► Xem thêm: Phương pháp và kỹ năng quản lý nhân sự từ kinh nghiệm của LG Electronics

1. Tiến hành lập kế hoạch về cách quản lý nhân sự

Có một câu nói nổi tiếng là “thất bại trong việc lập kế hoạch chính là lập kế hoạch cho thất bại”. Vì vậy mà trước tiên, muốn nắm được cách quản lý nhân sự hiệu quả; bạn hãy biết lên kế hoạch cho những mục đích cụ thể trong thời gian cụ thể. Nhớ cần phải tạo ra thời gian biểu để có thể kiểm soát được deadline cần thiết cho những đầu việc này. Ví dụ như thời hạn cho các báo cáo tình hình sử dụng lao động; các thời hạn cho việc dõi phép và tính lương tháng; thời điểm phải đóng bảo hiểm định kỳ; mốc thời gian cần phải ký lại hợp đồng với các nhân viên; và một số thời điểm quan trọng khác.

Kế tiếp là lên một danh sách những công việc với mục tiêu ngắn hạn và dài hạn tương đương. Khi đã thiết lập được mục tiêu cụ thể, bạn mới có thể vạch ra các bước cụ thể cũng như các cách quản lý nhân sự cụ thể; để hoàn thành các mục tiêu đó. Việc duy trì danh sách các mục tiêu, thời gian thực hiện, thời hạn để hoàn thành và các phương án thực hiện; sẽ giúp các chuyên viên nhân sự – người đang phải quản lý một mình, có thể quản lý tốt các đầu việc; và giữ chắc nhịp bước giữa guồng quay của nhiều đầu việc cùng lúc. Thậm chí ngay cả khi các vấn đề ngoài luồng phát sinh. Và sẽ không gặp tình trạng “bức xúc” khi phải nhận thêm nhiều công việc mới.

► Xem thêm: 6 Bước xây kế hoạch nhân sự tối ưu nhất cho doanh nghiệp

2. Nhận lời khuyên từ cố vấn am hiểu pháp lý

Có một điều chắc chắn rằng bạn sẽ phải dành hết thời gian để thực hiện toàn bộ các công việc thủ tục về bảo hiểm, luật lao động, y tế, bảo hộ lao động,… Nếu như chỉ có một mình mình làm việc trong bộ phận HR cho nhân viên. Khi có sẵn một người am hiểu về pháp luật bên cạnh thì bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn rất nhiều; thông qua việc tham khảo các vấn đề về pháp lý mà không mất nhiều thời gian. Không còn phải tốn công tốn thời gian tìm hiểu các vấn đề có liên quan đến pháp luật như trước đây nữa.

Ngoài ra, họ còn được đóng góp thêm những quan điểm và các thông tin đáng giá khác về cách quản lý nhân sự. Có nhiều doanh nghiệp có bộ phận pháp lý riêng để hỗ trợ cho phòng ban HR. Ví dụ như khi phải điều tra về các sổ sách hành chính, kiểm toán; khi cần phải chuẩn bị và xem xét lại giấy tờ; khi tiến hành kiểm tra xem các hợp đồng có vi phạm pháp lý hay không; khi xem xét các vấn đề về lương bổng;…

3. Cập nhật thông tin về cách quản lý nhân sự

Bởi vì là người làm tất cả các việc trong bộ phận HR; nên bạn cần phải liên tục nghe ngóng, tìm hiểu thêm các thông tin mới nhất về cách quản lý nhân sự. Ví dụ như các vấn đề về lợi ích và nghĩa vụ của nhân sự. Vì vậy hãy luôn theo dõi tin tức trên các bản tin định kỳ; để biết được các bài viết chuyên ngành hoặc có liên quan tới ngành của mình. Nhờ đó mà có thể nắm bắt được những bí quyết và phương tiện; để quản trị nhân lực hiệu quả ở hiện tại. Đồng thời góp phần lập các kế hoạch quản lý nhân sự dài lâu cho tương lai.

Ngoài ra bạn cũng có thể chủ động đăng ký tham gia các hội thảo trực tuyến miễn phí (webinar). Tìm nhiều cách để kết nối thông tin với các sự kiện networking. Thông qua đó bạn có thể gặp gỡ các chuyên gia nhân sự giàu kinh nghiệm; để nhận được những lời khuyên, nhận xét và ý kiến có ích cho kế hoạch quản trị nhân sự của mình. Ngoài ra, nếu có đủ khả năng tài chính, bạn cũng có thể xem xét đăng ký tham gia các hội nghị nổi bật trong ngành. Sẽ rất tốt cho công việc nhân sự nếu bạn biết cách để liên tục học hỏi cũng như mở rộng các mối quan hệ của mình.

► Xem thêm: Xu hướng quản lý nhân lực và những đổi mới trong kỷ nguyên số 4.0

4. Tận dụng các socila media (truyền thông xã hội) vào cách quản lý nhân sự

Khi quản lý nhân sự “một mình”, lẽ dĩ nhiên sẽ có rất nhiều khó khăn. Tuy nhiên đây cũng là thời điểm vàng để thay đổi. Lúc này, bạn có thể tiến hành triển khai những chính sách hoặc thử nghiệm các phần mềm, hệ thống mới. Nhưng cần phải nhớ rằng tình trạng “một người quản lý nhiều công việc” không nên được duy trì lâu dài. Vì đến cả những chuyên gia nhân sự có kinh nghiệm và tư duy làm việc độc lập; thì vẫn phải cần tới sự hỗ trợ của đồng nghiệp. Trong đó, Social Media làm một trong những phương tiện hữu ích mà bạn có thể bắt đầu áp dụng vào cách quản lý nhân sự của mình.

Social media càng ngày càng chứng tỏ được vai trò quan trọng của mình trong các cách cách quản lý nhân sự; các hoạt động tuyển dụng; cũng như kết nối nhân sự. Thật vậy, các công ty dùng social media ở nhiều mảng cho nhiều mục đích. Bao gồm: tìm kiếm hồ sơ ứng viên, tiến hành đăng quảng cáo tuyển dụng, thu hút ứng viên,… Ngoài ra, Social media còn tạo cơ hội để bạn có thể học hỏi; và biết thêm về những xu hướng quản lý quan trọng trong nhân sự. Và đặc biệt là bạn có thể theo dõi thêm các blogger hoặc các influencer nổi tiếng trong ngành; để tích lũy được những kinh nghiệm và lời khuyên hữu ích, đa góc nhìn nhất.

5. Thấu hiểu từng nhân viên

Cần phải tiếp cận đủ nhiều với nhân viên để thấu hiểu họ: từ những nhân viên cấp cao đến những nhân viên cấp thấp. Điều này là hết sức quan trọng. Bạn có thể lên lịch để gặp gỡ các trưởng bộ phận; cũng như những người có vai trò quyết định trong toàn bộ quy trình tuyển dụng; đánh giá và cả sa thải nhân viên. Bạn nên nhớ rằng không cần phải tổ chức những cuộc họp quá trang trọng hoặc lớn lao gì. Cái quan trọng là phải có danh sách những vấn đề cụ thể cần tìm hiểu ngay khi bắt đầu. Kế đó là tập trung vào các cuộc thảo luận để giúp cuộc thảo luận đạt được hiệu quả tốt nhất.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm hiểu thêm các mục tiêu khác của tổ chức. Đồng thời tiến hành thực hiện các cuộc nghiên cứu; tìm ra cách để doanh nghiệp có thể đáp ứng các mục tiêu đó. Một điều quan trọng nữa là hãy thường xuyên trao đổi với các cấp quản lý. Việc này giúp bạn đón đầu nhanh chóng các thay đổi của đường hướng kinh doanh trong tương lai. Việc này sẽ có tầm ảnh hưởng lớn đến các kế hoạch công việc của chính bạn. Thông qua đó bạn có thể kịp thời điều chỉnh các kế hoạch về cách quản lý nhân sự.

6. Am hiểu thêm về công nghệ

Một trong những bước chuyển mình thông minh quan trọng nhất mà người làm nhân sự thực hiện; đó là đầu tư vào công nghệ; đặc biệt là nếu bạn đang phải một mình quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Khi lựa chọn đúng các công nghệ và áp dụng vào các cách quản lý nhân sự; thì bạn có thể giảm đến 50% thời gian làm việc hành chính. Bao gồm các công việc như: Tính lương cho nhân viên, tính các khoản phúc lợi, các báo cáo hoạt động. Không những tiết kiệm thời gian mà còn tăng hiệu quả, giảm rõ rệt sai sót.

Tuy nhiên có một điều bạn cần chú ý rằng: ban đầu việc triển khai và áp dụng các công nghệ vào bộ phận nhân sự cần đầu tư khá nhiều thời gian và tiền bạc. Nhưng xét về lâu dài thì nó sẽ giúp tiết kiệm được cả hai điều này. Kết quả là bạn sẽ quản lý nhân sự hiệu quả hơn và giảm tình trạng tuyển nhầm nhân sự.

► Xem thêm: 6 Chức năng quan trọng của phần mềm quản trị nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự – tiền lương ASOFT-HRM

Trên thị trường hiện có khá nhiều công cụ phần mềm giúp quản lý nhân sự tốt; hỗ trợ rất nhiều cho người quản lý. Thường thì một phần mềm quản lý nhân sự sẽ bao gồm những tính năng quan trọng chủ chủ chốt sau:

• ✔ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân viên, hồ sơ cho các khoản bảo hiểm xã hội hay bảo hiểm y tế,…
• ✔ Quản lý các hồ sơ xin phép online
• ✔ Thực hiện các đánh giá hiệu quả làm việc của nhân sự theo KPI của từng phòng ban
• ✔ Thực hiện các đánh giá về tính cách nhân viên theo các mô hình chuẩn
• ✔ Thực hiện quản lý nhân viên về chấm công, hiệu suất, giờ làm
• ✔ Tính lương bằng cách tích hợp máy chấm công

Tạm Kết

Phần mềm quản lý nhân sự – tính lương của ASOFT sẽ là giải pháp hiệu quả nhất, là cách quản lý nhân sự tối ưu nhất cho các phòng nhân sự “1 người”. Giúp quán xuyến tốt công việc và quản lý các công việc “multi-task” hiệu quả nhất!

Doanh nghiệp bạn có đang tìm kiếm một Phần mềm để quản trị nguồn nhân lực hiệu quả; giúp doanh nghiệp củng cố và quản lý nhân sự ngay trong mùa dịch? Đăng ký ngay hoặc liên hệ ASOFT qua Hotline: 1900 6123 để được tư vấn và Demo miễn phí.

► Xem thêm: Quản trị nguồn nhân lực trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp

Ban Biên Tập ASOFT