► Xem thêm: ROI là gì? Cách đo lường ROI khi chuyển đổi số trong kinh doanh

Đặc biệt, trước bối cảnh đại dịch Covid-19 vô cùng mạnh mẽ và chưa hề có dấu hiệu dừng lại như hiện nay; các daonh nghiệp không thể tiếp tục cắt giảm, ngủ đông để chờ đợi nữa. Mà với chuyển đổi số, không còn là một lựa chọn có hoặc không nữa; đây đã trở thành xu hướng phát triển tất yếu của nền kinh tế nói chung; và của từng doanh nghiệp nói riêng. Để có thể thực sự đứng vững trước thời cuộc bất ổn này, có thể nói, ứng dụng công nghệ để vận hành tối ưu hơn là con đường duy nhất. Vậy chuyển đổi số là gì? Hãy cùng tìm hiểu 360 độ về cụm từ quan trọng này nhé.

Chuyển đổi số là gì?

Khái niệm về chuyển đổi số

Chuyển đổi số – Digital Transformation – là sự tích hợp/ ứng dụng các công nghệ kỹ thuật số vào quá trình vận hành, thực hiện hay sắp xếp trong một lĩnh vực nào đó. Sự góp mặt của công nghệ ứng dụng sẽ giúp cải thiện cách thức vận hành; thay đổi mô hình hoạt động và gặt hái nhiều thành quả tiến bộ hơn.

Hiện nay chuyển đổi số đã chứng minh tính hiệu quả bằng sự ứng dụng rộng rãi trong hầu hết hoạt động của xã hội. Có thể kể đến là:

• ✔ Lĩnh vực Y học khi quản lý và đồng bộ dữ liệu hồ sơ/ bệnh án
• ✔ Khu vực Chính phủ khi quản lý thông tin người dân với thẻ căn cước
• ✔ Lĩnh vực truyền thông với công nghệ trí tuệ nhân tạo AI để mang đến trải nghiệm cá nhân hoá người dùng,..
• ✔ Lĩnh vực Kinh tế khi hỗ trợ vận hành và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho các doanh nghiệp nói riêng; và toàn bộ nền kinh tế nói chung.
• ✔ …

► Xem thêm: Chuyển đổi số là gì? 5 Yếu tố làm nên thành công khi chuyển đổi số

Chuyển đổi số trong nền kinh tế

Trong môi trường doanh nghiệp, chuyển đổi số được hiểu là việc thay đổi mô hình kinh doanh từ dạng truyền thống sang dạng số. Để thay đổi phương thức vận hành, điều hành, lãnh đạo, quy trình thực hiện hay văn hoá của doanh nghiệp. Bằng việc ứng dụng các công nghệ/ phần mềm / phần cứng tiên tiến như: BigData (Dữ liệu lớn); IoT (Internet vạn vật); Cloud (điện toán đám mây),… Bên cạnh thay đổi và cải tiến các giá trị trong vận hành; mục tiêu của chuyển đổi số trong doanh nghiệp, đó là sự cải thiện về chất lượng sản phẩm/dịch vụ đến người dùng cuối; nâng cao trải nghiệm khách hàng; và sau cùng đó là giúp doanh nghiệp tạo ra nhiều giá trị và lợi nhuận tốt hơn.

Không chỉ đối với từng doanh nghiệp, không chỉ là lợi ích hay năng lực cạnh tranh cho một số doanh nghiệp trên thị trường; mà hiện nay, nền kinh tế đã phát triển vượt bậc với một hệ sinh thái dành cho các doanh nghiệp đã chuyển đổi số thành công. Dần dần, chuyển đổi số biến chuyển từ “lợi thế cạnh tranh” trở thành “rào cản loại trừ” dành cho những doanh nghiệp vẫn đang đứng ngoài xu hướng.

Một cách rõ ràng và rộng rãi, cuộc sống con người đang dần thay đổi và bị chi phối bởi các tiến bộ khoa học công nghệ. Nền kinh tế cũng không nằm ngoài sự chuyển dịch ấy; khi là lĩnh vực chịu tác động mạnh mẽ nhất; và cũng là lĩnh vực mang lại nhiều giá trị xã hội nhất cho nền kinh tế.

Chuyển đổi số và Số hóa

Chuyển đổi số (Digital Transformation) và “Số hóa” (Digitizing) là hai khái niệm hot nhất trong giai đoạn 10 năm trở lại đây. Trong đó, Số hoá đã được lưu truyền rộng rãi từ những năm đầu của thế kỷ 21 với sự xuất hiện của máy tính.

Đa số, các doanh nghiệp vẫn thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm này; về mặt hiểu lẫn mặt thực hành. Để phân biệt và ứng dụng chính xác, hãy tìm hiểu qua các phép so sánh sau.

Khái niệm Chuyển đổi số và số hoá

Số hoá (Digitizing) được hiểu và hoạt động chuyển các dữ liệu/ thông tin dạng thô trên giấy tờ, văn bản cứng,.. Thành các dữ liệu số hoá được hiển thị trên máy tính, thiết bị công nghệ.

Trong khi đó, Chuyển đổi số (Digital Transformation) là một quá trình; vừa chuyển đổi dữ liệu; vừa khai thác, phân tích, biến đổi các dữ liệu ấy thành những kết quả có tính giá trị mới – thông qua công nghệ.

Nên có thể hiểu rằng, số hoá là một phần của quá trình chuyển đổi số. Hay chuyển đổi số bao gồm luôn cả số hoá.

Kết quả của chuyển đổi số và số hoá

Sự khác nhau giữa hai khái niệm này cũng được thể hiện trong kết quả cuối cùng mà quá trình này hướng đến. Cụ thể:

• ✔ Số hoá: Kết quả cuối cùng của quá trình số hoá; đó là việc vận hành thông minh trên các công cụ kỹ thuật số. Điều này tương tự với việc chuyển đổi từ giấy tờ vật lý, sang các phần mềm như Excel, Word, Email,.. để làm việc hiệu quả, nhanh chóng hơn.
• ✔ Chuyển đổi số: Kết quả của quá trình chuyển đổi số, có thể hiểu rộng hơn. Ngoài những hiệu quả, sự thuận tiện và nhanh chóng trong công việc như quá trình số hoá đem lại; kết quả của quá trình chuyển đổi số đó là sự thay đổi. Như ở khái niệm, chuyển đổi số sẽ mang đến những kết quả, giá trị mang tính lợi ích hơn từ các dữ liệu có sẵn. Đó có thể là các thống kê đánh giá hiệu quả; các dự đoán về xu hướng, thay đổi của thị trường; hoặc các đúc kết kinh nghiệm có giá trị. Từ đó, doanh nghiệp có thể dựa trên các dữ liệu mang tính giá trị này, điều chỉnh, xây dựng và thay đổi một số chức năng, quy trình vận hành; mang lại hiệu quả cao hơn, khả năng kinh doanh tốt hơn,…

► Xem thêm: Doanh nghiệp chuyển đổi số – Nên bắt đầu từ đâu?

Tại sao nói Chuyển đổi số là xu hướng phát triển tất yếu trong giai đoạn 4.0 của nền kinh tế?

Báo cáo đến từ những công ty nghiên cứu thị trường lớn nổi tiếng như IDC, Gartner,… đều cho thấy rằng digital transforming thực sự rất quan trọng; và đem lại nhiều lợi ích to lớn cho mọi mặt hoạt động doanh nghiệp. Sau đây là những lơi ích có thể kể đến như sau:

Thứ nhất, kiến tạo nên các sản phẩm và dịch vụ

Chuyển đổi số giúp CEO hiểu rõ doanh nghiệp và thị trường của mình hơn. Đó là dựa trên các dữ liệu được thu thập qua các thời gian; qua từng chiến dịch, mùa vụ. Dựa trên các thu thập này, doanh nghiệp có được góc nhìn tường tận, chi tiết và chính xác nhất về nhu cầu, thị trường, chất lượng, hiệu quả,.. Mà doanh nghiệp mình đang cung cấp. Từ đó có kahr năng thay đổi, cải tiến tương ứng tạo ra những sản phẩm và dịch vụ tốt hơn cho khách hàng của mình.

Thứ hai, tích hợp đa chức năng

Trong một doanh nghiệp truyền thống, các phòng ban chức năng đang tồn tại hoàn toàn đơn lẻ với nhau. Sự thực là khi thực thi kiến tạo giá trị cho khách hàng thường diễn ra chậm. Điều này xảy ra khi “lưu lượng” xử lý đơn tuyến có các điểm giao tắc nghẽn do phối hợp không tốt. Chuyển đổi số đã tạo ra nền tảng giúp kết nối đa tuyến và đa chiều trong nội bộ doanh nghiệp. Thông qua các kết nối này, các vấn đề sẽ được nhận dạng, phòng ngừa trước khi xảy ra. Và sẽ được xử lý nhanh chóng khi các bộ phận chức năng có thể nhận thấy và phối hợp cùng nhau.

Thứ ba, phục vụ khách hàng tốt hơn

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, một sản phẩm độc nhất vô nhị đã không còn là lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp nữa. Với những tiến bộ công nghệ như hiện nay, điều khiến doanh nghiệp bạn trở nên khác biệt; điều khách hàng quan tâm và tin tưởng lựa chọn nằm trải nghiệm khách hàng. Và điều doanh nghiệp cần quan tâm, đó là nâng cao trải nghiệm; và phục vụ khách hàng tốt hơn trên mọi điểm tiếp xúc.

Khách hàng ngày nay đã trở nên siêu kết nối trên các nền tảng công nghệ. Điển hình như các mạng xã hội, zalo, email… Khách hàng tương tác với doanh nghiệp và sản phẩm/dịch vụ trên đa kênh. Mà để doanh nghiệp tiếp cận và tương tác với khách hàng; bắt buộc phải đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số bắt nguồn từ chính khách hàng của họ.

Thứ tư, nâng cao cạnh tranh với đối thủ trên sân chơi mới

Đối thủ cạnh tranh đang sở hữu nền tảng chuyển đổi số cho phép họ vận hành tốt hơn. Điển hình là họ có thể triển khai và vận hành doanh nghiệp hiệu quả nhanh hơn, chính xác hơn và chất lượng hơn. Bằng chứng là các giải pháp quản trị và vận hành số hóa gia tăng hiệu quả từ 30% đến 100 %.

Vậy, doanh nghiệp bạn cần làm gì? Khi chuyển đổi số là xu hướng tất yếu hiện nay, và các đối thủ của bạn đã sẵn sàng cho một sân chơi mới. Câu trả lời đó là: Chuẩn bị và trang bị các công cụ vận hành hiệu quả.

Thứ năm, gia tăng hiệu quả trong hoạt động

Hiện nay, chìa khoá chiến thắng trong cuộc cạnh tranh thương trường đó là tính hiệu quả. Khi nền kinh tế thị trường dần bão hoà với các sản phẩm dịch vụ đa dạng; điều giúp doanh nghiệp tồn tại lâu dài đó là tính hiệu quả. Hiệu quả trong việc sử dụng chi phí; hiệu quả trong các chiến dịch marketing tiếp cận khách hàng; hiệu quả trong vận hành,..

Để đáp ứng được tất cả những yêu cầu đó, doanh nghiệp phải nhờ cậy tới các ứng dụng công nghệ. Hệ thống ứng dụng công nghệ đã số hóa có thể chạy 24/24 giờ không ngừng nghỉ; và dĩ nhiên, cũng không có lỗi. Ví dụ như phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM để nâng cao hiệu quả chiến dịch marketing và bán hàng; phần mềm quản lý kho để quản lý hàng hoá tôi ưu; phần mềm quản lý nhân sự HRM nhằm quản trị nguồn nhân lực tốt hơn,..

Thứ sáu, xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp hiệu quả và minh bạch

Quản lý có thể tiếp cận các báo cáo về mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp một cách chính xác và minh bạch. Thay vì trước kia phải tốn thời gian và nhân lực cho việc lập báo cáo; mà các dữ liệu cũng có tỷ lệ cao bị sai xót, làm giả,..

Chi phí ẩn xuất phát từ các hoạt động trong doanh nghiệp rất lớn. Đây chính là khoản lợi nhuận thu về từ việc đầu tư vào quá trình “Digital Transforming”. Minh bạch cũng là giá trị thứ hai mà nhà quản lý sẽ nhận được.

Thứ bảy, dễ dàng nhân rộng nâng cấp và thay đổi hệ thống

Mở rộng quy mô và khu vực là điều mọi doanh nghiệp mong muốn. Tuy nhiên bài toán này luôn đòi hỏi tính đồng bộ hoá và tập trung dữ liệu là điều khiến nhiều doanh nghiệp thất bại. Nhưng chuyển đổi số sẽ giúp doanh nghiệp hiện thực hoá giấc mơ này dễ dàng hơn.

Khi doanh nghiệp đã chuyển đổi số hoàn chỉnh, các công tác sẽ nhân rộng nâng cấp; cũng như thay đổi trở nên khá dễ dàng theo dạng module; hoặc có thể nâng cấp toàn bộ quy trình. Ví dụ như Grab dễ dàng triển khai mở rộng kinh doanh ở các quốc gia và tỉnh thành với một mô hình thống nhất xuyên suốt.

Thứ tám, tối ưu hóa nguồn lực trong doanh nghiệp

Nguồn lực ở đây không chỉ là trang thiết bị vật chất; mà còn là nguồn nhân lực – nguồn lực quan trong cốt lõi trong thời đại 4.0.

Chuyển đổi số còn cho phép các nhân viên hoạt động với năng suất cao có khả năng cộng hưởng tạo ra giá trị nhiều hơn nữa. Các công việc có giá trị gia tăng thấp sẽ được hệ thống tự động thực hiện một cách chính xác theo thiết lập. Nhân viên và quản lý sẽ có nhiều thời gian cho các công việc có giá trị gia tăng cao; mang tính quyết định và định hướng cho doanh nghiệp. Đó cũng là xu hướng chuyển dịch nguồn nhân lực quan trong trong các doanh nghiệp 4.0 hiện nay.

► Xem thêm: Vì sao xu hướng chuyển đổi số được xem là vấn đề cấp bách trong thời đại 4.0?

Làm gì để Chuyển đổi số?

Chuyển đổi số hiện nay đã trở nên dễ dàng và thân thuộc hơn với các doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp đã ra đời với sứ mệnh cung cấp nền tảng và hỗ trợ các doanh nghiệp khác gia tăng thành công trong chuyển đổi số. Để chuyển đổi số, các doanh nghiệp có nhiều hướng thực hiện. Hoặc là lựa chọn tự mình triển khai phần mềm; hoặc là mua phần mềm có sẵn từ các nhà cung cấp khác.

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp có thể thực hiện dưới hình thức toàn bộ hoặc một phần; tuỳ thuộc vào nhu cầu, đặc điểm và nguồn lực của từng doanh nghiệp. Và chuyển đổi là dành cho tất cả các doanh nghiệp; không phân biệt quy mô hay lĩnh vực hoạt động. Chính vì thế, quy trình chuyển đổi số cũng khác biệt cho từng ngành, quy mô và từng doanh nghiệp khác nhau.

Triển khai phần mềm ERP – Hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là điểm đến của các doanh nghiệp trên con đường này. Phần mềm ERP sẽ là nền tảng bao quát mọi hoạt động vận hành trong doanh nghiệp từ A-Z; và thường đặc thù một số tính năng cho các doanh nghiệp lớn. Tuy nhiên, phần mềm ERP là một hệ thống lớn; bên cạnh tính cồng kềnh, vĩ đại của nó còn là chi phí đầu tư và vận hành khổng lồ. Chính vì thế, xu hướng chuyển đổi số hiện nay nghiêng về các nhóm phần mềm cốt lõi; phục vụ hoạt động vận hành quan trọng của doanh nghiệp đó. Đó chính là sự xuất hiện của các nhóm phần mềm dạng Cloud.

► Xem thêm: Kinh nghiệm chuyển đổi số và các vấn đề thực tiễn trong tổ chức

Chuyển đổi số tại Việt Nam

Dựa trên nghiên cứu của Microsoft tại khu vực Châu Á; chuyển đổi số mang đến tác động GDP vào năm 2021 ở mức 20%. Ở Việt Nam, mô hình chuyển đổi số đã và đang tạo ra nhiều dịch vụ có ích; và tận dụng hiệu quả nguồn lực nhàn rỗi trong xã hội. Thế mạnh công nghệ mới đang giúp doanh nghiệp khởi nghiệp giành được lợi thế ở thị trường công nghiệp truyền thống. 

Thực tế hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn đang quản lý tổ chức của mình theo phương thức truyền thống; thông qua excel, sổ sách. Chưa ứng dụng tốt Công nghệ thông tin vào quá trình quản trị doanh nghiệp. Ngay cả các doanh nghiệp đang sử dụng các phần mềm quản lý kế toán, CRM, kho,… cũng đều chưa đạt được sự đồng nhất. Các phần mềm được vận hành riêng lẻ khiến quá trình sử dụng trở nên kém hiệu quả; tiêu tốn nhiều thời gian trong việc trao đổi thông tin, thống nhất dữ liệu.

Chuyển đổi số là một quá trình lâu dài, cần nhiều sự quyết tâm và hỗ trợ đúng đắn từ kinh nghiệm triển khai thực tiễn. ASOFT là một trong những đơn vị tiên phong tại Việt Nam; có hơn 18 năm kinh nghiệm trong tư vấn quản trị và cung cấp các giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp. Là đối tác của hơn 3.000 doanh nghiệp khắp mọi miền đất nước; trong đó 40% là doanh nghiệp FDI từ Hàn Quốc, Singapore, Đài Loan, Nhật Bản,… ASOFT chính là người bạn đồng hành và đối tác đáng tin cậy của các doanh nghiệp Việt trên chặng đường chuyển đổi số; và nâng cao hiệu quả quản trị – vận hành hiệu quả.

Tìm hiểu và tư vấn miễn phí về lộ trình chuyển đổi số; Đăng ký ngay hoặc liên hệ hotline: 1900 6123

► Xem thêm: 3 bài học kinh nghiệm đắt giá về các thất bại trong chuyển đổi số

Ban Biên Tập ASOFT.