► Xem thêm: 5 Thách thức phổ biến khi quản trị nhân sự trong thời đại số 4.0

Sơ lược về phần mềm nhân sự HRM

Phần mềm nhân sự HRM là gì?

HRM  (viết tắt: Human Resource Management): có nghĩa là quản lý nguồn nhân lực. Phần mềm nhân sự HRM tức chỉ phần mềm quản lý nguồn nhân lực. Là phần mềm được nghiên cứu với mục đích hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực đơn giản và hiệu quả; HRM được xem là công cụ toàn diện, chuyên nghiệp từ nghiệp vụ chuyên môn đến công nghệ, giao diện và các tính năng bổ trợ.

Phần mềm nhân sự HRM hỗ trợ doanh nghiệp tạo nên những sự tương tác qua lại giữa nhà quản lý và người lao động; phối hợp nhịp nhàng các hoạt động của một tổ chức doanh nghiệp. Hướng tới mục đích chung là: Khai thác tất cả tiềm năng to lớn của nhân lực trong quá trình lao động; cũng như nâng cao tinh thần cống hiến của nguồn nhân lực dành cho tập thể.

► Xem thêm: HRM là gì? Phần mềm quản lý nhân sự HRM giúp được gì cho doanh nghiệp?

Phần mềm nhân sự HRM gồm những tín năng gì?

Phần mềm nhân sự HRM bao gồm tất cả những tính năng liên quan đến các hoạt động của tổ chức doanh nghiệp. Đảm bảo mục tiêu thu hút, xây dựng, sử dụng, phát triển, đánh giá và liên kết nguồn lực lao động với tổ chức doanh nghiệp. Trong đó, các quyết định và hoạt động quản lý đều mang ảnh hưởng lớn đến kết quả công việc, sự phát triển của doanh nghiệp, và cả mối liên kết giữa doanh nghiệp đối với lực lượng lao động nói chung.

Hiểu sâu hơn, các tính năng của phần mềm nhân sự có thể bao gồm là: tuyển dụng nhân sự; quản lý thông tin nhân sự; đào tạo và phát triển; phân tích công việc; đánh giá hiệu quả thực hiện công việc; thúc đẩy tinh thần cống hiến của nhân viên;… Tất cả sâu chuỗi tính năng này đều là những khâu quan trọng; mang ý nghĩa lớn đôi với việc việc thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp.

Song, vì mỗi doanh nghiệp có những đặc thù chuyên ngành khác nhau; nên các doanh nghiệp thường sẽ lập trình ứng dụng phần mềm HRM với những nghiệp vụ riêng biệt.

► Xem thêm: 6 Chức năng quan trọng của phần mềm quản trị nhân sự

Phần mềm nhân sự HRM mag lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Với thời đại công nghệ 4.0 ngày nay, sự ra đời của phần mềm nhân sự HRM được xem là một sự phát triển tất yếu; hỗ trợ doanh nghiệp hướng đến một tương lai phát triển vững bền và lớn mạnh. Nhìn chung, các lợi ích mà phần mềm HRM mang đến cho doanh nghiệp rất thực dụng.

Quản lý thông tin nhân sự đầy đủ và chi tiết

Phần mềm nhân sự HRM hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát thông tin nhân sự một cách toàn diện và chính xác. Trong đó bao gồm các thông tin cá nhân cơ bản như: họ tên; mã nhân viên; quê quán; sinh nhật; sổ bảo hiểm; trình độ chuyên môn;… Và cả những tài liệu thông tin ghi nhận quá trình hoạt động và làm việc tại doanh nghiệp.

Nhờ sự hỗ trợ của hệ thống phần mềm; các thông tin này được lưu trữ một cách dễ dàng với mức độ bảo mật cao. Giúp doanh nghiệp nhanh chóng truy xuất thông tin nhân sự; theo dõi/ giám sát các hoạt động công việc một cách chi tiết và đơn giản. Từ đó có thể phân tích những điểm mạnh/ yếu của nguồn nhân lực; đề ra những định hướng phát triển phù hợp với nhu cầu chung của doanh nghiệp.

Mặt khác, chức năng ưu việt nhất của phần mềm nhân sự HRM chính là tổ chức báo cáo hoạt động quản lý nhân sự theo tuần/ tháng/ quý/ năm/… Trong đó gồm các báo cáo như:

• – Các báo cáo thường niên: Tổ chức các báo cáo về sinh nhật nhân viên; khen thưởng hoạt động; kỉ luật sai phạm;… cũng được báo cáo chi tiết và minh bạch nhất.
• – Báo cáo chuyển đổi nhân sự: Báo cáo chính xác về những thay đổi số lượng nhân sự (tăng/ giảm) theo từng bộ phận.
• – Báo cáo điều chuyển nhân sự: Bao gồm các nhân sự được thay thế, chuyển đổi giữa các bộ phận hay giữa các chi nhánh, nhân sự công tác,…
• – Báo cáo nhân sự sắp hết hạn hợp đồng: Báo cáo nhắc nhở về các nhân sự làm việc theo hợp đồng có thời hạn; hoặc nhân sự thử việc/ học việc làm việc… 

Tuyển dụng nhân sự nhanh chóng dựa trên nền tảng công nghệ thông minh

Nhờ có phần mềm nhân sự HRM; trong tuyển dụng nhân sự, người dùng có thể trực tiếp cập nhật thông tin hồ sơ ứng viên tại phần mềm. Cũng như tạo ra quy trình tuyển dụng và các tiêu chí tuyển dụng lưu trữ trên phần mềm. Tất các hoạt động tuyển dụng như: đề ra yêu cầu tuyển dụng; tạo lập kế hoạch tuyển dụng cụ thể; cập nhật thông tin hồ sơ ứng viên; lựa chọn lịch phỏng vấn; báo cáo chi tiết các hoạt động tuyển dụng;… đều đảm bảo được thực hiện một cách nghiêm túc, nhanh chóng và dễ dàng trên toàn bộ hệ thống.

Mặt khác, theo thống kê của WeAreSocial và Hootsuite; tổng số người dùng Internet tại Việt Nam tính đến thời điểm tháng 1/2021 rơi vào khoảng 68,72 triệu người (Tức 70,3% dân số). Rõ ràng, tín hiệu người dùng internet tăng vọt tại Việt Nam chính là một hồi chuông đánh thức các doanh nghiệp chuyển đổi kinh doanh theo mô hình số. Riêng đối với tuyển dụng nhân sự; dấu hiệu người dùng Internet tăng cao cũng hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận người lao động gần, nhanh và hiệu quả hơn.

Nhờ tính năng kết nối API đa kênh đa chiều; phần mềm nhân sự HRM cho phép người dùng kết nối trực tiếp với các sàn giao dịch việc làm và các website tuyển dụng. Giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp nhận tất cả các thông tin và lưu trữ trực tiếp trên hệ thống phần mềm HRM. Ngoài ra, từ phía ứng viên; họ cũng có thể truy cập và xem điều kiện ứng tuyển dựa trên các sàn gian dịch/ website hoặc từ trực tiếp hệ thống HRM của doanh nghiệp. Nhằm đảm bảo tính công khai, minh bạch và tuyển dụng hiệu quả; tạo mối liên kết gần cho nhà tuyển dụng và nhân sự ứng tuyển.

Đào tạo nhân sự đơn giản và hiệu quả

Không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp tuyển dụng và quản lý nhân sự hiệu quả; phần mềm nhân sự HRM còn mang lại lợi ích rất nhiều cho doanh nghiệp trong công tác lập kế hoạch đào tạo và lưu trữ tài liệu đào tạo nhân sự hiệu quả. Theo đó, phần mềm HRM cho phép người dùng quản lý chi tiết về: thông tin đào tạo; các lớp đào tạo; học viên tham gia lớp đào tạo;… Cũng như báo cáo toàn bộ các vấn đề về: chi phí tổ chức đào tạo; diễn biến buổi đào tạo; kết quả đào tạo; đánh giá kết quả học tập của học viên;…

Nhờ có phần mềm HRM, nhân viên cũng có thể truy cập các tài liệu sẵn có tại hệ thống; liên quan đến vấn đề tổ chức đào tạo, nội quy, chuyên môn nghiệp vụ,… đã được các thế hệ nhân sự trước đó lưu trữ lại. Qua đó, học tập nhanh chóng và hiệu quả; không tốn kém nhiều thời gian để tìm tài liệu, và dung hòa các tài liệu ngoại với đặc thù riêng của doanh nghiệp.

► Xem thêm: 6 Bước xây kế hoạch nhân sự tối ưu nhất cho doanh nghiệp

Quản lý phúc lợi nhân viên đầy đủ và toàn diện

Đối với phân hệ quản lý phúc lợi; phần mềm HRM hỗ trợ quản lý minh bạch các lợi ích dành cho cho nhân viên làm việc tại doanh nghiệp. Trong đó, bao gồm một số các phúc lợi nhân sự có thể kể đến như: chi trả tiền phụ cấp, trợ cấp, lương làm ngoài giờ, phúc lợi sinh nhật, phúc lợi lễ, các chương trình bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội,…

Nhờ đó, nhân viên có thể nắm bắt thông tin quyền lợi một cách minh bạch, dễ dàng và nhanh chóng. Đối với nhà quản lý, khi có những thay đổi trong chính sách phúc lợi; cũng dễ dàng thông cáo đến toàn thể nhân sự, quản lý chính sách hiệu quả hơn.

Quản lý chấm công – tiền lương minh bạch

Ngoài quản lý các phúc lợi nhân sự; phần mềm nhân sự tiền lương HRM còn tích hợp hệ thống kế toán chuyên nghiệp. Cho phép người dùng quản lý chấm công, tiền lương minh bạch và chính xác. Hạn chế tối đa tình trạng chấm công thiếu, chấm công sai cho nhân viên. Giúp nhàn quản lý giám sát chi tiết từng ca làm việc, làm thêm, nghỉ phép, nghỉ không phép, đi trễ, quên ca…của từng nhân viên.

Ngoài ra, dưới sự phát triển nhanh chóng của công nghệ số 4.0. Hiện nay, các phần mềm nhân sự tiền lương HRM cũng được tích hợp hệ thống chấm công bằng vân tay, cảm biến, nhận diện gương mặt, định vị,… Hỗ trợ nhà quản lý theo dõi chấm công dễ dàng, ngay cả khi không trực tiếp giám sát công việc của nhân viên.

Với tác phong tính toán lương nhanh chóng, chính xác và tự động hóa; kết hợp với việc đánh giá đa chiều 180 độ/ 360 độ và cả bảo hiểm đồng bộ. Hệ thống phần mềm nhân sự tiền lương HRM luôn luôn đảm bảo thực hiện chính xác các hế độ thưởng, phạt cho từng nhân viên, phòng ban theo đúng quy chuẩn doanh nghiệp.

Tiết giảm chi phí đầu tư cho doanh nghiệp

Một hệ thống vận hành rời rạc thường gây nên rất nhiều chi phí phát sinh cho doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với hoạt động quản lý nhân sự, nếu chỉ quản lý bằng những phương pháp truyền thống, doanh nghiệp sẽ tiêu hao rất nhiều chi phí. Chẳng hạn như: Chi phí văn phòng phẩm do quản lý bằng giấy tờ; chi phí lưu trữ hồ sơ nhân sự; chi phí tuyển dụng nhân sự qua những kênh truyền thống;… Song, hiệu quả đầu tư dành cho các chi phí này lại không hoàn toàn tối ưu, mà còn gây nên nhiều rắc rối cản trở hoạt động của doanh nghiệp.

Ngược lại, khi ứng dụng phần mềm nhân sự HRM; doanh nghiệp sẽ giảm được phần lớn chi phí đầu tư nhờ vào phương pháp đồng bộ dữ liệu và tích hợp dữ liệu. Từ đó giảm thiểu sự trùng lặp; phân chia hệ thống thông tin lưu trữ theo chủ đề; cũng như tăng tính thống nhất cho toàn bộ hoạt động tại doanh nghiệp.

► Xem thêm: 5 Bí quyết giúp doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự thành công

Tạm Kết

Nhìn chung, phần mềm nhân sự HRM mang lại khá nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý, điều hành và giữ chân nhân sự. Đây chắc chắn là một công cụ hỗ trợ đắc lực mà các doanh nghiệp lớn/ nhỏ đều cần tham khảo bổ sung.

ASOFT – với hơn 18 năm nghiên cứu triển khai và đồng hành cung cấp phần mềm quản trị nhân sự HRM cho hơn 3.000 doanh nghiệp. Chúng tôi cam đoan luôn mang đến cho doanh nghiệp bạn những giải pháp tối ưu và phù hợp với đặc thù doanh nghiệp nhất.

Để được tư vấn và demo miễn phí về các giải pháp quản trị. Mời quý doanh nghiệp Đăng ký ngay, hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123

► Xem thêm: Doanh nghiệp có nên sử dụng hệ thống quản lý nhân sự “Made in Vietnam”?

Ban Biên Tập ASOFT.