► Xem thêm: Phần mềm quản lý quán cafe & trà sữa – Nên lựa chọn như thế nào?

Như thế nào được gọi là một phần mềm quản lý nhà hàng?

Theo định nghĩa cơ bản, một hệ thống quản lý nhà hàng phù hợp sẽ là thứ giúp doanh nghiệp vận hành cũng như quản lý nhà hàng và quán ăn một cách hiệu quả nhất. Trong đó thành phần cốt lõi của công nghệ này chính là hệ thống POS. Dựa vào nhu cầu thực tế của nhà hàng, doanh nghiệp cần phải xem xét những tính năng bổ sung để kết hợp. Ví dụ như:

• ✔ Cần xem xét giữa hệ thống di động và truyền thống: Hệ thống truyền thống gồm có máy tính thu ngân ở trong nhà hàng của bạn; hệ thống POS di động thì gồm nhiều thiết bị di động chạy phần mềm và dựa trên các nền tảng cloud
• ✔ Hãy chọn một hệ thống POS nhiều tính năng: Nếu doanh nghiệp cần một hệ thống có khả năng tùy chỉnh dễ dàng; doanh nghiệp có thể xem xét lựa chọn ra một hệ thống cung cấp các tính năng mạnh mẽ hơn. Ví dụ như tính năng theo dõi hàng tồn kho; tính năng quản lý bàn và đơn đặt hàng; tính năng chấm công của nhân viên cũng như tích hợp CRM
• ✔ Khả năng hỗ trợ các thanh toán, tích hợp máy in Bill: Nhờ đó mà ban quản lý có thể dễ dàng sắp xếp và phân công các ca làm việc. Trong lúc đó máy chủ sẽ nhận đơn đặt hàng, xử lý các thanh toán; cũng như dễ dàng giao tiếp với khách hàng

► Xem thêm: Phần mềm POS là gì? 5 lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ POS

Tại sao doanh nghiệp cần phần mềm quản lý nhà hàng?

Ngoài việc cố gắng quản lý tốt hệ thống POS, cấp quản lý của nhà hàng, quán ăn đã phải đối mặt với nhiều khó khăn và trách nhiệm. Ví dụ như: nguồn vốn hoạt động của tổ chức; việc quản lý mặt bằng/bàn ăn/bếp; quản lý nguồn doanh thu/chi phí/lợi nhuận; quản lý ca và giờ giấc làm việc của nhân viên; việc quản lý sự chi tiêu và quỹ hằng ngày. Khi sử dụng hệ thống quản lý nhà hàng; cấp quản lý sẽ dễ dàng đơn giản hóa toàn bộ các công việc này.

Bao gồm một số điều sau: khi nhân viên báo ốm và tìm kiếm một đồng nghiệp để thay ca; nhân viên đó có thể dễ dàng đăng nhập vào hệ thống POS bằng tài khoản của mình; và gửi thông báo cho nhóm rằng họ cần được xử lý cho ca làm việc của mình. Khi đồng nghiệp khác đã đồng ý làm giúp ca làm việc đó; nhân viên lúc này đã hoàn tất việc hoán đổi không cần thông qua quản lý. Giúp tiết kiệm thời gian cũng như giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp. Cũng vậy, khi tiền boa của nhân viên được xử lý không chính xác; cấp quản lý có thể dùng tới hệ thống POS để dễ dàng hơn trong việc phân phối tiền boa dựa theo từng khu vực.

Tất cả những điều trên là nguyên do lý giải cho việc vì sao bạn cần phải sở hữu một phần mềm quản lý nhà hàng phù hợp.

Tính năng cần có ở một phần mềm quản lý nhà hàng

Mặc dù các tính năng của phần mềm quản lý nhà hàng còn tùy thuộc vào quy mô nhà hàng cũng như nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Nhưng nhìn chung có một số tính năng cơ bản mà phần mềm nên có. Vì chúng có mức ảnh hưởng rất lớn đến với các hoạt động quản lý nhà hàng và quán ăn. Sau đây là một số tính năng doanh nghiệp cần lưu ý!

Hệ thống thu ngân cho nhà hàng

Phần mềm quản lý nhà hàng tối ưu thì cần có riêng một hệ thống thu ngân. Đây chính là nền tảng của hệ thống quản lý và là mấu chốt để vận hành trơn tru.

Theo dõi menu, nguyên vật liệu và hàng tồn kho

Với tính năng này, doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra được số lượng nguyên liệu sẵn có trong kho; cũng như tốc độ hết của các nguyên liệu; để có thể có những dự trù cho những nguyên liệu cần dự trữ với số lượng lớn hơn. Việc này giúp hợp lý hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp; cũng như cho phép doanh nghiệp tiến hành đặt hàng hiệu quả hơn đối với các nhà cung cấp của doanh nghiệp.

► Xem thêm: 7 Kỹ năng quản lý kho tối thượng mà nhân viên cần nắm vững

Tính năng quản lý bàn và đơn hàng

Khi sử dụng tính năng quản lý bàn này, người sử dụng có thể sắp xếp vị trí bàn hiện tại của nhà hàng nhằm quản lý công tác tạo đơn hàng chính xác; cũng như tiến hành theo dõi mọi đơn đặt hàng đang xử lý; đồng thời tiến hành xếp chỗ cho khách hàng hiệu quả hơn. Với tính năng quản lý đơn hàng này, khi cần thì có thể chuyển đổi bàn nhanh chóng, tiến hành tách hóa đơn. Đồng thời thực hiện thay đổi giá cũng như những yêu cầu phức tạp khác.

Lên lịch giờ/ ca làm việc

Không chỉ theo dõi năng suất làm việc chính xác của nhân viên theo ca; nhà quản lý còn có thể lựa chọn phần mềm nhà hàng – cái cho phép nhân viên thực hiện công tác quản lý ca làm của họ. Ví dụ như khi nhân viên cần được hỗ trợ bởi một đồng nghiệp khác; thì thay vì nhờ thông qua người quản lý; phần mềm sẽ cho phép nhân viên thực hiện hoán đổi ca trực nếu cần thiết; chỉ bằng cách thông qua phần mềm quản lý nhà hàng và quán ăn.

Có tích hợp sẵn CRM

Một hệ thống quản lý được tích hợp sẵn với CRM; hoặc sở hữu dữ liệu xuất dễ dàng thì sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu công việc hơn rất nhiều. Nhờ chức năng CRM đã được tích hợp; doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện các phân tích dữ liệu khách hàng cực kỳ cách thuận tiện và chi tiết. Trong trường hợp doanh nghiệp chọn được một hệ thống cho phép người dùng xuất dữ liệu; người dùng có thể tận dụng tối đa một cách dễ dàng tất cả dữ liệu thông tin doanh nghiệp cần và mong muốn.

► Xem thêm: Phần mềm quản lý khách hàng (CRM) là gì?

Chức năng về tiếp thị và Reward & Coupon

Thông qua chức năng tiếp thị reward & coupon, doanh nghiệp có thể giúp khách hàng tiến hành đăng ký cũng như tìm kiếm phần thưởng qua chương trình khách hàng thân thiết. Trường hợp doanh nghiệp đang theo dõi xu hướng tiêu dùng của khách hàng; thì chức năng này sẽ mang đến cho doanh nghiệp cơ hội để cung cấp ưu đãi của những mặt hàng đó; cũng như khuyến khích khách hàng quay lại nhà hàng.

Tính năng thiết lập menu dễ dàng

Hãy quản lý menu nhà hàng theo cách riêng của mình! Doanh nghiệp có thể lựa chọn các món, giá cả cũng như thành phần và phương thức thanh toán trong thực đơn. Và đặt xoay vòng trong từng thời gian khác nhau để thực khách luôn cảm thấy mới mẻ. Thường xuyên cập nhật mọi thứ. Biết cách kết hợp nhiều tính năng như các chương trình đặc biệt mỗi ngày và các khung giờ khuyến mãi. Phần mềm này cũng sẽ cho phép nhân viên có thể dễ dàng truy cập thực đơn mới nhất; hoặc cho phép khách hàng truy cập menu khi đặt món bằng máy tính bảng.

Các báo cáo chi tiết – Hỗ trợ kỹ thuật tối đa

Khi lựa chọn một phần mềm quản lý nhà hàng và quán ăn tốt; thì nó sẽ giúp bạn tải xuống nhiều bảng báo cáo chi tiết dựa theo những nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra được doanh số bán hàng theo thời gian thực realtime ở bất cứ đâu. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần được hỗ trợ khắc phục sự cố nào thì sẽ được kết nối với đội hỗ trợ kỹ thuật.  Đây là một trong những điều doanh nghiệp cần hỏi rõ trước khi lựa chọn một phần mềm nhà hàng.

► Xem thêm: Phần mềm tính tiền quán BAR – Giải pháp quản lý BAR & PUB chuyên nghiệp

Một phần mềm quản lý nhà hàng sẽ có giá bao nhiêu?

Chi phí của một phần mềm nhà hàng sẽ không cố định; mà tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Chi phí này trước tiên sẽ tùy vào các phí dịch vụ:

• ✔ Phí một lần là khoản phí khá lớn. sẽ được trả trước để sử dụng phần mềm vô thời hạn
• ✔ Phí đăng ký là khoản phí phải trả hàng tháng hoặc hàng năm để sử dụng phần mềm

Chi phí của hệ thống thu ngân (POS)

Các phần mềm POS nhà hàng quán ăn được cài đặt cục bộ thông thường sẽ có phí dịch vụ một lần; còn các hệ thống dựa trên cloud thường sẽ không tính phí dịch vụ. Ngoài ra, có một khoản phí khác cần xem xét đến là phí hỗ trợ hàng tháng. Phí này được áp dụng cho cả 2 hệ thống cục bộ và cloud. Nhìn chung điều quan trọng là; doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ và xác định xem phương án nào sẽ là tốt nhất cho nhu cầu của mình.

Các phí bổ sung khác

• ✔ Công cụ tiếp thị (ví dụ như chương trình khách hàng thân thiết). Điều này sẽ làm tăng chi phí của phần mềm quản lý nhà hàng                          
• ✔ Quản lý hàng tồn kho
• ✔ Chi phí setup và đào tạo

Kiểu nhà hàng như thế nào cần sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng?

• ✔ Các nhà hàng ăn uống: Bao gồm cả ăn uống cao cấp và bình dân. Tùy vào nhiều yếu tố, chẳng hạn như quy mô, địa điểm, khả năng phục vụ; mà nhà hàng sẽ tìm kiếm một phần mềm quản lý phù hợp
• ✔ Các quán Bar: Việc sử dụng phần mềm POS nhà hàng quán ăn sẽ giúp doanh nghiệp luôn ngăn nắp. Nhất là đơn giản hóa hệ thống quản lý
• ✔ Các cửa hàng kem: Tốt nhất là đừng để kem bị chảy chỉ vì phục vụ chậm. Nhờ hệ thống POS mà doanh nghiệp có thể theo dõi loại kem nào đang bán chạy và sẽ duy trì hoạt động nhanh chóng
• ✔ Cửa hàng Bánh pizza: Phần mềm giúp theo dõi đơn đặt hàng và đảm bảo độ chính xác
• ✔ Các xe bán hàng nhỏ trên vỉa hè: Phần mềm POS nhà hàng quán ăn phù hợp giúp doanh nghiệp theo dõi thông tin khách hàng ;và cả những tương tác trên Facebook; nhằm duy trì kết nối khách hàng

Tạm Kết

Công nghệ thông tin ngày càng phát triển; thì các phần mềm quản lý nhà hàng và quán ăn cũng ngày càng phát triển. Chủ doanh nghiệp cần xem xét quy mô nhà hàng; mục tiêu cũng như nhu cầu hàng ngày của nhà hàng. Dựa vào các thông tin đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn điều chỉnh phần mềm phù hợp với doanh nghiệp mình. Tất nhiên là với mức giá phù hợp nhất.

Nếu doanh nghiệp đang tìm hiểu về một Phần mềm quản lý nhà hàng hoàn thiện; Đăng ký ngay hoặc liên hệ hotline để nhận tư vấn và demo miễn phí: 1900 6123.

► Xem thêm: Ngành bán lẻ mùa Covid: Kiên trì với bán lẻ truyền thống hay chuyển đổi số để cải thiện kinh doanh?

Ban Biên Tập ASOFT