►Xem thêm: Phần mềm quản lý kho trong doanh nghiệp sản xuất, thương mại

Tại sao lại cần một phần mềm quản lý kho cho cửa hàng bán lẻ?

Quản lý kho hàng giữ một vai trò rất quan trọng trong cửa hàng bán lẻ và là một phần không thể thiếu để đảm bảo các nghiệp vụ quản lý hoạt động kinh doanh khác. Quản lý kho bao gồm các việc liên quan tới công tác tổ chức, sắp xếp, kiểm soát sản phẩm kho, được quy định và bắt buộc các nhân viên phải tuân thủ. Việc quản lý kho hàng theo quy trình đem lại rất nhiều lợi ích cho cửa hàng bán lẻ như:

- Quản lý kho hàng thường xuyên giúp cửa hàng bán lẻ kiểm soát được số lượng hàng hóa, tránh thất thoát hoặc hết hàng

- Cửa hàng bán lẻ có thể phát hiện ra các nguy cơ tồn đọng hàng ở một số mặt hàng khác nhau khi quản lý

- Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho bằng cách quản lý hàng hóa thường xuyên và đảm bảo lượng hàng hóa cần thiết trong mọi thời điểm

- Tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động

- Nguyên vật liệu được tồn trữ ở mức hợp lý để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất

- Quản lý kho hàng giúp các hoạt động vận hành khác trong cửa hàng bán lẻ hoạt động trơn tru, chuyên nghiệp

- Quản lý kho hiệu quả sẽ nắm được số lượng tồn kho chính xác để tối ưu không gian kho hàng, thuận tiện cho việc đóng gói và giao vận

- Quy trình quản lý kho chính xác thì các báo cáo kho, báo cáo doanh thu, lãi lỗ cũng sẽ được tính toán 1 cách chính xác

- Quản lý kho hàng giúp nhà quản lý dễ dàng đưa ra phương án kinh doanh hợp lý cho cửa hàng bán lẻ của mình

Tại sao lại cần một quy trình quản lý kho cho cửa hàng bán lẻ?

Mỗi một cửa hàng bán lẻ lớn, nhỏ hay các cửa hàng đều cần một phần mềm quản lý kho, đặc biệt là khi có hàng tồn kho cần theo dõi chặt chẽ. Để khi người quản lý vắng mặt thì công việc vẫn được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi. Khi có một quy trình quản lý kho rõ ràng, chặt chẽ nghĩa là tất cả các khâu của bạn đang vận hành độc lập, nhưng có liên kết với nhau. Mỗi một nhân viên là một mắt xích quan trọng kết nối các khâu. Thông tin minh bạch, rõ ràng thì giảm thiểu được thất thoát hàng hóa: Do hỏng, do mất mát, do trộm…. Nhà quản lý sẽ có phương án xử lý phù hợp.

►Xem thêm: Tối ưu hóa phương pháp kế toán hàng tồn kho đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Kinh nghiệm quản lý và phần mềm quản lý kho hiệu quả

Sắp xếp kho hàng tối ưu

Quy trình quản lý kho hàng được sắp xếp khoa học sẽ giúp quá trình vận hành đạt hiệu suất cao và dễ dàng cho việc tìm kiếm, kiểm kê và đánh giá một cách khách quan nhất.

Ngoài kỹ năng sắp xếp logic, hiệu quả bạn cũng cần chuẩn bị các kệ hàng để bảo quản hàng hóa trong điều kiện tốt nhất; tránh các tác động ngoại lực làm ảnh hưởng đến chất lượng, bao bì. Nên chọn cách bố trí kho hàng thành các khu vực cụ thể để sắp xếp các mặt hàng phù hợp như hàng khô, hàng cần nhiệt độ mát, hàng có mùi, hàng hóa chất, hàng dễ cháy. Điều này giúp tránh sự ảnh hưởng làm giảm chất lượng lẫn nhau giữa các mặt hàng cũng như tạo thuận tiện cho quá trình xuất nhập, quản lý.

Bạn có thể sắp xếp kho theo mã SKU (mã hàng hóa) như một số cửa hàng bán lẻ khác đang làm. Theo đó hàng hóa được đặt tên dựa vào vị trí đặt và tính chất của hàng sao cho khi nhìn vào tên gọi sẽ xác định được vị trí của loại hàng đó.

Tổ chức nhân sự quản lý kho

Công việc hằng ngày của nhân viên kho đó là tiếp nhận và kiểm tra chi tiết các chứng từ, giấy tờ liên quan đến xuất nhập, lưu chuyển hàng hóa trong kho của mình. Vì vậy một nhân viên kho hiệu quả phải thành thạo các kỹ năng kiểm tra, nhập số liệu để công việc tiến hành hiệu quả, thuận lợi không bị gián đoạn giữa các quy trình. Ngoài ra nhân viên kho cần thành thạo thuần thục việc lập phiếu xuất kho đầy đủ chi tiết với những đối tác khách hàng hay xuất nhập hàng hóa cho đại lý, nhà phân phối, cửa hàng,…

Tổ chức nhân sự quản lý kho

Tổ chức nhân sự

Vấn đề nhà quản lý luôn đau đáu ở bộ phận kho đó là nhân viên tuồn hàng ra ngoài, thậm chí là tự ý sử dụng gây thất thoát hàng hóa. Để ngăn chặn tình trạng này, người quản lý phải tổ chức nhân sự thật chặt chẽ. Ngay từ đầu phải sàng lọc, tuyển chọn người phù hợp, trung thực ngay từ khâu tuyển dụng, xây dựng bộ các quy định nghiêm ngặt, xử lý các tình trạng vi phạm để làm gương trong bộ phận công nhân viên. Đồng thời phân quyền cho từng người nhằm tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.

►Xem thêm: Phần mềm quản lý kho giúp được gì cho doanh nghiệp?

Kiểm kê kho hàng định kỳ

Phương pháp kiểm kê tồn kho định kỳ được lên kế hoạch cụ thể như kiểm 2 tuần một lần, kiểm theo tháng hay theo quý, tùy thuộc vào mỗi cửa hàng. Phương pháp này phù hợp với những cửa hàng có nhiều mặt hàng, mẫu mã và sản phẩm nhưng giá trị không quá cao.

Đây là hoạt động cần thường xuyên thực hiện trong quy trình quản lý kho hàng để đạt hiệu quả tốt nhất. Vì những nguyên nhân khách quan như: người dùng quên nhập dữ liệu; nhập sai hoặc nhầm giữa hàng hóa này với hàng hóa khác;… có thể dẫn đến sự chênh lệch hàng hóa giữa thực tế và báo cáo. Do đó để xác định số lượng hàng hóa trong kho có khớp với báo cáo; tình trạng hư hỏng, giảm chất lượng thực tế thì cửa hàng bán lẻ nên định kỳ kiểm kê kho hàng của mình.

Nên tiến hành kiểm tra theo từng khu vực, từng nhóm hàng. Các công việc kiểm tra kho định kỳ bao gồm:

- Xác định số lượng tại kho, đối chiếu với thẻ kho và các sổ sách liên quan

- Kiểm tra chất lượng hàng hóa

- Kiểm tra hạn dùng của sản phẩm để có kế hoạch xuất bán kịp thời

- Các nguy cơ tại kho hàng như: ẩm mốc, kệ hàng rỉ sét, côn trùng,...

Thông qua kiểm tra, nhà quản lý cần có biện pháp xử lý, khắc phục ngay nếu có sai sót.

Đầu tư phần mềm phù hợp

Một quy trình quản lý kho tốt mà không có phần mềm quản lý phù hợp thì hiệu quả không cao và chưa tối ưu được cả quy trình. Phần mềm là nơi ta ghi nhận dữ liệu nhập xuất và cung cấp thông tin tình hình kho,..

Nếu thông tin không kịp thời và không chính xác thì mọi quyết định dựa trên các thông tin sai lệch sẽ không còn chính xác nữa. Hơn nữa, phần mềm quản lý kho sẽ là công cụ mạnh mẽ nhất để tối ưu nguồn lực trong cửa hàng bán lẻ. Đặc biệt các cửa hàng bán lẻ vừa và nhỏ nhằm tự động hóa quy trình, giảm lãng phí thời gian và chi phí cho các khâu kho hàng, nhân sự, khách hàng. 

Phần mềm quản lý kho ASOFT là lựa chọn hàng đầu dành cho các cửa hàng bán lẻ

Tạm kết: 

Bài viết đã tổng hợp những thông tin quan trọng về phần mềm quản lý kho dành cho kinh doanh bán lẻ cũng như những điều mà bạn cần lưu ý khi chọn mua  phần mềm quản lý kho, kiểm soát tồn kho. Trên tư cách là một nhà quản lý, chúng tôi tin rằng hơn ai hết bạn hiểu được những khó khăn mà doanh nghiệp đã và đang trải qua, vì vậy hãy lựa chọn một đơn vị cung cấp phần mềm quản lý kho uy tín, nhằm giải quyết hết những trở ngại và giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ. 

Để được tư vấn chính xác nhất về phần mềm quản lý kho trong doanh nghiệp sản xuất, thương mại quý khách có thể Đăng ký ngay hoặc liên hệ với Asoft qua hotline 19006123 để được tư vấn, hỗ trợ và tham khảo demo miễn phí.