Nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp là gì?

Nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp là hệ thống phần mềm cho phép doanh nghiệp tự kiểm soát được quá trình kinh doanh, phát triển của mình. Từ đó, họ có thể lên kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên này hợp lý nhờ vào các quy trình nghiệp vụ thiết lập trong hệ thống. 

Ngoài ra nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp còn cung cấp một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, qua đó nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên.

► Xem thêm: Khó khăn của doanh nghiệp nhỏ trước những đổi mới công nghệ của thời đại 4.0

Sự khác nhau giữa nền tảng quản trị doanh nghiệp và các phần mềm đơn lẻ.

Điểm khác biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp so với cách áp dụng các phần mềm quản lý rời rạc khác (như phần mềm kế toán, hệ thống quản lý nhân sự, quản trị khách hàng...) là tính tích hợp. 

Nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp là một phần mềm duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng các module này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp. 

Các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian triển khai hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp

Tính tích hợp của hệ thống quản trị toàn diện doanh nghiệp được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta.

Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp của các công ty phần mềm và cách hiểu về nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp của chúng ta cũng khác đi so với cách hiểu về các hệ thống phần mềm thông thường.

Nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình.

Yêu cầu cần có của một nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp

Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ 

Ứng với từng chức năng kinh doanh sẽ một module PM tương ứng. Ví dụ: Phòng mua hàng sẽ có module đặt hàng (Purchase). Phòng bán hàng có module phân phối và bán hàng (Sale & Distribution), v.v... Mỗi module chỉ đảm trách một nghiệp vụ. Với thiết kế module, doanh nghiệp có thể mua ERP theo từng giai đoạn tùy khả năng.

Có tính tích hợp chặt chẽ

Việc tích hợp các module cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban.

Có khả năng phân tích quản trị

Nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp cho phép phân tích dựa trên các trung tâm chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension); qua đó, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ví dụ có thể phân tích chi phí nhập kho ứng với toàn bộ nguyên vật liệu, một công trình, một đơn hàng, một nhà vận chuyển hay một sản phẩm... 

Có khả năng phân tích quản trị

Hệ thống cũng có thể đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua tổ hợp các chiều phân tích. Ví dụ phân tích hiệu quả kinh doanh sản phẩm cho từng dây chuyền sản xuất ứng với vùng thị trường của từng đơn hàng... Đây là điều các doanh nghiệp rất hay bỏ qua khi lựa chọn nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp. 

Tính mở

Tính mở của hệ thống được đánh giá thông qua các lớp tham số hóa quy trình nghiệp vụ. Tùy thuộc vào thực tế có thể thiết lập các thông số để thích ứng với thực tế (cấu hình hệ thống). Thông qua thay đổi thông số, người dùng có thể thiết lập quy trình quản lý mới trong doanh nghiệp. 

Nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông tin. Mặt tích cực này cho phép doanh nghiệp học tập các quy trình quản lý trong chương trình, từ đó thiết lập quy trình quản lý của mình và hoạch định các quy trình dự kiến trong tương lai.

►Xem thêm: Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp chất lượng

Tính năng ưu việt của nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp

Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy

Nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin chính xác. Nếu không có hệ thống quản trị toàn diện doanh nghiệp , một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn khác nhau và có thể tìm thấy nhiều số liệu khác nhau 

Với nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp, chỉ có một kiểu sự thật; không thắc mắc, không nghi ngờ bởi vì tất cả phòng ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống trong thời gian thực.

Nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng.

Giảm lượng hàng tồn kho

Phân hệ quản lý kho hàng trong nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả kinh doanh.

Chuẩn hóa thông tin nhân sự

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và tính lương, giúp sử dụng nhân sự hiệu quả, đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.

Đặc biệt ở các công ty có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, bộ phận hành chính nhân sự có thể không có phương pháp chung và đơn giản để theo dõi giờ giấc của nhân công và hướng dẫn học về các nghĩa vụ và quyền lợi. Nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp có thể giúp bạn đảm đương việc đó.

Công tác kế toán chính xác hơn

Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công.

Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.

Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng

Với nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hóa từ khoảng thời gian nhân viên dịch vụ khách hàng nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng cho khách hàng và bộ phận Tài chính xuất hóa đơn.

Gia tăng doanh thu, lợi nhuận

Hệ thống phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.

Chuẩn hóa và tăng hiệu suất sản xuất

Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp giúp các công ty sản xuất nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất. Chẳng hạn, nếu công ty không sử dụng nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.

► Xem thêm: ASOFT-ERP 9 R9 có gì mới?