Phần mềm Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là gì? Đây là việc kiểm soát các hoạt động thường ngày của kho như nhập – xuất – tồn của các hàng hóa, chuyển kho, lưu kho… Một quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp một cách tối đa.

Một quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ giúp kiểm soát được số lượng hàng tồn trong kho

►Xem thêm: Phần mềm quản lý kho trong doanh nghiệp sản xuất, thương mại

Quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ mang lại lợi ích gì?

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho không hiệu quả sẽ khiến cho doanh nghiệp trở nên rối loạn với số lượng chồng chất hàng hóa trong kho, không có một quy trình cụ thể thì quá trình luân chuyển và lưu trữ sẽ làm phát sinh những trở ngại, lỗ hổng, từ đó gây ra những hậu quả không lường trước được. Với quy trình quản lý kho tiêu chuẩn sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích:

Giúp hoạt động vận hàng trở nên trơn tru, xuyên suốt

Khi mọi thứ được sắp xếp một cách logic, có trật tự, việc vận chuyển hàng hoá sẽ trở nên nhanh chóng và thuận tiện bởi thủ kho có thể biết nhanh chóng vị trí của các sản phẩm, hàng hoá. 

Bám sát tình hình xuất nhập kho, số lượng cũng như chất lượng hàng hóa

Doanh nghiệp phải trải qua nhiều bước khác nhau, trong đó, không thể thiếu các hoạt động nhằm cập nhật tình trạng xuất nhập kho cũng như số lượng và chất lượng của hàng hoá. Từ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát công việc kinh doanh của mình một cách hiệu quả, thiết thực.
 

Bám sát tình hình xuất nhập kho, số lượng

Các khâu sẽ được phân đều cho từng người/ bộ phận đảm nhận cụ thể

Trong trường hợp này, nhân viên ở từng khâu sẽ biết mình phải làm gì và có trách nhiệm của công việc mà mình được giao. Từ đó, doanh nghiệp có thể hạn chế những thất thoát không đáng có về khâu nhân sự trong quá trình quản lý kho cũng như cải thiện tình hình tài chính.

Tiết kiệm được thời gian

Có một điều chắc chắn là tính khoa học, tính logic sẽ giúp chúng ta rút ngắn và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều, bởi không phải đắn đo và phân vân công việc gì tiếp theo.

Dễ dàng có được sự hài lòng của khách hàng

Khi sản phẩm được vận chuyển một cách liền mạch, trơn tru, có tính hệ thống, doanh nghiệp có thể hạn chế tối đa mức thiệt hại, hư hỏng của sản phẩm và đưa đến tay người tiêu dùng chất lượng tốt nhất. Từ đó, doanh nghiệp vừa có được sự thỏa mãn từ khách hàng cũng như doanh thu đáng kể.

►Xem thêm: Phần mềm quản lý kho trong doanh nghiệp sản xuất, thương mại

Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý kho

- Quản lý đầy đủ chi tiết thông tin hàng hóa, sản phẩm trong kho

- Quản lý tên hàng hóa, mã hàng hóa, giá trị hàng hóa

- Quản lý chi tiết đơn hàng, hóa đơn chứng từ

- Phân nhóm và loại hàng hóa

- Đơn vị tính, đo đếm hàng hóa và khả năng quy đổi

-Thông tin về xuất xứ, chủng loại, màu sắc, đặc điểm, ghi chú,…

- Thông tin về ngày xuất, ngày nhập, hạn sử dụng

Quản lý khách hàng

- Quản lý thông tin khách hàng: Tên khách hàng, Mã ĐT, Địa chỉ, Số điện thoại, Mã nhóm, E-mail, Ngày, Công nợ,..

- Phân loại khách hàng theo nhóm hoặc nhiều tiêu chí khác

- Quản lý hợp đồng với khách hàng

- Quản lý đơn hàng của từng khách hàng

- Quản lý tạo danh sách bán hàng ứng với từng khách hàng

Quản lý danh mục sản phẩm

- Quản lý thông tin sản phẩm: Tên sản phẩm, Mã sản phẩm, Mã in, Đơn vị tính, Khối lượng, Giá mua, Giá bán, Mã nhóm, Sản phẩm đã in được trong năm, Số thùng đã in trong năm, Xem ảnh sản phẩm, Số lượng sản phẩm/đơn vị thùng, Tổng số lượng, tổng số thùng

- Cho phép tải lên hình ảnh của sản phẩm

- Quản lý in barcode 

- Quản lý Mã sản phẩm, Số lượng tem sẽ in, Trạng thái, Dãy mã, Ngày giờ in, Số lượng sản phẩm
 

Phần mềm quản lý kho ASOFT

Quản lý bán hàng

- Hỗ trợ tạo phiếu bán hàng theo khách hàng

- Tích hợp với máy đọc barcode để tìm ra tên sản phẩm, tự động hiện giá sản phẩm, số lượng còn trong kho

- Hỗ trợ nhập số lượng mua

- Tính toán tổng giá trị đơn hàng

- Hỗ trợ nhập ngày bán hàng

- Hỗ trợ nhập số tiền đã thanh toán, số tiền còn lại

►Xem thêm: Phần mềm quản lý kho giúp được gì cho doanh nghiệp?

Kiểm kê, điều chỉnh hàng hóa và bài toán chia nhỏ vật tư

- Các vật tư được chia nhỏ và phân định theo từng luồng và được gắn mã nhất định dễ dàng kiểm soát theo trạng thái, xuất nhập, ngày giờ.

- Hệ thống quản lý chặt chẽ các barcode, giúp dễ dàng kiểm kê và đối chiếu hàng hóa trong kho giữa xuất nhập trên giấy tờ và xuất nhập thực tế kho, tồn kho lý thuyết và tồn kho thực tế

- Rất tiện lợi cho việc điều chỉnh hàng tồn kho để phù hợp với tình hình thực tế

Quản lý đối tác, nhà cung cấp, phân phối hàng hóa

- Quản lý chi tiết về thông tin về các đối tác, khách hàng liên quan đến hàng hóa: tên, mã số thuế, địa chỉ liên hệ, tầm quan trọng của đối tác, và ghi chú liên quan đến đối tác

- Quản lý lượng hàng nhập chi tiết của các nhà cung cấp, phân loại số lượng hàng hóa theo từng nhà cung cấp hay phân loại số lượng nhà cung cấp cho từng loại hàng hóa để quản lý

- Quản lý một khách hàng mua những loại hàng hóa nào hoặc quản lý một loại hàng hóa xuất cho những khách hàng nào một cách chi tiết

Quản lý nhập kho

- Nhập thành phẩm: tên, thông tin, và đầy đủ các thông tin liên quan đến hàng hóa, sản phẩm

- Quản lý barcode nhập kho cho từng hàng hóa

- Nhập nguyên vật liệu sản xuất

- Nhập hàng hóa theo hóa đơn mua

- Nhập hàng trả lại từ khách hàng, nhập hàng lưu chuyển,… và nhiều mục khác theo yêu cầu của doanh nghiệp

- Hỗ trợ export phiếu nhập kho

Quản lý xuất kho                              

- Quản lý đầy đủ và chi tiết thông tin hàng hóa sản phẩm liên quan đến các hoạt động xuất kho: xuất kho cho sản xuất, xuất theo đơn cho khách, xuất trả hàng,… và các hoạt động khác tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp

- Quản lý barcode xuất kho cho từng hàng hóa

- Hỗ trợ export phiếu xuất kho

Các tiện ích khác

- Hệ thống bảng biểu đa dạng giúp người dùng nhanh chóng lập báo cáo nhập xuất tồn kho theo từng mặt hàng hay xuất ra dạng biểu đồ để phân tích kho hàng

- Hệ thống nhắc nhở cảnh báo thị trên trang chủ phần mềm, thông báo qua SMS hoặc email giúp thông báo cho người dùng ngày xuất – nhập kho, hay tồn kho quá hạn,… một cách nhanh chóng, kịp thời.

- Cho phép import dữ liệu từ tệp hoặc export dữ liệu ra file excel nhanh chóng

- Với chức năng tìm kiếm, người dùng có thể tìm kiếm nhanh chóng thông tin mình cần theo đa dạng các tiêu chí khác nhau

- Tính năng phân quyền cho người dùng rất chi tiết, đáp ứng nhu cầu bảo mật thông tin của chủ doanh nghiệp

►Xem thêm: Tối ưu hóa phương pháp kế toán hàng tồn kho đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Tạm kết:

Trên đây là một số điều mà bạn cần lưu ý khi chọn mua  phần mềm quản lý kho, kiểm soát tồn kho. Trên tư cách là một nhà quản lý, chúng tôi tin rằng hơn ai hết bạn hiểu được những khó khăn mà doanh nghiệp đã và đang trải qua, vì vậy hãy lựa chọn một đơn vị cung cấp phần mềm quản lý kho uy tín, nhằm giải quyết hết những trở ngại và giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ. 

Để được tư vấn chính xác nhất về phần mềm quản lý kho trong doanh nghiệp sản xuất, thương mại quý khách có thể Đăng ký ngay hoặc liên hệ với Asoft qua hotline 19006123 để được tư vấn, hỗ trợ và tham khảo demo miễn phí.