► Xem thêm: 7 Hiểu lầm to lớn về chuyển đổi công nghệ số mà các doanh nghiệp thường mắc phải

1. Bài học đầu tiên từ thất bại trong chuyển đổi số: Chiến lược đi trước – công nghệ đi sau

Doanh nghiệp cần phải xác định mục tiêu, chiến lược

Các doanh nghiệp thường chuẩn bị sẵn một số công cụ (ví dụ như machine learning); để nâng cao trải nghiệm của khách hàng; nhằm đẩy nhanh doanh thu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cho dù có làm tốt công việc đến thế nào; thì công nghệ cũng chỉ những công cụ và phương tiện để lèo lái doanh nghiệp trơn tru hơn mà thôi. Cái doanh nghiệp thực sự cần trước hết phải là góc độ, tư duy chiến lược và mục tiêu trong kinh doanh. 

Nếu không có một mục tiêu nhất định để xuất phát và triển khai các hành động khác; thì chuyển đổi số với doanh nghiệp sẽ là một hành trình đi hoài không tới. Nguy cơ cao doanh nghiệp sẽ gặp thất bại trong chuyển đổi số. Doanh nghiệp như người lái xe, cứ khởi động tăng tốc vì nghĩ rằng cần đi. Nhưng lại đi loanh quanh, không biết nơi mình cần đến là đâu và khi nào sẽ đến. Cuối cùng thì cả người lái lẫn xe cũng đề gục ngã, kiệt sức; mà vẫn chưa biết mình đã đi được đến đâu rồi!

Ví dụ thực tế về chuỗi công ty cung ứng

Để doanh nghiệp dễ hình dung, chúng ta lấy ví dụ về chuỗi công ty cung ứng. Với mục tiêu cải thiện mô hình kinh doanh của kiểu công ty này; thì đâu là những công nghệ cần ứng dụng? Khá khó để tìm ra câu trả lời. Để nhanh chóng xác định được câu trả lời; thì chúng ta hãy tự cụ thể hóa mục tiêu lớn trên thành 3 mục tiêu nhỏ sau:

• ✔ Rút ngắn tổng thời gian để hàng hóa được chuyển giao kể từ khi thiết lập đơn hàng
• ✔ Sản phẩm được tung ra thị trường với tốc độ nhanh hơn
• ✔ Các thành viên trong chuỗi cung ứng sử dụng mạng dữ liệu hiệu quả và nhanh chóng

Từ 3 mục tiêu cụ thể trên, câu trả lời sẽ dễ được tìm ra hơn. Vì vậy, có thể thấy rằng, nếu đi từ công nghệ, doanh nghiệp rất khó xác định được lý do để thực hiện chuyển đổi số; đôi khi cái tìm ra sẽ chỉ là những lý do gượng ép. Khiến doanh nghiệp mập mờ, không biết nên đi tiếp hay dừng lại. Thậm chí sau khi đầu tư rất nhiều, doanh nghiệp vẫn bị thất bại trong chuyển đổi số; vẫn trở về con số 0 ban đầu. Ngược lại, nếu quá trình chuyển đổi số được thực hiện từ những lý do mang tính chiến lược, mục tiêu; thì câu trả lời “nên hay không nên” sẽ được quyết định chính xác; và sẽ có vô số “lời giải” cho doanh nghiệp dựa vào nguồn lực thực tế doanh nghiệp có. 

Các bước tiếp theo sau khi xác định mục tiêu

Quay trở lại ví dụ trên, sau khi đã có mục tiêu xác định, doanh nghiệp sẽ thực hiện những cuộc tìm kiếm, khảo sát để tìm ra những ứng dụng phù hợp cho doanh nghiệp mình. Ví dụ như:

• ✔ Muốn sản phẩm nhanh phát triển, có thể đầu tư vào công nghệ virtual design; để quá trình thiết kế sản phẩm diễn ra nhanh chóng hơn
• ✔ Để tăng tính hiệu quả trong sản xuất, doanh nghiệp có thể tích hợp các hệ thống tracking realtime; hoặc là tạo các hệ thống giúp kết nối thông tin từ khách hàng và các bên trung gian

Nói tóm lại, để công cuộc chuyển đổi số thành công; bài học đầu tiên mà chủ doanh nghiệp cần biết đó là ứng dụng các công nghệ, chỉ sau khi đã xác định được các mục tiêu chuyển đổi.

2. Cần bắt đầu chuyển đổi số từ lăng kính khách hàng

Nếu doanh nghiệp xem việc mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng và thu hẹp khoảng cách giữa khách hàng và doanh nghiệp; thì hãy quên đi những suy nghĩ và kinh nghiệm cá nhân. Bởi trước hết, doanh nghiệp phải lắng nghe nhu cầu và mong muốn của khách hàng đã. Mỗi khách hàng là một cá thể với những nhu cầu riêng. Nhưng khi nhóm các khách hàng có cùng điểm giống nhau về nhu cầu lại; thì sẽ tạo ra điểm tựa cho những ý tưởng cải tiến bùng nổ. Doanh nghiệp cần bám vào các điểm tựa lớn này. Các ý kiến cá nhân chỉ mang tính chủ quan; là nguyên nhân lớn khiến rất nhiều doanh nghiệp gặp thất bại trong chuyển đổi số!

Lăng kính khách hàng qua phương pháp truyền thống và phần mềm CRM

Có nhiều cách để doanh nghiệp thu thập thông tin, dữ liệu từ lăng kính khách hàng. Ở các phương pháp truyền thống hay được dùng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể:

• ✔ Định hướng lại khảo sát cùng những thông tin cần xác định; bằng kết quả của những cuộc trao đổi, thảo luận trực tiếp với bộ phận kinh doanh, bộ phận chăm sóc khách hàng. Đây vốn dĩ là những bộ phận trực tiếp làm việc với khách hàng nhiều nhất
• ✔ Thực hiện các khảo sát khách hàng về những điểm mạnh và điểm yếu của thương hiệu, của sản phẩm doanh nghiệp
• ✔ Thực hiện các cuộc phỏng vấn chuyên sâu, kỹ lưỡng về những nhu cầu cá nhân của khách hàng: các mối quan tâm, sự lo lắng, mong muốn và các hy vọng. Điều này được nhìn nhận thông qua cách họ lắng nghe những người xung quanh; cách suy nghĩ và cảm nhận; cách nói và hành động,… Nhằm mục đích khai thác những nhu cầu chưa được tìm thấy, chưa được thỏa mãn hay chưa được ưu tiên

Bên cạnh đó, các phương thức mới cũng có thể được tích hợp; ví dụ: ứng dụng hệ thống CRM vào quy trình làm việc của bộ phận kinh doanh, thu thập thông tin và chăm sóc khách hàng. Hệ thống CRM không chỉ tạo điều kiện cho doanh nghiệp thu thập các dữ liệu của khách hàng về hành vi, sở thích từ nhiều nền tảng và bộ phận khác nhau. Mà còn giúp tổng hợp các đặc tính có nét tương đồng lại; để có được một chân dung khách hàng hoàn chỉnh; nhằm mục đích tìm kiếm những cơ hội mới.

► Xem thêm: Doanh nghiệp chuyển đổi số – Nên bắt đầu từ đâu?

Ví dụ điển hình trong ngành dịch vụ vay tiêu dùng

Để dễ hình dung, chúng ta cùng lấy ví dụ điển hình trong ngành dịch vụ vay tiêu dùng. Ngân hàng sẽ chia quy trình làm việc thành các bước nhỏ để dễ thực hiện. Đồng thời thiết lập các ứng dụng online; để khách hàng có thể trực tiếp theo dõi hồ sơ của họ: hồ sơ đang được xử lý ở bước nào, xử lý lúc nào,… Ngoài ra, ngân hàng cũng có thể kết hợp các phần mềm tự động lọc bỏ các hồ sơ sai lệ; hoặc là phân loại khách hàng theo từng tiêu chí để có chiến sách hỗ trợ khác nhau. Điều này giúp rút ngắn thời gian thẩm định và xử lý hồ sơ rất nhiều. 

Và thực tế thì để khách hàng hài lòng với sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp một cách tối đa; thì các doanh nghiệp sẽ phải tích hợp khá nhiều ứng dụng khác nhau. Lý do là vì khách hàng ngày càng có những nhu cầu mới về sản phẩm cũng như các dịch vụ đi kèm. Vì vậy, đừng mang suy nghĩ ‘chuyển đổi số là chuyện một lần cho mãi mãi’. Qúa trình này mang tính liên tục. Doanh nghiệp tốt nhất nên mang tinh thần “start-up”; luôn sẵn sàng cho sự thay đổi khi bước chân vào đường đua chuyển đổi số! Nhằm tránh rủi ro thất bại trong chuyển đổi số!

3. Chuyển đổi số chính xác là xây dựng văn hóa khởi nghiệp trong công ty

Doanh nghiệp cần xem xét lại mô hình quản lý

Doanh nghiệp phải cực kỳ nhanh nhạy và phản ứng nhanh trước mọi sự thay đổi khi tham gia chuyển đổi số; đồng thời cũng cần có sự đồng lòng tham gia vào việc chuyển đổi số giữa các phòng ban. Do đó, việc sở hữu các kiểu quản lý cứng nhắc phải và trình tự phê duyệt phức tạp là lý do làm rất nhiều các doanh nghiệp truyền thống trở nên cồng kềnh, khó “di chuyển” để chạy đua trong hành trình chuyển đổi. Còn ở các công ty start-up có cấu trúc đơn giản với các quy trình ra linh động; sẽ thường về đích nhanh hơn rất nhiều trong hành trình này.

Vì vậy, để cải thiện lại năng suất trong kinh doanh; doanh nghiệp cần xem xét việc điều chỉnh lại mô hình và cấu trúc quản lý trước khi quyết định đầu tư vào công nghệ hiện đại; nhằm chắc chắn là doanh nghiệp vẫn giữ được tính nhanh nhạy, linh hoạt trong hành trình thử nghiệm và chuyển đổi số. Khi này, chủ doanh nghiệp cần quyết định được:

• ✔ Doanh nghiệp sẽ sử dụng những ứng dụng/ công nghệ hay lựa chọn đơn vị cung cấp nào?
• ✔ Khi công nghệ thay đổi, thì đâu là lĩnh vực hưởng lợi trực tiếp?
• ✔ Có nên thực hiện theo thứ tự từng giai đoạn hay không?

Đơn giản hóa quy trình để giảm chi phí và rút ngắn thời gian

Thông thường, chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra khi tiến hành thử nghiệm là không hề ít. Nếu mỗi lần điều chỉnh đều cần 5-6 phòng ban phê duyệt; thì vòng luẩn quẩn này sẽ “góp phần” làm cho quá trình chuyển đổi số dài ra vô tận. Chưa kể là với nhiều ứng dụng và tính năng; thì việc chuyển đổi số chỉ có hiệu quả khi doanh nghiệp đã hoàn thành việc tích hợp chuyển đổi số vào một phần hay toàn bộ hệ thống vận hành của doanh nghiệp. 

Nói tóm lại, muốn tránh bị thất bại trong chuyển đổi số; thì doanh nghiệp cần phải chú ý vào văn hóa doanh nghiệp, lối tư duy và quy trình làm việc của bản thân doanh nghiệp trước nhất. Công nghệ lúc này chỉ là phần phụ. Vì vậy mà trong rất nhiều trường hợp; doanh nghiệp cần phải thay đổi khá trước và trong quá trình chuyển đổi số.

Tạm Kết

Bài viết trên ASOFT đã tổng hợp 3 kinh nghiệm từ chuyển đổi số thất bại đắt giá nhất trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Hy vọng đã giúp ích được doanh nghiệp trong công cuộc chuyển đổi số. Giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định đúng đắn và sáng suốt nhất; tránh gặp thất bại trong chuyển đổi số; thành công nhanh chóng ổn định trên con đường số hóa và tối thiểu chi phí phải bỏ ra.

Để được tư vấn chi tiết và cụ thể về phần mềm và giải pháp giúp chuyển đổi số thành công, Đăng ký ngay. Hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn Công ty ASOFT qua hotline: 1900 6123.

► Xem thêm: Ứng dụng công nghệ chuyển đổi số có thực sự cần thiết với các Start-up?

Ban Biên Tập ASOFT