► Xem thêm: 5 Tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự đạt chuẩn

1. Nhận diện giải pháp quản trị nhân sự phù hợp nhất cho doanh nghiệp

Hiện nay trên thị trường phần mềm quản lý nhân sự, có vô vàn giải pháp với các ứng dụng khác nhau từ nhiều nhà cung cấp trong và ngoài nước. Vậy, phải lựa chọn phần mềm nào? Câu trả lời dựa vào tính phù hợp của phần mềm ấy với doanh nghiệp.

Có hai yếu tố mà doanh nghiệp cần quan tâm khi lựa chọn ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự:

a. Giải pháp quản trị nhân sự của phần mềm

Bên cạnh các chức năng chính của một phần mềm quản lý nhân sự; như: quản lý thông tin nhân viên, quản lý phép, thông tin bảo hiểm, thuế, quản lý hợp đồng lao động,.. Thì điểm làm nên sự khác biệt của các hệ thống phần mềm, đó là giải pháp.

Giải pháp thường được xây dựng dựa trên các lý thuyết quản trị nhân sự khác nhau. Và ứng dụng các công cụ, phương pháp khác biệt. Ví dụ như ở phần mềm quản lý nhân sự – tiền lương ASOFT-HRM được xây dựng dựa trên hai nền tảng khoa học quản trị nhân sự chính; phân chia thành hai nhóm nghiệp vụ chính là HRD và HRM

Trong đó, HRD (Phát triển nhân sự) và HRM (Quản trị nhân sự) giúp ASOFT-HRM xây dựng nền tảng platform làm tốt cả hai khía cạnh quản trị và phát triển nguồn nhân lực. Vì con người chính là tài sản, nguồn lực quan trọng nhất của mọi doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, các chức năng như: Chấm công theo thời gian hoặc theo sản phẩm; quản lý KPI, OKR; hay các tiêu chuẩn đánh giá năng lực, tính cách nhân sự cũng cần được quan tâm và xem xét. Đối với mỗi doanh nghiệp, nhất là trong từng ngành nghề; các tính chất này càng được thiết kế đặc thù với khả năng tương thích cao hơn. Vì thế, những giải pháp đặc thù ngành sẽ mang đến hiệu quả ứng dụng và vận hành hiệu quả hơn cho doanh nghiệp

b. Tính kết nối tổng thể của hệ thống quản trị

Bên cạnh các tính năng và giải pháp của phần mềm quản lý nhân sự; thì việc đồng nhất và kết nối với hệ thống quản trị doanh nghiệp đóng vai trò cốt lõi lâu dài hơn cho doanh nghiệp. Có thể hiểu là, phần mềm quản lý nhân sự sẽ không nằm ngoài hệ thống phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp.

Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự không thể một mình nó tạo nên sự khác biệt. Để vận hành nhuần nhuyễn, ví dụ như việc đánh giá KPI/OKR cho nhân viên hay nhóm; các dữ liệu công việc và dự án cần được kết nối và đồng nhất một cách tự động. Điều này sẽ tạo nên tính minh bạch và khách quan – thay vì phải nhập tay thủ công. Hoặc việc chấm công theo thời gian/sản phẩm cũng tương tự.

Một cách khác, phần mềm quản lý nhân sự nếu được ứng dụng trơ trọi và độc lập cho phòng nhân sự thôi; thì nó chỉ là một công cụ. Nhưng nếu được kết nối dữ liệu và đồng bộ thông tin với hệ thống quản trị tổng thể, nó sẽ trở thành giải pháp cho nhiều vấn đề và nhiều giá trị cốt lõi hơn nữa. Chính vì thế, khi lựa chọn giải pháp phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp; bạn nên cân nhắc đến việc ứng dụng hệ thống tổng thể. Tốt nhất là hãy lựa chọn một nhà cung cấp duy nhất.

► Xem thêm: 7 Phương pháp giúp doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý nhân viên tốt nhất

2. Đào tạo nhân sự sử dụng và vận hành ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự

Một trong những lỗi thường gặp nhất của nhiều doanh nghiệp, đó là bỏ quên bước đào tạo. Nhiều nhà cung cấp phần mềm hiện nay theo dạng đóng gói sẵn; các tính năng trên phần mềm tương đối cố định. Và họ chỉ cung cấp cho doanh nghiệp một bản hướng dẫn sử dụng mà không có đào tạo trực tiếp. Đó là một điểm tiện lợi, nhưng không mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.

Những buổi đào tạo trực tiếp là thực sự cần thiết. Không chỉ là hiệu quả hơn trong việc hướng dẫn sử dụng các tính năng trên phần mềm; mà buổi đào tạo còn cho nhân viên hiểu được giá trị, lợi ích của phương pháp; hay từng bước thực hiện đóng vai trò như thế nào. Hiểu được cốt lõi, giúp nhân viên thực hành đúng hướng, đúng giá trị mang lại.

3. Khai thác tối đa hiệu quả ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự

Nhiều doanh nghiệp đã rất thành công trong việc lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp mình. Nhưng khi đưa vào ứng dụng, họ lại không thấy được lợi ích hay hiệu quả thực sự nào. Đó là do nhân viên của bạn đang bỏ lỡ những giá trị ấy.

Đơn cử như trường hợp một doanh nghiệp, nghiên cứu, phân tích và lựa chọn phần mềm rất kỹ lưỡng và phù hợp. Với các chức năng vượt trội về tuyển dụng, đào tạo cho đến đánh giá nhân sự; dựa trên các công cụ và phương pháp rất hiện đại. Nhưng phòng nhân sự của họ chỉ sử dụng phần mềm để lưu thông tin cho có; nhập dữ liệu thủ công chỉ để tính lương; hay hời hợt khi sử dụng các công cụ. Chính vì thế mà việc ứng dụng phần mềm không mang lại hiệu quả hay giá trị khác biệt gì; mà chỉ khiến các quy trình, trình tự thực hiện thêm cồng kềnh và miễn cưỡng.

Một phần lý do đến từ việc doanh nghiệp không đào tạo, hỗ trợ và giám sát nhân viên sử dụng các công cụ mới. Những cũng rất nhiều phần lý do là do doanh nghiệp không tham khảo và nhận góp ý từ bộ phận nhân sự; sẽ là phòng ban trực tiếp vận hành và khai thác tiềm năng. Thiếu sự đồng thuận giữa cấp lãnh đạo và nhân viên vận hành thường gây nên các tình huống chống đối trong thực thi tại các doanh nghiệp.

► Xem thêm: Ứng dụng DISC – Chọn đúng người và Giao đúng việc

4. Đừng quên đánh giá hiệu quả ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự

Sau khi ứng dụng phần mềm và đưa vào vận hành; đừng quên ghi chú một cột mốc để bạn quay lại đánh giá hiệu quả của việc ứng dụng phần mềm này. Đây cũng là bước quan trọng mà nhiều doanh nghiệp bỏ qua.

Một phần mềm có thể hiệu quả trong giai đoạn đầu; nhưng hiệu quả ngày càng giảm sút, vì nhiều nguyên nhân. Thì các cột mốc review định kỳ này sẽ là dịp để doanh nghiệp nhìn nhận lại. Về kết quả, hiệu quả và rà soát tìm nguyên nhân, khắc phục. Nhất là khả năng tương thích của phần mềm với thực tế hoạt động; đôi lúc sẽ cần những điều chỉnh, cập nhật nhất định.

Đừng chỉ giao và khoán trắng mọi thứ cho phòng nhân sự. Mà các cấp lãnh đạo cần có những định hướng và điều chỉnh các phòng ban hướng về mục tiêu chung. Doanh nghiệp nên thành lập bộ phận chuyên trách; để luôn theo dõi và hỗ trợ các vấn đề liên quan đến hệ thống phần mềm. Cũng như đánh giá và báo cáo định kỳ.

5. Phần mềm sẽ hỗ trợ về mặt khoa học, còn nghệ thuật thì chưa!

Quản trị nhân sự là một công việc đòi hỏi cả tính khoa học và nghệ thuật. Song song với các công việc như: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, trả lương, trợ cấp,.. Đã được phần mềm hỗ trợ; thì việc quản trị nhân sự còn một khoảng công việc nghiêng tính mềm. Đó là văn hoá, hỗ trợ về tinh thần, các giá trị và lợi ích mềm khác. Điều đó vẫn cần con người thực hiện.

Không phải chỉ cần ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự thôi là đã đủ. Phần mềm chỉ có thể thực hiện các công việc chuyên môn và hỗ trợ trong quản trị mà thôi. Nhân viên phòng nhân sự, những nhà quản lý nhân sự mới là người có thể tạo nên sự thay đổi và giá trị thực sự.

► Xem thêm: Nhân viên chưa cống hiến hết mình và nghệ thuật quản lý nhân sự dành cho nhà lãnh đạo

Tạm Kết

Nguồn nhân lực là tài sản quan trọng nhất đối với mọi doanh nghiệp. Chính vì thế mà xu hướng ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự trở thành xu hướng được các doanh nghiệp, dù quy mô lớn hay nhỏ trên toàn thế giới quan tâm. Việc ứng dụng phần mềm đang gặp nhiều trở ngại khi có quá nhiều sự lựa chọn trên thị trường. Hy vọng với 5 bí quyết trên, doanh nghiệp có thể có cái nhìn tổng quát và lâu dài cho giải pháp và lựa chọn của mình.

Phần mềm Quản lý Nhân sự – Tiền lương ASOFT-HRM là nền tảng kết hợp nhuần nhuyễn giữa khoa học và nghệ thuật quản trị nhân sự. Với nhiều phân hệ chức năng hỗ trợ doanh nghiệp khai thác tiềm năng nguồn nhân lực hiệu quả.

Đăng ký ngay để được tư vấn và demo chi tiết. Hoặc liên hệ với ASOFT qua hotline: 1900 6123

► Xem thêm: Review chi tiết TOP 4 phần mềm chấm công tính lương tốt nhất 2021

Ban Biên Tập ASOFT.