Ở đây, DN nên chia lực lượng ra làm hai nhóm chính: nhóm nghiệp vụ và nhóm kỹ thuật. Nhóm nghiệp vụ bao gồm những người sử dụng là các cán bộ tác nghiệp hàng ngày, thuộc các phòng ban chức năng như kế toán - tài chính, kế hoạch, cung ứng vật tư, bán hàng, bộ phận sản xuất... Nhóm này sẽ tham dự triển khai hệ thống ERP như những người sử dụng cuối cùng khi vận hành hệ thống. Những công việc chính có thể chỉ ra như: đưa ra các yêu cầu nghiệp vụ, cùng xây dựng quy trình nghiệp vụ với đơn vị triển khai, kiểm thử tính đúng đắn và thao tác, vận hành hệ thống. Nhóm kỹ thuật bao gồm các cán bộ nhân viên thuộc bộ phận phụ trách về CNTT. Nhóm này sẽ tham dự triển khai hệ thống ERP với chức năng hỗ trợ cho nhóm nghiệp vụ và đơn vị triển khai về kỹ thuật như hệ thống máy chủ, hạ tầng mạng, cài đặt hệ thống, thực hiện các công việc chuyên môn về quản trị hệ thống (sao lưu, dự phòng, phân quyền...).

Như vậy, DN nên quan tâm đến trình độ và năng lực của cả hai nhóm nói trên. Mặc dù việc đó có gây khó khăn cho quá trình triển khai ERP, nhưng không đồng nghĩa với việc không thể triển khai ERP, vì một hệ thống ERP hoàn chỉnh sẽ giúp DN hệ thống hóa tổ chức của mình hợp lý và bổ sung nhân sự phù hợp với sự phát triển của tổ chức. Để khắc phục vấn đề trên thì việc phối hợp tốt với đơn vị tư vấn triển khai là điều rất quan trọng. Các đơn vị này sẽ có một lộ trình, phương thức triển khai hợp lý cùng với số lượng các khóa đào tạo phù hợp với thực trạng DN. Ngoài ra, DN cũng có thể thuê các đơn vị tư vấn hỗ trợ nhóm nghiệp vụ xác định được quy trình nghiệp vụ sử dụng hệ thống ERP tốt nhất.
 

Việc lựa chọn hình thức thuê ngoài (out-sourcing) để vận hành hệ thống sau nghiệm thu là một trong những xu hướng phổ biến trên thế giới. Việc thuê ngoài này bao gồm cả nhân lực vận hành tác nghiệp (BPO – Business Process Out-sourcing). Tuy nhiên, ở Việt Nam, hình thức này chưa thực sự phổ biến. DN có thể tiến hành việc thuê ngoài: máy chủ, dịch vụ quản trị và bảo trì hệ thống... nhằm hỗ trợ cho nhóm kỹ thuật. Còn nhóm nghiệp vụ vẫn thực hiện các tác nghiệp trên hệ thống như bình thường.
 

Việc DN thiếu nhân lực về CNTT gây ảnh hưởng nhiều tới tiếp nhận việc quản trị hệ thống (phân quyền, phân cấp... ) cũng như duy tu hệ thống (bảo mật, sao lưu, phục hồi... ) hoặc các sự cố thông thường trong quản trị mạng thông tin DN. Cách khắc phục: phân định công việc rõ ràng cho nhóm/phòng CNTT, tổ chức đào tạo và phương thức chuyển giao phần kỹ thuật của hệ thống ERP giữa đơn vị tư vấn triển khai và bộ phận này. Nói một cách khác DN tiến hành sử dụng dịch vụ thuê ngoài như đã nói ở trên ngay từ khi bắt đầu triển khai hệ thống ERP.

--- Ban biên tập ASOFT tổng hợp và biên soạn ---