► Xem thêm: 5 Nhóm chỉ số tài chính quan trọng và phương thức xây dựng kế hoạch tài chính cho doanh nghiệp

Phần mềm kế toán là gì?

Phần mềm kế toán là một công cụ chuyên dụng; hỗ trợ kiểm soát nguồn tài chính một cách nhanh chóng và chính xác. Nhờ khả năng cập nhật theo thời gian thực real-time; và các phép tính toán được lập trình bài bản. Đây là một hệ thống tổ chức được thiết kế dưới dạng một chương trình máy tính. Nó cho phép người dùng có thể nhập dữ liệu và các thông tin cần thiết vào chứng từ; giúp quản lý các số liệu và dữ liệu hồ sơ; giúp thực hiện các phép tính toán hay thuật toán cần thiết khác; đồng thời hỗ trợ xuất các báo cáo kèm theo các thông tin và các bảng biểu.

Hiện nay, phần mềm kế toán ngày càng phổ biến và cần thiết cho doanh nghiệp. Đặc biệt là từ khi nghị định 119/2018/NĐ-CP của chính phủ yêu được ban hành. Theo đó, chính phủ yêu cầu toàn bộ doanh nghiệp phải áp dụng hóa đơn điện tử.

Với nhu cầu ngày càng cao, thị trường cung cấp phần mềm kế toán ngày càng đa dạng. Các doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn để tìm ra được phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu và khả năng tài chính của doanh nghiệp mình. Có thể phân chia phần mềm kế toán thành 2 loại: Online và Offline. Nhưng làm thế nào để chọn đúng phần mềm kế toán Online hoặc Offline?

Nên chọn phần mềm kế toán Online hay Offline?

Cả 2 phần mềm Online (phần mềm giúp làm việc từ xa, miễn chỉ cần kết nối Internet) và phần mềm Offline (phần mềm làm việc tại chỗ chỉ cần kết nối mạng LAN nội bộ); đều có thể giúp giải quyết tốt các nghiệp vụ chuyên môn, hạch toán kế toán. Và thực tế cũng không có chỉ thị nào bắt doanh nghiệp chỉ được sử dụng phần mềm Online hay Offline. Vậy doanh nghiệp cần dựa vào những tiêu chí nào để có thể lựa chọn được phần mềm kế toán thích hợp?

Nhằm làm rõ các đặc điểm cũng như so sánh được sự phù hợp giữa các lựa chọn; hãy điểm qua một số khác biệt của hai dạng phần mềm này nhé.

1/ Nhu cầu quản lý

Phần mềm kế toán online có ưu điểm là online; người dùng có thể truy cập và dùng mọi lúc miễn là có kết nối internet. Đặc điểm này sẽ làm hài lòng rất nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt là những doanh nghiệp gồm nhiều chi nhánh độc lập; nhưng vẫn cần được quản lý tổng thể.

Khi sử dụng phần mềm kế toán, người quản lý chỉ cần nhập số liệu lên phần mềm; sau đó dữ liệu sẽ được tự động đồng bộ hoàn toàn trên hệ thống. Giám đốc sau đó chỉ click chuột trên máy tính hoặc trên điện thoại; để xem được các số liệu này nhanh chóng. Hệ thống Online cũng rất hữu ích khi doanh nghiệp cần làm việc từ xa. Những lúc nhân viên không thể nào đến công ty, hoặc trong các dịp công tác xa; nhưng vẫn cần phải kiểm soát và theo dõi các hoạt động tài chính doanh.

Những đặc điểm này của phần mềm kế toán Online này cũng chính là nhược điểm của nó. Hiện có rất nhiều doanh nghiệp hướng tới việc giới hạn những thao tác có liên quan đến tài chính; không muốn mở rộng ra bên ngoài không gian công ty mình. Nhằm hạn chế những rủi ro và sai sót có thể xảy ra khi nhập liệu cũng như xử lý công việc ở một nơi khác không phải công ty. Vì vậy mà với những doanh nghiệp không chuộng quản lý từ xa; hoặc có các hoạt động kinh doanh không phát sinh nhiều ngoài thời gian làm việc; thì lựa chọn phần mềm Offline sẽ tốt hơn rất nhiều.

2/ Quy mô doanh nghiệp

Dựa vào nhu cầu thực tế của nhà quản lý doanh nghiệp; mà có thể lựa chọn phần mềm Online hay Offline. Thường thì nếu quy mô doanh nghiệp vẫn còn nhỏ thì những phát sinh tài chính trong kinh doanh thường không nhiều. Như vậy thì các phần mềm kế toán Online hay Offline cũng đều có thể đáp ứng tốt cho doanh nghiệp. Nhưng một khi doanh nghiệp phát triển lớn mạnh hơn; nhất là nếu số lượng chi nhánh và văn phòng tăng; thì việc thống nhất và kết nối các dữ liệu là điều rất quan trọng. Trong trường hợp này, phần mềm kế toán Online là lựa chọn phù hợp hơn cho doanh nghiệp mình bởi sự linh hoạt tuyệt vời.

Nếu doanh nghiệp không muốn mỗi chi nhánh có mỗi dữ liệu tài chính riêng; hoặc không muốn phải mất thời gian chờ đợi từng bộ phận kế toán tại mỗi chi nhánh gửi các bảng báo cáo khi cần thống kê; thì doanh nghiệp nên cần lựa chọn phần mềm online. Nhờ phần mềm online mà dữ liệu ở các chi nhánh được tổng hợp cũng như lưu trữ trên cùng một hệ thống. Bất cứ lúc nào chủ doanh nghiệp cũng có thể truy cập, hoặc xem thống kê các báo cáo realtime. Việc này mang lại tính chính xác và thống nhất cho dữ liệu; cũng như hỗ trợ nhanh chóng cho kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.

3/ Khoản phí đầu tư cho phần mềm kế toán Online và Offline

Thông thường doanh nghiệp sẽ phải mua trọn gói nếu sử dụng phần mềm kế toán Offline. Nghĩa là đối tác cung cấp sẽ tạo điều kiện để doanh nghiệp mua và sử dụng phần mềm kế toán Offline; đồng thời tiến hành cài đặt chúng như một công cụ ở trong máy tính. Chi phí đầu tư cho phần mềm được tính toán theo số lượng máy được lắp đặt; chi phí cài đặt thì cũng không cao (khoảng 3.000.000 vnd).

Nhưng nếu muốn tính kỹ lưỡng chi phí; doanh nghiệp cần chú ý tính đến chi phí cho các cơ sở vật chất cũng như những rủi ro cho việc này. Các chi phí cho cơ sở vật chất cần tính như: hệ thống dàn máy tính và máy chủ lưu trữ; các khoản chi phí bảo trì/bảo dưỡng định kỳ;… Các rủi ro cần xem xét như: mất dữ liệu do tác nhân ngoại cảnh; virus xâm nhập; hỏng ổ cứng;…

Ngược lại, các phần mềm kế toán online sẽ có chi phí được tính toán dựa trên số lượng người dùng và thời gian dùng. Doanh nghiệp sẽ dùng web/app để truy cập phần mềm. Các dữ liệu sẽ được lưu trữ tại máy chủ (thuộc sở hữu của nhà cung cấp/ hoặc doanh nghiệp nếu có). Nhờ vậy mà doanh nghiệp không phải đầu tư vào các thiết bị kỹ thuật nặng. Mà chỉ cần sử dụng thiết bị được kết nối với internet. Tránh được các rủi ro thường gặp như mất dữ liệu; nhận được sự cam kết từ đối tác cung cấp.

► Xem thêm: Chỉnh sửa phần mềm kế toán theo đặc thù doanh nghiệp – Nên hay không nên?

4/ Vấn đề an toàn dữ liệu của phần mềm kế toán Online và Offline

Khi so sánh phần mềm kế toán online vs phần mềm kế toán offline thì mỗi phần mềm đều có những ưu nhược điểm riêng biệt. Và tất nhiên chúng cũng mức độ bảo mật và an toàn dữ liệu khác nhau. Như đã nói, dữ liệu sẽ được lưu ở máy chủ của doanh nghiệp nếu doanh nghiệp chọn dùng các phần mềm kế toán offline. Các biện pháp để bảo đảm an toàn dữ liệu phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm; và tác phong làm việc cẩn thận của đối tác cung cấp.

Doanh nghiệp thường hay dùng một số biện pháp như là sao lưu dữ liệu hàng ngày; hoặc đầu tư vào những phần mềm bảo vệ máy tính; thậm chí sao chép dữ liệu tại nhiều nơi lưu trữ khác nhau. Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế các mất mát lớn. Với những doanh nghiệp vừa và lớn, hoặc những doanh nghiệp đa chi nhánh; thì doanh nghiệp sẽ sở hữu một kho dữ liệu kế toán khổng lồ. Nếu không có có kinh nghiệm về việc đầu tư các hạ tầng cần thiết để quản lý tốt dữ liệu; thì doanh nghiệp nên chọn lựa một phần mềm kế toán online đơn giản và an toàn hơn rất nhiều. Nhưng nên lưu ý chọn những nhà cung cấp phần mềm uy tín; đã đạt được một số chứng chỉ quốc tế.

Tạm Kết

Cho dù là phần mềm kế toán Online hay Offline; thì cũng đều sẽ có những ưu điểm và nhược điểm nhất định. Quan trọng hơn là doanh nghiệp cần phải xem xét kỹ lưỡng để chọn được phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Việc so sánh phần mềm kế toán online vs phần mềm kế toán offline là bước mà mỗi doanh nghiệp cần phải thực hiện; trước khi quyết định thực sự sử dụng loại phần mềm nào. Đây là quy trình không hề đơn giản. Đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải thực sự nghiêm túc trong quá trình tìm hiểu; cũng như tham khảo nhiều nhà cung cấp phần mềm khác nhau.

Nếu doanh nghiệp còn đang phân vân và chưa biết cần sử dụng loại phần mềm nào; liên hệ ngay ASOFT để được nhận tư vấn nhanh và chính xác nhất. Để được tư vấn lựa chọn phần mềm kế toán; và hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP.

Đăng ký ngay hoặc liên hệ đến Phòng tư vấn công ty ASOFT qua hotline: 1900 6123.

► Xem thêm: Không thể xây dựng cơ chế quản lý công nợ chỉ với một phần mềm kế toán

Ban Biên tập ASOFT