► Xem thêm: TOP 10 hệ thống POS tốt nhất cho các nhà bán lẻ (Cập nhật mới nhất năm 2021)

Phần mềm quản lý quán cafe dễ sử dụng, order gọi món nhanh chóng và real-time

Quản lý một quán cafe hay trà sữa không đơn giản. Đặc biệt là khi khách quá đông, quán rơi vào tình trạng “quá tải”. Nhưng nếu tuyển thêm nhân viên thì vấn đề có được giải quyết hoàn toàn không? Hay quán sẽ rơi vào tình trạng thiếu thừa nhân viên: Tăng nhân viên thu ngân thì lại thiếu mất nhân viên order; nhân viên làm không đúng vị trí dễ dàng gây ra những sai lầm khiến khách khó chịu. Ví dụ như: hầm bàn, tính nhầm giá, nguyên vật liệu lúc thừa lúc thiếu…

Khó khăn của quản lý quán cafe

Chậm trễ trong phục vụ vì lý do khách quá đông, nhân viên không theo kịp order của khách. Đây là một trong những lý do khiến khách hàng thật sự khó chịu. Khiến quán cafe phải nhận vô số lời phàn nàn của các khách hàng. Đặc biệt là trên các diễn đàn quán cafe.

Thực tế là khách hàng nào cũng chỉ quan tâm tới việc họ sẽ nhận được gì; và nhận được như thế nào khi bỏ tiền ra. Tức nhiên cái họ mong muốn sẽ là sự hài lòng, sự chuyên nghiệp. Và vì vậy mà quán cafe, trà sữa phải đáp ứng được nhu cầu này của khách nếu không muốn bị “cạch mặt”. Cụ thể là phải rút ngắn thời gian khách hàng chờ đợi bằng cách tối ưu hoá việc order. Bởi vì thời gian nhân viên làm đồ uống gần như là cố định, khó có thể thay đổi.

Một phần mềm quản lý quán cafe, trà sữa tốt cần phải được sử dụng tốt trên mọi thiết bị. Bao gồm: máy tính, điện thoại, máy bán hàng, máy tính bảng.… Nhờ đó mà chủ quán cafe có thể dễ dàng lựa chọn các thiết bị có sẵn phù hợp với nhu cầu quản lý.

Các chức năng hỗ trợ của phần mềm quản lý quán cafe

Các phần mềm quản lý quán cafe & trà sữa có đầy đủ chức năng hỗ trợ việc order diễn ra nhanh chóng hơn bao gồm:

• ✔ Giới thiệu menu các món, tiến hành ghi nhận order của khách một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất. Phần mềm có thiết kế tính năng đơn giản, trực quan, giao diện thân thiện với người dùng; dùng hình ảnh là chủ yếu nên ai cũng có thể dùng thoải mái. Cho dù đó là cấp quản lý hay là các nhân viên phục vụ; nhân viên thu ngân hay nhân viên pha chế
• ✔ Tính năng gửi thông tin order của khách cho nhân viên pha chế và theo dõi tình trạng pha chế 
• ✔ Tính năng ghi nhận đồ uống khách mà khách gọi thêm hoặc nếu khách có nhu cầu cần đổi món hay hủy món đã order
• ✔ Hỗ trợ chuyển bàn và ghép order
• ✔ Chức năng hỗ trợ kiểm đồ hay gửi thu ngân khoản thanh toán

Hạn chế tối đa vấn đề sót đơn order của nhân viên quầy pha chế

Để tránh những trường hợp như sót đồ; còn đồ nhưng bộ phận pha chế áo đã hết đồ; khách đến sau lại có đồ trước,… Nếu sử dụng đúng phần mềm quản lý quán cafe, trà sữa thì mọi vấn đề trên sẽ được xử lý triệt để.

Ví dụ như ngay sau khi nhân viên bấm vào nút  đồng ý chọn món; thì ngay lập tức, thông tin đó sẽ được chuyển tới bộ phận pha chế; và hiển thị rõ ràng ngay trên thiết bị đang sử dụng phần mềm. Nhờ đó mà các vấn đề pha chế, cập nhật đồ hay tình trạng báo thiếu đồ nhầm sẽ đều được xử lý hoàn toàn.

Đặc biệt, một phần mềm quản lý quán cafe & trà sữa chuyên dụng sẽ có tính năng sắp xếp các order của khách theo thứ tự theo thời gian gọi đồ. Nhờ vậy mà luôn đảm bảo khách hàng nào đến trước sẽ được nhận trước. Trường hợp nguyên vật liệu hết, nhân viên chỉ cần nhấn nút “báo hết”; thì các nhân viên chịu trách nhiệm order với khách sẽ được thông báo ngay tức khắc. Còn trong trường hợp quán chưa trang bị máy tính bảng; thì có thể thay thế bằng việc in ra các yêu cầu cần chế biến khi mà khách order.

Phần mềm quản lý quán cafe hỗ trợ bộ phận thu ngân tính tiền nhanh chóng, chính xác

Giao diện dễ sử dụng, thân thiện với người dùng

Giao diện tính năng thu ngân và bán hàng của phần mềm cần được thiết kế đơn giản và trực quan nhất có thể. Mọi tính năng đều có thể được thao tác vô cùng nhanh chóng. Ví dụ như: ghi nhận các thông tin order; chuyển giao thông tin xuống cho nhân viên pha chế; đổi món đã order; hủy món, thanh toán hoặc kiểm đồ;…

Tính năng tự động tính tiền và in hóa đơn khi cần thiết

Một điểm nữa đừng bao giờ để mất điểm vì sự thiếu chuyên nghiệp. Ví dụ như: thanh toán chậm trễ, tính sai tiền, tính phí phục vụ,…

Với một phần mềm quản lý quán cafe, trà sữa thì công việc thu ngân sẽ chỉ mất vài giây cho mỗi một hóa đơn. Quán sẽ hoạt động hiệu quả cho dù đang đông khách hay vắng khách; và với thái độ chuyên nghiệp nhất.

Khi các khách yêu cầu thanh toán thì nhân viên order chỉ cần kiểm đồ; sau đó gửi yêu cầu này tới cho bộ phận thu ngân. Nhất là khi bộ phận marketing nảy ra các chương trình khuyến mãi. Lúc này nhân viên chỉ cần chọn chính xác chương trình khuyến mãi đang diễn ra. Như vậy thì phần mềm quản lý sẽ có thể tự động tính toán ra tổng số tiền mà khách hàng cần phải trả. Vô cùng nhanh chóng và chính xác. Nhân viên thu ngân sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian. Tránh được những sai sót và nhầm lẫn có thể xảy ra khi tính tiền thanh toán cho khách.

► Xem thêm: 10 Lý do khiến doanh nghiệp cần tức tốc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử

Quản lý chặt chẽ doanh thu từ xa, tránh thất thoát tiền

Khi các nhân viên bàn giao ca cho nhau sẽ dễ xảy ra vấn đề thất thoát tiền. Nhưng đừng quá lo lắng. Khi đầu tư sử dụng phần mềm quản lý quán cafe, trà sữa phù hợp thì người quản lý có thể tránh được các vấn đề này. Phần mềm tính tiền quán cafe sẽ giúp tổng hợp toàn bộ doanh thu từ đầu ca đến cuối ca. Bao gồm các doanh thu từ số lượng voucher, tiền mặt, số hóa đơn, tiền chuyển khoản từ thẻ ATM, visa/master,… Và một số phần mềm cũng sẽ hỗ trợ in biên bản bàn giao công việc khi kết thúc.

Phần mềm tính tiền quán cafe sẽ hỗ trợ lập sổ sách, các khoản ghi chép; cũng như các biên bản báo cáo doanh thu của cửa hàng theo thời gian, theo địa lý hoặc theo mặt hàng,… Nhờ đó mà người quản lý có thể điều chỉnh; và kịp thời đưa ra những chính sách hợp lý về mặt nhân sự; và các chương trình khuyến mại phù hợp. Nhất là nhà quản lý có thể dễ dàng xem xét các báo cáo ở mọi lúc mọi nơi. Giúp quán tiết kiệm thời gian. Tránh được rất nhiều những nhầm lẫn và sai sót nhất định.

Phần mềm quản lý quán cafe quản lý nguyên vật liệu và hàng tồn kho

Phần mềm quản lý quán cafe, trà sữa có thể giúp nhà quản lý chủ động nắm được tình hình nhập, xuất hàng tồn kho và các nguyên vật liệu. Nhờ vậy mà có thể nhanh chóng lập ra kế hoạch mua nguyên vật liệu hợp thời và kịp thời. Tránh được tình trạng thiếu đồ hay thừa đồ.

Khả năng quản lý từ xa trên điện thoại di động

Một phần mềm quản lý tốt sẽ giúp chủ quán kiểm soát được các hoạt động của quán chỉ trên một chiếc điện thoại. Dù cho có đi công tác xa, thì bạn vẫn có thể quản lý quán cafe của mình từ xa.

Hệ thống giao diện đầy đủ, dễ hiểu

Nhà quản lý sẽ dễ dàng giám sát được tình hình hoạt động của quán. Dựa trên hệ thống làm việc rất khoa học; nhà quản lý có thể thống kê được số lượng đơn, số khách hàng cũng như số doanh thu và lãi lỗ ước tính,… Ngoài ra, chủ quán cũng sẽ dễ dàng phân bổ nhân viên theo kế hoạch cho phù hợp. Và dễ dàng so sánh các nguồn doanh thu của quán cafe, trà sữa.

Tạm Kết

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý quán cafe, trà sữa; với nhiều mức giá và tính năng khác nhau. Nhưng tất cả chung đều sở hữu một số những tính năng cần thiết chung cho ngành nghề này. Nhà quản lý cần dựa vào mô hình hoạt động đặc trưng của quán mình; cũng như ngân sách có thể chi ra để sở hữu phần mềm; mà chọn được phần mềm hợp nhất cho doanh nghiệp mình.

Nếu doanh nghiệp đang tìm hiểu về phần mềm quản lý quán cafe, trà sữa hay có nhu cầu muốn nhận tư vấn về các phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp; đăng ký ngay, hoặc liên hệ ngay hotline 1900 6123 để được tư vấn và demo miễn phí nhé.

► Xem thêm: ASOFT-POS: Hệ thống phần mềm quản trị chuỗi bán lẻ

Ban Biên Tập ASOFT