► Xem thêm: 10 Lý do khiến doanh nghiệp cần tức tốc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử

Cũng như những quá trình chọn lựa các phần mềm khác; điều đầu tiên mà mọi doanh nghiệp cần xác định đó chính là nhu cầu; khả năng thi trả cũng như mong muốn của chính doanh nghiệp. Sau khi xác định được những điều này mới tiến hành tìm hiểu về các đối tác cung cấp có thể đáp ứng đúng nhu cầu đó. Trong các nhà cung cấp trên thị trường ở thời điểm hiện tại; thì đây chính là 7 tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp nhất để đồng hành cùng doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp giải quyết những nỗi lo hiện tại; đồng thời có thể sát cánh lâu dài trong tương lai.

1. Lựa chọn phần mềm kế toán dựa theo quy mô doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có quy mô khác nhau thì sẽ có nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán khác nhau. Vì mỗi phần mềm với mức giá khác nhau sẽ có những chức năng và công dụng khác nhau. Ví dụ công ty có doanh thu 2 tỷ VNĐ/ năm thì sẽ có nhu cầu hạch toán tài chính khác hẳn với công ty có doanh thu trên 20 tỷ VNĐ/ năm. Dựa theo quy mô doanh nghiệp; mà nhà quản lý sẽ có thể lựa chọn được phần mềm phù hợp với doanh nghiệp mình. 

Nếu doanh nghiệp chỉ có quy mô còn nhỏ, đừng nên đổ dồn tiền để mua một phần mềm kế toán. Vì nó có thể có những tính năng mà doanh nghiệp bạn sẽ không cần dùng tới. Cũng vậy, doanh nghiệp có quy mô vừa hoặc lớn; thì cần đầu tư cho một phần mềm kế toán chuyên nghiệp, có đầy đủ nghiệp vụ và tính năng. Nhằm giúp doanh nghiệp thỏa mãn được nhu cầu công việc của các bộ phận có liên quan. Nhất là bộ phận kế toán và bộ phận quản trị của Ban lãnh đạo doanh nghiệp.

2. Tính dễ sử dụng và đơn giản

Tính dễ sử dụng và đơn giản chính là một trong những yêu cầu tiên quyết của ứng dụng phần mềm kế toán. Đối với phần mềm kế toán chuyên làm việc với những con số khô khan; thì nhu cầu về sự tinh gọn, đơn giản và dễ dùng chính là yêu cầu quan trọng nhất của doanh nghiệp. Trong đó cần giải quyết các câu hỏi như: thiết kế giao diện có dễ dùng không? Có tinh gọn và dễ hiểu không? Các biểu tượng hay hình ảnh minh họa có giúp dễ liên tưởng không? Các phân nhóm chức năng và nhóm công việc có hợp lý không? Đặc biệt là người mới sử dụng lần đầu có thể sử dụng nhanh chóng, mà không cần đào tạo quá lâu; hoặc dựa vào những tài liệu hướng dẫn để thực hiện dễ dàng. 

3. Lựa chọn phần mềm kế toán có đầy đủ nghiệp vụ kế toán cơ bản 

Ngoài các nghiệp vụ kế toán căn bản: quản lý các nguồn thu chi; báo cáo thuế; quản lý các hóa đơn,… Chúng còn sở hữu nhiều tính năng tiện ích như: đáp ứng hạch toán dựa theo đặc thù của sản phẩm cũng như hoạt động kinh doanh; hệ thống báo cáo nhiều chỉ tiêu và phân tích đa chiều.

Do đó mà trước hết, doanh nghiệp cần chọn được phần mềm sở hữu các phân hệ cơ bản. Ví dụ: mua bán hàng, kế toán vốn bằng tiền, hàng tồn kho, kế toán tổng hợp,… Tiếp đó cần thỏa mãn các nhu cầu mở rộng; hoặc kết hợp nhiều tính năng để đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp ở nhiều thời điểm.

4. Cập nhật thông tư nhanh chóng

Thông tư và các chính sách từ chính phủ chính là vấn đề luôn được cộng đồng người làm kế toán Việt Nam rất quan tâm. Vì vậy mà tính cập nhật nhanh chóng các thông tư chính là một trong những tiêu chí cốt lõi. Mà doanh nghiệp cần cân nhắc để lựa chọn ra phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp.

Trên thực tế, khi chọn được các ứng dụng phần mềm kế toán cần giúp tự động cập nhật các thông tư và chính sách nhanh chóng; doanh nghiệp không còn gặp khó khăn trong việc cập nhật các thay đổi trong chế độ kế toán của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Nhanh chóng điều quy trình vận hành và nội dung báo cáo. Nhằm đạt được 2 mục đích: các quy trình vận hành hiệu quả và đáp ứng đúng quy định của nhà nước. Đây chính là ưu điểm cực lớn để lựa chọn ra phần mềm kế toán tốt nhất.

► Xem thêm: Quy trình lựa chọn hệ thống kế toán hiệu quả nhất 2021

5. Hoạt động lâu năm và uy tín cao

Một trong những tiêu chí mà doanh nghiệp cần xem xét đến khi lựa chọn phần mềm kế toán – tài chính; đó chính là thời gian hoạt động và uy tín của nhà cung cấp. Các doanh nghiệp cần phải xem xét về lịch sử phát triển; cũng như tệp khách hàng trước giờ của nhà cung cấp phần mềm. Nếu đối tác không có nhiều khách hàng là doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp có tên tuổi hay các doanh nghiệp đầu ngành; thì sẽ khó có nhiều kinh nghiệm trong công tác triển khai.

Còn các nhà cung cấp dịch vụ đã hoạt động lâu năm tất nhiên sẽ có nhiều kinh nghiệm triển khai và uy tín cũng tốt hơn. Họ sẽ có thể lường trước nhiều rủi ro xuyên suốt quá trình triển khai. Nhờ vậy mà các phần mềm cung cấp sẽ hoạt động ổn định hơn rất nhiều, hạn chế tối đa nguy cơ xảy ra sai sót.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần tham khảo thêm ý kiến của các kế toán viên; những người đã sử dụng phần mềm của nhà cung cấp mà doanh nghiệp đang băn khoăn. Bởi vì họ chính là những người trực tiếp sử dụng phần mềm; trực tiếp biết được những ưu và nhược điểm của phần mềm và nhà cung cấp. Và tất nhiên sẽ biết rõ nhất đâu là phần mềm phù hợp để doanh nghiệp sử dụng.

6. Lựa chọn phần mềm kế toán giá cả phù hợp và dịch vụ tốt

Mỗi một loại hình doanh nghiệp đều sẽ có những đặc điểm riêng. Vì vậy mà cần có những phần mềm thực sự phù hợp để hỗ trợ cho các công tác tài chính. Ngoài vấn đề giá cả hợp lý, doanh nghiệp cần phải quan tâm về chất lượng dịch vụ đi kèm. Chính các yếu tố này mới là thứ quyết định xem doanh nghiệp có nên lựa chọn phần mềm đó hay không. Bởi vì trong khi sử dụng, doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều tình huống không mong đợi. Doanh nghiệp có dám chắc mình hoàn toàn biết cách sử dụng một phần mềm kế toán; mà không cần nhà cung cấp trợ giúp?

Nếu chẳng may phần mềm có sự cố, mà lại không liên hệ với phía bên nhà cung cấp được, công việc sau đó bị gián đoạn; thì doanh nghiệp cần phải kêu ai? Lúc này thực sự rất cần những dịch vụ hậu mãi đi kèm để có thể giúp doanh nghiệp hoạt động tốt nhất. 

► Xem thêm: TOP 15 Phần mềm Kế toán tốt nhất Việt Nam 2021

7. Hiệu quả mang lại phải cao và tương ứng với chi phí bỏ ra

Tiêu chí cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng trong việc lựa chọn phần mềm kế toán; đó chính là tính hiệu quả so với chi phí bỏ ra. Càng bỏ nhiều chi phí cho phần mềm thì phần mềm đó càng cần có hiệu quả cao; tương ứng với những chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra.

Doanh nghiệp cần đặt câu hỏi mình sẵn sàng chi ra bao nhiêu chi phí cho một phần mềm kế toán? Doanh nghiệp cần xác định rõ khoản đầu tư này. Ví dụ: có thể tiết kiệm được bao nhiêu thời gian khi sử dụng phần mềm này? Bao nhiêu nhân lực sẽ được tiết kiệm? Hiệu quả có tương xứng với chi phí bỏ ra hay không? Do đó mà khi nghiên cứu để tìm ra phần mềm thích hợp; doanh nghiệp cần phải cân nhắc kỹ càng xem xét phần mềm nào sẽ đem lợi ích thỏa đáng nhất với chi phí đã bỏ ra.

Tạm Kết

Phần mềm kế toán đã là phần mềm quan trọng ở mỗi doanh nghiệp. Giúp công tác quản lý diễn ra hiệu quả và chính xác. Có thể giúp tối ưu toàn bộ nguồn nhân lực nhất cho doanh nghiệp. Với 7 tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán trên đây; hy vọng doanh nghiệp sẽ nhanh chóng lựa chọn phần mềm kế toán – tài chính phù hợp nhất với doanh nghiệp; và phát huy được tính hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp.

Công ty Cổ phần ASOFT, với hơn 18 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp, từ tổng thể cho đến cụ thể. Cùng đồng hành với gần 3.000 doanh nghiệp trong suốt gần 2 thập kỷ; ASOFT tin chắc sẽ cung cấp cho nhà cung cấp những công cụ và phần mềm hữu ích nhất cho doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đang quan tâm và đang lựa chọn phần mềm kế toán để sử dụng; Đăng ký ngay để nhận tư vấn miễn phí. Hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123

► Xem thêm: Phương pháp quản lý tài sản cố định hiệu quả cho doanh nghiệp 2021

Ban Biên tập ASOFT