Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số (Digital transformation) là quá trình tích hợp công nghệ và áp dụng kỹ thuật số vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, với mục tiêu chính là gia tăng hiệu quả vận hành, nâng cao trải nghiệm và làm  hài lòng khách hàng, qua đó là tạo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
 

Chuyển đổi số là gì?

Để quá trình chuyển đổi số trở nên hiệu quả, các doanh nghiệp không chỉ phải thay đổi từ quy trình truyền thống sang hiện đại mà còn phải linh hoạt trong khâu cập nhật, nắm bắt những cái mới. Đồng thời doanh nghiệp cũng phải chuẩn bị sẵn sàng để đối mặt với những khó khăn, thách thức thậm chí là rủi ro, thất bại.

►Xem thêm: Sự giống và khác nhau giữa số hóa và chuyển đổi số

​​Tại sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số

Chuyển đổi số thực sự mang lại rất nhiều lợi ích cho mọi mặt hoạt động của doanh Sau đây là những lý do mà doanh nghiệp cần chuyển đổi số. 

Gia tăng tính liên kết giữa các phòng ban

Khi áp dụng chuyển đổi số, doanh nghiệp tạo ra một mạng lưới mà trong đó có sự kết nối các phòng ban trên cùng một hệ thống định sẵn. Mỗi phòng ban có thể vừa giao tiếp với nhau mà còn có thể trao đổi cùng các bộ phận khác để tăng tính tương tác, điều hành công việc, kiểm tra triển khai giám sát cũng hiệu quả hơn nhiều so với trước.

Phần mềm sẽ số hóa toàn bộ quy trình của doanh nghiệp trên cùng một hệ thống, cho phép thể hiện tiến trình đường đi của hồ sơ bằng đường thẳng, rẽ nhánh,… khoa học và dễ hiểu. Ngay cả những biểu mẫu cũng được đơn giản hóa nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin, sử dụng dễ dàng trong nội bộ. Bên cạnh đó phần mềm được tích hợp chữ ký nội bộ, hạn chế đến tối đa thời gian ký duyệt đã từng là nỗi ám ảnh của nhiều nhân viên. 

Tăng cường sự minh bạch, hiệu quả và sáng tạo trong hệ thống quản trị công ty

Chuyển đổi số cũng là một cách làm minh bạch và sáng tỏ những vấn đề của công ty ở nhiều góc độ từ nhân viên cho đến nhà quản lý. Khi tiến hành chuyển đổi số, những điểm yếu của doanh nghiệp chắc chắn sẽ được nhìn nhận một cách rõ ràng hơn từ đó người đứng đầu sẽ có biện pháp khắc phục. 

Giờ đây, thay vì phải ngồi chờ nhân sự gửi báo cáo qua đường email hoặc báo cáo bản cứng, các nhà quản lý có thể chủ động xem các loại báo cáo mà mình muốn bất cứ lúc nào. Mọi hoạt động của công ty đều được thể hiện trên các công cụ số, mà cụ thể ở đây là các mềm quản trị doanh nghiệp. 
 

Tăng cường sự minh bạch, hiệu quả và sáng tạo

Áp dụng chuyển đổi số,, người dùng ngay lập tức có thể ghi nhận được sự thay đổi hoàn toàn mới của doanh nghiệp mình nhờ chức năng báo cáo giám sát chi tiết công việc theo thời gian thực. Từ bây giờ, sếp không cần phải đi kề cạnh hay phải có mặt ở công ty để thường xuyên đôn đốc, kiểm tra nhân viên mà đã có hệ thống tự động cảnh báo, nhắc nhở trạng thái thực hiện. 

Quản lý dễ dàng truy xuất báo cáo về mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp. Không chậm trễ và cũng không có “vùng tối” sẽ giúp quản lý doanh nghiệp hiệu quả và minh bạch và sáng tạo hơn so với thời kỳ trước đó.

►Xem thêm: Chuyển đổi số- Xu hướng tăng trưởng tất yếu của thời đại 4.0

Tối ưu hóa năng suất nhân sự

Nhờ chuyển đổi số mà nhân viên có thêm thời gian để nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ và thực hiện các công việc có giá trị gia tăng cao. Bên cạnh đó, chuyển đổi số cũng giúp người quản lý dễ dàng đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên thay vì quan điểm lỗi thời chú trọng đến thời gian đầu vào như trước đây. Nhờ hệ thống bảng biểu, đo lường, tiêu chí đánh giá rõ ràng, số liệu cụ thể nên mọi vấn đề đánh giá khen thưởng xử phạt không còn là nỗi lo của nhiều nhà quản lý, nhất là những người trẻ mới khởi nghiệp. Tức là chuyển đổi số còn có thể giải quyết được cả vấn đề còn người trong tổ chức. 

Nâng cao khả năng cạnh tranh

Chuyển đổi số giúp tổ chức nâng cao khả năng cạnh tranh còn thể hiện ở việc tương tác nhanh chóng với khách hàng, chăm sóc cá nhân hóa khách hàng, phục vụ khách hàng tốt hơn,… Hiện nay bên cạnh dịch vụ, chăm sóc khách hàng, quảng bá, marketing, truyền thông cho sản phẩm là những yếu tố hết sức quan trọng để sản phẩm có thể đến với tay khách hàng.

Tuy nhiên nếu chỉ thực hiện thủ công theo các phương pháp giấy tờ truyền thông, doanh nghiệp khó có thể ghi điểm trong mắt khách hàng vì họ thường thích những điều gì mới mẻ hơn, chuyên nghiệp và sáng tạo hơn. Bên cạnh đó các đối thủ ngày càng nhiều, và trong cuộc đua này, “cá lớn không nuốt cá bé” mà “cá nhanh nuốt cá chậm”.

Quy trình chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Đánh giá tình trạng và xác định mục tiêu

Bước đầu tiên trong mọi quy trình chuyển đổi số là đánh giá doanh nghiệp về mọi mặt như: cơ sở hạ tầng kỹ thuật, nhân lực, tài chính, văn hóa công ty dựa trên những khảo sát và kinh nghiệm thực tế của lãnh đạo để biết được doanh nghiệp đã sẵn sàng để thực hiện quá trình này.

Đánh giá này cần làm rõ 3 câu hỏi:

– Công ty có thích nghi được với những thay đổi này không?

– Mức độ thích nghi đến đâu?

– Cần thay đổi và cải thiện những gì trước khi thực hiện chuyển đổi 

Sau khi thực hiện xong, ban lãnh đạo sẽ đề ra mục tiêu chuyển đổi. Mục tiêu phải phù hợp với bản thân doanh nghiệp. Đó phải là những mục tiêu được cân nhắc kỹ càng, có sự tính toán cụ thể để chuyển đổi số thành công.

Lập kế hoạch và chiến lược

Từ việc đánh giá tình trạng và xác định mục tiêu chuyển đổi số, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch rõ ràng cụ thể về: Những công việc cần làm; Thời gian thực hiện; Kết quả dự đoán; Rủi ro có thể xảy ra; Kế hoạch dự phòng bao gồm cả chi phí. Kế hoạch càng chi tiết càng dễ theo dõi giám sát và hạn chế sai sót. 
 

Lập kế hoạch và chiến lược

Khi đã có kế hoạch, việc tiếp theo cần làm là xác định được chiến lược để hiện thực hóa những mục tiêu đã đặt ra một cách tốt nhất. Để xây dựng chiến lược cho doanh nghiệp, ban lãnh đạo có thể tham khảo các tài liệu, thống kê hoặc kinh nghiệm từ các doanh nghiệp khác đã chuyển đổi số thành công. Sau đó áp dụng sáng tạo vào doanh nghiệp mình để điều chỉnh phù hợp hơn.

Số hóa tài liệu, quy trình

Đây là bước cơ bản nhất trong quy trình chuyển đổi số ở doanh nghiệp. Tất cả các tài liệu giấy cần được chuyển hóa thành định dạng kỹ thuật số để phục vụ cho quá trình lưu trữ. Việc này không những giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý cũng như tìm kiếm được dữ liệu khi cần mà còn tăng độ bảo mật của tài liệu.

Chuẩn bị nhân lực chất lượng cao và văn hóa doanh nghiệp cởi mở

Chuyển đổi số không chỉ cần chú trọng về công nghệ mà còn cần quan tâm đến yếu tố con người. Để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần có nguồn nhân lực chất lượng cao với kiến thức chuyên môn chắc chắn và tư tưởng mở, luôn sẵn sàng thay đổi. Thêm vào đó, nhân viên trong doanh nghiệp cũng cần được đào tạo cách làm việc khoa học, hiệu quả và linh hoạt để có thể thích ứng được với chuyển đổi số. 

Ngoài ra, môi trường làm việc và văn hóa làm việc của doanh nghiệp phải phù hợp, cởi mở để dễ dàng áp dụng chuyển đổi số. Điều này sẽ nâng cao hiệu quả làm việc, thúc đẩy sự đổi mới, sáng tạo, dám chấp nhận sự thay đổi của nhân viên khiến việc chuyển đổi số diễn ra thuận lợi hơn. 

Đánh giá và cải thiện

Việc đánh giá này phải trả lời được các câu hỏi: 

– Chuyển đổi số như thế này đem lại thay đổi gì cho doanh nghiệp, tích cực hay tiêu cực, con số nào cho thấy điều này?

– Mục tiêu đặt ra có đạt được hay không?

– Cần rút kinh nghiệm và cải thiện ra sao để đem lại hiệu quả hơn 

Có như vậy doanh nghiệp mới có thể tiếp tục theo đuổi con đường này trong tương lai dài hạn, bằng không sẽ rất dễ thất bại và chán nản.

► Xem thêm: Phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ ASOFT-SME có tốt không?

Tạm kết:

Bài viết trên đã đưa ra những thông tin cụ thể về quy trình chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, hy vọng những thông tin trên hữu ích đối với bạn. Ngoài ra, để được tư vấn chính xác nhất về lợi ích cũng như tầm quan trọng của chuyển đổi số trong doanh nghiệp, quý khách có thể Đăng ký ngay hoặc liên hệ với Asoft qua hotline 19006123 để được tư vấn, hỗ trợ và tham khảo demo miễn phí.