Phần mềm kế toán là gì?

Phần mềm kế toán là một ứng dụng hỗ trợ xử lý các công việc của nhân viên kế toán. Nói một cách dễ hiểu thì phần mềm kế toán giống như “người trợ lý” giúp các kế toán viên thực hiện các thao tác nghiệp vụ kế toán thường ngày như nhập liệu, tính toán, tổng hợp, lên báo cáo, xuất dữ liệu… một cách tự động, có hệ thống với độ chính xác cao trong thời gian ngắn dựa trên dữ liệu đầu vào do nhân viên cung cấp.

Phần mềm kế toán là giải pháp công nghệ hữu hiệu dành cho doanh nghiệp

Phần mềm cũng là công cụ đánh giá sức khỏe tài chính của một tổ chức thông qua các tính năng lập báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ hay dự báo dòng tiền.

Phần mềm kế toán có thể đáp ứng được đầy đủ mọi nghiệp vụ từ cơ bản đến chuyên sâu cũng như phù hợp cho mọi lĩnh vực, ngành nghề, từ quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ.

►Xem thêm: Phần mềm kế toán phù hợp cho kinh doanh nhà hàng quán ăn

Những lợi ích vượt trội khi sử dụng phần mềm kế toán

Tự động hóa các thao tác kế toán thủ công

Đây là lợi ích dễ nhìn thấy nhất khi ứng dụng phần mềm vào xử lý công việc. Các thao tác nghiệp vụ đều được thực hiện một cách tự động từ các dữ liệu đầu vào do nhân viên kế toán nhập. Sau đó, các báo cáo, sổ sách… cũng sẽ tự động được tạo ra từ nguồn dữ liệu trên, giúp giảm bớt rất nhiều thao tác thủ công và nâng cao hiệu suất làm việc cho kế toán viên.

Tiết kiệm được nhiều loại chi phí

Công tác kế toán được tự động hóa nhanh gọn sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt được rất nhiều công đoạn rắc rối thường thấy khi làm thủ công như: xuất – nhập dữ liệu, quản trị – tìm kiếm tài liệu, bảo quản hóa đơn…  Khi đã quy trình đã được vận hành trôi chảy, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản đáng kể. Bên cạnh đó, việc tăng năng suất làm việc của bộ phận kế toán sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí nhân lực cũng như các loại chi phí khác.

Những lợi ích của phần mềm kê toán mà doanh nghiệp không thể bỏ qua

Giúp nhà quản lý đưa ra các dự báo và quyết định nhanh chóng, chính xác

Trong thị trường kinh doanh cạnh tranh và nhiều áp lực như hiện nay thì ai có thông tin nhanh hơn thì có khả năng chiến thắng cao hơn. Với việc sử dụng phần mềm kế toán, nhà quản trị sẽ luôn nắm được đầy đủ thông tin tài chính của doanh nghiệp khi cần thiết, từ đó hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả.

Xây dựng báo cáo dễ dàng, nhanh chóng hơn

Phần mềm kế toán có khả năng thống kê, xây dựng báo cáo theo yêu cầu của doanh nghiệp trong thời gian nhanh nhất. Ngoài ra, phần mềm còn có chức năng truy xuất tự động các báo cáo, sổ sách, tờ khai thuế, giúp nhân viên kế toán giảm nhiều thao tác cũng như công sức nếu lập các báo cáo, sổ sách này theo phương pháp thủ công. Hơn nữa, các báo cáo trên phần mềm có thể xuất ra các file Excel, Word hoặc các định dạng khác thuận tiện cho việc in ấn.

Công tác kế toán có tính kế thừa

Phần mềm kế toán sẽ giúp cho công tác kế toán được liên tục kể cả khi nhân sự kế toán có sự thay đổi. Nhân sự dù có mới nhưng vẫn có thể tìm lại dữ liệu cũ để nghiên cứu và nắm rõ tình hình mà không cần sự trợ giúp của người khác.

►Xem thêm: Top 3 phần mềm kế toán thông dụng nhất hiện nay

Gợi ý các tiêu chí lựa chọn phần mềm phù hợp 

Tính hữu dụng của phần mềm đối với loại hình hoạt động của doanh nghiệp

Điều kiện đầu tiên của một phần mềm kế toán là phải đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế của một doanh nghiệp. Phần mềm phải quản lý được đầy đủ các số liệu như: tiền mặt, tiền gửi, vật tư hàng hóa, xây lắp, sản xuất… Đáp ứng phù hợp với đặc thù của các loại hình, quy mô kinh doanh, các ngành nghề khác nhau như: Thương mại, dịch vụ, sản xuất…

Tốc độ xử lý cao

Tốc độ hoàn thành công việc là một trong những yếu tố quan trọng với kế toán. Một phần mềm chạy chậm không những đem lại sự không thoải mái cho người sử dụng mà còn gây ra những hậu quả không tốt cho doanh nghiệp. 

Giao diện thân thiện, dễ dàng thao tác

Một trong những câu hỏi đầu tiên kế toán viên nghĩ tới khi tìm kiếm một giải pháp phần mềm phù hợp là phần mềm này có dễ dùng hay không, tôi không rành về công nghệ liệu có sử dụng được không.

Một phần mềm kế toán thông dụng phải hướng tới sự tiện lợi, đơn giản dễ sử dụng với bất kỳ ai nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ các tính năng tiện ích. Việc giao diện phức tạp, khó nhìn, quá nhiều chức năng không cần thiết rất dễ khiến người sử dụng bị nhầm lẫn, khó nắm bắt khi dò tìm các tính năng của phần mềm. 

Nhà cung cấp có đủ “thâm niên” hoạt động

Thời gian hoạt động là một tiêu chí quan trọng để nói lên độ bền vững và mức độ uy tín của nhà cung cấp. Khách hàng mua phần mềm kế toán để sử dụng trong nhiều năm chứ không chỉ dùng ngắn hạn rồi bỏ.

Theo yêu cầu của cơ quan thuế thì chứng từ, sổ sách kế toán phải lưu trữ 10 năm mới được quyền tiêu huỷ. Khi xem xét số liệu kế toán thường xem chủ yếu bằng phần mềm nên phần mềm cũng nên giữ sử dụng trong thời gian tương ứng.

Chưa kể, thâm niên hoạt động lâu năm cũng là điểm cộng của đơn vị cung cấp vì họ là những người am hiểu rõ nét về thị trường, có thời gian dài nghiên cứu, phân tích nghiệp vụ kế toán cũng như hành vi sử dụng phần mềm trong công việc nên ngày càng giải quyết được những nhu cầu của người dùng.

Hỗ trợ từ đơn vị cung cấp phần mềm

Nếu như lựa chọn phải một nhà cung cấp không uy tín thì doanh nghiệp rất khó để có thể nhận được sự hỗ trợ tốt nhất. Vì thế, nhà quản lý nên quan tâm đến tần suất cập nhật phần mềm. Hành động đó thể hiện sự chăm chút của nhà phát triển với sản phẩm của mình. Người hưởng lợi không ai khác chính là những người sử dụng.

Tiếp đến là đội ngũ tổng đài hỗ trợ. Khách hàng sẽ an tâm sử dụng phần mềm hơn khi biết rằng đội ngũ hỗ trợ luôn tư vấn 24/7, hướng dẫn hay xử lý các vấn đề xảy ra của phần mềm.

►Xem thêm: Có nên sử dụng phần mềm kế toán trong kinh doanh nhà hàng