Theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 153/2010/TT-BTC từ ngày 01/01/2011, Doanh nghiệp sẽ hoàn toàn tự chủ trong việc in ấn và sử dụng hóa đơn. Hóa đơn có thể được lập dưới nhiều hình thức như hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử. Hiện có rất nhiều doanh nghiệp đã, đang và sẽ sử dụng phần mềm Asoft quan tâm và đặt câu hỏi với Asoft về khả năng đáp ứng của phần mềm Asoft đối với yêu cầu của Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 153/2010/TT-BTC, các câu hỏi thường gặp như:


•    Từ phần mềm Asoft có in được hóa đơn trên mẫu in sẵn không (hóa đơn đặt in)?
•    Từ phần mềm Asoft có tự in được hóa đơn không (hóa đơn tự in)?
•    Asoft có thiết kế cho khách hàng hóa đơn đặc thù không (bao gồm cả logo...)
•    Asoft có chỉnh sửa đặc thù theo đơn vị (gồm các thông in theo mẫu chuẩn + logo + thông tin khác) ? Trình tự thực hiện như thế nào ?


Nhằm hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp trước yêu cầu của Thông tư 153/2010/TT-BTC đặc ra đối với việc tự lập và in hóa đơn, Asoft cung cấp thông hướng dẫn cụ thể như sau.


1. Doanh nghiệp dùng hóa đơn trên mẫu in sẵn (hóa đơn đặt in)

Đối với trường hợp doanh nghiệp dùng hóa đơn đặt in sẵn, sau khi đã nhập các thông tin trên màn hình nhập hóa đơn vào phần mềm của Asoft thì người sử dụng có thể in các thông tin cần thiết lên mẫu hóa đơn đặt in sẵn. Như vậy doanh nghiệp có thể in hóa đơn qua máy in mà không cần phải ghi chép bằng tay

Trước đó cần thực hiện các bước căn chỉnh mẫu in trong phần mềm để cho vừa khớp với mẫu hóa đơn đã đặt in sẵn của doanh nghiệp, đảm bảo sự chính xác và tính thẩm mỹ của hóa đơn. Việc căn chỉnh này chỉ việc thực hiện một lần. Người sử dụng có thể sử dụng chức năng chỉnh sửa mẫu in chứng từ để căn chỉnh hoặc Asoft sẽ hỗ trợ cách thực hiện hoặc sẽ căn chỉnh cho khách hàng.

Trong thực tế, kể từ ngày sản phẩm ra đời và triển khai phần mềm cho khách hàng thì việc in thêm các thông tin từ phần mềm lên mẫu hóa đơn sẵn có của Bộ Tài Chính cũng như trên mẫu đặt in đặc thù của doanh nghiệp đã được phần mềm Asoft thực hiện từ nhiều năm trước. Đồng thời trên phần mềm Asoft đã tích hợp sẵn chức năng sửa mẫu báo cáo (mẫu hóa đơn) để khách hàng có thể tự thao tác chỉnh sửa theo ý muốn.


2. Doanh nghiệp dùng hóa đơn tự in

Các phần mềm Asoft-ERP, Asoft-Accounting đã tích hợp sẵn các mẫu hóa đơn như: Hóa đơn Bán Hàng, Hóa đơn Giá Trị Gia Tăng, Hóa đơn Xuất Khẩu,… với các thông tin bắt buộc phải có theo quy định của Nghị định 51/2010/TT-CP và Thông tư hướng dẫn 153/2010/TT-BTC. Doanh nghiệp có thể chỉnh sửa các mẫu hóa đơn có sẵn này cho phù hợp với đặc thù của đơn vị mình như chèn thêm hình ảnh, logo, thay đổi độ đậm nhạt, màu sắc, font chữ... Phần mềm Asoft cũng hỗ trợ cách mã ký hiệu hóa đơn, đánh số hóa đơn theo đúng quy định của Nghị định 51/2010/TT-CP và Thông tư hướng dẫn 153/2010/TT-BTC, tránh nhầm lẫn hoặc trùng lặp số hóa đơn.


3. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thì chương trình sẽ xuất hóa đơn dưới dạng tệp (file) định dạng thông dụng như PDF, WORD hoặc EXCEL... Tiếp theo doanh nghiệp sử dụng chương trình cấp chữ ký số để “ký” lên tệp (file) hóa đơn và gửi cho khách hàng qua email. Lưu ý là hiện nay chỉ có 5 nhà cung cấp được nhà nước chỉ định cung cấp phần mềm cấp chữ ký số, đó là BKIS, VDC (VNPT), FPT, NacenCom, Viettel.

4. Asoft hỗ trợ chỉnh sửa hóa đơn đặt thù theo yêu cầu của doanh nghiệp

Ngoài ba trường hợp ở trên, Asoft còn hỗ trợ bổ sung các thông tin khác theo đặc thù của doanh nghiệp. Trong một số trường hợp hóa đơn đặc thù có thêm một số thông tin chưa có trên phần mềm thì Asoft sẽ thực hiện lập trình chỉnh sửa màn hình nhập hóa đơn và mẫu báo cáo để có thể in được hóa đơn theo đúng thiết kế của doanh nghiệp.
 

5. Tiện ích quản lý hóa đơn

Theo quy định, hóa đơn chỉ được sử dụng một lần và có số series không trùng lặp. Với việc tự in hóa đơn theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 153/2010/TT-BTC có thể phát sinh các sai xót liên quan trong việc quản lý hóa đơn tại doanh nghiệp như in hóa đơn nhiều lần, trùng số series,…


Nhằm giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt việc tự in hóa đơn của mình, phần mềm Asoft đã bổ sung tiện ích quản lý hóa đơn cho phép phân quyền chức năng in hóa đơn và tự động cảnh báo cho người sử dụng biết mình đã in hóa đơn ra chưa, hóa đơn đã được in bao nhiêu lần, in khi nào,...


6. Hướng dẫn quy trình hỗ trợ của Asoft

Đối với các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Asoft, sau khi các doanh nghiệp gửi mẫu hóa đơn mới và yêu cầu Asoft chỉnh sửa phần mềm để in ra mẫu mới, Asoft sẽ thực hiện các bước sau:

-  Nhân viên chăm sóc khách hàng Asoft  liên hệ với khách hàng xác nhận yêu cầu cần chỉnh sửa.

- Nhân viên chăm sóc khách hàng Asoft thực hiện hiệu chỉnh theo mẫu hóa đơn mới (trong trường hợp khách hàng không tự làm được).

-  Nhân viên chăm sóc khách hàng Asoft hướng dẫn khách hàng sử dụng tính năng sửa mẫu báo cáo để thực hiện thao tác sửa đổi hiệu chỉnh theo mẫu hóa đơn mới (trong trường hợp khách hàng tự làm được).
Đối với các doanh nghiệp sẽ mua mới và dụng phần mềm Asoft, nhân viên tư vấn và triển khai  phầm mềm của Asoft có trách nhiệm thực hiện sửa đổi theo mẫu hóa đơn mới, đồng thời hướng dẫn khác hàng các thao tác để sửa đổi mẫu in này.


7.  Tham khảo sơ đồ quy trình in và phát hành hóa đơn theo tinh thần Nghị định 51/2010/TT-CP và Thông tư 153/2010/TT-BTC
 

 

Phòng Chăm Sóc Khách Hàng.
Số điện thoại:  08.37754428~29~30, Ext: 120 hoặc 123
Fax: 08.37754432.