► Xem thêm: TOP 10 phần mềm quản lý kho hàng tốt nhất Việt Nam năm 2021

Sử dụng phần mềm quản lý xuất nhập kho hiệu quả, cần làm gì trước nhất?

Mặc dù không có nhiều công việc hay tác vụ đòi hỏi chuyên môn cao hay phức tạp; nhưng hoạt động quản lý kho cũng vẫn có các nguy cơ sai sót; khiến thất thoát lãng phí nhiều nếu số lượng hàng hóa cần quản lý lớn. Vì vậy, nhằm mục đích cải thiện hiệu quả trong công tác quả quản lý kho; các doanh nghiệp có 3 yếu tố quan trọng cần quan tâm hàng đầu ngay khi muốn ứng dụng phần mềm quản lý xuất nhập kho. Đó là: Quy trình quản lý – Nhân sự – Công nghệ áp dụng.

1. Quy trình quản lý kho

Cân nhắc tiềm lực để số hóa quy trình quản lý kho trước tiên

Để có thể sở hữu được các lợi thế cạnh tranh bền vững; tránh bị đào thải trước các đối thủ cạnh tranh trên thị trường trong thời đại số 4.0 như hiện nay; thì doanh nghiệp cần nhanh nhạy “chuyển mình”: chuyển đổi các quy trình quản trị theo xu hướng “số hóa”; phải nhanh chóng thay đổi ngay các cách tiếp cận đối tượng, quy trình làm việc, phương pháp thực hiện cũng như các công cụ xử lý công việc khác. Trong thực tế, khi bắt đầu tiếp cận với các công cụ và phương pháp chuyển đổi số; ví dụ như phần mềm quản lý xuất nhập kho; doanh nghiệp phải cân nhắc rất nhiều về các tiềm lực tài chính, nhân sự và các công nghệ hiện có; nhằm đưa ra những quyết định phù hợp nhất với từng giai đoạn khác nhau.

Đã có rất nhiều doanh nghiệp FDI lớn và vừa bắt đầu quy trình chuyển đổi số toàn doanh nghiệp từ khu vực kho bãi. Và họ đã chứng tỏ được rằng: chuyển đổi số từ bộ phận kho bãi khá là khả thi và mang tính hiệu quả cao. Lý do là vì khi một khi thiết lập được quy trình và hệ thống quản lý kho bãi thông minh với chi phí hợp lý; thì sẽ mang lại các lợi ích nhanh chóng cho doanh nghiệp ngay từ đầu việc vận hành. Bởi đây là giải pháp có thể nói là thiết thực nhất; nhưng lại rất dễ dàng để triển khai so với các bộ phận khác.

Các tính năng hỗ trợ quản lý kho hiệu quả

Không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu công việc kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho và nhanh chóng trích xuất dữ liệu cho các báo cáo; phần mềm quản lý xuất nhập kho thông minh còn được thiết kế thêm các tính năng; cho phép tính toán giá chính xác cho từng mặt hàng (ví dụ như tính giá bình quân gia quyền, LIFO, tính thực tế đích danh, FIFO,…). Giúp kiểm soát các loại hàng hóa theo chủng hàng/lô hàng/thời gian sử dụng,…

Các tính năng hỗ trợ tính toàn này đều được thực hiện với sự chính xác đạt mức tuyệt đối; và dữ liệu được tính hoàn toàn dựa theo thời gian thực realtime. Nhờ đó mà doanh nghiệp dễ dàng loại bỏ các sai sót một cách tối đa; và cực kỳ tiết kiệm thời gian. Điều tuyệt vời là hiệu quả mà các phần mềm quản lý xuất nhập tồn mang lại vẫn đạt được như mong đợi.

► Xem thêm: Vòng quay hàng tồn kho là gì? Cách tính vòng quay hàng tồn kho chính xác nhất

2. Nhân sự sử dụng phần mềm quản lý xuất nhập kho

Chủ doanh nghiệp cần nhanh nhạy đón đầu xu thế

Công nghệ đột phá trên phạm vi toàn cầu thúc đẩy việc kết nối giữa người và người diễn ra nhanh chóng hơn bao giờ hết; đồng nghĩa với việc người quản trị phải trở nên nhạy bén hơn nữa trong việc đón đầu các xu thế. Vì vậy, là người lãnh đạo, chủ doanh nghiệp phải có trách nhiệm tạo ra tầm nhìn, đường hướng; và có được sự đồng thuận thống nhất giữa các bộ phận trong công ty. Đặc biệt là về các chiến lược có ứng dụng công nghệ khoa học tân tiến trong quản trị kho; nhằm mục đích tạo điều kiện để doanh nghiệp phát triển bền vững; bước xa nhất có thể trong con đường phát triển. Và việc sử dụng các phần mềm quản lý xuất nhập tồn cũng không ngoại lệ.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần phải có một cái nhìn đúng đắn về mối liên kết giữa công nghệ tiên tiến và người vận hành. Rõ ràng là các hoạt động kho vận, xuất nhập kho sẽ được quản lý tối ưu hóa hơn. Khi mà thông qua phần mềm quản lý xuất nhập kho; công nghệ được con người áp dụng nhiều vào công tác quản trị kho bãi. Điều này có nghĩa là song song với việc sở hữu một hệ thống quản lý kho bãi hiện đại hơn; thì yêu cầu về chất lượng nhân sự thực hiện cũng phải tăng theo. Với mục đích là chắc chắn việc vận hành máy móc được hiệu quả nhất trong mỗi kho hàng, kho bãi của doanh nghiệp.

Tổ chức đào tạo sử dụng phần mềm quản lý xuất nhập kho

Trong thực tế, việc này bắt buộc doanh nghiệp phải liên kết, phối hợp với bên cung cấp công nghệ; để tiến hành tổ chức các buổi học đào tạo chuyên môn. Nội dung của các buổi học này không chỉ bao gồm các thông tin và cách sử dụng các ứng dụng phần mềm; mà còn bao gồm cả các tư duy quản trị khoa học; thường được áp dụng trong các phần mềm thông minh.

Ngoài ra, ban lãnh đạo doanh nghiệp cũng cần phải biết cách để xác định; và phân bổ các nội dung cho nhân viên vận hành kho nắm được rằng: Việc áp dụng phần mềm quản lý xuất nhập kho có sử dụng công nghệ thông minh này là để nhân viên có thể quản lý kho hiệu quả hơn; chứ không phải là xóa bỏ vai trò của con người khỏi hệ thống vận hành của doanh nghiệp. Hơn thế nữa, sự liên kết giữa hai yếu tố “công nghệ” và “con người” sẽ góp phần thúc đẩy năng suất lao động của con người; và giúp cải thiện hiệu quả quản trị doanh nghiệp. 

3. Ứng dụng công nghệ trong phần mềm quản lý xuất nhập kho

Lựa chọn nhà các phần mềm linh hoạt

Ở mỗi doanh nghiệp và trong mỗi lĩnh vực khác nhau thì sẽ có những hoạt động và quy trình làm việc khác nhau; vì vậy mà đặc thù quản lý kho vận, quản lý xuất nhập tồn kho cũng sẽ khác nhau. Thậm chí nhiều khi trong một doanh nghiệp; nhưng với các giai đoạn hoạt động khác nhau; thì yêu cầu về hoạt động quản lý xuất nhập kho cũng sẽ có những điểm khác nhau rõ ràng.

Vì vậy mà mỗi tổ chức và doanh nghiệp cần phải lựa chọn các loại phần mềm linh hoạt; không bị gò bó chỉ sở hữu một số tính năng nhất định. Các phần mềm mà doanh nghiệp lựa chọn này cần được thiết kế theo các yêu cầu cụ thể; và đặc thù của riêng doanh nghiệp. Nhằm mục đích là khi đưa vào hoạt động trong doanh nghiệp; các giải pháp này có thể can thiệp sâu; và giải quyết được những bài toán bí bách, đặc thù của doanh nghiệp. Ngoài ra còn giúp hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các chiến lược phát triển lâu dài trong tương lai.

Lựa chọn nhà cung cấp nhiều kinh nghiệm thực tiễn

Doanh nghiệp cũng cần phải suy xét về năng lực của chính các nhà cung cấp phần mềm quản lý xuất nhập kho. Đây là một trong những yếu tố quan trọng; cần phải suy xét hàng đầu khi lựa chọn nhà cung cấp. Vì chỉ có chọn lựa được những nhà triển khai ERP có nhiều kinh nghiệm, thực sự hiểu được vấn đề của doanh nghiệp; thì mới có khả năng đáp ứng các nhu cầu và mong muốn từ ban đầu của doanh nghiệp. Trong quá trình lựa chọn, mỗi doanh nghiệp nên cân nhắc hơn về những nhà cung cấp ERP đã xây dựng thành công mô hình quản lý cho các doanh nghiệp lớn; và tiêu biểu trong ngành mà doanh nghiệp mình đang hoạt động.

Một lưu ý cho doanh nghiệp là các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ nên lựa chọn giải pháp từ các nhà cung cấp nội địa. Vì họ sẽ dễ dàng nắm và đáp ứng các yêu cầu không chỉ của doanh nghiệp; mà còn của các chính sách của nhà nước. Đồng thời việc hỗ trợ cũng diễn ra tốt hơn. Các nhà cung cấp ERP lớn trên thế giới thì mặc dù có thể rất mạnh về các mô hình quản lý; nhưng có thể sẽ không phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam. Vì họ phần đa sẽ không nắm bắt nhanh được những thay đổi về chế độ, chính sách và cơ chế quản lý của luật phát Việt Nam.

Tạm kết

Yêu cầu tất yếu của doanh nghiệp để phát triển tốt và bền vững trong tương lai chính là quản trị kho hiệu quả. Để ứng dụng công nghệ thông tin vào bộ máy hoạt động của doanh nghiệp thành công; thì doanh nghiệp cần phải quan tâm đến việc cải thiện quy trình quản lý; nâng cấp nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Đồng thời cân nhắc sử dụng các yếu tố công nghệ; phù hợp với quy mô và loại hình hoạt động của doanh nghiệp. Nói tóm lại, để khai thác tối đa các lợi ích từ vận hành và quản lý xuất nhập tồn kho; doanh nghiệp cần áp dụng phần mềm quản lý xuất nhập kho trong hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể (ERP).

Đăng ký nhận tư vấn miễn phí ngay về các phần mềm và giải pháp quản lý cho doanh nghiệp; hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 19006123

► Xem thêm: Phần mềm quản lý hàng tồn kho – Công cụ gỡ rối bài toán kho bãi chuyên nghiệp

Ban Biên Tập ASOFT