► Xem thêm: 7 Phương pháp giúp doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý nhân viên tốt nhất

Phân biệt các kế hoạch nhân sự và kế hoạch lực lượng lao động? (Staffing Plan vs Workforce Plan)

Kế hoạch nhân sự và kế hoạch lực lượng lao động là các khái niệm khá giống nhau, dễ nhầm lẫn. Có thể phân biệt 2 khái niệm này ở bảng sau:

6 bước hoàn thành bản kế hoạch nhân sự (Staffing Plan)

Bước 1: Đánh giá các mục tiêu

Trong việc xây một kế hoạch nhân sự hoàn chỉnh thì bước đầu tiên chính là đánh giá các mục tiêu mà doanh nghiệp cần phải đạt được. Thông qua việc nhận ra và đánh giá các mục tiêu này; mà các cấp quản lý và quản trị nhân sự sẽ tạo điều kiện và hỗ trợ cần thiết để đạt được mục tiêu.

Ngoài ra, các chuyên gia cần nắm rõ các mục tiêu của từng phòng ban. Các chuyên gia nhân sự cần phải tiếp cận với lãnh đạo của các phòng ban nhằm nắm rõ kế hoạch và các kỳ vọng; các dự án và chiến lược; các sự thay đổi trong quy trình làm việc. Cụ thể cần nắm rõ những câu hỏi sau:

• ✔ Mục tiêu của tổ chức trong năm tiếp theo là gì?
• ✔ Bộ phận HR sẽ dùng cách nào để hỗ trợ việc thực hiện những mục tiêu đó?
• ✔ Cần tự đặt ra cho phòng ban mình những mục tiêu gì?
• ✔ Các bộ phận khác mong nhận được sự hỗ trợ nào từ bộ phận HR trong năm tiếp theo?
• ✔ Mục tiêu mà nội bộ nhân sự trong năm tiếp theo muốn đạt được là gì?

Bước 2: Xác định các tác nhân gây ảnh hưởng đến kế hoạch nhân sự

Ở bước này các nhà quản lý nhân lực cần phải xác định các yếu tố mà có thể gây hưởng đến kế hoạch nhân sự. Không phân biệt chúng xuất phát từ bên ngoài hay từ chính bên trong tổ chức; mang tính tiêu cực hay tích cực; có phải là yếu tố tác động gián tiếp đến các kế hoạch của tổ chức.

Trong bước này, các chuyên gia nhân sự cần phải “Brainstorm”; nhằm xác định được những thành phần nào có tác động lớn đến nhân lực của mình; và sau đó liệt kê chúng lại theo nhóm. Để hoàn thành xong quá trình xác định này thì bạn nên đặt ra những câu hỏi sau:

• ✔ Đâu là những xu hướng tác động tới sự phát triển trình độ và kỹ năng?
• ✔ Liệu lực lượng lao động có bị các sự thay đổi về luật lệ và chính sách ảnh hưởng không?
• ✔ Cung và cầu lao động bị những thay đổi trong công nghệ ảnh hưởng thế nào?
• ✔ Liệu nguồn lao động của công ty sẽ bị ảnh hưởng bởi các đối thủ cạnh tranh thế nào? Nguồn lao động của thị trường và của riêng doanh nghiệp có bị ảnh hưởng bởi các hoạt động tuyển dụng hay sa thải nhân viên của đối thủ cạnh tranh hay không?
• ✔ Kế hoạch nhân sự có bị tác động bởi các yếu tố kinh tế và tài chính không?

Bước 3: Phân tích hiện trạng của bộ phận nhân sự

Ở bước này, nhà quản lý nhân lực cần phải tập hợp mọi thông tin có liên quan đến tình trạng hiện thời của các bộ phận. Hoạt động này bao gồm các công việc như: lập danh sách nguồn nhân sự, gồm: nhân viên chính thức, nhân viên tạm thời, nhân viên thời vụ.

Kế đó, nhà quản lý sẽ xem nên sử dụng hệ thống hoặc công cụ nào để có thể thu thập và phân tích dữ liệu phân tích hợp lý nhất. Ví dụ nếu dữ liệu cần cho một kế hoạch nhân sự có tầm tổng quát thì có thể thu thập từ nhiều nguồn; như hệ thống HRIS hoặc các bảng lương. Còn nếu kế hoạch nhân sự đó chỉ nhằm mục đích để định số nhân viên; thì các số liệu từ bảng lương hoặc từ các hệ thống HRIS khó có thể đáp ứng được. 

Ngoài ra, ở bước này; người quản lý cũng nên dự đoán và đánh giá các yếu tố có khả năng thay đổi cấu trúc từng bộ phận và phòng ban; ví dụ như khả năng nhân viên nghỉ việc khi chưa kết thúc hợp đồng; khả năng tuyển dụng của nhân viên mới;… Sau đây là một vài câu hỏi để phân tích bước thứ 3 dễ dàng hơn:

• ✔ Đâu là hệ thống thông tin cần được nghiên cứu nhằm giúp quá trình phân tích diễn ra nhanh chóng hơn; và các mục đích kế hoạch nhân sự sớm đạt được
• ✔ Nhân viên của bộ phận HR hiện tại là ai? Năng lực chuyên môn của họ thế nào?
• ✔ Những nhân viên bên ngoài phòng ban có ảnh hưởng gì tới việc đạt được mục tiêu?

Bước 4: Hình dung những nhu cầu

Ở bước này, nhà quản lý nhân lực sẽ xác định những yếu tố cần thiết; nhằm đạt được các mục tiêu ở bước 1, có thể bắt đầu từ số lượng nhân viên. Những câu hỏi sau đây có thể được đặt ra để xác định rõ nhu cầu:

• ✔ Bộ phận HR cần những kỹ năng nào để hoàn thành mục tiêu đã đề ra trong năm?
• ✔ Xác định số lượng người cần có để đáp ứng được mục tiêu nhân sự đã đặt ra; và tìm những người đó ở đâu?
• ✔ Trong 6-12 tháng nữa, nhân sự sẽ thay đổi như thế nào?
• ✔ Ngân sách cho những mục tiêu ấy?

► Xem thêm: 5 Tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự đạt chuẩn

Bước 5: Thực hiện Phân tích lỗ hỏng “Gap” 

Lỗ hỏng “Gaps” bao gồm các sự thiếu hụt về số lượng nhân sự; các sự yếu kém về trình độ; thậm chí là cả việc giao việc cho sai người. Thông qua việc phân tích “gaps”; người quản lý nhân lực sẽ phát hiện ra những khuyết điểm cần phải giải quyết trong kế hoạch nhân sự. Tuy nhiên những “gaps” trên không nên bị xem là điểm yếu; mà hãy xem chúng như là các cơ hội để cải thiện; và dần dần hoàn thiện các chức năng của bộ phận HR. Nhà quản lý nhân lực có thể xem qua các câu hỏi sau để phân tích “Gap”:

• ✔ Cần điều chỉnh lại nhân sự ở điểm nào?
• ✔ Các hiệu suất làm việc có tác động tới tình trạng nhân sự hiện tại hay không?
• ✔ Công ty đang có sự thiếu hụt nhân viên có chuyên môn không?

Bước 6: Phát triển một kế hoạch nhân sự

Bước này là việc xác định thời gian; các dự tính về chi phí tương xứng. Đây là bước cuối cùng của cả quá trình tạo lập kế hoạch nhân sự hoàn thiện. Nhà quản lý có thể tham khảo một số câu hỏi sau:

• ✔ Làm thế nào để dùng hiệu quả các những dữ liệu và thông tin ở các bước trên; để đạt được mục tiêu ở bước 1?
• ✔ Để hỗ trợ đạt được mục tiêu đó thì cần phải điều chỉnh nhân sự như thế nào?
• ✔ Nhu cầu về chuyên môn cho mỗi vị trí cần định ra là gì?
• ✔ Cách giải quyết những lỗ hỏng “gaps”?
• ✔ Sau bao lâu thì cần xem lại kế hoạch nhân sự để chắc chắn nó vẫn có khả năng đạt được các mục tiêu của tổ chức?

Tạm Kết

Trên đây là 6 bước căn bản để thiết lập kế hoạch nhân sự hoàn thiện. Kế hoạch nhân sự đóng vai trò quan trọng trong công tác định hình đội ngũ nhân sự cho công ty. Đây chính là chiếc chìa khóa để giúp nhà quản lý khai thác được trọn vẹn giá trị nhân lực họ đang có.

Nếu doanh nghiệp đang muốn xây dựng một kế hoạch nhân sự hoàn chỉnh nhờ các phần mềm chuyên dụng; Đăng ký nhận tư vấn miễn phí ngay hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 19006123.

► Xem thêm: 6 Cách quản lý nhân sự tốt nhất dành cho nhà lãnh đạo

Ban Biên Tập ASOFT.