Giải thích các chức năng của hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp erp

ERP là viết tắt của Enterprise Resources Planning (phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp). ERP còn được biết tới với nhiều cách gọi khác như: Phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp, hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp… 

Định nghĩa ERP

ERP đơn giản nhất là gì? Hãy nghĩ về tất cả các quy trình cốt lõi cần thiết để điều hành công ty: tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, dịch vụ, mua sắm và những thứ khác. Ở mức cơ bản nhất, ERP tích hợp các quá trình này vào một hệ thống duy nhất.

Tuy nhiên, các hệ thống ERP mới chỉ là những điều cơ bản. Chúng cung cấp khả năng hiển thị, phân tích và hiệu quả trong mọi khía cạnh của một doanh nghiệp. Sử dụng các công nghệ mới nhất, các hệ thống ERP tạo thuận lợi cho việc luồng thông tin thời gian thực qua các phòng ban, do đó, các doanh nghiệp có thể thực hiện các quyết định dựa vào dữ liệu và quản lý hiệu suất - sống.

ERP tích hợp các quá trình vào một hệ thống duy nhất

Chức năng chính của giải pháp ERP là tích hợp tất cả các phòng ban, tất cả các chức năng của công ty vào một hệ thống nhằm theo dõi dễ dàng, quản lý hiệu quả đồng thời linh hoạt để đáp ứng các nhu cầu khác nhau. Có thể hiểu ERP là một phần mềm khổng lồ, được tích hợp khả năng làm việc về tài chính, con người, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng… ERP còn được tích hợp các khía cạnh của một hoạt động - bao gồm lập kế hoạch sản phẩm, phát triển, sản xuất, bán hàng, tiếp thị - trong một cơ sở dữ liệu đồng bộ.

► Xem thêm: Khó khăn của doanh nghiệp nhỏ trước những đổi mới công nghệ của thời đại 4.0

ERP- Giải pháp dành cho doanh nghiệp

Phần mềm ERP được coi là một loại ứng dụng doanh nghiệp, là phần mềm được thiết kế để sử dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn và thường đòi hỏi các nhóm chuyên dụng phải tùy chỉnh và phân tích dữ liệu và để quản lý việc nâng cấp và triển khai. Ngược lại, ứng dụng giải pháp ERP dành cho doanh nghiệp nhỏ là các hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ và vừa, thường được tùy chỉnh cho một ngành kinh doanh cụ thể…

Những lợi ích của doanh nghiệp khi ứng dụng giải pháp ERP

Kiểm soát lượng tồn kho

Với phần mềm ERP, bạn sẽ luôn nắm được tình hình tồn kho, vị trí, số lượng hàng hóa. Việc này giúp người quản lý dễ dàng hơn trong việc đưa ra quyết định, lên kế hoạch, nhập liệu hoặc đề xuất các phương án bổ sung để đẩy hàng tồn kho lâu ngày ra khỏi kho. Nhờ ERP, thời gian làm việc sẽ giảm đi, nhân sự cần ít hơn, nhưng hiệu suất và tốc độ làm việc của mỗi nhân viên lại gia tăng.

​Kiểm soát thông tin khách hàng

Thông tin khách hàng sẽ được chia sẻ cho các phòng ban cần đến chúng như phòng chăm sóc khách hàng, bán hàng, kế toán,… Một giám đốc cấp cao ngồi tại văn phòng có thể kiểm soát được tất cả các thông tin của khách hàng theo thời gian thực, biết được khách hàng đã mua bao nhiêu hàng, chi bao nhiêu tiền và mua tại hệ thống cửa hàng nào của doanh nghiệp.

Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ 

ERP với những tính năng hỗ trợ, có thể giúp giảm thiểu các công việc thủ công bằng các công đoạn tự động hóa một phần hoặc toàn bộ quy trình. Tự động hóa của ERP được ứng dụng hiệu quả nhất đối với quy trình sản xuất, đóng gói, quản lý đầu ra.

Việc này giúp doanh nghiệp có thể cải thiện được quá trình sản xuất, tiết kiệm thời gian sản phẩm đến tay người tiêu dùng, giảm chi phí nhân công, chi phí lưu kho.

Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án

Với phần mềm quản lý ERP, doanh nghiệp có thể nắm được toàn bộ khối lượng công việc mà các thành viên trong dự án đang làm, từ đó có thể tự động gán các thành viên có khả năng vào những công việc phù hợp nhất.

Kiểm soát thông tin tài chính

Phần mềm ERP sẽ tự động tổng hợp thông tin từ các bộ phận, phòng ban theo đúng yêu cầu của kế toán, đảm bảo dữ liệu chính xác, hạn chế sai số. ERP cũng có thể hỗ trợ tạo ra các báo cáo tài chính theo chuẩn quốc tế.

Quản lý nhân sự

Thông qua phần mềm quản lý ERP, giờ làm việc, giờ về, khối lượng đầu việc của mỗi cá nhân được kiểm soát hiệu quả,dù cá nhân đó làm việc ở bộ phận nào. Việc này sẽ hỗ trợ người quản lý đánh giá năng lực nhân viên, thưởng phạt công minh, trả lương đúng thời hạn.

Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty

Việc liên lạc giữa các phòng ban sẽ trở nên dễ dàng hơn nhờ ERP. Hơn thế nữa, phần mềm ERP còn giúp giảm thiểu sự xung đột về quyền lợi giữa các bộ phận. Hiện nay, có rất nhiều các phân hệ của phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP. Một giải pháp ERP hoàn chỉnh thường bao gồm nhiều mô-đun, dựa trên những gì đáp ứng tốt nhất nhu cầu cụ thể và khả năng kỹ thuật của tổ chức. Mỗi mô-đun ERP đều tập trung vào một lĩnh vực của quy trình kinh doanh.

Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty

Một số mô đun ERP phổ biến bao gồm các mô hình sản phẩm, mua nguyên liệu, kiểm soát hàng tồn kho, phân phối, kế toán, tiếp thị, tài chính và nhân sự. Một doanh nghiệp thường sẽ sử dụng một sự kết hợp của các phân hệ khác nhau để quản lý các hoạt động và nhiệm vụ của phòng làm việc bao gồm:

Kế toán và ứng dụng tài chính

Quản lý chuỗi cung ứng

Quản lý quy trình phân phối

Chi phí mua hàng thấp

Cơ sở tri thức dịch vụ

Tự động hóa vòng đời của nhân viên

Định cấu hình giá

Cải thiện độ chính xác của dữ liệu tài chính

Hỗ trợ lập kế hoạch dự án tốt hơn

Chuẩn hoá các quy trình kinh doanh quan trọng

Giảm nhiệm vụ dự phòng

Đánh giá nhu cầu kinh doanh

Quản lý nguồn nhân lực và biên chế

►Xem thêm: Lợi ích khi sử dụng các công cụ, nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp

Để ứng dụng ERP hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Hệ thống ERP không đơn thuần chỉ là một giải pháp công nghệ. Trên hết, phần mềm còn là nơi tích lũy kiến thức, năng lực cũng như kinh nghiệm quản lý của doanh nghiệp.Dưới đây là những yếu tố cơ bản mà doanh nghiệp cần áp dụng để áp dụng ERP hiệu quả hơn. 

Xác định rõ nhu cầu và đặc thù doanh nghiệp

Những lựa chọn và định hướng ban đầu luôn ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Để áp dụng ERP một cách có hiệu quả, đầu tiên doanh nghiệp cần xác định được rõ nhu cầu, đặc thù và yếu tố cốt lõi mà doanh nghiệp bạn muốn hướng tới từ đó lựa chọn một giải pháp và đơn vị cung cấp phần mềm phù hợp. Cần nắm được nguồn đầu tư cho phần mềm cũng như khả năng mf doanh nghiệp có thể chi trả, để đơn vị cung cấp có thể dễ dàng đem lại một giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp. 

Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm

Sau khi hoàn thành quá trình triển khai và lên kế hoạch tổng thể cho dự án, doanh nghiệp cần phải xem xét và lựa chọn nhà cung cấp giri pháp phần mềm uy tín để những dự án được thực hiện một cách nhanh chóng, tránh sảy ra sai sót…  

Không ngừng phát triển, cải tiến hệ thống

Sau khi cài đặt hệ thống ERP, doanh nghiệp cần phải có những chiến lược để cải tiến, phát triển phần mềm, để hệ thống ngày càng được tối ưu hóa, đạt được tối đa lợi ích mà ERP mang lại. Để xây dựng được điều này, đòi hỏi các nhà quản lý phải hiểu rõ về quy trình cũng như đánh giá đúng khả năng phát triển của hệ thống… Cần tập trung tối đa vào các quy trình có khả năng lặp lại và sử dụng các công cụ có thể tồn tại khi một nhân sự phụ trách vắng mặt.  

Tối đa hóa giá trị cho người sử dụng

Nếu doanh nghiệp của bạn chỉ mới bắt đầu với các bản báo cáo và thông tin được tùy chỉnh, thì hãy tập trung đầu tiên vào các chức năng quan trọng của hệ thống ERP trong doanh nghiệp. Cùng với những kì vọng về những kết quả có thể đạt được từ nguồn lực sẵn có, thiết lập để hiểu cách thức các chức năng của phần mềm giải quyết các vấn đề then chốt dẫn tới sự thành công của doanh nghiệp.

Tối đa hóa giá trị cho người sử dụng

Các giải pháp ERP là kinh nghiệm đúc kết của nhiều chuyên gia trong thời gian dài nhưng đôi khi nó cũng cần được tùy chỉnh lại cho người sử dụng tại các phần tính năng khác nhau. Các nhân viên thuộc bộ phận kế toán cần các công cụ khác so với các cán bộ mua hàng. Mỗi nhân viên tại các phòng ban khác nhau có thể sử dụng cùng một hệ thống nhưng với những giao diện độc lập.Các giao diện này sẽ giúp cung cấp cho người sử dụng những thông tin quan trọng nhất trên một màn hình chính, các dữ liệu chính xác được chuyển tới đúng người.

► Xem thêm: Giải pháp ERP ngành Bán lẻ – Chuỗi cửa hàng