► Xem thêm: Ứng dụng DISC – Chọn đúng người và Giao đúng việc

HRM là gì?

Định nghĩa về HRM

HRM là viết tắt của Human Resources Management (hay còn gọi là: Quản trị Nguồn Nhân lực) là từ dùng để chỉ chung mọi hoạt động và quyết định trong việc quản lý; mà thông qua đó giúp tìm kiếm, đào tạo và duy trì một đội ngũ nhân sự chất lượng. Đây cũng chính là cách để thực hiện các chức năng tổ chức và quản trị căn bản; có tác động mạnh mẽ tới các mối quan hệ giữa đội ngũ nhân sự và chính doanh nghiệp đó. 

Nhiệm vụ của HRM

Một trong những hoạt động quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào là việc quản trị nhân lực (HRM). Việc này trực tiếp việc xây dựng nên giá trị cốt lõi của mỗi doanh nghiệp. Nó có vị trí “đắc địa” trong việc tạo lập, nuôi dưỡng và phát triển doanh nghiệp; đóng góp vào việc tìm ra và áp dụng những phương pháp hoặc cách thức tốt nhất nhằm chinh phục các mục tiêu mà tổ chức đặt ra; bằng cách phát huy tối đa khả năng của nguồn nhân sự; tạo thêm cơ hội để bảo vệ và phát triển nguồn nhân sự của doanh nghiệp.

Còn với các doanh nghiệp nhỏ, việc quản trị nhân sự sẽ có thể đơn giản hơn. Tuy nhiên đây vốn không phải là bài toán dễ dàng; đặc biệt là khi nhân sự lên tới con số lên hàng trăm. Vì vậy mà quyết định áp dụng các phần mềm HRM vào công việc quản lý nhân sự thực sự là một bước ngoặt lớn đẩy nhanh quá trình làm việc; giúp đạt được hiệu quả cao hơn.

► Xem thêm: Quản lý nhân sự trong thời đại 4.0 có gì khác biệt?

Định nghĩa phần mềm HRM  

Đây là một giải pháp kỹ thuật số. Mục đích là để quản lý và tối ưu hiệu quả của các công việc quản lý nhân sự hàng ngày. Giải pháp phần mềm nhân sự HRM giúp cho các cấp nhân viên; và cấp quản lý nhân sự phân bổ thời gian và nguồn lực tốt hơn; nhằm giúp các nỗ lực sinh ra kết quả tốt hơn. Không chỉ giúp phòng nhân sự quản lý hiệu quả hơn; mà còn giúp đánh giá và ra quyết định nhanh chóng và phù hợp. Mục đích hướng tới là xây dựng một môi trường làm việc công bằng, hiệu quả; nhưng vẫn đảm bảo thỏa mãn các nhu cầu về nhân lực.

Một phần mềm nhân sự HRM hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đạt được các lợi ích sau:

• ✔ Thời gian cần có để nhập liệu ít hơn. Việc chuyển đổi, tìm kiếm hay xử lý dữ liệu và các vấn đề hành chính nhân sự được giảm tới mức tối đa
• ✔ Tăng thêm cho nhà quản lý nhân sự thời gian; để có thể thực hiện được các hoạt động nhân sự bao quát hơn
• ✔ Tạo điều kiện cho nhà quản lý kiến tạo các hệ thống quản lý với mục đích phát triển nguồn lực trên phần mềm
• ✔ Giúp các nhà quản lý và điều hành có được cái nhìn tổng quát hơn; và cũng thực tế hơn về tình trạng nguồn lực của doanh nghiệp một cách nhanh chóng

9 điều cần suy xét trước khi lựa chọn phần mềm HRM

► Xem thêm: 7 Phương pháp giúp doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý nhân viên tốt nhất

Xác định yêu cầu của doanh nghiệp

Trước khi quyết định lựa chọn phần mềm HRM, doanh nghiệp cần tiến hành lập ra danh sách: các vấn đề cần giải quyết; các vấn đề tồn đọng; nhu cầu thiết yếu cần giải quyết; và các định hướng trong tương lai. Các quản lý cấp có thể họp bàn để xác định mức ngân sách có thể đầu tư.

Khả năng của nhà cung cấp

Cần chọn được nhà cung cấp có thể đáp ứng được các tiêu chí:

• ✔ Thiết kế xong phần mềm đúng deadline đề ra
• ✔ Dựa theo quy trình của doanh nghiệp để xây dựng hoặc chỉnh sửa phần mềm
• ✔ Có chuyên môn trong vấn đề tư vấn quy trình quản lý
• ✔ Có khả năng hỗ trợ thường xuyên và chính sách bảo hành trọn đời

Thời gian triển khai phần mềm HRM

Khi có nhu cầu sử dụng phần mềm HRM; tức là doanh nghiệp và tổ chức đã, đang cần lắm một công cụ để hỗ trợ doanh nghiệp. Vì vậy mà thời gian triển khai phần mềm càng nhanh; thì doanh nghiệp và tổ chức sẽ càng sớm giải quyết được các vấn đề tồn đọng; để cải thiện năng suất làm việc.

Các dịch vụ đi kèm

Thực tế là phần đa các nhân viên ở nhiều doanh nghiệp không có nhiều kinh nghiệm; và kiến thức về cách sử dụng và vận hành các phần mềm HRM. Do đó, các buổi tập huấn và đào tạo sử dụng phần mềm là điều cực kỳ cần thiết với doanh nghiệp. Điều này giúp nguồn lực nhân sự của doanh nghiệp có thể nhanh làm quen với phần mềm hơn; và có thể khai thác nhiều hơn các chức năng của phần mềm.

Ngoài ra, những nhà cung cấp có thêm các dịch vụ bảo hành đi kèm; có thể hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết các sự cố liên quan thì rất đáng được ưu tiên xem xét. Vì trong quá trình sử các dụng phần mềm, sự cố kỹ thuật là điều không tránh khỏi. Doanh nghiệp nhờ các chính sách này sẽ có thể giải quyết được rất nhiều các vấn đề. 

Khả năng tùy chỉnh linh hoạt của phần mềm HRM

Doanh nghiệp sẽ luôn vận động và phát triển liên tục. Đôi khi ở quý I, sản xuất và kinh doanh dòng hàng A là hoạt động chính của doanh nghiệp. Nhưng sang quý II, tập trung sản xuất, kinh doanh dòng hàng B mới là hoạt động chính của doanh nghiệp. Mà quy trình sản xuất và kế hoạch bán hàng của dòng hàng A và B lại không hề giống nhau. Do đó mà chúng ta không thể sử dụng máy móc của phần mềm cho toàn bộ các giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.

Nói tóm lại tùy chỉnh là một trong những khả năng rất quan trọng trong một phần mềm HRM. Chính nhờ có nó mà phần mềm dễ dàng trở nên tương thích thích với các doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể linh động thêm, bớt các module, tùy theo nhu cầu cụ thể.

► Xem thêm: 6 Chức năng quan trọng của phần mềm quản trị nhân sự

Chọn kiểu phần mềm nào?

Sau đây là ưu và nhược điểm của 2 loại phần mềm này để doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn:

• ✔ Phần mềm HRM đóng gói sẵn: tính năng được thiết kế cố định, dùng được cho mọi doanh nghiệp, cửa hàng. Vì vậy mà một số tính năng sẽ là hữu ích với doanh nghiệp; nhưng một số khác sẽ lại là thừa thãi. Đôi khi là thiếu mất những tính năng mà doanh nghiệp đang cần. Vì có tính cố định nên doanh nghiệp không thể thay đổi hay bổ sung thêm các module. Điểm cộng lớn nhất của các phần mềm này là chi phí không cao, từ rẻ đến trung bình; và có thể dùng ngay, không phải mất thời gian chờ đợi.
• ✔ Phần mềm HRM thiết kế theo yêu cầu: là loại phần mềm được thiết kế dựa trên các yêu cầu của khách hàng. Do đó mà người dùng sẽ sở hữu được những chức năng quản lý đúng với yêu cầu của mình. Phần mềm cũng sẽ tương thích tuyệt đối với quy trình sản xuất của doanh nghiệp. Tuy nhiên một nhược điểm lớn nhất của phần mềm này là giá cả cao và thời gian bàn giao lâu hơn; đồng thời nếu muốn nâng cấp cũng sẽ khó.

Khả năng đáp ứng nhu cầu

Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu của mình trước khi lựa chọn mua phần mềm. Đặc biệt là về các tính năng của phần mềm và mức độ chuyên môn nghiệp của nhân sự. Ví dụ như: tính năng quản lý mọi thông tin của nhân viên; khả năng tuỳ biến và sự tự phục vụ; tính năng quản lý lương; khả năng tính toán và theo dõi các khoản BHXH; tính năng đánh giá nhân viên theo các khía cạnh khác nhau.

Câu hỏi mà doanh nghiệp cần đặt ra cho nhà cung cấp là: Phần mềm HRM có kết nối với các phòng ban hành chính và các bộ phận khác không? Vì sao lại như vậy?

• ✔ Thứ nhất, phần mềm có tích hợp với công việc của nhiều phòng ban nhưng chỉ dùng trên một phần mềm duy nhất; giúp tiết kiệm nhân công và chi phí
• ✔ Thứ hai, dữ liệu được kế thừa lẫn nhau cho dù khác phòng ban; điều này sẽ giảm thiểu sai sót trong quá trình bàn giao và nhập liệu

Chi phí

Tùy vào quy mô và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, độ phức tạp về yêu cầu mà chi phí sẽ có sự khác biệt. Điều quan trọng là cần xác định được khoản phí mà doanh nghiệp sẵn sàng chi ra. Có rất nhiều công ty trên thị trường cung cấp phần mềm quản lý với mức giá đa dạng. Vì vậy mà khi so sánh các nhà cung cấp khác nhau, doanh nghiệp sẽ dễ thấy được sự chênh lệch đáng kể.

Giá cả đúng là vấn đề quan trọng. Nhưng cũng đừng nên ham rẻ mà quyết định mua phần mềm HRM quá “khiêm tốn” về tính năng và giao diện. Và cũng đừng nghĩ rằng “đắt xắt ra miếng”; rồi liều mình đầu tư khi ngân sách của công ty ít.

Danh tiếng của nhà cung cấp phần mềm HRM

Khi lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự; doanh nghiệp cần tham khảo và đọc thật kỹ các review về đối tác. Doanh nghiệp có thể tìm thấy chúng trên trang web của đối tác hoặc các group review về công nghệ. Đây là những thứ sẽ phản ánh khá chính xác về mức độ uy tín của các đối tác; và là yếu tố góp phần giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định.

► Xem thêm: Doanh nghiệp có nên sử dụng hệ thống quản lý nhân sự “Made in Vietnam”?

Tạm Kết

Đầu tư vào phần mềm Quản lý Nhân sự HRM rất cần thiết và quan trọng. Để tìm ra một phần mềm HRM phù hợp; doanh nghiệp có thể tham khảo 9 tiêu chí đã chia sẻ ở trên đã hỗ trợ doanh nghiệp trong việc ra quyết định.

Để được tư vấn về Giải pháp phần mềm Quản trị Tổng thể Doanh nghiệp và Nhân sự HRM; Đăng ký ngay, hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn Công ty ASOFT qua hotline: 1900 6123.

► Xem thêm: 5 Bí quyết giúp doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự thành công

Ban Biên tập ASOFT