Là một người thiên về triển khai, luôn nhấn mạnh đến yếu tố user – người dùng cuối – có tác động rất lớn trong việc thành công hay thất bại của dự án, vì chính họ là người thụ hưởng, nhưng cũng là người chịu ảnh hưởng nhiều nhất khi ERP đi vào đời sống Công Việc của họ, tôi có những trải nghiệm thực tế cho thấy user mong mỏi một hệ thống ràng buộc chặc chẽ, mạnh mẽ và minh bạch hóa như thế nào.

 

Trước khi đưa ra các trường hợp để chúng ta cùng nhau suy ngẫm, mình chỉ xin nhắc lại là trước khi có ERP, những user dưới đây cũng có làm việc với phần mềm, với máy tính nhưng dữ liệu của họ là những dữ liệu rời rạc.

 

OP: Nhân viên bán hàng
- Là một người chịu áp lực lớn về doanh số, chịu áp lực lớn về các số liệu sau bán hàng, khả năng trả hàng, tồn hàng từ kho của khách hàng lớn… nhưng tất cả lại thủ công?

- Nhận một cuộc gọi đặt hàng từ khách hàng, nhưng chẳng dám xác nhận ngay lập tức, vì đâu có số liệu? chà, hàng trong kho còn bao nhiêu, trong năm ngày nữa, hàng đang trên đường về là bao nhiêu?, hàng sẽ sản xuất được bao nhiêu? … và việc anh ta cần làm là xin lỗi khách hàng, vui lòng chờ em xác nhận.

Như vậy mong mỏi của một saleman là: số liệu mua hàng, số liệu sản xuất và số liệu tồn kho phải gom về một mối để anh ta dễ dàng chào hàng, ra quyết định bán hàng … chỉ có thể là ERP

 

T: Các bạn có ai đã từng phát hành nhầm một giấy báo nợ chưa? đã thanh toán nhầm công nợ cho nhà cung cấp A thay vì B chưa?

- Với tôi, user của tôi đã từng có, vào một ngày đẹp trời, user Hoa cầm bản yêu cầu thanh toán từ phòng mua hàng gởi qua và quyết định thực hiện một ủy nhiệm chi thanh toán cho khách hàng A với số tài khoản 00403434234501 nhưng và rồi điều gì đã xảy ra? tài khoản 00403434334501 đã được nhập vào phần mềm kế toán. Lại là vì ngày đẹp trời, nên giám sát của user Hoa đã bỏ qua, và tất nhiên, mãi hai ngày sau mới phát hiện ra được khi nhà cung cấp B gọi điện hối thúc phòng mua hàng. Những gì kế tiếp chắc các bạn cũng có thể tưởng tượng ra được, còn không thì hẹn lần offline tiếp.

Thực sự User mong mỏi một hế thống có ràng buộc chặc chẽ, có sự liên thông qua lại giữa module Purchase và Payable, chỉ cho thanh toán khi có số dư, … chỉ có thể là ERP

 

WM: Trước một cuộc họp quan trọng, nhân viên phòng PP luôn phải gọi điện hoặc xuống kho xác nhận với quản lý kho về lượng tồn, các khu vực trống trong kho ….. nếu có ERP mọi thứ chỉ là một cú double click.

Và tất nhiên, còn nhiều thứ nữa …

 

Điều đó rõ ràng đã cho thấy rằng, user rất rất mong ERP để giảm tải cho mình, để tăng sự yên tâm trong công việc, để giảm áp lực lo lắng về các rủi ro có thể xảy ra do các công cụ lao động kém hữu ích mang lại … ERP không chỉ để dành cho lãnh đạo.

 

"Ban biên tập ASOFT
Tổng hợp và biên soạn "