Doanh nghiệp của chúng ta chắc chắn sẽ phải đối mặt với những biến cố bất ngờ; như thảm họa thiên nhiên hay những lo ngại về sức khỏe toàn cầu. Không phải lúc nào cũng dễ dàng để giữ cho doanh nghiệp hoạt động trơn tru trong giai đoạn biến động này. Chính vì vậy, việc đảm bảo nhân viên luôn có động lực và sự yên tâm khi làm việc; là trọng trách của các chuyên viên Nhân sự.

Vậy chúng ta có thể làm gì để trấn an mọi người khi họ đến tìm kiếm những lời khuyên trong lúc này? Dưới đây là một số cách để hỗ trợ đội ngũ trong khoảng thời gian nhiều biến động.

► Xem thêm: Cách giải quyết xung đột nhóm hiệu quả
► Xem thêm: Cách xây dựng văn hóa làm việc từ xa với nhân viên

1. Có kịch bản cho những biến động tương lai

Các chuyên gia nhân sự không thể dự đoán tương lai; nhưng họ có thể chuẩn bị sẵn kế hoạch khi nhân viên và quản lý tìm đến họ; để tìm cách giải quyết những tình huống khó khăn.

Lập kế hoạch dự phòng cũng có nghĩa là chuẩn bị cho những sự kiện xấu xảy ra; như thiên tai và bệnh tật lan rộng. Điển hình là trong đại dịch Covid-19 vừa qua. Bạn có thể thực hiện các biện pháp chủ động; như mua bảo hiểm, ứng dụng phần mềm Văn phòng điện tử – chuẩn bị cho tình huống phải làm việc tại nhà; lưu trữ thông tin trên đám mây,..

Trong khi đó, đối với các trường hợp cụ thể về sức khỏe; các kế hoạch dự phòng có thể bao gồm việc xem xét lại cách thức hoạt động của doanh nghiệp; nếu nhân viên cần làm việc từ xa trong một khoảng thời gian dài để hạn chế rủi ro. Tiến hành “chạy thử” để đảm bảo nhân viên có các công cụ cần thiết để làm việc tại nhà một cách hiệu quả. Bằng cách đó, khi không được đến văn phòng; họ đã chuẩn bị sẵn sàng để tiếp tục làm việc hiệu quả ở nhà. Cũng cần phát triển một kế hoạch cho những nhân viên này, những người cần tự cách ly. Hãy suy nghĩ về cách để giúp họ cảm thấy tham gia vào công việc của họ; và được tham gia vào đội ngũ đang làm việc trong giai đoạn biến động.

2. Giao tiếp với đội ngũ thường xuyên, nhất là trong giai đoạn biến động

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang hoạt động với nhiều thông tin không công khai; giữ bí mật đối với chính nhân viên của họ; điển hình như: tài chính kinh doanh, dữ liệu thống kê,.. Khiến nhân viên có cảm giác không minh bạch, không được coi trọng; và dẫn đến tính cống hiến sụt giảm.

Khi kỳ vọng của nhân viên ngày càng cao, các tổ chức phải càng chú trọng đến tính minh bạch. Giao tiếp minh bạch cho nhân viên thấy rằng họ được coi trọng; và có thể cập nhật liên tục những gì đang xảy ra trong tổ chức.

Với bộ phận HR, họ cần nói với nhân viên của về cách thức và lý do đưa ra các quyết định nhất định; hoặc thực hiện các hành động cụ thể sẽ giúp họ yên tâm rằng HR luôn ở đó để bảo vệ họ; bất kể hoàn cảnh nào.
Không chỉ với bộ phận HR, những nhà quản lý và lãnh đạo cũng cần thoải mái và thẳng thắn chia sẻ về những mục tiêu; hiện trạng, và phương hướng làm việc sắp tới; giúp nhân viên tin tưởng, yên tâm và nỗ lực cống hiến.

Ngoài ra, toàn công ty cần thống nhất một phương thức và phương tiện để luôn liên tục cập nhật thông tin đến nội bộ. Điển hình, đó là việc xây dựng mạng thông tin nội bộ doanh nghiệp. Năm trong giải pháp phần mềm Văn phòng điện tử; các nhân viên sẽ liên tục được cập nhật các thông báo chung; chia sẻ các thống kê và phân chia rõ trách nhiệm, công việc.

► Xem thêm: Sự khác biệt giữa cảm hứng và động lực làm việc
► Xem thêm: Quản lý nhân sự đã thay đổi thế nào trong kỷ nguyên 4.0

3. Dẫn dắt bằng cách làm gương

Các nhà lãnh đạo nhân sự và giám đốc điều hành cấp C là những người dẫn dắt công ty; theo mô hình từ trên xuống dưới. Để tổ chức thành công, các nhà lãnh đạo cấp cao cần làm gương cho tất cả những gì họ nói. Các giám đốc điều hành không làm gương; sẽ khiến người lao động bối rối về cách họ nên hành động, nhất là trong giai đoạn biến động

Ví dụ, nếu bạn khuyên nhân viên đặt sức khỏe của họ lên hàng đầu; bằng cách tránh đi công tác không cần thiết; nhưng sau đó bỏ qua lời khuyên của chính bạn bằng cách lên máy bay đi khắp đất nước dự hội nghị vài ngà;y và như thế, bạn đã gửi đi một thông điệp rất mâu thuẫn.

4. Cho phép sự linh hoạt

Lịch làm việc linh hoạt đã là xu hướng của cả thập kỷ qua. Việc này không chỉ giúp nhân viên quản lý sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống; đảm bảo các vấn đề về phúc lợi; và có thể xây dựng một mạng lưới nhân sự không giới hạn cho doanh nghiệp; nhất là trong giai đoạn môi trường có nhiều biến động.

5. Cung cấp các chương trình học tập về các chủ đề liên quan

Tất nhiên, bối cảnh không chắc chắn thường khiến nhân viên phải điều chỉnh đối với lịch trình hàng ngày của họ; và việc cung cấp cho họ những công cụ cần thiết để thực hiện các công việc thường xuyên là tùy thuộc vào Nhân sự. Các chương trình học tập và phát triển có thể truy cập từ bất cứ đâu; có thể cung cấp cho nhân viên sự hướng dẫn cần thiết để họ tiếp tục phát triển trong công việc.

6. Điều chỉnh mục tiêu

Trong những thời điểm như thế này; điều quan trọng là phải hiểu rằng thay đổi là không thể tránh khỏi. Thay vì cố gắng giảm thiểu các vấn đề nằm ngoài tầm kiểm soát; hãy đón nhận những thách thức này bằng cách điều chỉnh các mục tiêu tổ chức cho phù hợp. Khuyến khích nhân viên và quản lý thích nghi và luôn ở bên để hỗ trợ và hướng dẫn họ trong suốt chặng đường. Đảm bảo cũng áp dụng những điều chỉnh này cho các bên liên quan khác; chẳng hạn như khách hàng hoặc nhà cung cấp. Ví dụ: sẵn sàng lên lịch lại các cuộc họp khách hàng. Thay vào đó, hãy cân nhắc tổ chức các cuộc họp online hấp dẫn.

Việc thực hiện những điều chỉnh này không phải lúc nào cũng dễ dàng; và có thể mất một chút thời gian. Nhưng bằng cách cung cấp các nguồn lực và hỗ trợ cần thiết trong toàn tổ chức; nhân viên sẽ có thể điều hướng bất kỳ thay đổi nào có thể xảy ra theo cách của họ.

Nguồn tham khảo: www.cornerstoneondemand.com