Phần mềm HRM là gì?

Phần mềm HRM hay còn được biết đến bằng nhiều tên gọi khác nhau như: HRMS (hệ thống quản lý nguồn nhân lực; HCM (quản lý nguồn nhân lực); HRIS (hệ thống thông tin nguồn nhân lực).
 

Phần mềm HRM được thiết kế nhằm tối ưu các thao tác thủ công trên nền tảng số

Phần mềm HRM (Human Resource Management software) là công cụ hỗ trợ công tác Quản trị Nguồn Nhân lực. Trong đó, hệ thống HRM được thiết kế nhằm tối ưu các thao tác thủ công trên nền tảng số. Cụ thể như Quản lý hồ sơ, C&B, Tuyển dụng, Đánh giá, Đào tạo và Quy trình nội bộ. Phần mềm HRM giúp tối ưu hoá công việc của nhân viên và cấp quản lý. Từ đó có thể giúp doanh nghiệp định hướng đúng con đường phát triển.

►Xem thêm: Quản trị nhân sự trong thời đại 4.0 có gì khác biệt

Những đặc điểm cơ bản của phần mềm HRM

Quản lý nhân sự

Phần mềm HRM nổi bật với chức năng quản lý nhân sự cho phép tự động hóa các thao tác về quản lý giám sát nhân sự với sự hỗ trợ của các công cụ. Đồng thời hỗ trợ tổ chức nhân sự chuyên nghiệp, hiện đại tạo một nền tảng vững chắc cho hoạt động của công ty.

Tra cứu thông tin – báo cáo nhân sự

Chức năng này cho phép lưu trữ toàn bộ các thông tin nhân sự như thông tin chung, thông tin cá nhân, thông tin gia đình, trình độ học vấn, quá trình đào tạo, quá trình công tác, kỹ năng chuyên môn,…và tra cứu dễ dàng với kiểu lọc linh động, lọc theo bất cứ tiêu trí nào hay lọc theo nhiều trường thông tin nhân sự kết hợp.

Quản lý chấm công

Phần mềm HRM không chỉ cho phép chấm công theo ngày hoặc theo tháng, với phương pháp chấm công thủ công hoặc lấy dữ liệu tự động từ máy chấm công mà còn cho phép khai báo linh động các loại công, kiểu công. Chức năng quản lý chấm công còn nổi bật bởi việc cập nhật chấm công linh động, dễ dàng như một bảng Excel.
 

Phần mềm HRM hỗ trợ doanh nghiệp rất nhiều trong quá trình chấm công

Phân hệ tính lương

Phân hệ tính lương ngoài việc cung cấp các chức năng trợ giúp người sử dụng trong việc tính lương hàng tháng cho cán bộ, nhân viên nó còn cung cấp báo cáo cho hệ thống kế toán trong việc hạch toán lương, thuế, bảo hiểm hàng tháng. Ngoài ra, hệ thống tính lương còn dễ dàng tùy biến trong việc áp dụng, đáp ứng các nhu cầu đặc thù khác nhau của các doanh nghiệp nhờ thiết kế mở.

►Xem thêm: Phương pháp và kỹ năng quản lý nhân sự từ kính nghiệp của LG Electronics 

Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm HRM

Cải thiện năng suất nhân sự

Sử dụng một hệ thống trực tuyến, số lượng giấy tờ cần được xử lý bởi người quản lý nhân sự được giảm. Thời gian cần thiết để tạo, chỉnh sửa và tìm tài liệu được giảm trực tiếp mang lại lợi ích cho họ trong việc tăng năng suất.

Tiết kiệm chi phí

Ngoài các chi phí ít hữu hình hơn như hiệu quả và năng suất, một phần mềm tốt sẽ giúp tiết kiệm tiền thật nhờ việc sử dụng ít giấy hơn nên tiết kiệm nhiều thời gian và tiền bạc hơn.

Bảo mật thông tin

Trong khi sử dụng hệ thống trực tuyến, đối với nhiều người dùng, bảo mật là một khía cạnh quan trọng đáng lưu ý. Nếu các quá trình được thực hiện ngoại tuyến, bảo mật không thể được quản lý rõ ràng. Tuy nhiên, phần mềm HRM tự động xử lý nó, nhân viên chỉ có thể xem thông tin của riêng họ hay chỉ có một kế toán có thể truy cập thông tin kế toán và tương tự như vậy.

Gia tăng hiệu quả quản trị

Nếu công ty đang sử dụng hệ thống dựa trên giấy, sẽ rất khó để theo dõi thông tin của nhân viên cho Quản trị viên. Ví dụ, bao nhiêu nhân viên đã nghỉ phép?, Có bao nhiêu dự án, nhiệm vụ đang tiến hành ?. Sử dụng phần mềm HRM, những diều này trở nên dễ dàng hơn cho quản lý vì họ có thể tìm kiếm và sử dụng bộ lọc đơn giản để tìm chi tiết có liên quan

►Xem thêm: 6 cách quản lý nhân sự tốt nhất cho nhà lãnh đạo

Phân tích dữ liệu và ra quyết định nhanh chóng

Vì hầu hết, nếu dữ liệu được quản lý trong phần mềm HRM được cập nhật nhanh chóng, người quản lý nhân sự có thể đưa ra quyết định nhanh hơn. Ví dụ, có bao nhiêu người sẽ cần đào tạo? Ai sẽ là người quản lý sự kiện, v.v …? Sử dụng các báo cáo được tạo ra bởi phần mềm HRMS cũng có thể dễ dàng thực hiện phân tích các dữ liệu này.
 

Phần mềm HRM luôn có những phân tích chính xác và nhanh chóng

Tăng tính tương tác nội bộ

Phần mềm quản lý nhân sự sẽ bao gồm một thư mục nhân viên, khi đó ta có thể sử dụng HRM cho giao tiếp nội bộ mà không bị phụ thuộc vào bất kỳ công cụ nào khác. Cũng như một Admin, người ta có thể gửi tin nhắn cho số lượng lớn người sử dụng phần mềm HRM.

Hạn chế rủi ro

Trong trường hợp có tranh chấp pháp lý, làm thế nào có thể chứng minh rằng một nhân viên đã được biết về một chính sách cụ thể hoặc được đào tạo về cách sử dụng một phần cụ thể của thiết bị? Giao tiếp bằng email là tốt nhưng nó không phải là chưa từng có ai từ chối nhìn thấy một email. Nhiều phần mềm HRM của ngày hôm nay cung cấp một cơ sở đọc và chấp nhận cái mà cung cấp một đường mòn giấy không chỉ cho thấy rằng một nhân viên đã được gửi một tin nhắn cụ thể mà còn chấp nhận nội dung của thông tin liên lạc.

An toàn và có khả năng phục hồi dữ liệu đã mất

Hệ thống HRM giúp phục vụ bảo mật dữ liệu. Khi bản sao lưu của tất cả các dữ liệu được thực hiện một cách kịp thời và cùng một dữ liệu được lưu trữ trong máy chủ đám mây. Trong trường hợp xảy ra thảm họa thiên nhiên hoặc thảm họa do con người tạo ra, có thể dễ dàng khôi phục cùng dữ liệu từ đám mây.

►Xem thêm: Doanh nghiệp có nên sử dụng hệ thống quản lý nhân sự “Made in Vietnam”?