Hệ thống quản trị doanh nghiệp có những đặc điểm gì? 

Hệ thống quản trị doanh nghiệp là gì?

Hệ thống quản trị doanh nghiệp là các cơ chế, quy định mà thông qua đó doanh nghiệp được điều hành, kiểm soát tốt hơn. Trong cơ cấu quản lý doanh nghiệp đã xác định rõ những quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên khác nhau trong doanh nghiệp, bao gồm cổ đông, hội đồng quản trị, lãnh đạo điều hành, ban kiểm soát và những ban liên quan khác của công ty.

Hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP) thực chất là một mô hình công nghệ all-in-one, phần mềm được tích hợp nhiều phân hệ khác nhau tạo thành các module nhằm tự động hoá các hoạt động liên quan đến tài nguyên trong doanh nghiệp. 

Hệ thống quản trị doanh nghiệp là gì?

Mục đích cốt lõi đến từ hệ thống quản trị doanh nghiệp là tạo lập một hệ thống dữ liệu có chức năng tự động hợp nhất các phòng ban, xuyên suốt quá trình hoạt động, kinh doanh của doanh nghiệp như quản lý mua hàng, quản trị sản xuất quản lý nhân sự…

Một hệ thống quản trị doanh nghiệp đầy đủ sẽ bao gồm các phân hệ nào

Kế toán- tài chính

Quản trị sản xuất

Quản lý quá trình mua hàng

Quản lý bán hàng và các kênh phân phối

Quản lý công việc, dự án

Quản lý nhân sự, tiền lương

Quản lý kho bãi… 

Bên cạnh những tính năng trên, một số phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP hiện đại còn được tích hợp thêm các giải pháp liên kết với các module cố định, những thiết bị hỗ trợ như thiết bị di động, thiết bị quét mã, máy tính cầm tay,…

►Xem thêm: Lợi ích khi sử dụng các công cụ, nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp

Vai trò, chức năng của hệ thống quản trị doanh nghiệp 4.0

Phần mềm ERP hỗ trợ quá trình hoạch định

Hoạch định chính là quá trình là định hướng, xác định hướng đi cho tổ chức trong tương lai. Xây dựng một kế hoạch chi tiết và hợp lý được coi là phần quan trọng nhất trong quá trình xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp. Chức năng này yêu cầu sự tham gia tích cực từ các cấp lãnh đạo, nhà quản trị cho đến nhân viên.

Ngoài ra, kế hoạch đã đề ra cũng cần phải tận dụng tối đa nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp, tận dụng sự linh hoạt của nhân sự nhằm đảm bảo việc thực hiện, triển khai diễn ra được thống nhất và thuận lợi.

Hệ thống quản trị doanh nghiệp tạo nên cơ cấu tổ chức linh hoạt 

Một doanh nghiệp cũng giống như một cỗ máy, chỉ có thể vận hành trơn tru nếu sở hữu một cơ cấu tổ chức tốt. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần có đủ các tiềm lực (tài lực – nhân lực – vật lực) cần thiết để hoạt động liên tục, đồng thời xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, chặt chẽ. Cơ cấu tổ chức tốt kết hợp với việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ đúng với tầm nhìn là điều tối quan trọng với bất kỳ doanh nghiệp nào.

Vai trò, chức năng của hệ thống quản trị doanh nghiệp 4.0

Khi doanh nghiệp phát triển lớn mạnh, phát triển quy mô, số lượng các phòng ban, nhân sự tăng lên, điều này đòi hỏi sự thay đổi phương thức lãnh đạo. Chính vì thế, chức năng tổ chức cũng chính là chức năng rất quan trọng của quá trình quản trị doanh nghiệp.

Phần mềm ERP giúp tăng tốc độ thực hiện công việc

Doanh nghiệp càng lớn mạnh thì quy trình làm việc càng qua nhiều bước cũng như nhiều khâu tựa như một mạng lưới phức tạp. Hơn thế, tốc độ dòng công việc phụ thuộc vào các yếu tố chính như xác định được đúng nơi cần di chuyển dữ liệu đến và trong quá trình chuyển giao sẽ gặp phải chướng ngại gì. 

Việc chuyển chứng từ giấy tới một nhân viên xác định sẽ không thể sánh với tốc độ của một chứng từ điện tử. Hay trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ kho bãi này tới các cơ sở khác, một quyết định được đồng bộ hoá lên phần mềm ERP sẽ đến tay người thủ kho một cách nhanh chóng. Như vậy, hệ thống quản trị doanh nghiệp sẽ giúp tổ chức tăng tốc độ dòng công việc. 

► Xem thêm: Lựa chọn công ty gia công phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp

Hệ thống ERP hỗ trợ kiểm soát thông tin tài chính

Thông thường, các thông tin tài chính sẽ được tập hợp số liệu từ các bộ phận khác nhau nên chắc chắn chúng sẽ có độ chênh lệch nhất định. Khi sử dụng giải pháp phần mềm ERP, tất cả mọi tài liệu, thông tin liên quan đến tài chính đều được hệ thống tổng hợp lại ở một nơi, với một phiên bản duy nhất xuyên suốt trong mọi phòng ban, cơ sở. 

Nếu chỉ một con số được thay đổi, tất cả các thông tin liên quan đều được tự động tính toán đồng thời hiển thị lại một cách trùng khớp, hạn chế tối đa các tiêu cực trong nghiệp vụ tài chính doanh nghiệp.

Hệ thống ERP hỗ trợ kiểm soát thông tin tài chính

Cũng chính nhờ vào sự hỗ trợ của hệ thống quản trị doanh nghiệp nên các doanh nghiệp lớn hiện nay không cần phải chờ đợi đến cuối tháng hoặc cuối quý để tổng hợp các số liệu. 

Bất cứ khi nào người dùng muốn có một bản báo cáo tài chính chính xác và kịp thời cho ban lãnh đạo thì chỉ cần dựa vào những thông số sau cùng của dòng dữ liệu trên hệ thống quản trị doanh nghiệp. 

►Xem thêm: Thế nào là một phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp tốt?

Tạm kết

Công ty Cổ phần ASOFT, với 19 năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp giải pháp ERP cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước; tự tin khẳng định chất lượng các dự án trên thực tế và nhận được công nhận của hơn 3.200 quý khách hàng. ASOFT  cam kết cung cấp cho quý đối tác các giải pháp và phần mềm quản trị doanh nghiệp tối ưu nhất; theo phương châm “Bán giải pháp, không bán phần mềm”. Quý khách hàng có thể đăng ký thông tin TẠI ĐÂY; để nhận thêm những thông tin về các giải pháp mà ASOFT cung cấp.

Để được tư vấn chi tiết hơn liên quan đến đặc thù doanh nghiệp và hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP, Đăng ký ngay; hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn Công ty ASOFT qua hotline: 1900 6123

Ban biên tập ASOFT