Thế nào là phần mềm kế toán nhà hàng hiệu quả?

Phần mềm kế toán nhà hàng là ứng dụng giúp cho bộ phận kế toán quản lý và kiểm soát các hoạt động trong nhà hàng một cách tốt nhất. Kế toán là một quá trình liên quan đến chi tiết bao gồm theo dõi, quản lý, tính toán và lưu trữ thông tin, dữ liệu. Nó liên quan đến các quy định, luật lệ, thuế và nhiều tính toán phức tạp khác. Do vậy, việc cân nhắc và lựa chọn một phần mềm kế toán phù hợp với ngành nghề kinh doanh như nhà hàng là vô cùng quan trọng.
 

Những đặc thù về nhu cầu quản lý nhà hàng mà phần mềm kế toán cần đáp ứng

Đặc thù trong quản lý kho

Việc quản lý hàng hóa trong kế toán nhà hàng thường chia làm 2 nhóm riêng biệt:

- Nhóm thứ nhất (hàng chuyển bán): là hàng hóa có thể bán trực tiếp cho khách hàng mà không phải qua chế biến. Nhóm hàng này thường quản lý theo hình thức “kiểm kê thường xuyên”.

- Nhóm thứ hai (hàng tự chế): là hàng hóa, vật tư phải qua khâu chế biến tại nhà hàng, khách sạn thành các món ăn mới để phục vụ người dùng. Nhóm này thường quản lý theo hình thức “kiểm kê định kỳ hằng tháng” hoặc “kiểm kê thường xuyên” nhưng có kết hợp với việc quản lý định mức tiêu hao nguyên vật liệu theo từng món ăn khi xuất kho.

Việc sử dụng phần mềm kế toán nhà hàng sẽ giúp cho chủ nhà hàng có thể quản lý kho một cách tốt hơn, tránh sai sót và nhầm lẫn trong hoạt động quản lý.

Đặc thù trong bán hàng

Giá bán trong các nhà hàng thường được quyết định bởi bộ phận quản lý và niêm yết theo hình thức trọn gói – tức làgiá bán đã bao gồm tất cả các khoản thuế (VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt…) và các phí dịch vụ. Vì thế, phần mềm kế toán cần có chức năng tự động tách giá bán và hạch toán các nghiệp vụ liên quan.

Xem thêm: Quy trình lựa chọn hệ thống kế toán hiệu quả nhất 2021

Đặc thù trong quản lý định mức nguyên vật liệu và tính giá thành sản phẩm

Đây là vấn đề phức tạp và làm tốn thời gian cho nhân viên kế toán nhà hàng. Nhân viên kế toán cần phải:

- Lập định mức và lưu trữ các phiên bản định mức khác nhau theo thời gian (hằng tháng, quý,…) để có thể hoạch định kế hoạch lãi cho từng món ăn.

- Xử lý chênh lệch giữa tồn kho thực tế và tồn kho sổ sách để làm sao có các báo cáo phân tích chi phí, hiệu quả kinh doanh cho lãnh đạo một cách nhanh chóng.

- Tập hợp chi phí và tính ra giá thành sản phẩm nhanh và chính xác phục vụ việc quyết toán.
 

Lập định mức và lưu trữ các phiên bản định mức khác nhau theo thời gian

Yêu cầu về các báo cáo quản trị đối với nhà hàng

Phần mềm kế toán cần cung cấp nhanh cho nhà quản lý các báo cáo quản trị, nhằm phân tích, đánh giá chính xác tình hình về doanh thu, chi phí của doanh nghiệp. Phần mềm kế toán nhà hàng hiệu quả cao cần tối thiểu các báo cáo sau:

- Báo cáo hiệu quả kinh doanh theo bộ phận và mặt hàng, đơn hàng.

- Báo cáo chi phí bán hàng.

- Báo cáo tiêu hao nguyên liệu.

- Bảng kê chi tiết số lượng bán hằng tháng.

- Bảng kê chi tiết doanh thu hằng tháng.

- Báo cáo theo dõi giá nhập nguyên liệu.

Xem thêm: 7 Tiêu chí giúp doanh nghiệp lựa chọn phần mềm kế toán tối ưu

Vì sao cần sử dụng phần mềm kế toán nhà hàng?

Có lẽ đối với mỗi chủ nhà hàng thì điều quan trọng nhất vẫn là số khách hàng đến sử dụng dịch vụ. Tuy nhiên, các bạn sẽ khó chăm sóc được khách hàng của mình khi mỗi ngày bạn phải quay cuồng với các việc như nhận đơn đặt hàng, viết hóa đơn, tính thuế, kiểm kê kho,… Phần mềm kế toán nhà hàng ăn uống chính là giải pháp tuyệt vời cho các bạn trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng doanh thu.
 

Phần mềm kế toán nhà hàng ăn uống chính là giải pháp tuyệt vời

Phần mềm kế toán nhà hàng sẽ giúp bạn quản lý và kiểm soát các hoạt động trong nhà hàng một cách tốt nhất. Điều này sẽ giúp bạn trở thành một chủ nhà hàng thông minh. Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng phần mềm:

Quản lý kho nguyên liệu tốt hơn

Đối với một nhà hàng thì mỗi buổi sáng việc quan trọng nhất đó là kiểm kê nguyên vật liệu trong kho và đặt hàng mới để đảm bảo nhà bếp có đủ nguyên liệu trước khi bắt đầu phục vụ khách. Phần mềm kế toán nhà hàng với tính năng quản lý kho nguyên liệu tự động sẽ giúp định lượng chi tiết và kiểm soát kho mỗi ngày. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức kiểm tra nguyên liệu trong kho mỗi lần. Hệ thống sẽ tự động trừ hàng sau khi kết thúc ngày làm việc.

Hỗ trợ thanh toán nhanh chóng

Với phần mềm kế toán nhà hàng khách hàng có thể nhận hóa đơn của mình một cách nhanh chóng. Một số phần mềm còn tích hợp thanh toán hóa đơn điện tử thông qua scan QR Code hoặc ví điện tử mà không cần phải qua thu ngân. Quản lý hóa đơn trên hệ thống cũng là cách tốt nhất để giải quyết các vấn đề như thất lạc, mất hóa đơn tại quầy thu ngân.

Hỗ trợ tính thuế

Việc tính toán thuế và thêm nó vào mỗi hóa đơn thủ công như trước đây sẽ rất mất thời gian. Phần mềm cũng giúp tính nhanh thêm các khoản phí, phụ thu một cách chính xác. Hệ thống sẽ tự động tính thuế và thêm vào hóa đơn một cách nhanh chóng.

Báo cáo hoạt động kinh doanh

Phần mềm kế toán nhà hàng sẽ cung cấp cho bạn một bộ báo cáo hoàn chỉnh bao gồm:

- Báo cáo doanh thu theo ngày, tuần, tháng, quý…

- Báo cáo chi tiết về các hoạt động của nhà hàng như số khách, số bill…

- Báo cáo các món ăn bán chạy và so sánh lượng order món ăn theo cùng kỳ.

- Báo cáo về số lượng nguyên liệu trong kho.

- Báo cáo thu – chi quỹ tiền mặt.

- Báo cáo công nợ.

- Báo cáo xuất, nhập, tồn

- Hỗ trợ làm nhiều báo cáo theo hình thức sổ kế toán.

- Nhắc nhở đến hạn thanh toán cho nhà cung cấp.