10 bước giúp CEO doanh nghiệp triển khai ERP thành công

ERP không đơn giản là một chương trình phần mềm; mà bản chất là một giải pháp trong quản trị doanh nghiệp. ERP đóng vai trò là đòn bẩy hệ thống. Giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, kiểm soát tốt hoạt động. Qua đó thúc đẩy tăng trưởng và phát triển bền vững. Vì ERP can dự vào hầu như toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp; cho nên tính chất phức tạp và độ sâu về chuyên môn quản trị đa ngành bên trong rất rộng lớn. Để triển khai ERP thành công; và không phát sinh bất cứ vấn đề trước, trong và sau quá trình triển khai. Mời các CEO tham khảo bài viết và thực hiện theo các bước cơ bản sau.

► Xem thêm: 10 Câu hỏi giúp bạn hiểu và ứng dụng ERP trong doanh nghiệp hiệu quả

1. Xác định vấn đề, mục tiêu và phạm vi

Phần mềm ERP cung cấp một bộ giải pháp cho rất nhiều các vấn đề khó khắn trong quản lý từ phía doanh nghiệp. Song, ban dự án và CEO công ty cần xác định các mục tiêu cụ thể. Đảm bảo gắn với tầm nhìn và thực tế hoạt động của doanh nghiệp theo các mốc thời gian phù hợp (milestone).

Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu triển khai toàn bộ; thì ban dự án và CEO cũng nên chia thành các giai đoạn (phase) để chia nhỏ bài toán. Nhằm dễ kiểm soát, cũng như tăng mức độ khả thi trong việc ứng dụng trong thực tế. Thông thường, các kế hoạch được chia thành 2 giai đoạn:

• – Giai đoạn 1: Các phần hành cơ bản (80%).
• – Giai đoạn 2: Các phần hành nâng cao/tối ứu hóa (20%).

Việc chia nhỏ giai đoạn giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận, theo dõi từ cơ bản đến nâng cao. Góp phần giúp doanh nghiệp sớm triển khai ERP thành công.

2. Triển khai ERP thành công nhờ xây dựng đội dự án nòng cốt

Việc triển khai ERP thành công hay thất bại đều phụ thuộc vào cả hai bên hợp tác. Trong đó, phía đơn vị cung cấp quyết định 50%. 50% còn lại là do sự đối ứng từ phía nội bộ doanh nghiệp; mà đặc biệt là ban dự án ERP do công ty thành lập. Theo kinh nghiệp triển khai của ASOFT, để đảm bảo việc triển khai ERP chắc chắn thành công; đội dự án ERP từ phía doanh nghiệp cần thỏa các yếu tố tối thiểu sau:

• – Có đầy đủ thành phần tham gia: Bao gồm các trưởng, phó các bộ phận/đơn vị/phòng ban liên quan.
• – Có trưởng dự án: người thấu hiểu quy trình kinh doanh (Business process) của doanh nghiệp. Đảm bảo đây phải là một người quản lý có năng lực, kinh nghiệm; và theo suốt quá trình triển khai cả trước, trong và sau khi hoàn thành dự án.
• – Có đại diện lãnh đạo công ty: người có đủ quyền lực để đưa ra các quyết định cần thiết ở gốc độ CEO hay HĐQT công ty.

Hãy hiểu rằng, không ai hiểu rõ doanh nghiệp bạn hơn chính những nhân lực nòng cốt nội bộ. Vậy nên, dù có cần sử dụng một đơn vị triển khai phía ngoài; doanh nghiệp cũng phải đảm bảo xây dựng đội dự án nội bộ bền vững. Nhằm giám sát, hỗ trợ và tham gia trực tiếp vào dự án triển khai.

3. Xác định các tùy chọn triển khai

Ban dự án doanh nghiệp nên có một kế hoạch nhu cầu cụ thể ngay từ đầu. Trong đó bao gồm tất cả mục tiêu tổng và mục tiêu theo từng gian đoạn cụ thể. Từ những mục tiêu đó; phía nhà cung cấp sẽ đưa ra các lựa chọn tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Lúc này, ban dự án sẽ tiếp tục xây dựng các tiêu chí đánh giá cụ thể. Từ đó theo dõi dự án, đưa ra các quyết định tốt nhất; phù với mục tiêu chung và mục tiêu theo giai đoạn đã xác định.

4. Triển khai ERP thành công nhờ xác định đúng cơ sở hạ tầng cứng và mềm

✔ Triển khai ERP thành công nhờ xác định đúng cơ sở hạ tầng cứng

Nhóm cơ sở hạ tầng cứng bao gồm các vấn đề về máy móc; thiết bị; đường truyền;… và một số thiết bị hỗ trợ khác. Ban dự án doanh nghiệp cần cần làm việc với nhà cung cấp để có sự nâng cấp và đầu tư phù hợp. Đảm bảo tiết kiệm nhưng vẫn chắc chắn hoạt động vận hành tối ưu, thông suốt cả hệ thống lâu dài.

✔ Triển khai ERP thành công nhờ xác định đúng cơ sở hạ tầng mềm

Nhóm cơ hở hạ tầng mềm bao gồm các qui định, chính sách và nhân sự sẽ vận hành hệ thống. Ban dự án doanh nghiệp cần xác định danh sách nhân lực cụ thể. Trong đó đảm bảo số lượng nhân sự ở từng vị trí. Ngoài ra, đối với các nhân sự không tham gia vào quá trình triển kahi dự án; doanh nghiệp cần tổ chức các chương trình đào tạo, huấn luyện phù hợp. Đảm bảo nhân sự luôn nắm rõ phần mềm và sẵn sàng tham gia vận hành hệ thống khi cần thiết.

► Xem thêm: Giải pháp ERP – nên bắt đầu từ đâu?

5. Vấn đề tích hợp dữ liệu

Dữ liệu công ty trước khi áp dụng ERP chắc chắn đang tồn tại ở các dạng file cứng, file mềm, hoặc ở các phần mềm cũ khác. Vì vậy, việc kết xuất, nhập khẩu dữ liệu vào ERP cũng cần được xem xét và làm việc với nhà cung cấp trước khi dự án được bắt đầu triển khai.

Điều này giúp cả hai phía nhà cung cấp và phía công ty có sự chủ động về thời gian. Để việc thu thập, chuẩn hóa, đối chiếu dữ liệu cần thiết được chuẩn bị đầy để; trước khi hệ thống đi vào vận hành thử nghiệm và chính thức.

6. Vấn đề tùy chỉnh

Khi nói đến triển khai ERP, chắc chắn chúng ta phải nghĩ ngay đến vấn đề tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp. Song, để việc triển khai ERP thành công nhanh chóng và đảm bảo phù hợp với đặc thù doanh nghiệp. Ban dự án và CEO công ty cần phải quyết định cái nào sẽ thay đổi theo ERP (Best Practises); cái nào ERP cần phải thay đổi theo doanh nghiệp; và cần bên tư vấn làm rõ càng sớm càng tốt.

Hãy hiểu rằng, không phải luôn luôn tùy chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp mới là vấn đề tốt nhất. Mà còn phải tùy thuộc vào tính chất hệ thống, mức độ thích ứng của quy trình. Lúc này, việc tối quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện chính là xác định rõ, chính xác và kịp thời quyết định các vấn đề liên quan đến heieju chỉnh phần mềm.

7. Quản lý sự thay đổi khi áp dụng ERP

Thông qua công tác tư vấn và xây dựng giải pháp; ban dự án và CEO công ty cũng đã xác định được mức độ ảnh hưởng khi vận hành ERP vào doanh nghiệp. Từ đó, cần có kế hoạch cụ thể về việc quản trị thay đổi sẽ xảy ra khi vận hành ERP trong doanh nghiệp mình. Tránh việc gây ra các xáo trộn hoặc rủi ro không đáng có cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, ban dự án và CEO doanh nghiệp cũng cần kết hợp với nhà cung cấp để thực hiện công tác tư tưởng (mindset) cho nhân sự trước khi bắt đầu vận hành hệ thống. Vì chúng ta đều hiểu rằng: Hầu hết nhân sự ở các doanh nghiệp đều không thích sự thay đổi về mặt thói quen đã hình thành; dù rằng điều đó có lợi hay không có lợi cho họ.

8. Nắm chắc công nghệ và kiến thức – nắm chắc cơ hội triển khai ERP thành công

Có tới 21,8% các dự án ERP bị thất bại vì phía doanh nghiệp không thể tiếp thu được khối lượng công nghệ và kiến thức rộng lớn ẩn sâu bên trong hệ thống ERP. Điều này dẫn đến việc vận hành không hiệu quả, hoặc không thể duy trì hệ thống lâu dài để tạo ra hiệu quả to lớn cho doanh nghiệp.

Vì vậy ban dự án và CEO doanh nghiệp cần xác định và phân công rõ ràng các đối tượng nhân sự theo dõi quy trình dự án. Phải phân chia rõ ràng các vấn đề công nghệ và kiến thức nào sẽ được chuyển giao; và ai sẽ là người tiếp nhận và duy trì việc vận hành hệ thống lâu dài trong doanh nghiệp.

9. Vấn đề quản lý dự án

Sau khi thực hiện 8 bước trên, thì việc còn lại cũng quan trọng không kém. Đó là việc quản lý dự án theo đúng mục tiêu, lịch trình, chất lượng và chi phí đã đặt ra từ đầu. Có không ít dự án kéo dài làm phát sinh chi phí và giảm hiệu quả đầu tư. Lý do là vì khả năng quản trị dự án yếu kém của trưởng ban dự án; hoặc do thiếu sự giám sát đồng hành của CEO công ty.

Để tránh những sai phạm đáng tiếc xảy ra trong quá trình triển khai dự án ERP. Quý doanh nghiệp cần lưu ý theo dõi sát sao hoạt động của toàn bộ dự án, bao gồm cả đội triển khai, đội quản trị và cả đội ngũ chuyên viên từ phía nhà cung cấp.

10. Chạy thử nghiệm, vận hành và hỗ trợ về sau

Một hệ thống ERP dù tốt đến mấy thì việc vận hành thử nghiệm vẫn là việc không thể bỏ qua. Hãy hiểu rằng ERP là một “cái áo” khá rộng. Khi đi vào vận hành tại một doanh nghiệp cụ thể nó sẽ được thiết lập/ hiệu chỉnh cho sát với mục tiêu cụ thể. Sẽ không có cách nào khác để nhận thấy rõ độ khả thi của phần mềm ngoài cách vận hành thử nghiệm. Song, việc vận hành thử nghiệm phải đảm bảo thực hiện ở khoảng thời gian đủ lâu; để chúng ta đối chiếu được các số liệu cần thiết như báo cáo tuần; báo cáo tháng; báo cáo quí;…

Sau khi thử nghiệm thành công; việc đưa vào vận hành chính thức và hỗ trợ vận hành về sau cũng cần ban dự án và CEO doanh nghiệp làm rõ với nhà cung cấp dịch vụ. Tránh ảnh hưởng đến tính chất liên tục, hay thời gian thực của hệ thống. Bởi điều này sẽ quyết định hiệu quả đầu tư; cũng như có thể gây ra sự trì trệ trong hoạt động của doanh nghiệp.

Tóm lại, ban dự án và CEO công ty sẽ phải tuân thủ trình tự và rất tập trung trong suốt quá trình trước, trong và sau của dự án. Nhằm đảm bảo dự án triển khai ERP thành công, tối ưu, và mang lại hiệu quả to lớn, lâu dài, đúng với với trò đòn bẩy hệ thống của ERP trong doanh nghiệp.

Tạm Kết

Bài viết trên là tổng hợp 10 bước giúp CEO triển khai ERP thành công mà ASOFT kinh nghiệm được sau nhiều năm tham gia tư vấn, triển khai phần mềm. Hy vọng rằng, qua bài viết này quý doanh nghiệp có thể hiểu hơn về phần mềm ERP; cũng như các lưu ý cần chú tâm trong quán trình triển khai ERP.

Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu triển khai phần mềm ERP; mời quý vị cùng tham khảo giải pháp ASOFT-ERP Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.

Với hơn 18 năm kinh nghiệm triển khai và hợp tác với cùng 3.000 doanh nghiệp trong – ngoài nước. ASOFT luôn tự tin sẽ đem đến cho quý doanh nghiệp những sản phẩm công nghệ tối ưu nhất.

Đăng ký ngay hoặc liên hệ đến phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123 để được tư vấn miễn phí.

► Xem thêm: Tăng tỉ lệ chuyển đổi số thành công với giải pháp phần mềm ASOFT-ERP đặc thù ngành

Ban Biên Tập ASOFT.