Thời điểm phù hợp để doanh nghiệp triển khai phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ

Ở rất nhiều doanh nghiệp trước đây, khi quản lý các chuỗi bán lẻ, thông tin hàng hoá, giao dịch bán hàng, đơn hàng… được nhân viên ghi chép trong sổ tay. Điều này gây ra một số vấn đề như:

Thiếu tính liên kết trong số liệu bán hàng, quy trình mua hàng, quản lý đơn, lịch sử mua của khách hàng…

Rủi ro mất thông tin khách hàng, thậm chí mất khách hàng khi nhân viên bán hàng chuyển công tác hoặc đơn giản là đánh mất tài liệu ghi chép

Giám đốc kinh doanh không được cập nhật số liệu theo thời gian thực mà phải chờ báo cáo của từng nhân viên kinh doanh

Cũng có những doanh nghiệp cố gắng sử dụng các hệ thống file chung lưu trên server hoặc cloud để cho phép nhân viên cập nhật. Tuy nhiên giải pháp tạm bợ này cũng không đáp ứng được nếu số lượng nhân viên bán hàng lớn và chuỗi cửa hàng ngày càng tăng. Từ đó dễ bị cập nhật chồng chéo và quy trình quản lý chuỗi bán lẻ không phân cấp được trong việc truy cập thông tin.

Thời điểm phù hợp để doanh nghiệp triển khai phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ

Vì vậy, khi doanh nghiệp càng phát triển thì số lượng giao dịch bán hàng tăng lên, số lượng khách hàng và cửa hàng mới tăng lên. Việc quản lý bán hàng cần kết nối dữ liệu giữa các giao dịch bán hàng (báo giá), hợp đồng bán hàng và cơ sở dữ liệu khách hàng. Dữ liệu nhiều lên khiến cho việc quản lý bán hàng bằng các công cụ thủ công như sổ hoặc file excel không còn phù hợp. Một phần mềm quản lý chuỗi bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết tận gốc vấn đề này.

►Xem thêm: Phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ tốt nhất cho nhà hàng, quán ăn

Chức năng của phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ

Quản lý tài chính

Cách quản lý và kiểm soát đúng đắn sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý tài chính của từng cửa hàng trong chuỗi bán lẻ. Quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ bằng sổ sách sẽ khiến các nhà bán lẻ tốn thời gian trong tính toán hoặc tổng hợp các báo cáo, sổ sách khi cần. Phương pháp quản lý này cũng không giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính của mình, thậm chí việc mất giấy tờ và sai lệch rất dễ xảy ra.

Vậy nên, phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ chính là công cụ hiệu quả để giải quyết những khó khăn này. Phần mềm này sẽ giúp nhà bán lẻ kiểm soát được tình hình thu chi của mỗi cửa hàng chỉ bằng các thao tác đơn giản và cung cấp cái nhìn tổng quát về sức tiêu thụ của từng cửa hàng trong chuỗi.

Tất cả các chỉ số như lãi lỗ, tài sản, dòng tiền vào ra sẽ được tính toán và phân tích nhanh chóng bằng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng để kiểm soát tình hình kinh doanh của các cửa hàng.

Phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ ngoài tính năng tổng hợp, báo cáo doanh số, chỉ số theo thời gian thực còn giúp các nhà bán lẻ có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh của mỗi cửa hàng vào từng thời điểm. Từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra được những phân tích đúng đắn để thay đổi kế hoạch kinh doanh kịp thời.

Quản lý nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là một trong những phần khó quản lý trong chuỗi cửa hàng bán lẻ. Quản lý nguyên vật liệu lỏng lẻo sẽ làm ảnh hưởng lớn đến công tác bán hàng. Trường hợp nguyên liệu thiếu sẽ không đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, thừa nguyên liệu dễ dẫn đến thất thoát, lãng phí (đối với các nguyên vật liệu có hạn sử dụng ngắn).

Phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ với tính năng quản lý nguyên vật liệu đã sử dụng sẽ giúp doanh nghiệp cập nhật nhanh số lượng nguyên vật liệu trong kho, đảm bảo số liệu trên phần mềm sát với thực tế. Nhân viên quản lý sẽ dễ dàng kiểm tra được số lượng hàng tồn, biết được thời gian nhập hàng cùng hạn sử dụng – để chuẩn bị kế hoạch cho đợt mua hàng tiếp theo hoặc thúc đẩy tiêu thụ các mặt hàng sắp hết hạn sử dụng.

Chức năng của phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ

Ngoài ra, phần mềm quản lý bán hàng cho doanh nghiệp nhỏ còn giúp quản lý kho chuỗi cửa hàng hiệu quả. Chỉ cần một vài thao tác đơn giản trên phần mềm, người dùng có thể dễ dàng nắm bắt được số lượng hàng hóa còn trong kho. Đồng thời chức năng này cũng giúp giảm thiểu sự rườm rà của quy trình  chuyển kho liên cửa hàng.

► Xem thêm: Phần mềm POS là gì? 5 lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ POS

Quản lý nhân viên

Với phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ, các nhà quản lý có thể dễ dàng nắm được hiệu quả bán hàng của nhân viên, giám sát được mọi hoạt động liên quan đến bán hàng của nhân viên mà không cần tốn thời gian quan sát. Mọi tác nghiệp của nhân viên trên phần mềm sẽ giúp cập nhật các số liệu, giúp quản lý dễ dàng biết được hoạt động của nhân viên, kiểm soát được hóa đơn từng nhân viên tạo ra, qua đó có thể nâng cao được ý thức và trách nhiệm của từng nhân viên bán hàng.

Quản lý khách hàng

Trong quản lý chuỗi bán lẻ, các quản lý thường ít người quan tâm đến việc quản lý dữ liệu khách hàng hay các chương trình chăm sóc, tri ân khách hàng – một phần vì thói quen và các nhà bán lẻ không biết thu thập, quản lý dữ liệu khách hàng hợp lý.

Theo nhiều nghiên cứu thì đa số người tiêu dùng rất thích các chương trình giảm giá, quà tặng trong sinh nhật, ngày lễ,... Việc này cũng giúp gia tăng niền tin và sự gắn bó lâu dài với cửa hàng.

Với việc ứng dụng phần mềm quản lý bán lẻ thì doanh nghiệp không phải mất nhiều thời gian và công sức để tổng hợp danh sách khách hàng với đầy đủ những thông tin như: họ tên, SĐT, email, ngày sinh,…

Quản lý khách hàng

Hơn thế, tùy theo quy định của từng cửa hàng mà sẽ có sự phân loại khách hàng để xếp vào nhóm khách hàng thân thiết - nhóm khách hàng thân thiết sẽ nhận được chế độ đãi ngộ tốt hơn những khách hàng bình thường.

► Xem thêm: Phần mềm POS là gì? 5 lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ POS