► Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc dự án mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

4 Lý do khiến doanh nghiệp cần phải sở hữu phần mềm quản lý công việc dự án

Quản lý một doanh nghiệp nói chung và một dự án công việc nói riêng; là một điều không hề dễ dàng. Trong tiến trình thực hiện dự án, sẽ có rất nhiều vấn đề phát sinh liên tiếp xảy ra. Đương nhiên, có việc chúng ta đã dự trù từ trước và chuẩn bị sẵn kế hoạch đối phó. Song, vẫn có không ít những vấn đề bất ngờ làm trì trệ kế hoạch. Và đôi khi, còn làm ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu dự án nếu ban quản trị thiếu kinh nghiệm xử trí.

Để hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh từ dự án; nhiều doanh nghiệp đã tức thời ứng dụng phần mềm quản lý công việc dự án vào quá trình quản trị doanh nghiệp. Để hiểu hơn về lợi ích mà phần mềm này mang lại, ASOFT đã tổng hợp được 4 đặc tính nổi trội nhất như sau.

1- Phần mềm quản lý công việc dự án giúp quản lý một lượng lớn công việc

Khối lượng công việc để thực hiện trong một dự án chưa bao giờ là nhỏ. Đặc biệt, đối với các dự án mang tính chất tầm cỡ. Thì danh mục công việc phải thực hiện đôi khi còn lên đến hàng trăm, hàng nghìn việc. Lúc này, việc quản lý phân công công việc bằng các công cụ thủ công như excel, giấy tờ, word, email,… Hoàn toàn không mang lại hiệu quả. Ngược lại, có thể còn mang đến những rắc rối to lớn gây ảnh hưởng trực tiếp đến dự án.

Bởi, một dự án muốn hoàn thành sẽ bao gồm rất nhiều công việc (như đã nói phía trên). Mà quy trình của các công việc khi lại chồng chéo phức tạp và khó kiểm soát. Vì vậy lúc này, nhà quản lý không thể phụ thuộc vào excel và giấy tờ nữa. Họ cần một công cụ quản lý chuyên nghiệp hơn; để có thể quản lý được khối lượng công việc đồ sộ cùng với những rắc rối phức tạp của quy trình. Đương nhiên, thứ họ cần lúc này chính là một phần mềm quản lý công việc dự án.

2- Đồng bộ thông tin toàn doanh nghiệp với phần mềm quản lý công việc dự án

Một trở ngại khá lớn mà các công cụ quản lý thủ công mang lại cho doanh nghiệp đó chính là: Thiếu tính đồng bộ.

Nghĩa là, các công cụ thủ công không thể đồng bộ hóa toàn bộ các công việc trong một dự án lại với nhau. Và doanh nghiệp cũng không thể có cái nhìn chính xác và toàn diện nhất về dự án triển khai. Thay vào đó, họ phải trực tiếp kiểm tra từng công đoạn việc làm và ghép nối lại với nhau. Điều này sẽ thật khó khăn khi doanh nghiệp phải quản lý từ xa; hoặc các công đoạn làm việc tách rời bởi nhiều chi nhánh.

Ngược lại, với việc ứng dụng phần mềm quản lý dự án. Doanh nghiệp lại dễ dàng hơn rất nhiều trong việc kiểm soát tiến độ công việc; quản trị toàn bộ dự án từ chi tiết đến tổng thể. Với cái nhìn trực quan, và chính xác nhất.

3- Phần mềm quản lý công việc dự án: Công cụ giao việc và quản lý hiệu quả công việc

Một vấn đề cũng khá trắc trở trong quá trình quản lý công việc dự án của doanh nghiệp đó chính là… Giao việc!

Với một khối lượng công việc đồ sộ, nhà quản lý cần phải phân chia chính xác và quản lý tiến độ công việc thật hiệu quả. Song, điều này đương nhiên là chẳng dễ dàng nếu nhà quản lý không thể nắm bắt được những điểm trọng yếu của công việc; cũng như từng điểm mạnh/ yếu của nhân viên. Rõ ràng, nhà quản lý không thể kiểm soát được tất cả các vấn đề này nếu chỉ dựa vào “trí nhớ”.

Thứ họ cần lúc này chính là một công cụ hỗ trợ; một phần mềm quản trị. Giúp họ “mục lục hóa” công việc. Từ đó, dễ dàng giao việc và theo dõi tiến độ công việc từ nhân viên. Đương nhiên, công cụ mà nhà quản lý cần lúc này chính là phần mềm quản lý dự án.

► Xem thêm: 7 Nguyên nhân khiến Email không thể trở thành công cụ quản lý công việc trong thời đại 4.0

4- Nhanh chóng phát hiện các tình huống phát sinh bằng phần mềm quản lý công việc dự án

Một vấn đề thực tế là đến 92,6% dự án đều xảy ra các công việc phát sinh. Song, vấn đề cốt yếu chỉ nằm ở chỗ là: Bao giờ doanh nghiệp mới nhận ra tình huống phát sinh? Và họ có thể kịp thời giải quyết các tình huống phát sinh này không?

Để phát hiện ra những tình huống phát sinh này; một phần là dựa vào sự nhạy bé của ban quản trị, phần còn lại là phải dựa vào tính chỉnh chu và minh bạch của dự án. Một dự án minh bạch và thống nhất sẽ giúp người quản trị có thể dễ dàng phát hiện ra lỗi sai và kịp thời sửa chữa. Đây cũng chính là lợi ích quan trọng mà phần mềm quản lý dự án mang lại cho doanh nghiệp.

5 Tín năng vượt trội của phần mềm quản lý công việc dự án

1- Tính năng quản lý thông tin công việc/ dự án

Phần mềm quản lý công việc dự án được xem là “cái nôi” lưu trữ toàn bộ thông tin của doanh nghiệp. Trong đó, bao gồm cả các thông tin chi tiết về dự án; thông tin chi tiết về tiến độ từng công việc, từng giai đoạn; thông tin về hoạt động nội bộ doanh nghiệp, phòng ban, cá nhân;… Cụ thể như:

• ✔ Quản lý thông tin, thống kê tiến độ dự án
• ✔ Quản lý email nhân viên, các chiến dịch chăm sóc khách hàng
• ✔ Quản lý thông tin dự án theo từng giai đoạn
• ✔ Quản lý thông tin dự án tổng thể

Bằng một giao diện trực quan, phần mềm quản lý dự án sẽ cho doanh nghiệp cái nhìn tổng thể nhất về toàn bộ hoạt động công việc liên quan đến dự án; với chế độ bảo mật tuyệt đối và cách thức quản lý khoa học, công nghệ hóa.

2- Tính năng lên kế hoạch công việc

Phần mềm quản lý công việc dự án cho phép doanh nghiệp cung cấp các tài khoản cá nhân đến từng nhân viên nội bộ. Khi sử dụng các tài khoản này, nhân viên được phép lập các công việc dự kiến. Trong đó, bao gồm: công việc cụ thể; thời gian dự kiến thực hiện; công đoạn thực hiện; phân loại công việc; người hỗ trợ; người giám sát công việc;…

Tính năng lên kế hoạch công việc hỗ trợ nhân viên lên kế hoạch thực hiện công việc hiệu quả. Hạn chế những rủi ro xảy ra do sơ suất, lơ đễnh trong công việc. Nhờ tính năng này, ban quản trị cũng dễ dàng theo dõi toàn bộ tiến trình hoạt động của nhân viên; dễ dàng tủy xuất, kiểm soát công việc; cũng như nhanh chóng đưa ra hướng giải quyết kịp thời nếu phát hiện lỗi.

3- Tính năng giao việc

Với các dự án mang tính chất quy mô, hệ thống công việc đôi khi lên đến hàng trăm, hàng nghìn,… Và được thực hiện bởi nhiều bộ phận phòng ban khác nhau. Song, nhờ có phần mềm quản lý, các phòng ban ngày nay đã dễ dàng liên kết và trao đổi công việc với nhau.

Việc trao đổi, giao việc được tiến hành trực tiếp trên nền tảng phần mềm với giao diện mô phỏng theo hình thức mạng xã hội. Trong quá trình trao đổi, người dùng được phép đính kèm các tài liệu, thông tin chi tiết về công việc dự án. Điều này giúp các hoạt động trao đổi trở nên minh bạch và dễ kiểm soát hơn so với các hình thức qua các ứng dụng khác.

Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ người dùng các tính năng như:

• ✔ Tạo sự kiện
• ✔ Mời người tham gia sự kiện
• ✔ Tự động thêm vào lịch công việc của người tham gia
• ✔ Không giới hạn lượng người theo dõi
• ✔ …

Nhìn chung, phần mềm quản lý công việc dự án ngoài tính năng hỗ trợ người dùng quản lý chi tiết dự án; thì còn được xem là một công cụ đắc lực giúp văn hóa hoạt động doanh nghiệp trở nên minh bạch, chuyên nghiệp hơn.

4- Tính năng theo dõi/ giám sát công việc

Nhà quản trị có thể dễ dàng theo dõi và giám sát công việc mọi lúc mọi nơi; một cách trực quan nhất thông qua hệ thống phần mềm. Bằng các chế độ:

• ✔ Tự động cảnh báo và nhắc việc thông minh
• ✔ Quản lý tiến động công việc theo nhiều dạng thức Grantt, Kanban, WBS, Grid.
• ✔ Checklist các công việc nhằm hạn chế bỏ sót, nhầm lẫn
• ✔ Hiển thị chi tiết từng bước thực hiện, quy trình thực hiện

Nhờ tính năng này, cả ban quản trị và nhân viên đều có thể dễ dàng theo dõi toàn bộ quá trình làm việc. Đây cũng được xem là một trong những cơ sở thông tin hữu ích giúp người quản lý có thể thiết lập và đánh giá KPIs cho nhân viên.

► Xem thêm: KPI là gì? Các tiêu chí xây dựng KPI cho nhân viên mà doanh nghiệp cần biết

5- Tính năng báo cáo công việc

Các báo cáo được thiết lập dựa theo đặc thù riêng của mỗi doanh nghiệp. Song, nhìn chung nó đảm bảo đầu đủ các loại thể báo cáo. Bao gồm:

• ✔ Thống kê tiến độ dự án
• ✔ Tự động báo cáo theo tiến độ dự án
• ✔ Báo cáo công việc theo cá nhân, theo phòng ban, theo dự án
• ✔ Quản lý báo cáo các vấn đề phát sinh khi thực hiện công việc
• ✔ Thiết lập khai báo thực hiện trong các quy trình có sẵn
• ✔ …

Các thông tin báo cáo này được truy xuất dưới nhiều dạng dữ liệu như: Dashboard, Excel, Word,… Giúp ban quản trị dễ dàng đối sánh, kiểm tra chi tiết từng hoạt động.

Tạm Kết

Với bài viết này, ASOFT đã chỉ ra một số các lợi ích, cũng như hiệu năng thực tế của phần mềm quản trị công việc dự án (hay còn gọi là phần mềm văn phòng điện tử). Hy vọng rằng, bài viết có thể cung cấp đến quý vị những thông tin hữu ích. Giúp doanh nghiệp cân nhắc lựa chọn sử dụng phần mềm phù hợp với doanh nghiệp mình.

Công ty Cổ phần ASOFT – Qua 18 năm kinh nghiệm cung cấp các giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp. Luôn tự tin trở thành đối tác đáng tin cậy, đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trong chăng đường phát triển bền vững.

Để được tư vấn và Demo miễn phí, mời quý vị Đăng ký ngay; hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn Công ty ASOFT theo hotline: 1900 6123.

► Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án – Cánh tay phải đắc lực của các nhà quản lý

Ban Biên Tập ASOFT.