► Xem thêm: 5 Bí quyết giúp doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự thành công

Lý do cần lựa chọn chính xác phần mềm HRM

Khi doanh nghiệp đã sử dụng nhiều công cụ cho công việc quản lý nhân sự nhưng vẫn chưa đạt được hiệu quả; thì có thể doanh nghiệp đang đi sai hướng, lựa chọn sai giải pháp. Lúc này, giải pháp doanh nghiệp nên tìm tới đó chính là các phần mềm quản lý nhân sự HRM. Tuy nhiên trên thị trường lại có vô số các phần mềm HRM từ nhiều đối tác khác nhau cung cấp.

Để có thể đưa ra được sự lựa chọn chính xác; doanh nghiệp cần xác định xem doanh nghiệp của mình còn thiếu những gì trong quy trình nhân sự. Và phần mềm doanh nghiệp cần tìm kiếm chính là những phần mềm đủ khả năng để giải quyết những vấn đề hay thiếu sót đó. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ không thay đổi phần mềm quản lý nhân viên nếu không có sự cố gì đặc biệt. Vì vậy, lựa chọn chính xác để sử dụng dài lâu là điều quan trọng. 

Các bước để lựa chọn phần mềm quản lý nhân viên hiệu quả

Nhiều người lầm tưởng phần mềm HRM cũng chỉ có chức năng như một phần mềm tính lương nhân viên. Nhưng sự thật là phần mềm quản lý nhân sự HRM có rất nhiều chức năng khác; hỗ trợ tốt cho doanh nghiệp trong công tác quản lý nhân sự. Vì vậy mà doanh nghiệp cần nghiêm túc tìm kiếm; và quyết định lựa chọn phần mềm thực sự phù hợp với quy mô và nhu cầu của mình. Sau đây là 7 bước để doanh nghiệp dễ dàng tìm ra và lựa chọn được phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp mình.

1. Tự đánh giá quy trình quản lý nhân sự

Đầu tiên, trước khi chọn phần mềm quản lý nhân viên HRM; doanh nghiệp cần phải cần phải xem xét; và ghi nhận lại toàn bộ quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp hiện tại. Doanh nghiệp nên công bằng đánh giá và vạch ra những ưu điểm và nhược điểm của quá trình quản lý nhân sự. Cách để có được dữ liệu chính xác hơn là hỏi thêm thông tin và đánh giá từ nhân viên; những người trực tiếp được quản lý bởi quy trình đó; về những thuận lợi/thành công và cả những khó khăn/vấn đề mà họ gặp phải với quy trình nhân sự và các công cụ quản lý hiện tại. 

► Xem thêm: 5 Tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự đạt chuẩn

2. Tiến hành xác định nhu cầu với phần mềm quản lý nhân viên

Cần xác định trước nhu cầu thực tế của doanh nghiệp với các phần mềm HRM trên thị trường. Thực tế là các phần mềm quản lý nhân viên HRM sẽ được thiết kế thêm rất nhiều tính năng khác nhau. Và đôi khi một số tính năng của chúng không phù hợp; và cũng không thật sự cần thiết với doanh nghiệp của bạn. Chúng không những gây khó khăn cho người dùng; mà còn gây lãng phí tài chính. Cũng như vậy, một số tính năng thì lại vô cùng cần thiết cho doanh nghiệp. Nếu thiếu các tính năng này thì tất nhiên sẽ làm giảm hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.

Vì vậy, cần phải liệt kê tất cả các tính năng mong muốn theo thứ tự ưu tiên. Đây là khởi đầu tuyệt vời trong công cuộc “săn tìm” phần mềm HRM.

3. Tham khảo ý kiến của các bộ phận liên quan

Ở đa số các công ty, các nhân viên trong cả bộ phận hành chính nhân sự và bộ phận công nghệ thông tin/kỹ thuật; đều chịu sự giám sát của phần mềm quản lý nhân viên. Ngoài ra, các bộ phận khác cũng có thể bị tác động bởi hệ thống này; tùy vào quy mô của chính doanh nghiệp. Nhưng cho dù thế nào thì điều quan trọng nhất vẫn là mọi bên liên quan đều phải nói lên các nhu cầu, suy nghĩ và mối quan tâm của mình cho doanh nghiệp biết; trước khi doanh nghiệp đưa ra quyết định lựa chọn hệ thống HRM mới.

4. Tham khảo ý kiến chuyên gia về các phần mềm quản lý nhân viên

Một người quản lý nhân sự chuyên nghiệp thì sẽ chắc chắn có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản lý nhân viên HRM. Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự HRM; ngoài việc đáp ứng nhu cầu cho người dùng cuối cùng; nó còn đáp ứng rất nhiều các vấn đề có liên quan khác. Ví dụ như: vấn đề bảo mật; các chính sách hay yêu cầu pháp lý; các chi phí ban đầu; các khoản chi phí vận hành, bảo trì, đào tạo nhân viên; các nhu cầu về chuyển đổi dữ liệu; và uy tín danh dự của nhà cung cấp.

Vì vậy mà doanh nghiệp cần tham khảo thêm ý kiến của các nhà tư vấn và đặc biệt là các chuyên gia trong ngành. Đây là những người đã quen thuộc với sản phẩm và biết rõ về nhà cung cấp phần mềm HRM. Những người này  không chỉ đã từng tiếp xúc hoặc thậm chí quá quen với các dịch vụ có sẵn; mà họ còn có thể hỗ trợ để các tổ chức khác phát hiện ra những “cạm bẫy” và các vấn đề tiềm ẩn.

► Xem thêm: Xu hướng quản lý nhân lực và những đổi mới trong kỷ nguyên số 4.0

5. Thiết lập ngân sách phù hợp

Phương pháp tiếp theo để lựa chọn phần mềm quản lý nhân viên phù hợp đó là dựa vào ngân sách. Cho dù quyết định lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự HRM nào cũng tùy thuộc vào nhiều yếu tố; chứ không hề chỉ dựa vào chi phí. Nhưng doanh nghiệp vẫn cần phải biết cách lập kế hoạch, cũng như xin ngân sách phù hợp. Sau đó, tuỳ thuộc vào mức ngân sách cho phép; mà doanh nghiệp sẽ tiến hành khoanh vùng các phần mềm; cũng như các nhà cung cấp phù hợp với doanh nghiệp mình.

Không nên chọn phần mềm quá rẻ. Vì tương đương với mức giá bỏ ra, phần mềm khả năng cao sẽ thiếu những tính năng doanh nghiệp cần; giao diện cũng sẽ ít hiện đại hơn. Nhưng điều đó không có nghĩa là doanh nghiệp cứ lao vào các phần mềm quản lý nhân sự có giá “trên trời”. Vì điều này có thể khiến doanh nghiệp rơi vào khó khăn và thâm hụt ngân sách nghiêm trọng.

6. Thực hiện trao đổi và tìm kiếm thông tin từ các nhà cung cấp

Càng có nhiều thông tin về các nhà cung cấp và các loại phần mềm quản lý nhân viên HRM; thì doanh nghiệp sẽ càng dễ dàng đưa ra quyết định hợp lý. Ngoài ra, cần thảo luận rõ ràng về tính ổn định, kinh nghiệm, và chính sách hỗ trợ kỹ thuật của các nhà cung cấp phần mềm. Cụ thể liên quan tới phần mềm HRM; doanh nghiệp cần xác định được bên nào sẽ sở hữu dữ liệu; sẽ áp dụng các biện pháp bảo mật nào; hệ thống nào sẽ được tích hợp cùng với hệ thống hiện tại của doanh nghiệp; và sẽ tích hợp như thế nào.

► Xem thêm: Doanh nghiệp có nên sử dụng hệ thống quản lý nhân sự “Made in Vietnam”?

Tạm kết

Phần mềm quản lý nhân sự ASOFT-HRM không chỉ đóng vai trò là một phần mềm tính lương nhân viên đơn giản. Mà hơn hết, nó còn giúp doanh nghiệp quản lý và tận dụng nguồn nhân lực hiệu quả nhất. Với nhiều phân hệ module và các tính năng phong phú; sử dụng các công nghệ hiện đại nhất; tính linh hoạt cao; chắc chắn sẽ phù hợp với quy mô và nhu cầu của các doanh nghiệp.

Doanh nghiệp bạn có đang tìm kiếm một Phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả và phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp của mình? Đăng ký ngay hoặc liên hệ ASOFT qua Hotline: 1900 6123 để được tư vấn và Demo miễn phí.

► Xem thêm: Review chi tiết TOP 4 phần mềm chấm công tính lương tốt nhất 2021

Ban Biên Tập ASOFT