Phần mềm quản lý kho tốt khi quản lý xuất/nhập và những lợi ích không thể bỏ qua

Việc quản lý kho bằng công cụ hiện đại mang lại những lợi ích gì? Bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý kho tốt; thì những tính năng nào có thể hỗ trợ tốt cho nghiệp vụ quản lý xuất nhập hàng tồn của thủ kho. Cùng ASOFT tìm hiểu qua bài viết sau
 

Hàng tồn kho là một hoạt động đầu tư khôn ngoan để phát triển kinh doanh; và thu lại lợi nhuận cho các doanh nghiệp bán lẻ. Với điều kiện doanh nghiệp cần quản lý tốt và chặt chẽ hàng tồn kho. Một trong những cách quản lý hiệu quả nhất tồn kho hiện nay; chính là ứng dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp

1. Lợi ích quản lý xuất nhập kho bằng phần mềm

Một trong các cách quản lý kho hiệu quả và tốt nhất hiện nay, đó là ứng dụng công nghệ. Hãy cùng khám phá công cụ tốt để quản lý xuất nhập hàng hóa kho có thể giúp bạn làm được những gì nhé!

► Xem thêm: Nâng cao hiệu quả quản lý kho với giải pháp phần mềm

1.1. Biết rõ hàng còn hay hết

Bạn biết từng mặt hàng còn tồn kho với số lượng bao nhiêu mà không mất công vào kho kiểm đếm; vì tất cả các dữ liệu về số lượng tồn kho của từng sản phẩm đều được lưu trữ trên phần mềm.

Các thông tin lưu trữ có thể thiết lập trên phần mềm bao gồm: Số lượng; kiểu cách/màu sắc; thông số/kích thước; ngày nhập kho; hạn sử dụng; tình trạng hàng hóa,.. Để truy xuất thông tin, nhân viên chỉ cần thiết lập lọc theo các điều kiện mong muốn; và có kết quả chỉ sau 1 giây. Thay vì phải vào kho kiểm đếm, tra sổ sách, excel,.. Phần mềm quản lý kho là một công cụ đắc lực để doanh nghiệp quản lý tình trạng hàng cách tốt nhất.

1.2. Chủ động trong việc nhập hàng

Khi quản lý tốt và dễ dàng truy xuất tình trạng hàng; doanh nghiệp có thể chủ động trong việc đặt lệnh nhập hàng; mà không phải gặp tình trạng hết hàng mới đặt như trước.

Hệ thống phần mềm quản lý kho cũng cho phép doanh nghiệp đặt hạn mức tối thiểu của từng hàng hóa. Và cảnh báo khi số lượng hàng đạt ngưỡng tối thiểu; để lên kế hoạch cho việc nhập hàng.

Có đến 61,3% chủ shop cho rằng báo cáo kho là tính năng quan trọng nhất trong bán lẻ. Báo cáo kho giúp bạn đưa ra quyết định mua hàng chính xác dựa trên báo cáo hàng bán chạy.

Thay vì phải mò mẫm, ước lượng mà không có cơ sở dữ liệu cụ thể; bạn chỉ cần nhìn vào danh sách các sản phẩm bạn chạy nhất của cửa hàng trong 1 khoảng thời gian nhất định (ví dụ như trong tháng trước, tháng trước nữa,…). Từ đó dự báo xu hướng tiêu dùng; và quyết định nhập về những mặt hàng đang được khách hàng ưa chuộng.

Quản lý hàng hóa hiệu quả để chủ động trong việc nhập hàng
Quản lý hàng hóa hiệu quả để chủ động trong việc nhập hàng

1.3. Hạn chế tình trạng hết hàng

Hết hàng không chỉ làm bạn mất đi doanh thu, làm khách hàng không hài lòng; mà còn là cách nhanh nhất để mang khách hàng tiềm năng đến cho đối thủ của bạn. Nhưng bạn cũng đừng quá lo lắng!

Bạn sẽ biết được mặt hàng nào cần nhập về ngay nhờ biết được hàng hóa dưới định mức tồn kho; giúp bạn tránh bị hết hàng nhất là với các sản phẩm bán chạy.

1.4. Chạy chương trình khuyến mãi phù hợp

Ngược lại, với các sản phẩm bán chậm hoặc còn tồn kho quá nhiều; bạn cũng sẽ biết được ngay nhờ có báo cáo hàng vượt định mức. Giúp bạn đưa ra các cách xử lý hàng tồn kho quá nhiều, có chiến lược xả hàng, giảm giá; hoặc các chương trình khuyến mãi phù hợp, kịp thời trước khi mặt hàng đó bị lỗi thời. Ngoài ra, bạn cũng có thể thiết lập tự động chương trình khuyến mãi cho 1; hay hàng loạt các cửa hàng trong chuỗi bán lẻ.

► Xem thêm: Quy trình quản lý kho chuẩn 7 bước dành cho chuỗi cửa hàng
► Xem thêm: Là chủ cửa hàng, bạn đã biết cách quản lý kho hiệu quả, tránh thất thoát

2. Những tính năng gì của công cụ quản lý kho

Một công cụ hỗ trợ quản lý xuất nhập hàng tốt cần-phải-có các tính năng sau:

2.1. Nhập hàng loạt sản phẩm bằng file Excel

Nếu như bạn chỉ bán 1 vài sản phẩm thì chẳng cần quan tâm đến tính năng này. Nhưng nếu con số mặt hàng có tại cửa hàng của bạn lên đến hàng trăm, thậm chí hàng nghìn; thì tính năng này đặc biệt quan trọng giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức; thay vì phải thêm vào thủ công từng sản phẩm.

Tính năng tải lên danh sách sản phẩm bằng file Excel hỗ trợ bạn tải lên hàng loạt sản phẩm; với các trường thông tin như tên sản phẩm, mã SKU, mã vạch, số lượng tồn kho,… giúp bạn quản lý hàng hóa thật dễ dàng.

2.2. Kiểm soát số lượng hàng tồn kho

Bạn sẽ không phải ngập đầu trong đống hàng hóa trong kho với hàng nghìn chủng loại  khác nhau. Khi khách đến mua hàng, chỉ cần nhìn vào phần mềm; bạn có thể tự tin trả lời ngay sản phẩm này còn hàng hay hết.

2.3. Quản lý hàng tồn kho theo biến thể sản phẩm

Ví dụ, cùng 1 mẫu giày Adidas Originals Stan Smith Trainers; sản phẩm có 8 size từ 35 đến 42; 5 màu trắng, xám, đen, xanh, đỏ; thì chỉ 1 mẫu giày Adidas đó đã có đến 40 biến thể khác nhau. Đó mới là 1 mẫu giày, chưa kể cửa hàng của bạn còn có những mẫu Adidas khác và rất nhiều loại giày khác nữa. Như vậy, chỉ cần có khoảng 100 sản phẩm thôi; thì con số biến thể có thể lên đến vài nghìn rồi.

Vì vậy, quản lý tồn kho theo biến thể sản phẩm là tính năng không thể thiếu; khi bạn tìm một công cụ hỗ trợ quản lý xuất nhập kho tốt.

2.4. Quản lý hàng hóa bằng mã vạch

Để quản lý hàng hóa hiệu quả thì phương pháp phổ biến nhất hiện nay là quản lý kho bằng mã vạch. Chỉ cần dùng máy quét mã vạch in trên sản phẩm là bạn đã có thể kiểm kho dễ dàng mà không sợ sai sót. 

Phần mềm quản lý kho của ASOFT còn tích hợp khả năng quản lý hàng hóa dựa trên só series, IMEI, barcode,.. tùy theo nhu cầu doanh nghiệp

Quản lý hàng hóa bằng mã vạch
Quản lý hàng hóa bằng mã vạch

2.5. Tạo đơn nhập hàng

Phần mềm quản lý kho tốt sẽ giúp bạn tạo đơn nhập hàng dễ dàng. Bạn có thể thêm hoặc lựa chọn nhà cung cấp, thêm sản phẩm, tùy chỉnh số lượng hàng hóa. Sau khi nhận hàng và kiểm hàng từ nhà cung cấp xong; bạn chỉ cần Cập nhật là tồn kho sẽ được tự động điều chỉnh theo số lượng hàng hóa thực tế.

Ngoài ra, chủ shop có thể dễ dàng quản lý và theo dõi công nợ với nhà cung cấp; đối soát dễ dàng theo từng kỳ thanh toán, tránh được sai sót, nhầm lẫn.

2.6. Trả hàng nhà cung cấp

Bên cạnh tính năng nhập hàng thì tính năng trả hàng cũng là 1 tính năng cần có. Trong quá trình nhập hàng, không thể tránh được những trường hợp hàng nhập về bị hỏng, lỗi. Đương nhiên, những sản phẩm này bạn không thể mang ra bán cho khách mà phải trả lại nhà cung cấp.

2.7. Thiết lập chương trình khuyến mãi

Với các sản phẩm bán chậm hoặc đang tồn kho quá nhiều; lên kế hoạch cho việc giảm giá, khuyến mãi là vô cùng cần thiết với các shop. Nếu không có cách xử lý hàng tồn kho quá nhiều hoặc chiến lược xả hàng kịp thời; các sản phẩm tồn kho lâu có thể trở thành hàng hết date, hết mốt; ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận khi kinh doanh.

Tính năng tạo và thiết lập chương trình khuyến mãi sẽ cho phép các chủ shop chạy 1 chương trình khuyến mãi hoàn toàn tự động trên hệ thống. Bạn hãy tìm một phần mềm có tính năng tạo khuyến mại khi quản lý kho nhé.

► Xem thêm: Gỡ rối quản lý kho cho doanh nghiệp với giải pháp phần mềm

Tạm kết

Phần mềm quản lý kho là sự lựa chọn cần thiết và hiệu quả với mọi doanh nghiệp. Không chỉ bởi sự tiện lợi, chính xác và nhanh chóng; phần mềm quản lý kho tốt còn mang đến sự cảnh báo, dự toán, quản lý và hoạch định tốt; giúp doanh nghiệp chủ động và nâng cao lợi nhuận hoạt động kinh doanh của mình

Bạn đang tìm kiếm một Phần mềm quản lý Kho hiệu quả theo đặc thù doanh nghiệp mình; Đăng ký ngay hoặc liên hệ ASOFT qua Hotline: 1900 6123 để được tư vấn và Demo miễn phí

Ban Biên tập ASOFT.