Phần mềm nhân sự tiền lương là gì?

Phần mềm nhân sự tiền lương được hiểu là một giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự và tiền lương một cách tự động. Các công việc khi quản lý nhân sự tiền lương ao gồm: công tác tuyển dụng, đào tạo nhân sự, chấm công, tính lương…. Các công việc này đều được tự động hóa khi bạn đã ứng dụng phần mềm nhân sự tiền lương, qua đó giúp đảm bảo quyền lợi của nhân viên, tránh những sai sót chủ quan.

►Xem thêm: Doanh nghiệp có nên sử dụng hệ thống quản lý nhân sự “Made in Vietnam”?

Tính năng nổi bật của phần mềm nhân sự tiền lương?

Quản lý lương thưởng

Là phần mềm nhân sự tiền lương nên chắc chắn tính năng chính sẽ là quản lý lương. Nếu không ứng dụng phần mềm này vào quá trình quản lý, thì áp lực quản lý lương đối với kế toán sẽ rất lớn. Nhưng khi áp dụng hệ thống, công việc sẽ trở nên dễ dàng. Bởi phần mềm  nhân sự tiền lương có thể cập nhật danh sách bảng lương của từng tháng, từng quý. Liên kết với các chức năng chấm công, phúc lợi của nhân sự,… qua đó đưa ra một bảng lương đúng, nhanh nhất với từng cá nhân nhân viên. Mọi hoạt động liên quan đến nhân sự, tiền lương đều được lưu lại trên hệ thống, có thể kiểm tra bất cứ lúc nào.

Theo dõi hồ sơ nhân viên

Phần mềm  quản lý nhân sự tiền lương sẽ lưu trữ toàn bộ thông tin nhân viên như trình độ, năng lực làm việc qua từng dự án tự động trên hệ thống. Giúp quản lý, giám sát nhân sự dễ dàng hơn. Thêm vào đó, phần mềm cập nhật những thay đổi của từng nhân viên như: khen thưởng, nghỉ việc, kỉ luật...

Theo dõi hồ sơ nhân viên

Giám sát chấm công

Với hệ thống nhân sự tiền lương, việc chấm công sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Theo dõi thời gian làm việc, quản lý ngày giờ đi làm, ngày nghỉ… tất cả sẽ đồng bộ với việc tính toán tiền lương. Hơn nữa, phần mềm có có thể kết nối trực tiếp với máy chấm công, từ đó tiếp nhận dữ liệu từ máy chấm công sang bộ phận nhân sự.

Quản lý chính sách bảo hiểm

Các chế độ đãi ngộ, chính sách bảo hiểm sẽ được phần mềm quản lý nhân sự tiền lương quản lý chặt chẽ.

Theo dõi quá trình tham gia bảo hiểm của từng nhân viên tại doanh nghiệp

Thiết lập định mức đóng bảo hiểm theo từng vùng, cá nhân,cho phép thay đổi các mức đóng bảo hiểm theo sự điều chỉnh của nhà nước

Quản lý mọi thông tin về BHYT, BHLĐ...

►Xem thêm: Giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả với phần mềm HRM

Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm nhân sự tiền lương

Giảm thiểu sai sót

Nếu có sai sót trong hệ thống bảng lương thì điều đó chính là khủng hoảng lớn đối với các doanh nghiệp. Đó chỉ là giả thuyết khi chưa ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự tiền lương, khi doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm vào công việc, sẽ thấy hệ thống tối ưu những sai sót như thế nào. Ưu điểm lớn nhất của phần mềm nhân sự tiền lương là hạn chế tối đa những lỗi không đáng có của con người trong quản lý, từ đó đảm bảo nhân sự nhận được chính xác khoản tiền lương của họ.

Tiết kiệm thời gian, công sức

Chắc chắn một phần mềm công nghệ thông tin hiện đại sẽ tiết kiệm thời gian hơn là con người. Tính lương là công việc lặp đi lặp lại, nó cũng không cần thiết để doanh nghiệp phải đi thuê nhân viên làm. Ứng dụng hệ thống nhân sự tiền lương, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, và các khoản chi phí phát sinh khác.

Tiết kiệm thời gian, công sức

Gia tăng tính bảo mật

Tiền lương là vấn đề nhạy cảm, luôn phải đặt sự bảo mật ở mức độ cao nhất, bởi ở đó chứa rất nhiều thông tin cá nhân của nhân viên cũng như doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng phần mềm nhân sự tiền lương, doanh nghiệp có thể yên tâm về bảo mật, vì hệ thống luôn được bảo mật bởi những lớp khóa công nghệ cao.

Thiết lập chính sách lương

Một trong những vấn đề cốt lõi của phần mềm lương phải có là thiết lập chính sách lương. Quy định cách thức trả lương trong doanh nghiệp. Chính sách lương cần được cụ thể hóa thành một hoặc nhiều công thức tính toán tiền lương dựa trên các yếu tố trả lương mà công ty quyết định, hình thức hay phương pháp trả lương. Công thức tính lương là một hàm số tổng hợp của các yếu tố nói trên. Giúp tính toán tiền lương của người lao động theo các yếu tố đầu vào. Có thể sử dụng 1 công thức chung cho các hình thức trả lương khác nhau – thường dẫn đến công thức phức tạp khác nhau.

►Xem thêm: Cách lựa chọn phần mềm quản trị nhân sự phù hợp

Yếu tố để đánh giá một phần mềm nhân sự tiền lương tốt

Giao diện trực quan, dễ sử dụng

Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương chất lượng cần có giao diện thân thiện, dễ thao tác. Ưu thế vượt trội của phần mềm quản lý nhân sự được thể hiện qua các thao tác đơn giản, người dùng không phải mất nhiều thời gian làm quen với phần mềm.

Bên cạnh đó, phần mềm nhân sự cần có thể cung cấp hệ thống báo cáo phân tích phù hợp mục đích sử dụng chỉ bằng các thao tác đơn giản. Người dùng có thể truy xuất số liệu ra Word, Excel, Access, HTML… rất thuận tiện.

Đảm bảo an toàn dữ liệu

Yếu tố thứ 2 mà nhà quản lý cần đánh giá là mức độ bảo mật thông tin của phần mềm quản lý nhân sự tiền lương. Theo đó, chức năng phân quyền của phần mềm cần được thực hiện chi tiết, bảo mật đến từng chức năng, từng người dùng. Thông tin nhân sự được bảo mật tốt chứng tỏ chất lượng của phần mềm cũng như uy tín của nhà cung cấp giải pháp. Mặt khác, uy tín của nhà cung cấp giải pháp quản trị nguồn nhân lực còn được thể hiện qua số năm kinh nghiệm triển khai. Nhà cung cấp có bề dày kinh nghiệm triển khai phần mềm nhân sự sẽ lường trước được các rủi ro có thể xảy ra, cũng như chi phí tổng sở hữu khi ứng dụng phần mềm cho các tổ chức ở mọi quy mô.​

Đảm bảo an toàn dữ liệu

Kết nối chặt chẽ các phòng ban của doanh nghiệp

Nhà quản lý cần chú ý tới khả năng quản lý cơ sở dữ liệu của phần mềm quản lý nhân sự. Trong hệ thống quản lý thông tin nhân viên, hồ sơ của nhân viên sẽ được lưu trữ giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng thể về năng lực của nhân viên, để từ đó phân bổ nguồn lực hợp lý. Thêm vào đó, nhân viên sẽ được kết nối chặt chẽ với các bộ phận khác trong doanh nghiệp đồng thời chủ động thực hiện các hiệu chỉnh thông tin cá nhân, giúp giảm thiểu đáng kể chi phí hành chính và tổn hao nguồn lực thực hiện.

Giúp đánh giá và hoạch định nhân sự trong tương lai 

Phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả cần có công cụ hoạch định nguồn lực kế thừa cũng như đánh giá được rủi ro thay đổi nguồn lực nội bộ. Nhờ đó, nhà quản trị có thể thực hiện được các thao tác quản lý chiến lược nguồn nhân lực đúng đắn, kịp thời để phát huy toàn diện năng lực của nhân viên và giữ chân họ.

Phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự mọi lúc mọi nơi với tính bảo mật cao, tiết kiệm thời gian và chi phí.

► Xem thêm: 5 Thách thức phổ biến khi quản trị nhân sự trong thời đại số 4.0