ERP Blogs

Tổ chức và quản lý công việc thông minh với phần mềm quản lý công việc

Việc sắp xếp công việc hợp lý là cách tốt nhất để nâng cao hiệu quả làm việc. Nếu bạn tổ chức tốt các công việc, bạn sẽ quản lý được thời gian, sử dụng tài nguyên của bạn một cách thông minh và đạt được mục tiêu của bạn một cách dễ dàng hơn. Phần mềm quản lý công việc là một trong những giải pháp được đa số các doanh nghiệp sử dụng để nâng cao hiệu suất của nhân viên cũng như mang lại kết quả cao trong công việc

Tại sao cần phải sắp xếp công việc hợp lý

Sắp xếp và quản lý công việc một cách hợp lý là điều cần thiết để đạt được mục tiêu

Trong môi trường công việc đầy áp lực và bận rộn, việc sắp xếp và quản lý công việc một cách hợp lý là điều cần thiết để giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Quản lý công việc giúp bạn cân bằng nhiều nhiệm vụ khác nhau trong khi vẫn hoàn thành chúng một cách hiệu quả. Bạn sẽ có thể rút ngắn khoảng thời gian cần thiết để làm việc và đạt hiệu quả cao hơn. Dưới đây là một số lợi ích khi bạn sắp xếp công việc hợp lý.

Hoàn thành mục tiêu công việc

Việc sắp xếp công việc hợp lý giúp cho mọi người tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và hoàn thành chúng một cách nhanh chóng hơn. Khi công việc được tổ chức hợp lý, các nhiệm vụ cần thiết để đạt được mục tiêu được đặt ra hay hoàn thành sẽ được quản lý và hoàn thiện tốt hơn.

Ví dụ, trong môi trường làm việc, một bộ phận hoạt động có thể sắp xếp các công việc theo ưu tiên, giúp nhân viên điều phối các tác vụ để hoàn thành chúng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nếu nhân viên có thể hoàn thành các tác vụ quan trọng đầu tiên, họ sẽ có động lực và sự đam mê để làm việc chăm chỉ và hoàn thành tất cả các công việc của họ một cách hiệu quả.

Nâng cao hiệu quả làm việc

Đặc biệt khi bạn có tổ chức, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để hoàn thành nhiệm vụ công việc của mình thay vì tìm kiếm các ghi chú, email và xem qua các công việc giấy tờ trên bàn làm việc. Không chỉ vậy, sắp xếp công việc hợp lý giúp bạn tăng khả năng làm việc nhóm, cải thiện khả năng giao tiếp hiệu quả.

Tạo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Tạo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Các hình thức sắp xếp công việc hợp lý có thể giúp tạo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Khi công việc được quản lý tốt, bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình trong giờ làm việc, không cần phải áp lực hoàn thành dự án ở nhà, hay làm việc ngoài giờ. Điều này mang lại cho bạn thời gian để tận hưởng cuộc sống và sẵn sàng bắt đầu mỗi tuần mới một cách hào hứng.

Ví dụ, nếu bạn làm việc trong một công ty, bạn có thể sắp xếp thời gian làm việc để hoàn thành các nhiệm vụ của mình trong thời gian làm việc và đạt được mục tiêu mà công ty đưa ra. Bạn có thể tránh sự căng thẳng và áp lực của việc phải làm việc ngoài giờ hay hoàn thành dự án về nhà.

Giảm tải stress và lo lắng

Làm việc có sự tổ chức không chỉ đơn thuần giúp tăng năng suất mà còn giúp bạn giảm căng thẳng và lo lắng. Khi công việc được tổ chức một cách hợp lý, bạn sẽ dễ dàng tập trung vào một dự án hoặc mục tiêu tại một thời điểm, giảm thiểu sự phân tâm và tăng cường độ tập trung. Điều này giúp bạn làm việc trơn tru hơn, hoạt động hiệu quả hơn và giảm bớt áp lực tâm lý.

Khi công việc được sắp xếp hiệu quả giúp tăng cường sự tự tin trong công việc và giảm bớt sự lo lắng

Ngoài ra, khi công việc được sắp xếp một cách cụ thể, bạn sẽ đạt được mục tiêu và hoàn thành các nhiệm vụ một cách trơn tru hơn. Điều này góp phần tăng cường sự tự tin trong công việc và giảm bớt sự lo lắng về khả năng của bản thân. Đồng thời, việc làm việc có tổ chức cũng giúp bạn giảm bớt thời gian và công sức để điều chỉnh lịch làm việc hay phải chạy đua với thời gian, từ đó giảm stress hiệu quả.

► Xem thêm: Tầm quan trọng của quy trình quản lý công việc trong doanh nghiệp

Các phương pháp tổ chức và sắp xếp công việc hiệu quả

Tạo danh sách công việc

Đối với những người hay quên, một phương pháp vô cùng hiệu quả là lập danh sách công việc. Bạn hãy suy nghĩ và ghi lại những công việc cần hoàn thành theo từng ngày, tuần hoặc tháng. Điều này giúp bạn kiểm soát công việc một cách hiệu quả hơn, tránh bỏ sót các nhiệm vụ quan trọng.

Lập danh sách công việc là một phương pháp vô cùng hiệu quả

Dự trù thời gian

Người thành công thường dành thời gian dự trù cho mình. Điều này vô cùng quan trọng để giúp bạn xử lý các vấn đề hoặc sai sót xuất phát trong quá trình thực hiện công việc.

Phân loại theo mức độ ưu tiên

Sắp xếp và phân loại công việc theo mức độ quan trọng là điều cần thiết để hoàn thành mục tiêu. Bạn nên ưu tiên thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước, sau đó mới tới các nhiệm vụ ít quan trọng hơn.

Kế hoạch làm việc và nghỉ ngơi

Dù khối lượng công việc có nhiều thế nào, bạn vẫn cần dành thời gian nghỉ ngơi hợp lý và có kế hoạch làm việc. Sau khi hoàn thành công việc, thời gian nghỉ ngơi giúp bạn thư giãn và tái tạo năng lượng để tiếp tục các công việc khác.

Theo dõi và cập nhật tiến độ

Thường xuyên kiểm tra danh sách công việc và tiến độ làm việc giúp tăng hiệu suất làm việc. Việc này đảm bảo bạn hoàn thành công việc đầy đủ và không bỏ sót nhiệm vụ nào. Đồng thời, kiểm tra tiến độ giúp bạn điều chỉnh và sửa lỗi kịp thời.

Giải pháp văn phòng điện tử cho doanh nghiệp 4.0

Giải pháp văn phòng điện tử giúp nâng cao hiệu suất lao động

Văn phòng điện tử ASOFT-Online Office giúp nâng cao hiệu suất lao động, giúp doanh nghiệp:

- Tiêu chuẩn hóa và tự động hóa 80% công việc lặp lại trong 365 ngày hoạt động mỗi năm của mỗi cá nhân.
- Kiểm soát tốt 20% các công việc phát sinh hàng ngày từ cá nhân, đội nhóm, phòng ban và toàn bộ công ty.
- Ứng dụng tối đa các điểm mạnh của công nghệ như: Cảm biến, định vị vị trí, nhận diện khuôn mặt, chụp hình; giao việc tự động, nhắc việc tự động; gửi email tự động, chat, gọi điện; phân tích dữ liệu lớn và AI để giúp mọi việc trở nên thông minh hơn.
- Làm việc thoải mái bất kỳ lúc nào, ở bất kỳ đâu, trên mọi thiết bị.

► Xem thêm: Giải pháp văn phòng điện tử Online Office (ASOFT-OO)

Công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc. Hỗ trợ lập lế hoạch công việc phát sinh hàng ngày, hoặc công việc định kỳ theo ngày, tuần, tháng, quý, năm hoàn toàn tự động/đến hẹn lại lên. Bên cạnh đó, thay vì trao đổi trong nhóm khiến tin nhắn bị trôi mất, người dùng có thể thảo luận trực tiếp ngay dưới công việc. Hơn nữa, người dùng có thể đính kèm tệp tài liệu hay bổ sung hình ảnh để làm tư liệu làm việc, giúp công việc trôi chảy hơn. Cho phép tạo các sự kiện và mời những người khác tham gia. Sự kiện sẽ được tự động thêm vào lịch công việc của người tham gia

Điểm cộng lớn nhất của ASOFR-OO đó chính là có thể theo dõi và giám sát công việc theo thời gian thực. Tự động cảnh báo, nhắc việc thông minh, giúp cá nhân chủ động đảm bảo tiến độ thông quan công cụ quản lý tiến độ công việc Gantt, Kanban.

► Xem thêm: Tư vấn hệ thống hóa và tự động hóa hệ thống quản trị

Ban biên tập ASOFT