Tổng quan về hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp 

Hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp (ERP) là một phần mềm hay nói đúng hơn là hệ thống quản lý đa chức năng, nhiều phòng ban để giúp doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả về dữ liệu với các chức năng thu thập, lưu trữ, quản lý, phân tích…

Trong đó còn có cả chức năng lập kế hoạch về chi phí, sản phẩm hoặc cung cấp các dịch vụ, bán hàng hay tiếp thị, thanh toán và giao nhận.

Vì hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp rất quan trọng đối với các doanh nghiệp trong thời buổi hiện nay nên đương nhiên có nhiều công ty phần mềm đã thiết kế ra ERP để đáp ứng nhu cầu của các công ty. Hiện nay thị trường Việt Nam có những loại hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp sau:

Hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp được đóng gói sẵn

Hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp đóng gói là phần mềm được thiết kế ra từ việc nghiên cứu, khảo sát các nhu cầu thực tế của các doanh nghiệp hoặc một số lĩnh vực nào đó. Thông qua những dữ liệu được thu thập lại và kết hợp cùng các chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng của một doanh nghiệp thì nhà sản xuất sẽ tập hợp lại và đưa ra những quan điểm chung sau đó xây dựng lên một mô hình tổng thể nhất.

Tổng quan về hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp 

Hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp viết theo yêu cầu

Phần mềm tiếp theo mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn là hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp viết theo yêu cầu. Đây là phần mềm được thiết kế để dành riêng cho mỗi doanh nghiệp với các nhu cầu và lĩnh vực khác nhau. Mặc dù ưu điểm của phần mềm này là không phải bàn cãi nhưng đương nhiên doanh nghiệp cũng sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí cực lớn để chi trả cho hệ thống ERP này. Phần mềm này chỉ phù hợp với những tập đoàn hay doanh nghiệp có quy mô rất lớn.

Phần mềm ERP từ nước ngoài

Phần mềm này thường được thiết kế với công nghệ cao và có quy trình quản lý tiêu chuẩn. Tuy nhiên giá cũng khá cao và đôi khi có nhiều phần chưa thực sự phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam.

► Xem thêm: Khó khăn của doanh nghiệp nhỏ trước những đổi mới công nghệ của thời đại 4.0

Những lợi ích của hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp

Không phải ngẫu nhiên mà hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp được nhiều doanh nghiệp sử dụng đến thế. Đơn giản là vì những doanh nghiệp này nhận thấy lợi ích mà ERP mang lại. Cụ thể:

Kiểm soát được thông tin của khách hàng

Hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp có thể thu thập và quản lý mọi thông tin dữ liệu nên mọi nhân viên trong cùng 1 công ty có thể truy cập và xem mọi lúc, mọi nơi. Với những người được cấp quyền sửa đổi, họ có thể thay đổi được thông tin khách hàng, cập nhật hồ sơ cho tất cả các bộ phận cùng theo dõi.

Thậm chí khi giám đốc điều hành muốn biết tình hình thực tế thì cũng có thể xem xét trong hệ thống khách mua gì, ở đâu và tiền bao nhiêu.

Đẩy nhanh sản xuất, cung cấp hàng hóa

Lợi ích thứ hai mà hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp có thể mang lại cho các doanh nghiệp chính là khả năng để đẩy nhanh sản xuất và cung cấp các loại hàng hóa, dịch vụ.

ERP có thể giúp tự động hóa một phần hoặc thậm chí là cả quy trình sản xuất từ A – Z. Vì hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên việc quản lý, xem xét sẽ tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí & giảm nhân sự không cần thiết.

Chỉ cần thông qua hệ thống này là có thể quan sát cũng như quản lý được hết mọi quy trình trong sản xuất và điều chỉnh nếu có vấn đề.

Quản lý dự án và kiểm tra chất lượng

Một trong những lợi ích tiếp theo mà hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp mang lại là giúp quản lý dự án và kiểm tra chất lượng của dự án. Nhờ có ERP, người quản lý có thể theo dõi về chất lượng của sản phẩm và lên kế hoạch để phân bổ nhân lực, thời gian phù hợp với yêu cầu dự án.

Những lợi ích của hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp

Thậm chí phần mềm còn có khả năng tự động phân tích qua cơ sở dữ liệu để biết nhân viên nào mạnh và gán họ vào từng tác vụ của dự án. Nhờ đó mà quản lý sẽ chẳng cần phải đau đầu để thực hiện vấn đề phân bổ này nữa.

Kiểm soát thông tin về tài chính

Một trong những lý do mà các doanh nghiệp chọn hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp chính là nhờ khả năng kiểm soát về tài chính hiệu quả. ERP giúp tổng hợp lại dữ liệu ở một hệ thống duy nhất nên hạn chế việc “tam sao thất bản” gây ra những sai lầm trong đánh giá tài chính. Nhờ đó hệ thống này sẽ giúp nhà quản lý có thể kiểm soát được hiệu quả nhất hiệu năng của doanh nghiệp và đưa được ra kế hoạch tài chính cụ thể nhất.

Kiểm soát được lượng hàng tồn kho

Lợi ích tiếp theo đối với doanh nghiệp khi trang bị hệ thống ERP chính là khả năng kiểm soát được lượng hàng tồn kho. Qua hệ thống này nhà quản lý có thể biết trong kho sẽ còn bao nhiêu hàng và hàng nằm ở đâu và nguyên vật liệu còn bao nhiêu, khi nào cần nhập thêm. Nhờ đó kế hoạch sản xuất và tiêu thụ cũng được tối ưu hơn.

►Xem thêm: Lợi ích khi sử dụng các công cụ, nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp

Khi nào thì doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp

Hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp được thiết kế ra nhằm giúp các doanh nghiệp giải quyết được các vấn đề khác nhau trong quản lý, vận hành. Vậy, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP khi:

Khi doanh nghiệp của bạn có nhu cầu mở rộng kinh doanh, mở thêm chi nhánh hay cửa hàng mới và lượng giao dịch tăng nhanh, đột biến.

Các doanh nghiệp đang làm việc với một bộ máy cồng kềnh nhưng không hiệu quả và muốn tái cấu trúc lại công ty.

Khi nào thì doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp

Doanh nghiệp bạn thường xuyên có những sai sót trong quá trình nhập dữ liệu và truy xuất dữ liệu. Ngoài ra nếu như khách hàng có nhiều phàn nàn về chất lượng của sản phẩm, dịch vụ.

Các doanh nghiệp đang muốn chuyển đổi doanh số nhanh chóng mà vẫn có thể đảm bảo được hiệu quả.

►Xem thêm: Thế nào là một phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp tốt?

Tạm kết:

Với hơn 19 năm kinh nghiệm hợp tác cùng 3200 doanh nghiệp, ASOFT ERP được thiết kế với tính năng linh hoạt, tích hợp đa nền tảng và có thể kết nối với các hệ thống khác để tạo thành một hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp toàn diện. Khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng quy mô, phần mềm sẽ đóng vai trò là thành tố trung tâm tạo nên nền móng công nghệ vững chắc cho quá trình thay thế và nâng cấp hệ thống quản trị.