Phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Phần mềm quản lý bán hàng là một giải pháp công nghệ mà ở đó tập hợp các công cụ giúp các doanh nghiệp quản lý công việc bán hàng một cách hiệu quả. Phần mềm được tích hợp các chức năng quan trọng, bao gồm mọi phân đoạn trong kinh doanh như: Quy trình nhập hàng, quản lý số lượng hàng hóa, quản lý kho, kiểm soát số lượng hàng hóa trả về, quản lý nhân viên cũng như chăm sóc khách hàng… 

Phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, người dùng sẽ nắm bắt và kiểm soát quá trình kinh doanh của doanh nghiệp một cách nhanh chóng dễ dàng, bởi phần mềm cho phép người dùng truy cập và sử dụng mọi lúc mọi nơi. Từ đó, có những tính toán kịp thời, điều chỉnh và thay đổi sao cho doanh nghiệp phát triển tốt nhất. 

► Xem thêm: Phần mềm E-CRM là gì? Phân biệt phần mềm CRM vs E-CRM

Tiêu chí cần có của một phần mềm quản lý bán hàng

Khi một cơ sở kinh doanh muốn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, điều quan trọng là phần mềm đó có các tính năng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, bên cạnh đó các tính năng có thể được cập nhật và phát triển sau này. Ngoài ra chi phí đầu tư cho phần mềm đó cũng phải phù hợp với ngân sách và khả năng chi trả của công ty. Dưới đây là những tiêu chí cơ bản mà một phần mềm quản lý bán hàng cần phải có để phục vụ tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

Quản lý bằng mã vạch

Phần mềm quản lý bán hàng trước tiên phải đáp ứng được khả năng tạo đơn hàng, theo dõi thông tin của từng đơn hàng, tình trạng xuất nhập kho, quá trình thanh toán, giao nhận hàng hóa, kiểm soát chất lượng nguồn hàng…

Ngày nay hầu hết các sản phẩm đều được tích hợp barcode (mã vạch) từ nhà sản xuất. Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm bán hàng có tính năng quản lý sản phẩm bằng mã vạch nhằm tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian, tránh việc rủi ro, thát thoát hàng hóa. 

Thông qua phần mềm, bạn có thể dễ dàng tạo mã vạch và in mã vạch dán lên sản phẩm. Sau đó có thể dùng máy quét mã vạch hoặc điện thoại di động để quét lên sản phẩm để bán hàng nhanh chóng và chuyên nghiệp. 

Khi quét mã vạch bạn, hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết về sản phẩm, tình trạng tồn kho hoặc có thể ứng dụng mã vạch để quản lý, chăm sóc khách hàng thân thiết.

Quản lý khách hàng

Tính năng tiếp theo mà phần mềm quản lý bán hàng cần có chính là tính năng quản lý khách hàng. Tính năng này giúp bạn thấu hiểu khách hàng và tổ chức các chương trình chăm sóc khách hàng phù hợp.

Tiêu chí cần có của một phần mềm quản lý bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng sẽ lưu trữ tất cả các dữ liệu thông tin chi tiết về khách mua hàng. Bao gồm các thông tin cá nhân như họ tên, số điện thoại, ngày sinh nhật để tổ chức các chương trình ưu đãi cho khách hàng

Ngoài ra phần mềm quản lý bán hàng tự động lưu lại các thông tin lịch sử mua hàng như các sản phẩm khách mua, tổng giá trị đơn hàng, giá trị trung bình của đơn hàng, số lần mua hàng mỗi tháng của khách hàng… Với các thông tin này bạn có thể phân loại khách hàng vào các nhóm nhất định để chăm sóc như khách mua hàng vãng lai, khách hàng thân thiết, khách hàng VIP…

Quản lý tồn kho

Thông thường, nếu không sử dụng phần mềm quản lý bán hàng doanh nghiệp sẽ phải thống kê và kiểm tra hàng tồn bằng sổ sách hoặc phần mềm Excel. Nhược điểm của việc sử dụng Excel là làm thủ công, phải nắm vững các hàm, việc nhập liệu và lưu trữ, sai hàm có thể dẫn đến sai sót rất cao. Không kể việc bị mất, thiếu dữ liệu, virus tấn công trên máy tính dẫn đến rủi ro cao cho doanh nghiệp.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn cập nhật thông tin hàng tồn kho ngay tức thì theo thời gian thực. Ngay khi bạn bán hàng, nhập hàng, dữ liệu hàng tồn kho trong hệ thống sẽ tự động cập nhật, thay đổi ngay lập tức.

Bạn có thể làm phiếu chuyển hàng, nhập hàng, quản lý tồn kho cho các chi nhánh và kho tổng. Nhân viên bán hàng sẽ biết một sản phẩm nào còn hàng tồn hay không? số lượng bao nhiêu, tồn ở chi nhánh và kho nào rất nhanh chóng.

►Xem thêm: Phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ tốt nhất cho nhà hàng, quán ăn

Quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý bán hàng cần những gì ngoài các tính năng trên. Phần mềm quản lý bán hàng của bạn có thể cần có tính năng phân quyền và quản lý nhân viên. Mỗi nhân viên sẽ được cấp tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào một số tính năng nhất định trên phần mềm tùy theo chức năng của họ ví dụ như bán hàng, tiếp thị, chăm sóc khách hàng, quản lý kho và đặt hàng.

Quản lý nhân sự

Người quản lý có quyền truy cập vào các tính năng quan trọng như xem báo cáo bán hàng tổng quát, đặt hàng, tổ chức các chương trình khuyến mãi, giảm giá, thiết lập chương trình khách hàng thân thiết và tích lũy điểm thưởng…

Ngoài ra qua tính năng quản lý nhân viên, bạn có thể biết được nhân viên nào bán hàng tốt, làm việc tốt để có các chính sách khen thưởng, động viên hợp lý.

Phân tích và báo cáo

Tính năng này cho phép người quản lý có các phân tích và báo cáo trực quan, tổng quát về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, của hệ thống các cửa hàng và chi nhánh. Từ đó bạn sẽ nắm được tình hình kinh doanh của mình và có các các chiến lược hành động thích hợp.

Một phần mềm quản lý bán hàng sẽ có các báo cáo cơ bản sau: 

- Tổng doanh thu, tổng số đơn hàng theo thời gian.

- Doanh thu theo kênh bán hàng, chi nhánh, nền tảng bán hàng (đa kênh).

- Giá trị đơn hàng trung bình.

- Tổng lợi nhuận, lợi nhuận gộp.

- Các chi phí khuyến mãi, giảm giá cho các đơn hàng.

- Chi phí vận chuyển, giao hàng.

- Sản phẩm nào bán chạy nhất.

- Khu vực tỉnh, thành phố nào mua hàng nhiều nhất.

- Nhân viên nào bán hàng nhiều nhất.

► Xem thêm: Phần mềm quản lý quán cafe & trà sữa – Nên lựa chọn như thế nào?

Tạm kết: 

Tại ASOFT, bạn sẽ được cung cấp các phần mềm quản lý bán hàng, nhằm mang đến những giải pháp làm việc hiệu quả. Với hơn 19 năm nghiên cứu và phát triển các nền tảng công nghệ phần mềm, phần mềm ASOFT đã trở nên tối ưu và được sử dụng phổ biến. Với hơn 3200 doanh nghiệp trong và ngoài nước lựa chọn và tin dùng, ASOFT tin rằng giải pháp phần mềm này sẽ không làm bạn thất vọng. 

Nếu cần thêm thông tin chi tiết, quý khách có thể Đăng ký ngay hoặc liên hệ với Asoft qua hotline 19006123 để được tư vấn, hỗ trợ và tham khảo demo miễn phí. 

Ban Biên Tập ASOFT