Hàng đống tiền đổ vào các dự án công nghệ thông tin (CNTT) để rồi tất cả tan biến thành mây khói. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần tìm hiểu nguyên nhân để tránh sa vào vết xe đổ của những người đi trước. 

 

Cứ năm dự án CNTT thì có một dự án thất bại hoàn toàn, và hơn phân nửa không hoàn tất đúng thời hạn hoặc vượt quá ngân sách. Đó là kết quả của một cuộc nghiên cứu gần đây của The Standish Group International Inc., một công ty chuyên nghiên cứu giá trị và việc thực thi các dự án CNTT có trụ sở ở West Yarmouth, bang Massachusetts (Mỹ). 

 

Thường thì phía doanh nghiệp đổ lỗi cho bộ phận CNTT, nhưng theo Standish thì sự thất bại đó còn là hậu quả của việc quản lý các yêu cầu không chặt chẽ, kế hoạch kinh doanh không hay, việc truyền thông giữa các bộ phận liên quan không tốt, hoặc có quá nhiều thay đổi trong quá trình thực hiện dự án. Standish Group đã đưa ra năm tình huống phổ biến nhất dẫn đến sự thất bại của các dự án CNTT và hướng giải quyết cho những tình huống này(*). 

 

Tình huống 1 : Phí gia công quá cao 

 

Vào giữa thập niên 1990, một hãng cung cấp dịch vụ máy bán hàng tự động muốn xây dựng một hệ thống tập trung tất cả các hoạt động của hãng để tiết kiệm chi phí điều hành. Hãng này đã thuê một công ty tư vấn lớn và uy tín để thực hiện phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp (Enterprise Resources Planning - ERP). Chi phí cho hệ thống ERP này lên tới 20 triệu đô la Mỹ ! 

 

Bob Price, cựu Tổng giám đốc của Công ty Control Data, nhận xét : “Ước mơ của nhà tư vấn là xây dựng một hệ thống thông tin quản lý từ con số không vì anh ta nghĩ rằng mình biết cách làm tốt hơn mọi người khác.” 

 

Kết quả ? Dự án hầu như sụp đổ hoàn toàn ! Khách hàng từ chối trả tiền vì giá của hệ thống ERP này không giống với những gì ghi trong bảng danh mục. Nó quá đắt đối với những khách hàng cá nhân. Chủ tịch của hãng này đã phải ra đi và vị tổng giám đốc của công ty mẹ cũng phải từ chức. 

 

Bạn sẽ làm gì nếu người cố vấn mà bạn nghĩ là tài giỏi trở thành một thảm họa cho bạn ? 

 

1. Đánh giá năng lực của bạn: Nếu không có ai trong tổ chức thực sự hiểu về dự án, bạn hãy để nhà tư vấn chịu hoàn toàn trách nhiệm. Nếu bạn không có những chuyên gia cần thiết hoặc không có khả năng thuê các chuyên gia đó, đừng thực hiện dự án. Bob Price nói : “Kinh doanh theo một phương cách kém hiệu quả vẫn tốt hơn là thực hiện một điều gì đó mà bạn không hiểu chút gì về nó.” 

 

2. Chọn giải pháp phù hợp: Trong trường hợp nói trên, công ty dịch vụ đó đã cố gắng “ép” một cơ cấu tập trung vào một mô hình kinh doanh phân tán. Không thành công nên cuối cùng công ty ấy phải đưa bộ phận kinh doanh và quản lý kho ra khỏi hệ thống để chỉ tập trung các dữ liệu về khách hàng. 

 

3. Tránh những công nghệ độc quyền: Theo Price, hệ thống ERP này không chỉ là một công việc làm theo ý khách hàng, mà còn được viết bằng ALGOL, một ngôn ngữ lập trình nhà tư vấn thích nhưng những người khác lại khó hiểu và không biết cách sử dụng. 

 

4. Quản lý chặt chẽ: Ngay cả những hợp đồng tư vấn chi tiết nhất cũng không bao hàm được mọi thứ, đặc biệt ở những phần thay đổi hoặc giải thích cho rõ thêm. Nhà tư vấn có thể rất hữu dụng, nhưng bạn cần ghi rõ trong các điều khoản điều bạn muốn họ làm, và quản lý họ một cách chặt chẽ, Price nói. 

 

Tình huống 2 : Dự án CNTT mở rộng quá mức

 

Cách đây ba năm, một công ty lớn của Mỹ chuyên cung cấp các dịch vụ kỹ thuật quyết định lắp đặt một hệ thống quản lý nội dung dựa trên nền web để kiểm soát quá trình truyền thông trong nội bộ. Và danh sách những tính năng bắt đầu gia tăng không ngừng. Nhà tích hợp hệ thống xác quyết rằng công ty có thể dùng hệ thống để hỗ trợ hoặc bán các báo cáo nghiên cứu cho khách hàng. Và ngân sách dành cho dự án nhanh chóng lên tới 100 triệu đô la. 

 

Một cái bẫy để rút tiền của công ty ? Nhà tích hợp hệ thống này cũng là nhà cung cấp phần mềm dùng cho hệ thống. Dĩ nhiên là làm sao có vấn đề gì mà phần mềm của họ không thể giải quyết được khi chi phí tăng thêm đến hàng triệu đô la ! 

 

George Kondrach, Phó tổng giám đốc điều hành Innodata Isogen, nhà cung cấp các giải pháp và nội dung kỹ thuật số ở Hackensack, bang New Jersey (Mỹ), cho biết khi công ty nói trên liên hệ với Innodata thì họ đã chi đến 280 triệu đô la. Innodata khuyên họ nên thu nhỏ dự án lại và sử dụng phần mềm của một hãng khác để kiểm soát những công việc mà hệ thống không thực hiện được. 

 

Kondrach nói Innodata có thể khắc phục vấn đề này với chi phí mười triệu đô la, nhưng như thế có nghĩa là công ty nói trên phải thừa nhận sự thất bại của họ. 

 

Bạn sẽ kiểm soát quy mô dự án như thế nào? 

 

1. Hiểu rõ nhà cung cấp: Theo Kondrach, bạn sẽ gặp phải nhiều rắc rối khi thuê một nhà tích hợp hệ thống có động cơ trục lợi, hoặc một người chỉ rành rẽ các sản phẩm của một nhà cung cấp duy nhất. Bất kỳ một giải pháp độc quyền nào cũng có thể giới hạn những chọn lựa của bạn sau này. 

 

2. Hiểu biết phần mềm: Bạn phải hiểu rõ sự khác biệt giữa một tính năng của phần mềm với một chủng loại sản phẩm mới. Đừng sử dụng một hệ thống làm công việc của năm ứng dụng khác nhau. 

 

3. Đừng chối bỏ sai lầm của mình: Sớm thừa nhận thất bại của mình là một trong những việc tốt nhất bạn có thể làm. “Đừng dùng những từ ngữ hoa mỹ để khỏa lấp sự thất bại. Tốt hơn hết là thẳng thắn thừa nhận rằng những quyết định thiết kế ban đầu của bạn là bất khả thi,” Kondrach nói. 

 

4. Biết chấm dứt dự án đúng lúc: Chủ tịch Patrick Gray của Prevoyance Group góp ý : “Đừng vung tiền vào những dự án không có triển vọng. Thật đau lòng khi phải chấm dứt một dự án, nhưng thà mất 100 triệu đô la còn hơn lãng phí 200 triệu đô la.”