phòng điện tử là phần mềm quản lý công việc hiệu quả; giúp cấp quản lý chỉ đạo công việc từ xa. Chỉ cần có kết nối internet và các thiết bị thông minh, để đảm bảo khả năng làm việc và truy cập. Phần mềm giúp xử lý tốt công việc; giải quyết các vấn đề nhanh chóng; mọi lúc mọi nơi mà không bị giới hạn bởi không gian và thời gian. Một điểm cộng cực kỳ lớn là các văn phòng điện tử ngày nay đa số đều có thể hoạt động đa nền tảng và đa thiết bị. Người dùng có thể sử dụng máy tính, laptop hay smartphone đều được. Tăng tính linh động và thuận tiện cho người dùng.

Văn phòng điện tử – phần mềm quản lý công việc hiệu quả với nhiều lợi ích toàn diện

Văn phòng điện tử đúng như tên gọi; giúp quản lý toàn bộ công việc văn phòng trên nền tảng số hóa một cách nhanh chóng và toàn diện nhất.

► Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc dự án mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Hỗ trợ lập kế hoạch công việc

Các công việc trong văn phòng mang tính định kỳ như hằng ngày/tuần/tháng/quý/năm đều được lên kế hoạch kỹ càng; theo kiểu đến hẹn lại lên. Giúp nhân viên phụ trách không bỏ sót công việc; tiết kiệm thời gian thực hiện các thao tác lặp lại. Phần mềm quản lý này còn giúp lập kế hoạch công việc theo dự án hoặc theo nhóm. Hơn nữa, các công việc phát sinh đột xuất cũng sẽ được hỗ trợ lập kế hoạch trên hệ thống. Cấp quản lý hoàn toàn có thể giám sát công việc của nhân viên: nội dung công việc, timeline, tiến độ, kết quả,…

Thảo luận trực tiếp tiện lợi

Thông thường khi trao đổi công việc qua tin nhắn; một số tin nhắn quan trọng sẽ bị trôi mất hoặc rất khó để tìm lại sau này. Sử dụng văn phòng điện tử, nhân viên có thể thực hiện các cuộc thảo luận trực tiếp ngay bên dưới task công việc; mời thêm những người khác tham gia. Ngoài ra, có thể đính kèm thêm các file, tệp tài liệu và bổ sung hình ảnh. Đây là tính năng rất tiện lợi; giúp cuộc thảo luận và mọi dữ liệu công việc được lưu trữ lại toàn bộ và rõ ràng; dễ dàng truy cứu lại sau này.

Theo dõi và giám sát kỹ lưỡng công việc

Tính năng này giúp cảnh báo, nhắc nhở tự động các timeline của công việc theo sơ đồ Gantt nhằm đảm bảo tiến độ cho công việc. Sơ đồ Gantt là loại sơ đồ chuyên sử dụng để mô tả tiến trình thực hiện các công việc, sự kiện theo các mốc thời gian. Bao gồm 2 phần chính: trục tung là tên các công việc; trục hoành là các mốc thời gian cần có. Người dùng sẽ dễ dàng hiểu được từng cột mốc thời gian khớp với từng đầu công việc dự án. Nhờ sự đơn giản mà lại rõ ràng và trực quan này; nên sơ đồ Gantt đã trở thành phương pháp hữu ích để lên timeline quản lý tiến độ các dự án. Góp phần quản lý công việc hiệu quả.

Ngoài ra, các vấn đề phát sinh cũng sẽ được quản lý tốt trong suốt quá trình thực hiện công việc. Bên cạnh đó, hệ thống cũng thiết lập các công việc mẫu và định mức thời gian thực hiện các công việc; nhằm đảm bảo Kpis được phân chia nhanh chóng và công bằng.

Báo cáo và đánh giá công việc toàn diện

Kết thúc chiến dịch, doanh nghiệp phải tiến hành thống kê; đánh giá lại toàn bộ chiến dịch để thấy được hiệu quả thực thu về. Đây là giai đoạn sau cùng nhưng không kém phần quan trọng. Vì nhờ đó doanh nghiệp có thể rút ra được những kinh nghiệm quý giá; cũng như nắm được tình hình doanh nghiệp thời điểm hiện tại. Văn phòng điện tử cung cấp các báo cáo trực quan dưới dạng Excel, Dashboard; với các biểu đồ minh họa trực quan sống động. Việc dễ dàng truy xuất báo cáo nhanh chóng, không mất nhiều thời gian cũng giúp quản lý công việc hiệu quả hơn. Đây chính là một trong những tính năng nổi bật nhất của văn phòng điện tử so với các cách quản lý công việc truyền thống.

Quản lý công việc hiệu quả trong toàn bộ quy trình làm việc

Có một sự thật là doanh nghiệp càng lớn càng có nhiều quy trình làm việc. Nếu không biết quản lý các quy trình này bằng một phần mềm quản lý phù hợp; nó sẽ trở thành một gánh nặng cực lớn cho doanh nghiệp. Không những khiến công việc không được thực hiện hiệu quả mà còn cực kỳ tốn thời gian; ảnh hưởng đến nhiều bên. Tuy nhiên tin vui là với hệ thống văn phòng điện tử; doanh nghiệp được hỗ trợ xây dựng tính liên kết cho các quy trình làm việc; thống nhất quy trình giữa các phòng ban; kết nối thủ tục làm việc giữa các bộ phận.

Cụ thể, văn phòng điện tử giúp thiết lập khai báo các quy trình theo mẫu có sẵn (các khâu thực hiện, thời gian thực hiện ở các khâu,…); khai báo các thông tin theo quy định; giao việc đúng vị trí/phòng ban; tạo cảnh báo tự động về các mốc công việc quan trọng trong quy trình; liên kết chặt chẽ các bộ phận để giao việc đúng người; tự động cập nhật các thay đổi nếu có mà không cần dùng các thao tác thủ công; hỗ trợ giám sát kỹ quy trình làm việc để phát hiện ra sự cố và xử lý kịp thời;… Nhờ đó mà quản lý công việc hiệu quả ở mọi phòng ban.

► Xem thêm: 5 Thế mạnh của công cụ quản lý quy trình đối với doanh nghiệp

Quản lý mạng thông tin nội bộ chặt chẽ

Thông tin nội bộ cần được lưu truyền và thông báo chỉ trong nội bộ một cách nhanh chóng và bảo mật. Để nhân viên có thể nắm bắt nhanh những thay đổi về chính sách; chương trình; hay các hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống làm việc văn phòng điện tử giúp cung cấp các kênh và công cụ truyền thông; giao tiếp cho nội bộ doanh nghiệp. Giúp xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp bền vững. Thông qua các tính năng cực kỳ tiện lợi như: quản lý thông báo nội bộ phòng ban; quản lý email/chat/comment/notify của nhân viên; quản lý luôn cả những lịch biểu; sự kiện của công ty;…

Giải pháp văn phòng điện tử ASOFT-OO

Hiện nay, giải pháp văn phòng điện tử được cung cấp bởi nhiều đối tác chuyên cung cấp các phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện ERP. Tuy nhiên, mỗi phần mềm sẽ mang một số những đặc điểm khác nhau về các tính linh hoạt; cũng như những chính sách hỗ trợ đi kèm từ nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần phải xác định rõ mô hình và nhu cầu doanh nghiệp cần; để lựa chọn đúng giải pháp quản lý công việc hiệu quả.

Một trong những giải pháp được quan tâm nhất hiện nay là hệ thống Văn phòng điện tử – ASOFT-OO. Giải pháp tích hợp các công nghệ hiện đại: cảm biến, nhận diện khuôn mặt, định vị vị trí, phân tích big data,… Đặc biệt là có sự kết hợp với API của Big5, cùng giao diện đơn giản, dễ sử dụng. Đi cùng lời cam kết “Làm tới cùng, nếu chưa hiệu quả làm miễn phí tới khi có kết quả”; ASOFT-OO đã đồng hành cùng 3.000 doanh nghiệp trong gần 2 thập kỷ qua; và nhận được sự tin tưởng của các doanh nghiệp trong và người nước. Chắc chắn đây sẽ là người bạn đồng hành tốt nhất cho các doanh nghiệp để vượt qua cơn khủng hoảng dịch Covid này. 

Tạm Kết

Ở bài viết trên ASOFT đã cung cấp một số những thông tin cần thiết để giúp doanh nghiệp sống chung và quản lý công việc hiệu quả xuyên dịch; nhằm duy trì hoạt động tốt nhất trong giai đoạn khó khăn này. Hy vọng rằng thông qua bài viết này, doanh nghiệp đã có thể xem xét và đưa ra lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp mình. Chỉ cần ứng dụng đúng phần mềm quản lý doanh nghiệp, hiệu quả mang về sẽ vượt mức tưởng tượng.

Để được tư vấn và Demo miễn phí về giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp. Đăng ký ngay hoặc Liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT theo hotline: 1900 6123

► Xem thêm: Làm việc từ xa hiệu quả với 3 yếu tố nòng cốt

Ban Biên Tập ASOFT