Hiện nay, việc lập ngân sách cho CNTT nói chung và ERP nói riêng vẫn chưa có một quy chuẩn nào. Rất nhiều dự án ứng dụng ERP bị bế tắc do thiếu kinh phí triển khai hay không xác định đúng kinh phí mua sản phẩm từ đầu. Để tránh tình trạng đó, công việc đầu tiên cần thực hiện là xây dựng ngân sách cho dự án ERP.

 

Nhìn theo lát cắt chiều ngang, thông thường, DN cần chuẩn bị 4 giai đoạn chính cho một dự án ERP:

 

• Xây dựng chiến lược

 

• Tiến hành mua sắm

 

• Triển khai

 

• Bảo trì và nâng cấp

 

Xây dựng chiến lược ứng dụng gồm xác định mục tiêu, chiến lược triển khai, phạm vi ứng dụng, các giai đoạn triển khai và các công việc của từng giai đoạn. Ngân sách tương ứng với giai đoạn này chính là dự toán về việc khảo sát, xác định yêu cầu, thậm chí ngay cả thay đổi tổ chức, quy trình và nhân sự tương ứng. Thông thường, DN hay kết hợp với các công ty tư vấn để thực hiện và phần chi tiêu này chủ yếu dành cho các công ty đó. Số tiền có thể từ vài chục triệu tới vài tỷ đồng và hơn thế nữa. Thời gian tương ứng từ 2-6 tháng.

 

Tiến hành mua sắm được thực hiện sau khi có "đầu bài" từ kết quả trên. Khoản ngân sách tương ứng sẽ được chi cho việc đánh giá các nhà cung ứng cùng với giải pháp của họ như hồ sơ gọi thầu, đánh giá giải pháp, thăm quan các đơn vị đã được triển khai tương ứng... DN có thể làm độc lập hoặc thuê thêm một bên tư vấn thứ ba cùng đánh giá. Số tiền có thể từ vài triệu tới vài trăm triệu. Thời gian thực hiện tương ứng từ 1-6 tháng.

 

Triển khai ERP sẽ cho kết quả không chỉ là phần mềm mà bao gồm các quy trình tác nghiệp và quản lý phù hợp với phần chiến lược. Năng lực tổ chức cán bộ được đổi mới, nâng cao. Thêm vào đó DN được chuyển đổi hoạt động dựa vào hệ thống thông tin trên phạm vi và quy mô đề ra. Phần ngân sách cho giai đoạn này chính là khoản tiền mua phần mềm ERP, bao gồm tiền bản quyền PM (License), tiền tư vấn triển khai (Implementation) và phần bảo trì, hỗ trợ. DN còn phải chi thêm các khoản tiền cho hạ tầng, phần cứng tương ứng và các giải pháp an toàn, bảo mật đi kèm… Số tiền có thể từ vài trăm triệu tới vài trăm tỷ. Thời gian thực hiện từ 1 năm tới 3 năm.

 

Bảo trì và nâng cấp được thực hiện sau khi DN triển khai xong hệ thống PM ERP. Điều cần thiết nhất là DN tự vận hành thông suốt hệ thống của mình và mở rộng theo nhu cầu phát triển. Số tiền khoảng vài chục triệu tới vài chục tỷ đồng và được chi theo hằng năm.

 

Một số lưu ý

 

DN cần lưu ý các giai đoạn triển khai dự án ERP thường đi theo quy trình xoáy trôn ốc: xác định yêu cầu, xây dựng giải pháp, triển khai, nghiệm thu. Các chu kỳ nối tiếp nhau. Chính vì vậy, việc lập một bảng dự toán trên nền chi tiết kỹ thuật dựa theo yêu cầu của người sử dụng trong một lần là không khả thi.

 

Lập dự toán cho dự án ERP khó chính xác được như các dự án xây dựng. Trong xây dựng, quy trình dự toán được thực hiện theo các bước khá cụ thể, còn dự án ERP lại không bắt đầu với việc có ngay một bản vẽ kỹ thuật chi tiết và đầy đủ. Ngoài ra, trong quá trình triển khai, các quy trình có thể thay đổi so với phần thiết kế ban đầu. Nhiều phần cứng mới xuất hiện, giá cả thay đổi ... Vì vậy, DN chỉ nên xác định một con số tương đối cho dự toán ERP.

 

Việc xác định tổng chi phí sở hữu (TCO – Total cost of ownership) là một yêu cầu cần thiết, vì bản chất, việc chi tiền cho ứng dụng ERP không chỉ nằm ở các khoản mua sắm, trả tiền tư vấn … bên ngoài, mà gồm cả những khoản chi phí "hữu hình" như chi cho cán bộ nhân viên triển khai, thêm các vị trí tương ứng, đi thăm quan các đơn vị cùng ngành đã triển khai … hay các khoản chi phí "vô hình" như thay đổi cơ cấu DN, thay đổi quy trình tác nghiệp... Chính việc xác định tổng chi phí sở hữu TCO sẽ giúp DN kiểm soát được chi phí phát sinh và tránh rủi ro bị thâm hụt ngân sách.

 

Thay cho lời kết

 

Mua ERP cũng giống như một khoản đầu tư dài hạn, và số tiền đầu tư có thể thay đổi theo từng năm. Kinh nghiệm của các quốc gia tiên tiến trên thế giới cho thấy, việc đầu tư cho ERP cần được xác định một cách nghiêm túc, lâu dài và thường chiếm một khoản không nhỏ trong ngân sách tái đầu tư của DN. Có như vậy mới tránh được tình trạng DN thất bại trong triển khai ERP hoặc lâm phải tình cảnh "tiền nào – của nấy".