► Xem thêm: Quản lý nhân sự trong thời đại 4.0 có gì khác biệt?

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự sẽ quản lý những gì?

Một phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự sẽ không chỉ đơn thuần là quản lý các thông tin căn bản của nhân sự. Mà hơn thế, nó giúp các chuyên gia nhân sự tổng hợp và quản lý rất nhiều dữ liệu.

Ví dụ như:

• ✔ Mọi cá nhân của nhân viên. Ví dụ: thông tin cá nhân, cách liên lạc, thông tin của người thân,…
• ✔ Thông tin lịch sử phát triển nghề nghiệp. Ví dụ: đã từng làm việc tại đâu, thành tích đạt được, quá trình công tác,…
• ✔ Thông tin về quy trình đào tạo. Ví dụ: học tập và tốt nghiệp các chuyên ngành nào
• ✔ Kết quả đánh giá năng lực (nếu có)
• ✔ Các chính sách và những quy chế lương thưởng cho nhân sự đó. Ví dụ: quyết định tăng lương, khoản phụ cấp,…
• ✔ Thông tin về các khoản bảo hiểm và thuế TNCN

Càng quản lý nhiều thông tin, càng đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý nhân sự; thì các phần mềm HRM càng phải được lựa chọn kỹ lưỡng và đảm bảo mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.

► Xem thêm: 6 Chức năng quan trọng của phần mềm quản trị nhân sự

5 Tiêu chí giúp doanh nghiệp đánh giá phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự tối ưu

Để lựa chọn được một phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự tối ưu, bạn có thể tham khảo 5 tiêu chí đánh giá sau đây.

1. Tính phù hợp của phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự

Tính phù hợp với nghiệp vụ khách hàng là tiêu chí quan trọng bậc nhất để kết luận phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự đó có hiệu quả hay không. Vì chỉ khi thích hợp thì phần mềm mới có thể giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả được. Đúng là như vậy thì mỗi doanh nghiệp đều có những đặc điểm riêng biệt về quy mô và cấu trúc nhân sự. Ví dụ như: ở các doanh nghiệp sản xuất thì cách thức quản lý hồ sơ nhân sự sẽ khác với doanh nghiệp thương mại.

Vì vậy mà mỗi doanh nghiệp đều có những yêu cầu khác biệt về nghiệp vụ quản lý nhân sự. Một phần mềm hữu ích thì cần phải đáp ứng được các yêu cầu nghiệp vụ của doanh nghiệp. Tính hữu ích này thể hiện qua sự linh hoạt của chính phần mềm quản lý đó: Phần mềm có thể thêm bớt chức năng, linh động tùy chỉnh theo chính sách và nhu cầu của doanh nghiệp hay không? Có tích hợp thêm các phần mềm phổ biến khác (ví dụ: phần mềm kế toán, phần mềm ERP,…) dễ dàng hay không? 

2. Tính thân thiện, dễ sử dụng với người dùng của phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự

Giao diện thân thiện và dễ sử dụng cũng chính là một yêu cầu cần có của một phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự hữu hiệu. Bởi vì chẳng ai muốn sử dụng và làm việc trên một phần mềm phức tạp và khó hiểu. Nó dẫn đến rất nhiều hệ lụy xấu. Ví dụ như: tốn rất nhiều thời gian, khó chỉnh sửa nếu chẳng may xảy ra lỗi. Trong khi đó, các phần mềm có tính thân thiện cao thì người dùng không cần mất quá nhiều thời gian và công sức để bắt đầu thích nghi và sử dụng.

Một tính năng ưu việt của phần mềm nhân sự có tính ứng dụng cao chính là tính năng báo cáo phân tích (nhờ ứng dụng công nghệ Business Intelligence); có thể tạo ra các loại báo cáo đa dạng và sinh động; phù hợp với nhiều mục đích sử dụng; chỉ nhờ các thao tác đơn giản như “kéo-thả”. Nhờ vậy mà người dùng có thể dễ dàng truy xuất các thông tin và số liệu ra các file Word, Excel, Access, HTML,… một cách tức thời và vô cùng thuận tiện.

► Xem thêm: 9 Tiêu chí hàng đầu khi lựa chọn phần mềm HRM

3. Tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu cao

Bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu là tổng hợp những hoạt động và chức năng; nhằm duy trì tính bảo mật và an toàn cho tất cả những thông tin đang được lưu trữ. Ba yếu tố này luôn đi cùng nhau và không thể tách rời: tính bảo mật, tính toàn vẹn và tính sẵn sàng. Doanh nghiệp cần phải bảo mật dữ liệu nhân sự; vì đây là một trong những thông tin quan trọng của doanh nghiệp.

Do đó mà tính bảo mật và an toàn chính là yếu tố thứ 3; để doanh nghiệp đánh giá phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự đó có hiệu quả hay không. Theo đó, phần mềm sẽ có chức năng phân quyền chi tiết. Nhờ vậy mà đảm bảo tính bảo mật cho mỗi chức năng, mỗi người dùng. Khả năng bảo mật tốt cũng chứng minh được chất lượng của phần mềm; và sự uy tín của chính nhà cung cấp phần mềm đó.

Ngoài ra tính bảo mật ra, thì số năm hoạt động trong ngành cũng thể hiện sự uy tín của nhà cung cấp. Thường thì nếu nhà cung cấp hoạt động trên 10 năm sẽ có kinh nghiệm dày dặn hơn những nhà cung cấp khác. Với kinh nghiệm dày dặn và kinh nghiệm chuyên môn; nhà cung cấp dễ dàng lường trước được những rủi ro có thể phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Cũng như là tiến hành đo lường các khoản chi phí; tùy vào đặc thù hoạt động khác nhau của doanh nghiệp.​

4. Khả năng quản lý tập trung các dữ liệu, tính chặt chẽ trong kết nối giữa các bộ phận

Các doanh nghiệp cũng không nên phớt lờ khả năng quản lý các cơ sở dữ liệu theo hướng tập trung của phần mềm. Ở các hệ thống hay phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự; thì các hồ sơ của nhân sự sẽ được tổng hợp, lưu trữ và quản lý trong suốt quá trình làm việc cho đến khi nhân sự đó nghỉ việc. Việc này giúp nhà quản lý có được cái nhìn tổng quan về năng lực của nhân viên trong doanh nghiệp mình. Từ đó mới có thể lên kế hoạch phân bổ các nguồn lực một cách hợp lý; cho mỗi giai đoạn hoạt động của doanh nghiệp.

Còn đối với cổng thông tin nhân sự, nhân viên sẽ được liên kết mật thiết với những bộ phận khác trong doanh nghiệp. Đồng thời cũng có thể chủ động điều chỉnh các thông tin cá nhân. Cuối cùng là giúp tối thiểu hóa các khoản chi phí hành chính và những tổn hao nguồn lực.

► Xem thêm: Doanh nghiệp có nên sử dụng hệ thống quản lý nhân sự “Made in Vietnam”?

5. Khả năng đánh giá được chất lượng nguồn nhân lực, hoạch định nhân sự trong tương lai 

Doanh nghiệp thành công là những doanh nghiệp có thể xây dựng nên một đội ngũ nhân sự tuyệt vời. Không những cống hiến cho hiện tại mà góp phần tạo ra những giá trị cho doanh nghiệp trong tương lai. Ngoài những chức năng xây dựng năng lực cho từng vị trí nhân sự; các phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự thực sự tốt sẽ tích hợp luôn những công cụ hoạch định nguồn lực kế thừa. Đồng thời đánh giá và so sánh được rủi ro; và những thay đổi nguồn lực nội bộ ở tương lai. Nhờ vậy mà nhà quản trị có thể đưa ra những chiến lược về nguồn nhân lực đúng đắn. Kịp thời giữ chân nhân sự và góp phần phát huy năng lực toàn diện của nhân viên.

Tạm Kết

Với hơn 18 năm kinh nghiệm hoạt động và triển khai thành công cho gần 3.000 doanh nghiệp trong và ngoài nước; phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự – tiền lương ASOFT-HRM cam kết giúp doanh nghiệp sử dụng; và quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp hiệu quả nhất có thể.

Tích hợp nhiều phân hệ và các tính năng phong phú; nhưng vẫn phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp. Phần mềm ASOFT-HRM được thiết kế trên nền tảng điện toán đám mây Cloud; giúp cho các nhà quản trị có thể giám sát, quản lý nguồn nhân sự mọi lúc mọi nơi. Đồng thời có tính bảo mật cao; an toàn dữ liệu tuyệt đối; tối ưu hóa thời gian và chi phí bỏ ra cho doanh nghiệp. 

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một phần mềm chuyên dụng để quản lý hồ sơ nhân sự; tính toán tiền lương cũng như giải quyết các vấn đề trong công tác quản lý nhân sự, Đăng ký nhận tư vấn miễn phí ngay hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 19006123.

► Xem thêm: Quản trị nguồn nhân lực trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp

Ban Biên Tập ASOFT